Få lavet en brugertest

Sådan håndterer du ændringer i dine projekter!

Der kan ofte ske ændringer på projekter. Hvis du har været projektleder på et projekt, så har du sikkert oplevet det flere gange.

Nogle gange er ændringen stor, og kræver en justering til omfanget og projektplanen. Andre gange er den minimal og kræver ikke særlig meget.

Uanset hvad, skal du som projektleder være helt ajour med ændringer og sørge for, at de ikke påvirker budgettet, tidslinjen eller projektgruppen negativt. Du kan muligvis ikke skærme projektet mod ændringer, men du kan håndtere dem.

Hvad er forandringsledelse?

”Forandringsledelse” refererer indenfor projektledelse til processen der benyttes til at identificere, dokumentere og udbedre ændringer i et projekt. Den ændring kan ændre omfanget, budgettet, ressourcerne og tidslinjen i et projekt. Eller det kan bare ændre et eksisterende projektkrav og intet andet.

Ligesom projekter, så kommer ændringer i mange størrelser. Så det er op til dig som projektleder at holde øje med dem, og bruge de rigtige procedurer til at undgå, at projektet bryder sammen.

Enhver organisation håndterer forandringsledelse forskelligt, men en formular til anmodning om ændringer er et simpelt værktøj du kan bruge til at dokumentere og følge ændringer løbende.

Hvordan håndterer man ændringer i projektet?

Uanset om du har en proces for forandringsledelse på plads eller ej, så er det vigtigt at gennemtænke de logiske skridt du skal tage for at acceptere og godkende en ændring i projektet. Nedenfor svarer jeg på hvordan du kan håndterer det.

Evaluer påvirkningen fra ændringen

Når en stakeholder eller et teammedlem anmoder om ændringer, skal du sørge for at undersøge det nærmere, så du sikrer at ændringen er nødvendig. Herefter skal du kigge på de mulige påvirkninger fra ændringer.

Her er et par simple spørgsmål, der kan hjælpe dig og din projektgruppe med at beslutte, hvordan ændringen skal håndteres.

  • Hvad er ændringen?
  • Hvorfor bliver ændringen introduceret?
  • Bidrager ændringen til vores projektmål?
  • Hvilke udfordringer skaber ændringen?

Når du har talt om disse spørgsmål sammen med projektgruppen og stakeholders, kan du fokusere på, hvordan ændringen vil påvirke din tidslinje og budget. Det er en god idé at samle din projektgruppe og tale om, hvor meget arbejde den forestående ændring vil påkræve.

For eksempel, lad os sige, at du skal i gang med at installere en nedgravet pool, og kunden beslutter sig for at tilføje et boblebad efter poolen allerede er blevet udgravet. Du er nødt til at finde ud af, hvordan dette påvirker den eksisterende plan, arbejde og, eventuelt, omkostninger, før du går videre med projektet.

Det lyder trods alt ret dyrt og tidskrævende at skulle stoppe arbejdet for at omdesigne poolen, få kundens godkendelse til det nye design, og bestille de rette materialer.

I visse tilfælde kan stakeholderen være okay med ændringen, og de relaterede omkostninger. Men det kan ofte være en lige så stor overraskelse for dem, som den oprindelige ændring var for dig!

Vær omhyggelig og få udpenslet alle de trin som ændringen vil påkræve – sørg for at være specifik omkring det potentielle skema for projektet og påvirkningen af budgettet. På denne måde kan alle blive enige om de næste skridt, og alle ekstra omkostninger før I fortsætter med arbejdet.

Juster din projektplan

Når først alle er blevet enige om de næste trin, så er det tid til at opdatere din plan. Hvis du har en dokumenteret plan, er det nemmere at håndtere ændringer frem mod færdiggørelsen, da det giver et enkelt referencepunkt for den rigtige information om projektet. Se også de andre måder, som en plan kan gavne dine projekter på, her.

Hvis ændringen påvirker din tidslinje, så sørg for at etablere et udgangspunkt for din plan før du rykker rundt i opgaverne, så du kan holde øje med ændringerne til planen over tid. Du kan bruge disse oplysninger til at informere om beslutninger i projektet og forbedre planlægningen i fremtiden.

Sørg herefter for at justere alle de påvirkede opgaver i din plan for at sikre at den er opdateret. Har du brug for at ændre eller ombesætte flere opgaver på én gang?

Sådan her kan du vælge flere opgaver i TeamGantt og lave hurtige, nemme opdateringer:

Kommuniker ændringerne

Hver gang du laver ændringer til din plan, så skal du selvfølgelig give besked til din projektgruppe og stakeholders. På denne måde er alle informerede omkring hvad der skal gøres fremadrettet, og kan arbejde sammen om at få projektet gennemført med succes.

Her er et par enkle måder du kan give besked om projektændringer på:

  • Inkluder opdateringer i din næste statusrapport på projektet.
  • Inkluder alle ændringer til tidslinje, omfang eller bemanding i opgavekommentarerne i TeamGantt.
  • E-mail et view-only link til din plan til ledere og stakeholders med en kort forklaring om hvad der har ændret sig.

Hvordan skal man dokumentere ændringer?

Den bedste måde at dokumentere og få godkendelse til ændringer (og alt dette medfører) er at dokumentere anmodningerne om ændringer.

Ikke sikker på hvor du skal starte? Download en kopi af Teamgants gratis Google Docs skabelon til en Project Change Order Request formular.

Brug af skabelonen til ændringer

Det er langt nemmere at dokumentere dine projektændringer og godkendelser når du bruger vores skabelon.

For at ændre skabelonen, skal du gemme en kopi til dit eget Google Drive først. Klik på Fil > Lav en kopi (eller Fil > Download som), og så er du klar!

Her er en hurtig oversigt over formularen og felterne, så du ved hvordan du bruger den bedst til dine ændringer:

  • Projektnavn: Ethvert projekt har et navn, så specificer hvilket projekt ændringen er relateret til her.
  • Anmodet af: Hvem har anmodet om ændringen? Inkluder stakeholderens navn her, så de har ansvar for ændringen og dens indvirkning.
  • Navn på anmodning: Denne her kan være svær, men giv anmodningen et simpelt navn der indikerer hvad ændringen indeholder. For eksempel, kan vi kalde vores tidligere eksempel med poolen for ”Boblebad tilføjelse”.
  • Anmodningsnummer: Husk, at projekter kan ændres en del, og du skal måske gennemføre mere end én ændring. Giv hver af dem et nummer, så du kan identificere hver ændring.
  • Ændringsbeskrivelse: Dette er en kort beskrivelse af ændringen der er blevet anmodet.
  • Ændringsårsag: Giv en forklaring om, hvorfor ændringen er blevet anmodet. Tal om årsagerne til ændringen med dine stakeholders, og dokumenter deres forklaring. Mange gange skal ændringer forklares med særlige begreber, så andre kan godkende det.
  • Påvirkning fra ændring: Dette er det helt centrale i anmodningen! Sørg for klart at opridse hvordan ændringen vil påvirke alle aspekter i projektet: Omfanget, budgettet, tidslinje, ressourcer, kommunikation, etc. Nogle gange er det kort og simpelt. Andre gange skal du definere indvirkningen på hver kategori. Denne sektion kan blive lang, og det er helt okay! Præcise detaljer er det vigtigste.
  • Foreslået handling: Her er endnu en sektion, hvor der skal være fokus på detaljerne. Skitser de trin der er påkrævet for at håndtere ændringerne. Inkluder gerne de anslåede timer eller dage der skal bruges for at udføre arbejdet, og justeringer til omfanget. Det er enhver slags handling du skal udføre, for at gennemføre ændringen.
  • Tilknyttede omkostninger: Dette felt kan være valgfrit for dig, og det er okay. Men hvis du håndterer budgetter og kontrakter, så sørg for at inkludere alle øgede omkostninger.
  • Godkendt af, og dato: En signatur kan ofte være et knudepunkt når det handler om forandringsledelse. Det er fordi, at personen der anmodede om ændringen, ikke altid ender med at være personen der rent faktisk godkender (eller finansierer) den ændring. Igen, hvis du håndterer budgetter og kontrakter, er dette vigtigt. Hvis du ikke gør, så skal du stadig være sikker på, at projektlederen er enig i ændringerne og er klar over påvirkningen før I fortsætter.

Skræddersy skabelonen til ændringsformularen

De har holdt denne ændringsformular kort, for det er det basale du skal bruge til at håndtere ændringer i flere projekter. Skabeloner skal trods alt gøre livet nemmere!

Du er velkommen til at justere denne skabelon så den virker for dig. Du kan tilføje dit eget logo til sidehovedet eller endda formatere din ændringsformular, så det er en skriftlig kontrakt i stedet for en formular.

Uanset hvad du gør, så sørg for at inkludere en form for skriftlig aftale i din forandringsledelse.

Mark Guldbrandsen
Mark Guldbrandsen
Certificeret projektleder med speciale i digitale projekter. Jeg deler her på bloggen mine erfaringer med projektledelse.

Del dette indlæg:

Del på facebook
Facebook
Del på twitter
Twitter
Del på linkedin
LinkedIn
Effektiv projektledelse – Din trin-for-trin guide til at drive succesfulde projekter

Brug for hjælp til dine projekter?

Jeg sender dig gerne de første seks kapitler af min bog “Effektiv Projektledelse” – Jeg er sikker på den kan hjælpe dig. Se en oversigt over kapitlerne her: 

Måske du også er interesseret i disse indlæg:
gantt projektplan

Sådan laver du en god projektplan

Introduktion I dette indlæg vil jeg give et eksempel på, hvordan du kan lave en optimal projektplan. En god projektplan kan hjælpe med at få dine kollegaer eller kunder til at forstå projektet, uanset hvor

Læs mere
Lav en interessentanalyse

Interessentanalyse: En trin-for-trin guide

Introduktion En interessentanalyse er, som ordet indikerer en analyse af projektets interessenter – dvs. enhver person, som har interesse i projektet. Det er vigtigt at lave en interessentanalyse i starten af projektet. Men det kan

Læs mere