Den succesfulde projektleder

Indholdsfortegnelse

I dette indlæg vil jeg kort gennemgå de kriterier som vil gøre dig til en succesfuld projektleder. Det er selvfølgelig svært at definere det perfekt, alle organisationer definere succesen af en projektleder forskelligt, men disse ting er rimelig basale og nødvendige for at projekterne bliver en succes.

Virksomheder ikke alle størrelser og industrier har til tider brug for en projektleder, og dit job som projektleder kan foregå i små teams, såvel som store teams. Opgaverne kan inkludere kun budget, timeline opdateringer og statusmøder, såvel som det til tider kan inkludere alle operationelle opgaver oveni det.

Ofte har projektledere ikke engang titlen på deres CV, det er ofte en Marketingkoordinator som pludselig ud af det blå får til opgave at lancere en ny hjemmeside eller webshop, og som pludselig skal håndtere sine hverdagsopgaver samtidig med at de nu skal forsøge sig som projektleder på et større projekt. Men uanset hvad, så er der en masse ting som du er nød til at have styr på for succesfult at kunne drive dine projekter.

Lave realistiske projektplaner, estimere tid, styre ressourceforbrug, og holde budgettet opdateret er alle ting du SKAL have styr på for at drive et succesfuldt projekt. Og de ting er relativt nemme at lære, så intet problem der. Faktisk er der en del værktøjer som hjælper dig med netop dette. Eksempelvis Trello og TeamGantt.

Men alt det vil jeg ikke skrive så meget om i dette indlæg. Jeg skriver jeg så rigeligt om i de øvrige indlæg. Jeg vil derimod hellere fokusere på hvad det kræver af dig som person for at blive en succesfuld projektleder, for netop dette er meget svære at ændre på, men det er også ret vigtigt at du har det i mente, for det er ret kritisk for succesen af dine projekter.

Du skal med andre ord kunne håndtere projektet, både når der er stille vand, og når der er høj bølgegang blandt folk involveret i projektet.

Lær at kommuniker klart og tydeligt

Det er vigtigt som projektleder at være god til at kommunikere klart og tydeligt. Når du driver projekter har du ofte med mange forskellige typer mennesker, og det er vigtigt at du bliver god til at kommunikere på en måde hvor alle kan forstå dig klart og tydeligt.

Vær meget præcis, konkret og ærlig når du kommunikere omkring projektet, gem joken og sarkasmen til frokostpausen, i status mails, møder og dokumenter er det vigtigt at du skriver meget professionelt.

For at få succes med dette er det også vigtig at du lære dine stakeholders at kende, og taler deres sprog. Status møder med bestyrelsen skal gerne være meget resultatdrevet med fokus på CRO og ROI, hvor øvrige interne stakeholders har brug for information om mere bløde værdier som benefits, og kunderne har brug for guidens i brugen af projektet. Du skal med andre ord være en form for en chameleon som skifter rolle alt efter hvem der er i rummet.

Så du skal have en klar kommunikationsplan klar for projektet, så du ikke skal stresse over at kommunikere ad hoc eller skulle kunne svare på spørgsmål omkring projektet uden at være klar til det. Du skal dog have i mente at den samme kommunikationsplan ikke nødvendigvis kan bruges til alle projekter.

Statusmøder, emails og rapporter!

Så hvad er grundlaget for en klar kommunikation? Statusmøder, status email og rapporter er uundværlige fordi det holder dig selv opdateret på nuværende og kommende opgaver, samt tvinger dig til at finde potentielle risici for hvad der kan gå galt i projektet. Brug ugentlige status mails og rapporter til at være transparent i forhold til budget og fremskridt i projektet. På den måde slipper du netop for at have den akavede samtale om at skulle have flere penge eller mere tid til projektet, hvilket man ofte først har alt for sent i projektet, fordi sådan ting bliver “skjult” i håbet om at man kan indhente tiden senere.

Derudover er det også værdifuldt at snakke sammen med styregruppen en gang om måneden, hvor man tager en mere dybdegående gennemgang af projektet, og hvor man kan snakke mere om de problemer eller muligheder der er kommet i projektet.

Bliv enige om forventningerne fra starten!

At sætte realistiske forventninger til projektet, samt at sikre sig at folk i projektet lever op til disse forventninger er noget af det sværeste du som projektleder skal sidde med. Grunden til at det kan være så svært er fordi forventningerne til projektet ofte bliver sat før der overhoved er talt om budget, tidsplan eller hvor mange ressourcer der er til rådighed i projektet. Og man kan meget hurtigt komme til at love for meget når man ikke ved noget om netop disse fundamentale dele af projektet.

Så tilbage til de vi snakkede om før, det er vigtigt at du er klar og tydeligt i det du siger, og at du ikke siger noget du ikke kan bakke op senere i projektet. Men det er stadig vigtigt at du er ambitiøs og at styregruppen kan se værdien i projektet.

Definer omfanget

Forventningerne til et hvert projekt bør noteres i et gennemarbejdet afgrænsningsdokument. Dette er vigtigt at der er styr på dette INDEN projektet starter, og det er vigtig at det virkelig er gennemarbejdet. Fordi, det er dette dokument som bestemmer om projektet er en succes eller ej. Det er dette dokument som definere om du som projektleder nåede i mål med dit projekt.

