Den succesfulde projektleder

Den succesfulde projektleder

Indholdsfortegnelse

I dette indlæg vil jeg kort gennemgå de kriterier, som vil gøre dig til en succesfuld projektleder. Det er selvfølgelig svært at definere det perfekt, alle organisationer definerer succesen af en projektleder forskelligt, men disse ting er rimelig basale og nødvendige, for at projekterne bliver en succes.

Virksomheder i alle størrelser og industrier har til tider brug for en projektleder, og dit job som projektleder kan foregå i små teams, såvel som store teams. I nogle perioder inkluderer dine opgaver kun budget, projektplan opdateringer og statusmøder, men det kan til tider også inkludere alle operationelle opgaver oveni det.

Ofte har projektledere ikke engang titlen på deres CV, det er ofte en marketingkoordinator, som pludselig ud af det blå får til opgave at lancere en ny hjemmeside eller webshop, og som pludselig skal håndtere sine hverdagsopgaver samtidig med, at de nu skal forsøge sig som projektleder på et større projekt. Men, uanset hvad så er der en masse ting, som du er nødt til at have styr på for succesfuldt at kunne drive dine projekter.

Det at lave realistiske projektplaner, at estimerer projektet, at styrer ressourceforbruget, og holde budgettet opdateret er alle ting, du skal have styr på for at drive et succesfuldt projekt. Og de ting er relativt nemme at lære, så intet problem der. Faktisk er der en del værktøjer, som hjælper dig med netop dette. Jeg bruger eksempelvis Trello og TeamGantt til næsten alle mine projekter, da de hjælper mig til netop dette.

Men alt det vil jeg ikke skrive så meget om i dette indlæg. Jeg skriver jeg så rigeligt om i de øvrige indlæg. Jeg vil derimod hellere fokusere på, hvad det kræver af dig som person for at blive en succesfuld projektleder, for netop dette er meget svært at ændre på, men det er også ret vigtigt, at du har det i mente, for det er ret kritisk for succesen af dine projekter.

Du skal med andre ord kunne håndtere projektet, både når der er stille vand, og når der er høj bølgegang blandt folk involveret i projektet.

Lær at kommunikere klart og tydeligt

Det er vigtigt som projektleder at være god til at kommunikere klart og tydeligt. Når du driver projekter, har du ofte med mange forskellige typer mennesker, og det er vigtigt, at du bliver god til at kommunikere på en måde, hvor alle kan forstå dig klart og tydeligt.

Vær meget præcis, konkret og ærlig, når du kommunikerer omkring projektet, gem joken og sarkasmen til frokostpausen, i status‐mails, møder og dokumenter er det vigtigt, at du skriver meget professionelt.

For at få succes med dette er det også vigtigt, at du lærer dem der er påvirket af projektet at kende, og taler deres sprog. Status møder med bestyrelsen skal gerne være meget resultatdrevet med fokus på konverteringer og afkast på projektet, hvor øvrige interne stakeholders har brug for information om mere bløde værdier som fordele, og kunderne har brug for rådgivning i brugen af projektet. Du skal med andre ord være en form for en kamæleon, som skifter rolle alt efter, hvem der er i rummet.

Så du skal have en klar kommunikationsplan klar for projektet, så du ikke skal stresse over at kommunikere ad hoc eller skulle kunne svare på spørgsmål omkring projektet uden at være klar til det. Du skal dog have i mente, at den samme kommunikationsplan ikke nødvendigvis kan bruges til alle projekter.

Statusmøder, emails og rapporter!

Så hvad er grundlaget for en klar kommunikation? Statusmøder, status-mail og rapporter er uundværlige, fordi det holder dig selv opdateret på nuværende og kommende opgaver, samt tvinger dig til at finde potentielle risici for, hvad der kan gå galt i projektet. Brug ugentlige status-mails og rapporter til at være transparent i forhold til budget og fremskridt i projektet. På den måde slipper du netop for at have den akavede samtale om at skulle have flere penge eller mere tid til projektet, hvilket man ofte først har alt for sent i projektet, fordi sådan ting bliver “skjult” i håbet om, at man kan indhente tiden senere.

Derudover er det også værdifuldt at snakke sammen med styregruppen en gang om måneden, hvor man tager en mere dybdegående gennemgang af projektet, og hvor man kan snakke mere om de problemer eller muligheder, der er kommet i projektet.

Bliv enige om forventningerne fra starten!

At sætte realistiske forventninger til projektet samt at sikre sig, at folk i projektet lever op til disse forventninger, er noget af det sværeste du som projektleder skal sidde med. Grunden til, at det kan være så svært, er fordi forventningerne til projektet ofte bliver sat, før der overhoved er talt om budget, tidsplan, eller hvor mange ressourcer der er til rådighed i projektet. Og man kan meget hurtigt komme til at love for meget, når man ikke ved noget om netop disse fundamentale dele af projektet.

Så tilbage til dem, vi snakkede om før, det er vigtigt, at du er klar og tydelig i det, du siger, og at du ikke siger noget, du ikke kan bakke op senere i projektet. Men det er stadig vigtigt, at du er ambitiøs, og at styregruppen kan se værdien i projektet.

Definer omfanget

Forventningerne til et hvert projekt bør noteres i et gennemarbejdet afgrænsningsdokument. Dette er vigtigt, at der er styr på dette, inden projektet starter, og det er vigtigt, at det virkelig er gennemarbejdet. Fordi det er dette dokument, som bestemmer, om projektet er en succes eller ej. Det er dette dokument, som definerer om du som projektleder, nåede i mål med projektet.

Så er der ikke lavet et tilstrækkeligt afgrænsningsdokument, så vil jeg råde dig til at få lavet et. Det er ikke alle organisationer og projekter, hvor det virker lige logisk at lave et større forarbejde, men det kan oftest være en god øvelse alligevel, da det kan være en vejviser for dig og projektgruppen igennem hele projektet. Og det giver projektgruppen et overblik over forventningerne til projektet. Det er derfor også en rigtig god ide at gennemgå afgrænsningsdokumentet sammen med projektgruppen, inden du starter projektet, så de ved, hvad der forventes af dem, og så de føler noget ejerskab over afgrænsningen af projektet.

Det er samtidig afgrænsningsdokumentet, som kommer til at forme jeres udbudsmateriale, projektplan og bemanding i projektgruppen.

Regelmæssige statusopdateringer

Det er vigtigt, at du selv mellem deadlines tjekker op på projektet og opgaverne, som der arbejdes på. Du skal sikre dig, at leverandøren og projektgruppen stadig regner med at kunne levere til tiden. Gør det klart for dem, at det er vigtigt for dig at vide, og at du vil gøre alt for at hjælpe dem, hvis de er bagud, eller kan se noget, der kunne hindre dem i at kunne levere til tiden.

Det er vigtigt at etablere tillid mellem projektgruppen, leverandøren og dig selv. Du må aldrig fare op at uddele skideballer, hvis der er noget som går galt, fordi så vil folk meget forsøge at skjule fejl eller mangler fra dig for at undgå endnu en skideballe. Tag i stedet at opfordre folk til at dele alle udfordringer, og dediker så meget tid, som du kan til at hjælpe dem, når udfordringerne forekommer. På den måde sikrer du dig, at projektgruppen er ærlig, når de møder udfordringer, og du sikrer dig, at projektet ikke har nogen skjulte fejl, der ligger og gemmer sig.

At falde bare en smule bag ud i projektet kan i større projekter have store konsekvenser. Scope creep, som det hedder, har det nemlig med at vokse eksponentielt, og til sidst arbejder man permanent på bagkant i projektet og mister alt overblik. Det har du måske allerede oplevet flere gange, men den nemmeste måde at slippe uden om det på er altså de her jævnlige status‐opdateringer. Det er derfor også en god ide at forklare projektgruppen, at det er vigtigt, at de også selv er proaktive i at melde ind, så snart, at der er noget at rapportere.

Du skal ikke være en kloge åge!

En projektleder bør ikke svare på tekniske spørgsmål eller give estimater på nye opgaver uden først at vende det med projektgruppen. Medmindre det selvfølgelig tidligere har været oppe at vende i projektgruppen, hvorved du som projektleder godt må gengive den samme information, antaget at projektet ikke har ændret sig siden da.

Det er vigtigt, at du inddrager din projektgruppe i sådant spørgsmål, da det er dem, der arbejder meget direkte med projektet, så er det dem, som kan give indsigt i potentielle begrænsninger ved en given løsning eller give estimater på en ny opgave. Så får du sådan spørgsmål, vil jeg råde dig til at gemme dem til det næste statusmøde og tage dem med projektgruppen inden da.

Du skal se dit job mere som en facilitator end et leksikon, som burde vide alt omkring projektet. Dit job er at facilitere debat mellem virksomheden og leverandøren, og mellem projektgruppen og ledelsen.

Den succesfulde projektleder

En succesfuld projektleder får opsat en god proces, som ansatte i projektgruppen let kan indordne sig under og sikre, at alle i gruppen er enige omkring projektets aspekter og processor. Det kræver at jonglere tidsplaner, deadlines, og leveringer, men vigtigst af alt så kræver det, at du støtter teamet og rydder banen for, at de kan excellere i deres arbejde.

Du skal gerne med jævne mellemrum høre dig selv sige “Wow, godt gået! Virkelig godt arbejde”. Det er vigtigt at fejre selv de mindste sejre, i sær i starten af projektet. Tilbage til hvad jeg sagde tidligere, det er utrolig vigtigt, at du får bygget en masse tillid med folk i projektgruppen så hurtigt som muligt.

Der er ingen tvivl om, at projektledere har et meget krævende, men også meget belønnede job. Du har som projektleder mulighed for at påvirke mange mennesker. Jeg har altid sagt, at en god projektleder kan hjælpe en virksomhed med at strømline forretningen, reducere omkostninger og øge omsætningen. Men en succesfuld projektleder formår samtidig at motivere hans kollegaer til at yde en ekstra indsats til at levere endnu bedre resultater og til at skabe en god stemning på arbejdspladsen. Det er også på grund af alle disse fordele ved at have en projektleder, at projektledere generelt er meget efterspurgte i næsten alle typer virksomheder.

Mark Guldbrandsen

Mark Guldbrandsen

Erfaren projektleder med speciale i digitale projekter. Rig på erfaring med udvikling og udrulning af hjemmesider, webshops, CRM systemer og meget andet.

Værktøjer som jeg arbejder med til dagligt:

AGIL PROJEKTLEDELSE

EN TRIN-FOR-TRIN GUIDE TIL EFFEKTIV PROJEKTLEDELSE

EN SKRIDT-FOR-SKRIDT GUIDE TIL EFFEKTIV PROJEKTLEDELSE

Jeg har lavet denne guide til at hjælpe dig med at drive dine projekter mere succesfuldt. Der er mange bevægende dele i de fleste projekter, og man kan hurtigt overse nogle dele af projektet. Jeg har derfor lavet denne trin-for-trin guide til effektiv projektledelse. 

Du kan med andre ord bruge denne guide til dit næste projekt og dermed sikre dig, at du husker alt. Jeg har tilmed inkluderet links til uddybende beskrivelser af de forskellige dele af projektet. 

Grunden til, at jeg lavede guiden var, at jeg gerne ville lave, en mere håndgribelig guide til projektledelse. En som var knap så teoretisk som SCRUM eller Prince2. Så du vil nok finde denne guide lettere at implementere i praksis, end de mere traditionelle projektledelses metoder.