De 4 bedste produktivitetssystemer i verden

Enhver produktiv person har et system til at få tingene gjort.

Du kan ikke være produktiv, medmindre du har et system, en metode, en proces, eller hvad du nu vil kalde det. Dybest set har du en måde at gøre tingene på. Nogle mennesker opfinder et system. Nogle mennesker lærer et system. Men alle har et system.

I dette indlæg kommer jeg ind på nogle af de mest populære og effektive produktivitetssystemer.

Getting Things Done (GTD)

Getting Things Done er udtænkt af David Allen, som forklaret i hans bog, Getting Things Done .

Sådan fungerer Getting Things Done

Getting Things Done-processen begynder med et massivt hjernedump for at rense sindet for alle de tænkelige opgaver i dit liv. Når alle opgaver er sat på papir, kan du begynde at få dem gjort.

At få tingene gjort er modus operandi for mange succesrige mennesker. Allen dækker 6 fokusområder:

1. Aktuelle handlinger
2. Aktuelle projekter
3. Ansvarsområder
4. 1-2 års mål
5. 3-5 års mål
6. Livsmål

Når alle dine opgaver er skitseret og organiseret i en af ​​disse 6 kategorier, kan du begynde at eksekvere på dem.

• Ting, der ikke tager meget tid, bør gøres med det samme. (“Hvis det tager mindre end to minutter, så gør det nu.”)
• Ting, der tager lang tid, såsom et større projekt, bør opdeles i en række mindre, hurtigere projekter.

Fordele ved Getting Things Done:

Getting Things Done har den fordel, at det giver dig kontrol over hele dit liv.

Ulemper ved Getting Things Done:

Den opstartstid, der kræves, kan være svær for nogle mennesker, og implementeringen kan være kompliceret.

Pomodoro Teknik

En produktivitetsguru ved navn Francesco Cirillo opfandt Pomorodo Technique , et produktivitetssystem bygget på ideen om at få tingene gjort i forudbestemte blokke af tid.

Sådan fungerer Pomodoro-teknikken

Implementering af Pomodoro er meget enkel. Du deler en opgave op i 25-minutters segmenter, kaldet Pomodoros. Ind imellem hver Pomodoro holder du en 5-minutters pause. Efter 4 Pomodoros holder du en længere pause.

Der er 6 mål i at organisere din tidsplan i Pomodoro-stil.

1. Find ud af, hvor meget indsats en aktivitet kræver, opdelt i Pomodoros (25 minutter)
2. Beskyt din Pomodoro mod enhver afbrydelse.
3. Beregn de nødvendige Pomodoros til en aktivitet.
4. Strukturer hver Pomodoro i en 3-trins proces: 1) Recap, 2) Arbejde, 3) Gennemgang
5. Lav en tidsplan, der matcher din arbejdsgang og dit liv.
6. Fokuser på dine personlige mål.

Pomodoros ideer er forklaret i bogen The Pomodoro Technique .

Fordelene ved Pomodoro-teknikken:

1. Arbejd med tiden, ikke imod den.
2. Eliminer udbrændthed.
3. Håndter distraktioner.
4. Skab en bedre balance mellem arbejde og privatliv.

Ulemper ved Pomodoro-teknikken:

Pomodoro fungerer godt til mikrostyring af din arbejdsdag, men det begrænser fleksibilitet og interaktivitet. Nogle mennesker synes, det er for struktureret, hvilket forhindrer dem i at klare de skiftende krav til et højt presset multitasking-job.

Zen to Done (ZTD)

Zen to Done, pioneret af Leo Babauta, er forklaret i hans bog, Zen to Done. Præmissen er denne: “It’s about the habits and the doing, not the system or the tools..”

Zen to Done vs. Getting Things Done: Vigtige forskelle

Zen to Done piggybacks på Getting Things Done, men vender nogle af sine påståede mangler.

• Zen to Done fokuserer på vaner, hvor Getting Things Done fokuserer på systemet.
• Zen to Done fokuserer mere på rent faktisk at udføre opgaverne, hvorimod Getting Things Done ser ud til at fokusere på at skabe et system og håbe på, at systemet vil producere højere produktivitetsniveauer.
• Zen to Done fokuserer på at strukturere en dag omkring 3 MIT’er (Most Important Tasks) og ugen omkring flere Big Rocks (store projekter), i modsætning til den ustrukturerede natur af Getting Things Done.
• Zen to Done fokuserer på forenkling, så du kan fokusere på det væsentlige (i stedet for at prøve at gøre alt).
• Zen to Done fokuserer på målopnåelse (top-down), hvorimod Getting Things Done er en bottom-up-tilgang, hvor man gør de små ting, der kommer til dig.

Sådan fungerer Zen to Done

Zen to Dones vægt på vaner er et af dets stærkeste træk. Her er de 10 vaner for en Zen to Done-mester:

1. Fang ideer, opgaver og noter i en notesbog, så du ikke glemmer dem.
2. Træf hurtige beslutninger om ting i din indbakke; ikke udsætte dem.
3. Indstil MIT’er for hver dag.
4. Udfør én opgave ad gangen uden forstyrrelser .
5. Opbyg simple lister med opgaver; tjek dem dagligt.
6. Hav en plads til alt.
7. Gennemgå dit system og dine mål ugentligt.
8. Reducer dine mål og opgaver til væsentlige.
9. Sæt og hold rutiner.
10. Søg arbejde, som du brænder for.

Fordele ved Zen to Done:

Zen to Done er et smukt enkelt system, som gør det nemt at adoptere og implementere, med lidt eller ingen opstartstid.

Ulemper ved Zen to Done:

Zen to Done fungerer ikke for alle typer workflow-styring. Nogle oplever, at den ikke har en struktureret tilgang til at styre tid på grund af dens fokus på opgaver.

Don’t Break the Chain

Dette system, inspireret af Jerry Seinfeld, fokuserer på fremdrift . Det har hjulpet mennesker i kreative erhverv med at blive mere systematiske og disciplinerede i at udføre deres opgaver.

Sådan fungerer Don’t Break the Chain

Her er hvordan Don’t Break the Chain startede. Seinfeld startede det nye år med en stor kalender. Han lavede et stort, fedt, rødt X over hver dag, hvor han med succes nåede sit mål om at skrive nyt materiale til hans shows.

Det er det.

Og det er systemet.

1. Få en kalender.
2. Beslut dig for, hvad du vil opnå hver dag.
3. Sæt et X over hver dag, du når dit mål.

Adam Dachis fra Lifehacker siger, at dette system “fixed my procrastination problem.” Han forklarer, hvordan man sætter systemet på plads:

• Find ud af dine mål. Tre er et godt udgangspunkt.
• Definer de daglige minimumskrav for hvert mål. For eksempel: Lav 3 pushups, rengør huset i 5 minutter, skriv 500 ord på min bog.
• Lav en plan for hvad der skal ske hvis du misser en dag. Du kommer til ikke at komme i mål nogle gange, så lad din “kæde” rumme lejlighedsvise pauser. Tillad dig for eksempel at sætte et X i en anden farve, hvis du er syg eller på ferie, eller tillad dig selv 3 flydende “overspring” hver måned.
• Sæt din kalender et synligt sted på din væg nær der hvor du arbejder, om det så er hjemme eller på kontoret.
• Brug en stor rød markør, og sæt et X over hver dag, du har succes.

Fordele ved Don’t Break the Chain:

Don’t Break the Chain kan hjælpe dig med din udsættelse. Det er dybest set et hack til at opbygge en konsekvent fremdrift, danne vaner og gradvist nå dine mål .

Don’t Break the Chain er meget enkel. Du kan starte allerede nu.

Ulemper ved Don’t Break the Chain:

På grund af sin enkelhed fungerer det ikke ligefrem til at organisere en hel dag eller administrere dine timer.

Sådan vælger du et produktivitetssystem.

Når du først begynder at boltre dig i produktivitet, begynder du at indse noget meget foruroligende: Alt det her om at strømline og forenkle er faktisk meget kompliceret. Der er så mange muligheder! Så mange tilgange! Aagh! Man kan nemt blive frustreret og vende tilbage til  den måde man altid har gjort tingene på- 

Så hvordan vælger du?

1. Bare vælg en metode. Alle disse systemer er designet til at gøre én ting: få tingene gjort. Så vælg bare en. Træf en beslutning inden for de næste 60 sekunder.
2. Prøv det. Når du har prøvet et system i mindst 30 dage, er du fri til at holde fast i det eller prøve noget andet.
3. Lav din egen. Når du har sat dig ind i dit system, skal du tilpasse det. Din situation er anderledes end David Allen, Leo Babauta og Jerry Seinfeld. Du har unikke behov for din specifikke situation.

At skabe et produktivitetssystem kan være overvældende i starten, men det ultimative mål er strømlinet enkelhed, som du har drømt om. Ja, der er en indlæringskurve, men du baner vejen for at blive mere produktiv i fremtiden.