Derfor skal du tage et kursus i projektledelse!

Indholdsfortegnelse

Du har måske allerede set projekter køre fuldstændigt af sporet og ønsket, at du havde gjort tingene anderledes. Men uden en bestemt metodik kan det ofte være umuligt at få et projekt tilbage på sporet igen. Men på et kursus i projektledelse får du styr på de grundlæggende principper inden for projektledelse, herunder netop hvordan du kan få et projekt tilbage på sporet, når der er problemer i projektet. 

Du lærer også, hvordan du kan håndtere de menneskelige dynamikker i projektgrupper, hvilket stiller store krav til dine lederegenskaber. Et projekt samler ofte en flok mennesker fra forskellige dele af virksomheden, som alle har en forskellig motivation for at være med i projektet. Så det kræver meget af dig som projektleder at holde folk motiveret under projektet. Og du er, som projektleder ofte er uformel leder uden den mandat som formelt ledelsesansvar giver. Deltagerne i projektgruppen skal ofte arbejde i projektet parallelt med deres opgaver i virksomheden, hvorfor det nogle gange kan være problematisk at få dem til at prioritere projektarbejdet, og du har ofte ikke mandat til at sige, at de skal tilsidesætte dagligdags opgaverne midlertidigt. 

Målet med at have en projektleder på et projekt er også at undgå feberredning og ad-hoc løsninger. Som ofte drives et projekt uden en projektleder på et meget taktisk og reaktivt niveau. En af de bedste ting ved at have en projektleder på projektet er, at han vil sikre, at der er en klar strategi for projektet, han vil samtidig kunne holde et klart overblik over projektet og kunne tage stilling omkring ting, der er længere ude af horisonten. Det jeg ofte ser, det er, at når der ikke er en projektleder, men at en i arbejdsgruppen agerer som projektleder, så bliver beslutningerne taget med en meget kortsigtet horisont. “Vi skal bare overleve lidt endnu” mentaliteten tager over, og der er større chance for, at projektet afviger fra projektet vision‐statement. 

En af de største udfordringer for mange projektledere er også, at deres rolle ikke altid er klart defineret, og at de ikke har den fornødne opbakning fra virksomheden til at tage de svære beslutninger. Jeg har selv prøvet at være projektleder i nogle projekter, hvor jeg ikke selv havde mandat til at tage nogen større beslutninger, og for at sige det ligeud, så endte de projekter ikke specielt godt. Vi fik i de projekter nogle gode leverancer, men projektet kunne have været ovre meget hurtigere, gjort billigere, end det endte med at koste, hvis jeg som projektleders havde haft opbakningen til rent faktisk at lede projektet. 

Men det allervigtigste, som du lærer på et projektlederkursus, er meget enkelt: At skaffe mandat fra ledelsen og projekt‐sponsorer til at tage større beslutninger i projektet og kunne sikre ressourcer til projektet, samt defineret dit ledelsesmæssige mandat over for projektgruppen. 

Hvor galt kan det egentlig gå?

Et projekt, der ikke er kørt korrekt, eller endda er kørt, uden en projektleder kan være en meget dyr affære. En undersøgelse lavet af Project Management Institute viste, at virksomheder og organisationer kan forvente et gennemsnitligt tab på omkring 10% ved et projekt. Det vil sige, at du gennemsnitlig vil tabe 100.000 kr. på en 1 million kroner investering. Det er et enormt højt tal. Herunder er der et par eksempler på projekter som ikke gik helt som forventet:

Operahuset i Sidney

Operahuset i Sidney er en af verdens mest ikoniske bygninger, og genkendt verden rundt. Bygningen er designet af den danske arkitekt Jørn Utzon i 1957, og projektet blev derefter startet i 1959.

Projektet var sat til at tage 4 år og ville koste omkring 35 millioner kroner. Men sådan endte projektet ikke. Faktisk endte det med at tage 14 år at opføre bygningen, og det endte med at koste (og hold nu fast) 510 millioner kroner at færdiggøre projektet.

Operahuset i Sidney har derfor gået ind i historiebøgerne omkring, hvor galt et projekt kan gå. Et af de største problemer med projektet var, at projektets mål og leverancer ikke var tydeligt defineret, inden projektet blev startet. Samtidig var estimering af projektet ikke færdigt, faktisk var tegningerne af operahuset slet ikke færdige, før projektet blev sat i gang, hvorfor der meget hurtigt blev skabt forvirring og fejl.

Hele projektet var dømt til at gå galt, allerede før det startede, da der ikke var en projektleder til at sikre, at disse fundamentale dele af projektet var til stede ved projektets start.

Hvad er din rolle som projektleder?

Du kommer til at have rigtig mange hatte på som projektleder. Du kommer til at have det overordnet ansvar for projektet og står for alt, hvad der har med strategi, kommunikation, budget, udvikling og overlevering at gøre. Det er dig som projektleder, som sikrer dig, at virksomheden får den værdi, som de har betalt for, og at folk i projektgruppen trives med deres opgaver. 

Ud over at lede selve projektgruppen så skal projektlederen også holde styr på interessenter uden for projektgruppen. Projekter i virksomheden påvirker mange af de ansatte – også dem, som ikke er med til at arbejde på selve projektet. Og det er ikke alle, som jubler, når der er forandringer i deres hverdag. Så det er også en stor del af projektlederes opgave at informere forskellige interessentgrupper i virksomheden. Som oftest skal disse forskellige grupper have forskellige informationer og benefits præsenteret. Får du som projektleder ikke solgt projektet ind i virksomheden, så står du nu med risikoen af, at folk ikke tager projektet til dig. Det har jeg eksempelvis set tidligere, når en virksomhed har implementeret et nyt CRM system uden ordentligt at inkludere salgsorganisationen, og har set virksomheder, der har implementeret et marketing‐automation system uden at høre deres marketing kontakter af hvad de manglede. For at sige det mildt så fejlede begge projekter, ikke fordi leverancen ikke var god, det var begge fine systemer. Men hverken salg eller marketing begyndte at bruge systemerne, da de bare var blevet smidt i deres skød. 

Mark Guldbrandsen

Mark Guldbrandsen

Erfaren projektleder med speciale i digitale projekter. Rig på erfaring med udvikling og udrulning af hjemmesider, webshops, CRM systemer og meget andet.

Værktøjer som jeg arbejder med til dagligt:

AGIL PROJEKTLEDELSE

EN TRIN-FOR-TRIN GUIDE TIL EFFEKTIV PROJEKTLEDELSE

EN SKRIDT-FOR-SKRIDT GUIDE TIL EFFEKTIV PROJEKTLEDELSE

Jeg har lavet denne guide til at hjælpe dig med at drive dine projekter mere succesfuldt. Der er mange bevægende dele i de fleste projekter, og man kan hurtigt overse nogle dele af projektet. Jeg har derfor lavet denne trin-for-trin guide til effektiv projektledelse. 

Du kan med andre ord bruge denne guide til dit næste projekt og dermed sikre dig, at du husker alt. Jeg har tilmed inkluderet links til uddybende beskrivelser af de forskellige dele af projektet. 

Grunden til, at jeg lavede guiden var, at jeg gerne ville lave, en mere håndgribelig guide til projektledelse. En som var knap så teoretisk som SCRUM eller Prince2. Så du vil nok finde denne guide lettere at implementere i praksis, end de mere traditionelle projektledelses metoder.