Så er der ikke lavet et tilstrækkeligt afgrænsningsdokument, så vil jeg råde dig til at få lavet et. Det er ikke alle organisationer og projekter hvor det virker lige logisk at lave et større forarbejde, men det kan oftest være en god øvelse alligevel, da det kan være en vejviser for dig og projektgruppen igennem hele projektet. Og det giver projektgruppen et overblik over forventningerne til projektet. Det er derfor også en rigtig god ide at gennemgå afgrænsningsdokumentet sammen med projektgruppen inden du starter projektet så de ved hvad der forventes af dem og så de føler noget ejerskab over afgrænsningen af projektet.

Det er samtidig afgrænsningsdokumentet som kommer til at forme jeres udbudsmateriale, projektplan og bemanding i projektgruppen.

Regelmæssige statusopdateringer

Det er vigtigt at du selv mellem deadlines tjekker op på projektet og opgaverne som der arbejdes på. Du skal sikre dit at leverandøren og projektgruppen stadig regner med at kunne levere til tiden. Gør det klar for dem at det er vigtigt for dig at vide, og at du vil gøre alt for at hjælpe dem hvis det er bag ud, eller kan se noget der kunne hindre dem i at kunne levere til tiden.

Det er vigtig at etablere tillid mellem projektgruppen, leverandøren og dig selv. Du må aldrig fare op og skælde ud hvis der er noget som går galt, fordi så vil folk meget forsøge at skjule fejl eller mangler fra dig, for at undgå endnu en omgang skæld ud. Tag i stedet at opfordre folk til at dele alle udfordringer, og dediker så meget tid som du kan til at hjælpe dem når udfordringerne forekommer. På den måde sikre du dig at projektgruppen er ærlige når de møder udfordringer, og du sikre dig at projektet ikke har nogen skjulte fejl der ligger og gemmer sig.

At falde bare en smule bag ud i projektet kan i større projekter have store konsekvenser. Scope creep som det hedder har det nemlig med at vokse eksponentielt og til sidst arbejder man permanent på bagkant i projektet, og mister alt overblik. Det har du måske allerede oplevet flere gange, men den nemmeste måde at slippe uden om det på er altså de her jævnlige status opdateringer. Det er derfor også en god ide at forklare projektgruppen at det er vigtigt at de også selv er proaktive i at melde ind så snart at der er noget at rapportere.

Du skal ikke være en kloge åge!

En projektleder bør ikke svare på tekniske spørgsmål eller give estimater på nye opgaver uden først at vende det med projektgruppen. Med mindre det selvfølgelig tidligere har været oppe og vende i projektgruppen, hvorved du som projektleder godt må gengive den samme information antaget at projektet ikke har ændret sig siden da.

Det er vigtigt at du indrager dit projektgruppe i sådan spørgsmål, da det er dem der arbejder meget direkte med projektet, så er det dem som kan give indsigt i potentielle begrænsninger ved en given løsning, eller give estimater på en ny opgave. Så får du sådan spørgsmål vil jeg råde dig til at gemme dem til det næste status møde, og tage dem med projektgruppen inden da.

Du skal se dit job mere som en facilitator end et leksikon som burde vide alt omkring projektet. Dit job er at facilitere debat mellem virksomheden og leverandøren, og mellem projektgruppen og ledelsen.

Den succesfulde projektleder

En succesfuld projektleder får opsat en god proces som ansatte i projektgruppen let kan indordne sig under, og sikre at alle i gruppen er enige omkring projektets aspekter og processor. Det kræver at junglere tidsplaner, deadlines, og leveringer, men vigtigst af alt så kræver det at du støtter teamet og ryder banen for at de kan excellere i deres arbejde.

Du skal gerne med jævne mellemrum høre dig selv sige “Wow, godt gået! Virkelig godt arbejde”. Det er vigtig at fejre selv de mindste sejre, i sær i starten af projektet. Tilbage til hvad jeg sagde tidligere, det er utrolig vigtigt at du får bygget en masse tillid med folk i projektgruppen så hurtigt som muligt.

Der er ingen tvivl om at projektledere har et meget krævende, men også meget belønnede job. Du har som projektleder mulighed for at påvirke mange mennesker. Jeg har altid sagt at en god projektleder kan hjælpe en virksomhed med at strømline forretningen, reducere omkostninger og øge omsætningen. Men en succesfuld projektleder formår samtidig at motivere hans kollegaer til at yde en ekstra indsats, til at levere endnu bedre resultater og til at skabe en god stemning på arbejdspladsen. Det er også på grund af alle disse fordele ved at have en projektleder, at projektledere generelt er meget efterspurgte i næsten alle typer virksomheder.

Mark Guldbrandsen

Mark Guldbrandsen

Erfaren projektleder med speciale i digitale projekter. Rig på erfaring med udvikling og udrulning af hjemmesider, webshops, CRM systemer og meget andet.

Skriv en kommentar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *

Værktøjer som jeg arbejder med til dagligt: