Som projektleder er du ansvarlig for at sikre, at alle interessenter har en fælles forståelse af, hvad projektet forsøger at opnå, og hvad deres specifikke roller og ansvarsområder er.
En måde at gøre dette på er at udarbejde et “projektcharter“, som beskriver projektets målsætninger, scope, leverancer, tidslinje, estimater og budget.
Men selv med et klart charter på plads vil der uundgåeligt være en vis uoverensstemmelse mellem interessenternes forventninger. Det er din opgave at styre disse forventninger og sikre, at alle er på samme side.
Her er nogle tips til, hvordan du effektivt kan håndtere forventninger hos interessenterne:
Sæt realistiske forventninger fra starten
Det er vigtigt at opstille realistiske forventninger med interessenterne fra starten. Hvis du lover for meget og ikke leverer nok, vil det skade din troværdighed og gøre det sværere at styre forventningerne senere hen.
Vær klar over, hvad projektet forsøger at opnå, og hvad dets begrænsninger er. Det er også nyttigt at give regelmæssige opdateringer om fremskridtene, så interessenterne selv kan se, hvordan projektet skrider fremad.
Kommunikér regelmæssigt
Kommunikation er nøglen, når det gælder om at håndtere interessenternes forventninger. Sørg for at holde interessenterne opdateret om alle aspekter af projektet, herunder om eventuelle ændringer eller udfordringer, der opstår.
Du bør også opfordre til åbne kommunikationskanaler, så interessenterne kan rejse eventuelle bekymringer eller spørgsmål, de har. Ved at tage fat på bekymringer på et tidligt tidspunkt kan du undgå potentielle problemer senere hen i forløbet.
Vær tydelig med hensyn til beslutningstagning
Det er vigtigt at gøre sig klart, hvordan beslutningerne skal træffes i løbet af projektet. Vil der være konsensus? Hvem har det sidste ord?
Interessenterne skal vide, hvem de kan henvende sig til med spørgsmål eller bekymringer, og de skal forstå beslutningsprocessen, så de kan komme med input på det rette tidspunkt.
Styr forventningerne til omfangsforringelse
Scope Creep er et almindeligt problem i projektledelse, og det kan let føre til frustrerede interessenter, hvis det ikke håndteres korrekt.
Vær klar over, hvad der ligger uden for projektets omfang, og styr forventningerne i overensstemmelse hermed. Hvis en interessent ønsker noget, der ligger uden for omfanget, skal du forklare, hvorfor det ikke kan medtages og tilbyde alternativer, hvis det er muligt.
Det er også vigtigt at dokumentere eventuelle ændringer af omfanget, så alle er på samme side.
Vær fleksibel
Selv med de bedst udtænkte planer vil der være tidspunkter, hvor du skal være fleksibel for at imødekomme interessenternes behov.
Vær forberedt på at justere projektplanen efter behov, men sørg for, at alle ændringer først er godkendt af alle interessenter. På den måde undgår du overraskelser og frustrationer senere hen
Hvis du holder disse tips i tankerne, er du godt på vej til at håndtere forventninger og opnå et vellykket projektresultat.
Hvornår skal du forventningsafdække?
Du bør fastsætte forventninger til interessenterne fra starten og under hele projektet. Vær klar over, hvad projektet forsøger at opnå, hvad dets begrænsninger er, og hvordan beslutningerne vil blive truffet. Kommunikér regelmæssigt og vær forberedt på at justere planen efter behov.
