Få hjælp til at finde:

Projektlederuddannelser

Find en projektlederuddannelse

Bøger om projektledelse

Find en bog om projektledelse

Projektstyringsværktøjer

Find det rette projektstyringsværktøj

Skabelon til projektledelse

Find skabeloner til dine projekter

Brug projekt statusrapporter til at forventningsafstemme

Hvad er den sværeste opgave for projektledere? Det er bestemt ikke at lave en projektplan eller lave en budgetrapport. Det er den nemme del. De fleste projektledere synes i stedet, at opgaverne, der omhandler kommunikation og projektforpligtelser med andre mennesker – kollegaer og stakeholders – er allersværest.

Det handler om at fastsætte og håndtere forventningerne til projektet hos de andre personer, og deres forpligtelser til projektet. Du tror måske, at du har fastsat forventningerne med et forståelsespapir eller et velsmurt møde (og referat) til at starte det hele op, men du ved faktisk aldrig helt hvordan disse forventninger bliver opfattet… eller ignoreret. Så hvordan sikrer du, at du holder forventningerne i skak?

Her kan statusrapporter hjælpe. Uanset om du kæmper med at holde din projektgruppe og stakeholders informerede og ansvarlige eller ej, så vil en jævnlig statusrapport hjælpe med at holde forventningerne ved lige og sørge for at alle er up to date. Rapporten kan også sætte en standard for åben og konsistent kommunikation.

Det kan hurtigt betale sig at gennemgå og dokumentere den mest basale information om projektet på ugentlig basis , for det hjælper dig ikke blot med at kommunikere vigtige projektdetaljer ud, men styrker også din relation til din projektgruppe og klienter. Ved at bruge en ugentlig eller daglig statusrapport, opbygger du tillid ved at være 100% transparent om alle projektdetaljer på jævnlig basis.

Sådan ser en statusrapport ud

Der er varierende måder at præsentere statusrapporter på som projektledere – og det er helt okay. Men det er vigtigt at huske på, at der er en række ting enhver god statusrapport skal have:

  • Opsummering af det arbejde som er blevet udført siden sidste rapport
  • Opsummering af det kommende arbejde indtil næste rapport
  • Opdatering på budget
  • Opdatering på opgaverne i din projektplan
  • Rapportering om risici, problemer og løsninger

Din opsummering af informationen kommer fra alle de værktøjer du har brugt til at håndtere projektet, såvel som samtalerne du har haft med dit team og stakeholders.

Dette betyder, på en måde, at ved at levere en ugentlig statusrapport, kan du holde dig selv ansvarlig for at styre opdateringer af projektplanen, budgetgennemgang, og tjek af milepæle og to-dos. Når du skriver en jævnlig statusrapport på projektet, hjælper du reelt dig selv med at udføre dit job endnu bedre.

Det vil kræve lidt ekstra arbejde at opsætte en statusrapport første gang, men når du opdaterer den uge for uge, bør det tage mindre tid. Hvis du følger op med et møde for at gennemgå detaljerne med din projektgruppe eller stakeholders, så vil du også ende med at sætte en deadline for at få det ordnet. Dermed ligger ansvarligheden ikke blot på projektgruppen, men også på dig!

Det er bestemt en win-win.

Del dette indlæg:

Del på facebook
Facebook
Del på twitter
Twitter
Del på linkedin
LinkedIn
Effektiv projektledelse – Din trin-for-trin guide til at drive succesfulde projekter

Brug for hjælp til dine projekter?

Jeg har efterhånden drevet rigtig mange projekter, og jeg har i denne trin-for-trin guide samlet min viden og erfaringer om, hvad der skal til for at drive et succesfuldt projekt uden at være ved at gå ned med stress

Sammen med bogen kommer der en række skabeloner, herunder kravspecifikation, user stories, budgethåndtering, projekt estimering og andre relevante skabeloner

Måske du også er interesseret i disse indlæg:
Trello Boards med kort

Trello – Enkelt og nemt samarbejdsværktøj

Introduktion til Trello Jeg bruger Trello til alt, hvad jeg kan slippe af sted med. Både på arbejde og i privaten. Det inkluderer såvel projekter, produktlanceringer og generelle arbejdsopgaver, som ferieplanlægning, bryllupsplanlægning og private to-dos.  

Læs mere

Få en gratis bog om effektiv projektledelse​

Få tilsendt en 62 siders ebog: “Effektiv projektledelse – Din trin-for-trin guide til at drive succesfulde projekter” bare ved at tilmelde dig nyhedsbrevet.