Indkald til workshop- og statusmøder

Få mere effektive møder med disse 4 tips

Du kender sikkert det, at nogle møder trækker i langdrag, kører af sporet eller nogle deltagere ikke bliver hørt, fordi nogle stjæler alt taletiden.

Når du holder dine møder, er det mest motiverende, når alle deltager aktivt og er engageret. På den måde får alle mere ud af det. Et møde skal gerne kunne bidrage med at give dig og dine medarbejdere en mere målrettet arbejdsproces, hvor alle kan komme med input, samt fortælle om eventuelle udfordringer.

Det kan dog være svært at fange alles opmærksomhed på de vanlige møder, hvis ikke du sørger for at motivere dine medarbejdere til at deltage.  


Projektplanlægning med TeamGantt

Først og fremmest er det vigtigt, at du kommer velforberedt og med en agenda for, hvad mødet skal handle om. Mødedeltagerne bruger dyrebar tid på mødet, og derfor er det vigtigt, at de føler at de får noget ud af det, og bruger deres tid fornuftigt. Derfor er det essentielt, at du holder en rød tråd igennem mødet, og tiden bruges produktivt.

Jeg har samlet 4 gode tricks til at gøre dine møder mere effektive, hvor alle deltagere samtidig får mulighed, for at komme med deres indspark.

Brainstorming

Brainstorming er en god metode til at komme med nye idéer og tænke mere kreativt. Brug det gerne som redskab, til at få dine medarbejdere til at komme på banen på møderne.

Meddel i din mødeinvitation, at de skal lave en brainstorming inden mødet, hvor de skriver idéer ned på et papir. På den måde kommer alle deltagere med noget konkret til mødet, og derved er det også mere motiverende for dem, fordi de allerede har idéer og inputs.

Dog kan det være en fordel at lave nogle grundregler for brainstormingen, for at sikre at alle er trygge ved at ytre højt om deres idéer:

  • Der findes ingen dårlige idéer
  • Alles idéer er lige gode
  • Målet er at få en masse nye idéer
  • Dette er en gruppe opgave
  • Ikke alle idéer kan vinde
  • Der opstår ingen dårlig energi
  • Vi vil afslutte mødet med mindst en endelig idé

Med disse 7 grundregler kan du opnå et mere effektivt møde med brainstorming, hvor alle bliver hørt og ingen skal være bange for at komme med deres idé.

Brug rekvisitter for at gør dine møder mere levende

Det kan være opløftende for et møde, når man bruger fysiske og håndgribelige redskaber. Det gør det nemmere at visualisere nye idéer, når man ser dem på et stykke papir.

Det kan godt være sværere for deltagerne at holde fokus, hvis de udelukkende kigger ind på en skærm og en PowerPoint, medens du holder oplæg.

Inddrag en eller flere af disse simple redskaber:

  • Whiteboard
  • Kuglepinde og markører
  • Post-its

På den måde vil dine deltagere på mødet blive mere opmærksomme, især hvis du inviterer dem til at bruge redskaberne, så de bliver aktiveret. Du kan lave forskellige øvelser, hvorpå du kan bruge disse remedier, til at gøre mødet mere interessant.

Det er endvidere vigtigt, at du er godt forberedt til dette, så du hurtigt og nemt kan sætte deltagerne i gang med øvelsen. Sørg for at have alle de remedier med, som skal bruges, og at der er nok til alle på mødet. Hav gerne ekstra tusser og markers med, hvis nogle ikke skulle virke.

Bordet rundt

Med bordet rundt går taletiden på omgang og alle får lov til at komme med deres indvendinger og sige deres mening. Det giver en god mulighed for de medarbejdere, som ikke er så højtråbende, og er mere tilbageholdende på møderne, til at komme på banen.

Alle får en stemme, og det er en oplagt lejlighed for dig at høre alles perspektiv, og ikke kun dem som taler mest. Samtidig er denne teknik også god, til at få alle til at føle sig hørt og mere inkluderet. Det giver mere tilfredse medarbejdere, som føler at deres synspunkt er vigtigt.

Alle som deltager på mødet skal gerne have en følelse af, at det var deres tid værd. Og derfor er det vigtigt, at du inddrager alle. Du kan også stille et direkte spørgsmål til de mere tilbageholdende mødedeltagere, hvis du føler, der er nogen, der mangler at blive hørt.

Respekter dog, at det kan være grænseoverskridende for nogen at blive sat i spotlyset. Mødet skal gerne være et trygt sted for alle, så de har lyst til at deltage i fremtiden.

Har du alligevel en medarbejder, som ikke har problemer med at overtage samtalen, men du mangler at høre fra de øvrige deltagere på mødet, kan du blive nødt til at afbryde vedkommende.

For at lede samtalen et nyt sted hen, kan du spørge, om der er andre, som ønsker at tilføje noget. På den måde kan du sørge for, at samtalen med den ene person, ikke løber af sporet og andre også får deres besyv med. Det kan være svært for de øvrige medarbejdere at afbryde, når en person styrer samtalen. Derfor er det vigtigt, at du som leder tager over og giver stafetten videre.

Wrap up

Slut altid af med en opsummering og dan et overblik over de løse ender. Sørg desuden for at lave en handlingsplan for, hvad der skal ske efter mødet. Et vellykket møde har som regel givet anledning til nye idéer og opgaver, der skal løses og derved uddelegeres. Hav derfor følgende i orden inden I ophæver mødet:


Projektplanlægning med TeamGantt

  • Hvem har ansvaret for en given opgave                   
  • Hvornår er deadline for dette
  • Har personen alle de nødvendige oplysninger

Meld gerne ud, hvornår det næste møde skal forestå, så medarbejderne ved, hvad de kan forvente. Det kan være en fordel for dig og dine mødedeltagere at have en online platform, hvor I kan kommunikere omkring den nye handlingsplan, og du kan som projektleder altid gå ind og se, hvordan det går med de opgaver, som du har uddelegeret.

Jeg håber, at du i fremtiden kan holde mere effektive møder, ved hjælp af de 4 elementer. Et effektivt og lærerigt møde, forbedrer arbejdsprocessen og du undgår spildtid.

Mark Guldbrandsen
Mark Guldbrandsen
Certificeret projektleder med speciale i digitale projekter. Jeg deler her på bloggen mine erfaringer med projektledelse.

Del dette indlæg:

Del på facebook
Facebook
Del på twitter
Twitter
Del på linkedin
LinkedIn
Effektiv projektledelse – Din trin-for-trin guide til at drive succesfulde projekter

Brug for hjælp til dine projekter?

Jeg sender dig gerne de første seks kapitler af min bog “Effektiv Projektledelse” – Jeg er sikker på den kan hjælpe dig. Se en oversigt over kapitlerne her: 

Måske du også er interesseret i disse indlæg:
gantt projektplan

Sådan laver du en god projektplan

Introduktion I dette indlæg vil jeg give et eksempel på, hvordan du kan lave en optimal projektplan. En god projektplan kan hjælpe med at få dine kollegaer eller kunder til at forstå projektet, uanset hvor

Læs mere
Lav en kravspecifikation

Sådan laver du en god kravspecifikation!

Med en god kravspecifikation kan du øge sandsynligheden for, at dit projekt bliver en succes. Ja, det er faktisk en betingelse. Men mange projektansvarlige holder sig stadig tilbage med at skrive dette dokument.  I dette

Læs mere