Hvad er den sværeste opgave for projektledere? Det er bestemt ikke at lave en projektplan eller lave en budgetrapport. Det er den nemme del. De fleste projektledere synes i stedet, at opgaverne, der omhandler kommunikation og projektforpligtelser med andre mennesker – kollegaer og stakeholders – er allersværest.
Det handler om at fastsætte og håndtere forventningerne til projektet hos de andre personer, og deres forpligtelser til projektet. Du tror måske, at du har fastsat forventningerne med et forståelsespapir eller et velsmurt møde (og referat) til at starte det hele op, men du ved faktisk aldrig helt hvordan disse forventninger bliver opfattet… eller ignoreret. Så hvordan sikrer du, at du holder forventningerne i skak?
Her kan statusrapporter hjælpe. Uanset om du kæmper med at holde din projektgruppe og stakeholders informerede og ansvarlige eller ej, så vil en jævnlig statusrapport hjælpe med at holde forventningerne ved lige og sørge for at alle er up to date. Rapporten kan også sætte en standard for åben og konsistent kommunikation.
Det kan hurtigt betale sig at gennemgå og dokumentere den mest basale information om projektet på ugentlig basis , for det hjælper dig ikke blot med at kommunikere vigtige projektdetaljer ud, men styrker også din relation til din projektgruppe og klienter. Ved at bruge en ugentlig eller daglig statusrapport, opbygger du tillid ved at være 100% transparent om alle projektdetaljer på jævnlig basis.
Sådan ser en statusrapport ud
Der er varierende måder at præsentere statusrapporter på som projektledere – og det er helt okay. Men det er vigtigt at huske på, at der er en række ting enhver god statusrapport skal have:
- Opsummering af det arbejde som er blevet udført siden sidste rapport
- Opsummering af det kommende arbejde indtil næste rapport
- Opdatering på budget
- Opdatering på opgaverne i din projektplan
- Rapportering om risici, problemer og løsninger
Din opsummering af informationen kommer fra alle de værktøjer du har brugt til at håndtere projektet, såvel som samtalerne du har haft med dit team og stakeholders.
Dette betyder, på en måde, at ved at levere en ugentlig statusrapport, kan du holde dig selv ansvarlig for at styre opdateringer af projektplanen, budgetgennemgang, og tjek af milepæle og to-dos. Når du skriver en jævnlig statusrapport på projektet, hjælper du reelt dig selv med at udføre dit job endnu bedre.
Det vil kræve lidt ekstra arbejde at opsætte en statusrapport første gang, men når du opdaterer den uge for uge, bør det tage mindre tid. Hvis du følger op med et møde for at gennemgå detaljerne med din projektgruppe eller stakeholders, så vil du også ende med at sætte en deadline for at få det ordnet. Dermed ligger ansvarligheden ikke blot på projektgruppen, men også på dig!
Det er bestemt en win-win.
