Hold styr på projektbudgettet

Sådan holder du styr på projektbudgettet

Indholdsfortegnelse

I dette indlæg vil jeg introducere dig for processen bag styring af projektbudgettet, og hvordan du sikrer dig, at du holder budgettet. Den første opgave er at sætte et realistisk budget baseret på omkostningsestimaterne for projektet, og den anden er at holde styr på omkostninger undervejs, så de bliver inden for det opstillede budget.

Det at skulle styre et projektbudget kan være både en meget dynamisk og kompleks proces, og formålet med dette indlæg er at give dig en generel forståelse for, hvad der skal til, så du ved, hvad der skal gøres for at kunne holde projektet inden for budgettets rammer. 

Få styr på projektbudgettet før projektstart

Når du tænker over det, handler projektledelse i særdeleshed også om omkostningsstyring. Når alt kommer til alt, hvis projektet ikke tilfører mere værdi end udgifterne ved projektet (penge, tid, ressourcer, osv.), så har projektet vel ikke været succesfuldt? At kontrollere omkostningerne og maksimere udbyttet (omsætning eller øget produktivitet) er hele pointen ved at drive projekter i private virksomheder, hvor mere omsætning og højere overskud er virksomhedens primære fokus. 

Med det i mente er det derfor også vigtigt, at du lærer, hvordan du styrer budgettet med hård hånd for, at styregruppen vil kunne se projektet som værende succesfuldt. Vi vil nedenfor gennemgå nogle omkostningskontrol‐metoder, som kan hjælpe dig med at holde budgettet og undgå de såkaldte “uforudsete” udgifter. Har selvfølgelig sat “uforudsete” i gåseøjne da de, som ofte kun er uforudsete på grund af manglende forarbejde eller risikoanalyse. 

En dygtig og erfaren projektleder vil let kunne analysere målene i et kommende projekt og estimere opgaverne, og igennem hele projektet sikre, at målene bliver leveret til den aftalte pris. 

Estimer omkostningerne i projektet

Nogen af omkostningerne er åbenlyse og nemme at beregne, men andre kan være lidt svære at sætte en finger på. En af de åbenlyse omkostninger i et hvert projekt er de folk, der arbejder på projektet. Om du regner folks timeløn med ind i dit projekt eller ej, så er projektgruppens lønninger en stor del af de indirekte omkostninger til et projekt internt i virksomheden. Jeg har haft flere projekter, hvor jeg har haft flere personer på projektet næsten fuld tid i 5-6 måneder. Hvis man regner deres løn med i projektet, så bliver det hurtigt mange hundredetusinde. 

Det er derfor utrolig vigtigt, at du er meget skarp til at estimere størrelsen af projektet og estimere, hvor mange timer det vil tage. Jeg har netop skrevet om dette i indlægget “Lær hvordan du estimerer projekter”.

De “uforudsete” omkostninger er selvfølgelig noget svære at håndtere, og de kan variere meget fra virksomhed til virksomhed og fra projekt til projekt. Men du kan spotte mange af dem ved grundigt at gennemgå projektets kravspecifikation og omfang/afgrænsning. Kig på det, og tjek om alt er en del af din estimering. Det kan godt tage en del tid at gennemgå alle del-elementerne i projektets kravsspecifikation, men brug gerne den tid nu. Det, du skal kigge efter, er selvfølgelig at estimere, hvor mange timer det vil tage at lave en given opgave. Men der hvor “uforudsete” udgifter ofte gemmer sig, er ikke i timerne, men eksempelvis i licens og abonnementer til softwares som skal bruges til projektet. Kig derfor på, hvad der skal bruges til at løse projektet, og hvad de koster. Det er disse indirekte udgifter, som kommer bag på mange projektledere under projektet, da de ikke direkte fremgik i projektets specifikation. 

Fastsætte projektbudgettet

Det at sætte projektbudgettet er egentlig formaliseringen af projektet. Nu er projektet ikke længere bare en ide, nu er det faktisk klar til at blive påbegyndt. Og det er nu, du skal trække på dit store forarbejde i form af projekt‐estimering og projekt‐specificering. 

Projektbudgettet er ikke bare et hjælperedskab for dig som projektleder, det er samtidig også dørmanden, som enten blokerer eller lukker dig igennem porten, så du kan starte projektet. 

Det er altid svært at vurdere, når man ligger projektbudgetterne om, hvor stor en buffer man skal ligge ind i sine estimater. Man skulle jo nødig løbe tør for penge undervejs i projektet, men samtidig vil man helst ikke have, at man slet ikke kommer i gang med projektet, fordi det var for dyrt, og fordi projektet ikke gav nok værdi for virksomheden til at kunne retfærdiggøre den pris. 

Sådan kontrollere du omkostningerne 

Du er nødt til at være opmærksom under hele projektet ikke bare på projektets fremgang, men især også på projektetbudget. Alt for tit ser man projektet være foran tidsplanen, fordi man starter ud med et sprint, hvor man henter flere ressourcer ind end nødvendigt for hurtigere at komme i gang. Men pludselig mister projektet pusten, da budgettet er ved at rende ud, og det går pludselig (alt for sent) op for projektlederen, at han lagde ud med at sprinte, selv om han egentlig var ved at løbe et maraton.

Dog skal det også siges, at bare fordi du har fået en bestemt sum penge godkendt, så behøver du ikke for alt i verdenen at sikre dig, at alle pengene bliver brugt. Jeg har tidligere leveret projekter til over den halve pris af, hvad der var projektbudgetteret med, fordi vi undervejs fandt nogle gode måder at spare penge på. Det samme vil du nok også opleve i nogen af dine projekter. Og i sådant tilfælde viser det netop dine færdigheder som projektleder, hvis du kan gøre det samtidig med, at du leverer projektet til tiden. 

Projektets omfang og budget bliver derfor udgangspunktet for alle projektlederens beslutninger i løbet af projektet ud fra, hvordan beslutningen påvirker fremgangen i projektet og budgettet. Og selv projekter med grundig estimering af arbejdsopgaverne og budgettet er dømt til at fejle, hvis du ikke også tager højde for følgende spørgsmål: 

  • Er projektets omfang og krav veldokumenteret og gennemarbejdet?
  • Er produktivitetsraten realistisk? Det er med andre ord et estimat på, hvor hurtigt folk i projektgruppen kan løse en opgave. Mange faktorer kan påvirke denne. 
  • Er ressourcerne allokeret i projektet tilgængeligt ved projektstart, og har de stadig tid til at være så meget med i projektet, som der blev estimeret med under planlægningen af projektet? 
  • Hvilke dele af projektet har den største chance for at få projektet til at køre af sporet? Og hvad er chancen for, at det sker? 

Lige som med så mange andre projektledelses processor, så er omkostningskontrol arbejdet en proces, som er i konstant forandring. Ved hvert projekt, du står for lærer du nye aspekter, som du kan implementere i dine kommende projekter.

Omkostningskontrol

Omkostningskontrol forsøger derfor at besvare følgende spørgsmål:

  1. Er projektet på rette spor i forhold til projektbudgettet og projektets fremgang?
  2. Ser det ud til, at projektbudgettet vil fortsætte med at være på sporet, eller kan du se noget i horisonten, som kunne påvirke det? 
  3. Hvis du ser noget ude i horisonten, hvad kan du så gøre for at styre udenom, eller begrænse dets effekt på projektet og budgettet? 

Konklusion

For at kunne besvare disse spørgsmål skal du have følgende: 

  1. Opdateret projektbudget for projektet i sin helhed.
  2. Opdateret projektbudget granuleret ned til hver opgave, så du der kan se, om du er forud eller bagud på budgettet undervejs i projektet.
  3. Opdateret projektbudget fordelt på uger/måneder, så du kan se ikke bare på om opgaverne holder budgettet, men også kan se din “burn rate” altså med andre ord, hvor hurtigt du bruger pengene, og hvornår du så løber tør for pengene. Denne er vigtig i forhold til mit eksempel med sprinteren, der løb et maraton. 

Med disse tre værktøjer kan du hurtigt give styregruppen en detaljeret rapport på budgettet ved at rapportere på de planlagte og de aktuelle omkostninger. Og med disse tre værktøjer bliver det let at besvare et hvert spørgsmål, de måtte have. Du kan lave et enkelt Excel-ark, som har alle disse tal i et enkelt og brugervenligt overblik. Se mit eksempel nedenfor, start med at indtaste budgettet for hver opgave, og ret start‐datoen for projektet. Derefter skal du bare skrive omkostningerne ind på den givne opgave i den måned, hvor den forekom.

Mark Guldbrandsen

Mark Guldbrandsen

Erfaren projektleder med speciale i digitale projekter. Rig på erfaring med udvikling og udrulning af hjemmesider, webshops, CRM systemer og meget andet.

Værktøjer som jeg arbejder med til dagligt:

AGIL PROJEKTLEDELSE

EN TRIN-FOR-TRIN GUIDE TIL EFFEKTIV PROJEKTLEDELSE

EN SKRIDT-FOR-SKRIDT GUIDE TIL EFFEKTIV PROJEKTLEDELSE

Jeg har lavet denne guide til at hjælpe dig med at drive dine projekter mere succesfuldt. Der er mange bevægende dele i de fleste projekter, og man kan hurtigt overse nogle dele af projektet. Jeg har derfor lavet denne trin-for-trin guide til effektiv projektledelse. 

Du kan med andre ord bruge denne guide til dit næste projekt og dermed sikre dig, at du husker alt. Jeg har tilmed inkluderet links til uddybende beskrivelser af de forskellige dele af projektet. 

Grunden til, at jeg lavede guiden var, at jeg gerne ville lave, en mere håndgribelig guide til projektledelse. En som var knap så teoretisk som SCRUM eller Prince2. Så du vil nok finde denne guide lettere at implementere i praksis, end de mere traditionelle projektledelses metoder.