Derfor skal du tage en projektledelse uddannelse!

Indholdsfortegnelse

Du har måske allerede set projekter køre fuldstændig af sporet og ønsket, at du havde gjort tingene anderledes. Men uden en bestemt metodik kan det often være umuligt at få et projekt tilbage på sporet igen. Men på et projektlederkursus får du styr på de grundlæggende principper inden for projektledelse, herunder netop hvordan du kan få et projekt tilbage på sporet når der er problemer i projektet. 

Du lære også hvordan du kan håndtere de menneskelige dynamikker i projektgrupper, hvilket stiller store krav til dine lederegenskaber. Et projekt samler ofte en flok mennesker fra forskellige dele af virksomheden, som alle har en forskellig motivation for at være med i projektet. Så det kræver meget af dig som projektleder at holde folk motiveret under projektet. Og du er som projektleder ofte er uformel leder, uden den mandat som formelt ledelsesansvar giver. Deltagerne i projektgruppen skal ofte arbejde i projektet parallelt med deres opgaver i virksomheden, hvorfor det nogen gange kan være problematisk at få dem til at prioritere projektarbejdet, og du har ofte ikke mandat til at sige at de skal tilsidesætte dagligdags opgaverne midlertidigt. 

Målet med at have en projektleder på et projekt er også at undgå feberredning og ad-hoc løsninger. Som ofte drives et projekt uden en projektleder på et meget taktisk og reaktivt niveau. En af de bedste ting ved at have en projektleder på projektet er at han vil sikre at der en klar strategi for projektet, han vil samtidig kunne holde et klart overblik over projektet, og kunne tage stilling omkring ting der er længere ude af horisonten. Det jeg ofte ser, det er at når der ikke er en projektleder, men at en i arbejdsgruppen agere som projektleder, så bliver beslutningerne taget med et meget kortsigtet mindset. “Vi skal bare overleve lidt endnu” mentaliteten tager over, og der er større chance for at projektet afviger fra projektet vision statement. 

En af de største udfordringer for mange projektledere er også, at deres rolle ikke altid er klart defineret, og at de ikke har den fornødne opbakning fra virksomheden til at tage de svære beslutnigner. Jeg har selv prøvet at være projektleder i nogle projekter hvor jeg ikke selv havde mandat til at tage nogen større beslutninger, og for at sige det ligeud, så endte de projekter ikke specielt godt. Vi fik i de projekter nogle gode leverancer, men projektet kunne have været ovre meget hurtigere, gjort billigere end det endte med at koste, hvis jeg som projektleders havde haft opbakningen til rent faktisk at lede projektet. 

Men det allervigtigste som du lære på et projektlederkursus er meget enkelt: At skaffe mandat fra ledelsen og projekt sponsorer til at tage større beslutninger i projektet og kunne sikre ressourcer til projektet, samt defineret dit ledelsesmæssige mandat over for projektgruppen. 

Hvor galt kan det egentlig gå?

Et projekt der ikke er kørt korrekt, eller endda er kørt uden en projektleder kan være en meget dyr affære. En undersøgelse lavet af Project Management Institute viste at virksomheder og organisationer kan forvente et gennemsnitlig tab på omkring 10% ved et projekt. Det vil sige, at du gennemsnitlig vil tabe 100.000 kr. på en 1 million kroner investering. Det er et enormt højt tal. Herunder er der et par eksempler på projekter som ikke gik helt som forventet:

Operahuset i Sidney

Operahuset i Sidney er en af verdens mest ikoniske bygninger, og genkendt verdenen rundt. Bygningen er designet af den danske arkitekt Jørn Utzon i 1957, og projektet blev derefter startet i 1959.

Projektet var sat til at tage 4 år og ville koste omkring 35 millioner kroner. Men sådan endte projektet ikke. Faktisk endte det med at tage 14 år at opføre bygningen, og det endte med at koste (og hold nu fast) 510 millioner kroner at færdiggøre projektet.

