Dine medarbejdere er virksomhedens mest værdifulde aktiv, og nok en af de dyreste aktiver i mange servicevirksomheder. Studier har vist at det i større organisationer koster det tæt på en million at ansætte en ny medarbejder før de er selvkørende. Det inkludere både deres løn, kurser, den tid det koster andre medarbejdere at hjælpe den nye kollega, IT udstyr og så videre.
Det er jo enormt mange penge, og det er derfor vigtigt at man har en effektiv onboarding proces. Grunden til at jeg gerne vil skrive om dette emne, er at det samme gør sig gældende for store projekter. Der er det også dyrt at onboarde nye folk til projektet. Så derfor er det vigtigt at du får de rigtige mennesker ind i projektet, og sørger for at de arbejder effektivt, ellers vil du ikke få det optimale ud af projektet.
Hvis du behandler medarbejdere og projektgruppen godt, vil de være hårdtarbejdende og loyale. Uden dem har du ingen forretning, og intet projekt.
Ledere og virksomhedsejere spekulerer ofte på, hvordan man bedst kan forbedre medarbejdernes produktivitet, og det er der god grund til. Ifølge Gallup opnår virksomheder, der kan fordoble antallet af “engagerede medarbejdere”, 147 procent højere omsætning end deres konkurrenter.
Tilsvarende rapporterede Forbes, at medarbejdere, der er engageret i deres virksomhed, er 27 procent mere tilbøjelige til at opnå “fremragende” præstationsvurderinger.
Så hvordan kan du forbedre produktiviteten på din arbejdsplads? Jeg har de sidste par år lært en hel del om at maksimere teamets produktivitet. Og jeg vil nedenfor dele seks af mine bedste tips.
Giv dine medarbejdere de rigtige værktøjer
Dette er en no-brainer. Hvis dine medarbejdere ikke er udstyret med de rigtige produktivitetsværktøjer, vil de ikke kunne arbejde effektivt.
De værktøjer, dine medarbejdere har brug for, falder bredt ind i tre kategorier:
- Samarbejds- og produktivitetsværktøjer
- Kommunikationsværktøjer
- Værktøjer til tidsregistrering
Samarbejds- og produktivitetsværktøjer hjælper dine medarbejdere til at arbejde effektivt sammen, uanset om de er på samme sted eller ej.
De kan gøre teamwork mere effektivt, og projekter kører problemfrit. Denne kategori omfatter opgavestyringsværktøjer såsom ClickUp, Trello og Asana samt værktøjer til at skabe indhold sammen, såsom G Suite.
Kommunikationsværktøjer hjælper dit team med at holde kontakten med hinanden, med kunder og med eksterne interessenter. Almindelige eksempler inkluderer e- mail , WhatsApp og Slack.
Endelig giver tidsregistreringsværktøjer dig og dine medarbejdere mulighed for at holde styr på, hvor meget tid der bruges på hver opgave. Dette vil vise, hvad der kunne gøres mere effektivt, og hvilke medarbejdere der måske har for meget på tallerkenen.
TimeLog er et eksempel på et tidsregistreringsværktøj. Du kan også spore projektets fremskridt.
Slip af med motivationsdræbere
Motivation og produktivitet hænger tæt sammen. Årsagen er enkel: motiverede medarbejdere er mere produktive.
Derfor, hvis du ønsker, at dine medarbejdere skal være så produktive som muligt, skal du motivere dem og eliminere “motivation killers”.
Først skal du identificere din virksomheds motivationsdræbere. Nogle af de mest almindelige syndere er:
- Negative medarbejdere, der bringer alle ned
- Stress på grund af overarbejde eller manglende støtte
- Mangel på karriereudviklingsmuligheder
- Kedsomhed
- Føler sig undervurderet
Når du har identificeret problemerne, kan du begynde at tage skridt til at afhjælpe dem. Hvis nogen er meget negativ og nedbryder deres kolleger, kan du så komme til bunds i, hvad der generer dem, og tilbyde støtte? Kan du sikre, at du på passende vis anerkender gode resultater og belønner medarbejdere, der gør det godt?
Lad være med at Micromanage
Fristelsen til at micromanage kan være overvældende. Der er trods alt ingen, der kender virksomheden, projektet eller din vision bedre end dig!
Men her er problemet: micromanagement påvirker produktiviteten negativt. Det stresser folk og får dem til at føle, at du ikke stoler på dem.
Micromanaging har også potentialet til at bremse tingene – det er svært for dine medarbejdere at være effektive, hvis du skal dobbelttjekke alt, hvad de gør.
Du skal selvfølgelig overvåge projekter og være tilgængelig, hvis dit team har brug for dig. Du skal med andre ord finde balancen mellem at være en hands-on manager og at træde tilbage og stole på dit team.
Hvis du er tilbøjelig til micromanage, kan du prøve disse tips for at løse problemet:
- Ansæt folk, hvis færdigheder, dømmekraft og professionalisme du stoler på.
- Giv klare instruktioner der er nemme at følge.
- Planlæg regelmæssig check-in med folk.
- Giv slip på perfektionismen. Nogle gange er “godt nok” godt nok.
Tal også med dine medarbejdere om, hvordan de foretrækker at blive ledet. Folk kan lide forskellige mængder af tilsyn i deres arbejde.
Få mere ud af møder
Vi er alle bekendt med fænomenet med det to timer lange møde, der skulle have været en e-mail. Unødvendige møder spilder mere tid på arbejdspladsen end næsten alt andet. Derfor kan blot skære ned på møder øge produktiviteten markant.
Før du organiserer et møde, spørg dig selv, om du kunne formidle de samme oplysninger i en e-mail, telefonopkald, kort videochat eller ved at bruge et af de samarbejdsværktøjer, jeg nævnte ovenfor. Hvis ja, gør det. Hvis mødet virkelig er vigtigt, så gå videre og planlæg det. Jeg kan godt lide dette flowchart fra Harvard Business Review :
Når du holder møder, så lav en agenda og hold dig til den. At respektere alles tid ved at følge agendaen og starte og slutte til tiden vil reducere spildtid væsentligt.
Sørg for at afsætte tid til diskussion og spørgsmål, så alle får chancen for at blive hørt.
Undgå distraktioner i hverdagen
Alle bliver nogle gange distraheret – det er den menneskelige natur. Men hvis distraktioner alvorligt påvirker produktiviteten på din arbejdsplads, er det et problem.
En undersøgelse foretaget af CareerBuilder viste, at ifølge 52 procent af lederne var mobiltelefoner den største arbejdsproduktivitetsdræber. Internettet, kontor sladder og sociale medier fulgte tæt efter.
Hvis forstyrrelser som disse tærer på produktiviteten, kan du tage skridt til at undgå dem. For eksempel kan du kræve, at mobiltelefoner holdes på “lydløs” tilstand på kontoret, eller at ikke-arbejdssamtaler på mere end et par minutter er begrænset til gangen eller et sofa område.
Vær dog forsigtig – at være for firkantet vil skade motivationen og få dine medarbejdere til at føle, at de bliver behandlet som børn. Tricket er at skabe fornuftige og retfærdige retningslinjer, ikke at eliminere enhver mulig distraktion.
Husk at opmuntre til velvære
Alle er gladere og mere produktive, når der er taget godt hånd om deres fysiske og mentale sundhed. Derfor kan det betale sig at gå ind for velværetiltag på din arbejdsplads.
Her er nogle måder, du kan gøre det på som virksomhedsejer eller chef:
- Sørg for, at dine medarbejdere har en solid sundhedsforsikring.
- Tilbyde et medarbejder hjælpe program, hvor alle, der har det svært, kan få fortrolig støtte.
- Giv rabat på fitnessmedlemskaber eller massage.
- Sørg for sunde snacks såsom frugt i pauserummet.
- Samarbejd med lokale restauranter, der serverer sunde måltider for at tilbyde rabatter til dit personale.
- Sørg for, at alle har tilstrækkelig fri, og at de er i stand til at trække stikket helt ud af arbejdet.
Mange af disse strategier er også anvendelige til fjernarbejdere. Hvis dine medarbejdere arbejder hjemmefra, hvad med at tilbyde dem rabat eller gratis medlemskab til online hjemmetræningsprogrammer?
At passe på dine medarbejderes sundhed handler selvfølgelig ikke om at micromanage, hvad de spiser, eller hvordan de træner.
I stedet handler det om at gøre din del som arbejdsgiver for at sikre, at sunde valg er tilgængelige, tilgængelige og overkommelige.
Hvordan man kan forbedre produktiviteten på arbejdspladsen
Hvis du vil udvikle din virksomhed, skal du maksimere dit teams produktivitet. Øget produktivitet betyder mindre stress, højere omsætning og et gladere arbejdsmiljø for alle.
Sammenfattende er her mine seks gyldne regler for maksimal produktivitet:
- Sørg for, at alle har de værktøjer, de har brug for.
- Find ud af, hvad dit teams motivationsdræbere er
- Modstå fristelsen til at micromanagement.
- Afhold kun virkelig vigtige møder.
- Undgå distraktioner.
- Opmuntrer og støt dine medarbejdere i at passe på deres helbred.
Forøgelse af produktiviteten sker ikke fra den ene dag til den anden. Men hvis du tager alle disse trin, vil du begynde at se trinvise ændringer, der lægger op til, at meget mere bliver gjort. Støt dine medarbejdere, og de vil give dig tidoblet tilbage i loyalitet og produktivitet.