Operahuset i Sidney har derfor gået ind i historiebøgerne omkring hvor galt et projekt kan gå. Et af de største problemer med projektet var at projektets mål og leverancer ikke var tydeligt defineret inden projektet blev startet. Samtidig var estimering af projektet ikke færdigt, faktisk var tegningerne af operahuset slet ikke færdige, før at projektet blev sat i gang, hvorfor der meget hurtigt blev skabt forvirring og fejl.

Hele projektet var dømt til at gå galt allerede før det startede da der ikke var en projektleder til at sikre at disse fundamentale dele af projektet var til stede ved projektets start.

De otte offentlige IT-projekter

Der er selvfølgelig også de famøse offentlige IT-projekter som ikke helt er kommet i mål, og dem som er, har ikke gjort tingene nemmere eller bedre for dem som bruger systemet. Der er forskellige grunde til at disse projekter er trukket så meget ud, og gået så meget over budget.

Jeg har snakket med nogle projektledere som var inde over projektet, som desværre kom for sent ind i projektet. Men igen var det den klassiske, man var overambitiøs i sin estimering, man ville ikke bruge for meget tid i forstadiet (man ville bare i gang) og man havde ikke en gennemarbejdet plan for projektet.

Disse projekter har kostet de danske borgere mange millioner kroner, bare SKATs nye inddrivelses system gik over 300 millioner over budget.

Hvad er din rolle som projektleder?

Du kommer til at have rigtig mange hatte på som projektleder. Du kommer til at have det overordnet ansvar for projektet, og står for alt hvad der har med strategi, kommunikation, budget, udvikling og overlevering at gøre. Det er dig som projektleder som sikre dig at virksomheden får den værdi som de har betalt for, og at folk i projektgruppen trives med deres opgaver. 

Ud over at lede selve projektgruppen så skal projektlederen også holde styr på interessenter uden for projektgruppen. Projekter i virksomheden påvirker mange af de ansatte – også dem, som ikke er med til at arbejde på selve projektet. Og det er ikke alle som jubler når der er forandringer i deres hverdag. Så det er også en stor del af projektlederes opgave at informere forskellige interessentgrupper i virksomheden. Som oftest skal disse forskellige grupper have forskellige informationer og benefits præsenteret. Får du som projektleder ikke solgt projektet ind i virksomheden, så står du nu med risikoen af at folk ikke tager projektet til dig. Det har jeg eksempelvis set tidligere når en virksomhed har implementeret et nyt CRM system uden ordentligt at inkludere salgsorganisationen, og har set virksomheder der har implementeret et marketing automation system uden at høre deres marketing kontakter af hvad de manglede. For at sige det mildt, så fejlede begge projekter, ikke fordi leverancen ikke var god, det var begge fine systemer. Men hverken salg eller marketing begyndte at bruge systemerne da de bare var blevet smidt i deres skød.  

10 typiske opgaver som du vil sidde med som projektleder: 

  1. Lave en business case, kravspecifikation og vision statement.
  2. Estimere projektet og lave en retvisende projektplan
  3. Planlægning og ressourceallokering under hele projektet projektet.
  4. Lede og motivere ansatte i projektgruppen.
  5. Samle og sammensætte en optimal projektgruppe.
  6. Rapportere til ledelse eller projektets sponsorer.
  7. Holde projektet på sporet og grib ind, så snart du kan se at det er ved at gå galt. 
  8. Sikre at alle interessenter bliver holdt underrettet under hele projektet. 
  9. Løbende opfølgning med bureauer, systemleverandører og eksterne interessenter. 
  10. Sikre en succesfuld overlevering til drift når projektet er endt. 
  11. Lave en opfølgning på projektet, og måle på resultaterne af projektet.
Mark Guldbrandsen

Mark Guldbrandsen

Erfaren projektleder med speciale i digitale projekter. Rig på erfaring med udvikling og udrulning af hjemmesider, webshops, CRM systemer og meget andet.

Skriv en kommentar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *

Værktøjer som jeg arbejder med til dagligt: