Når du arbejder på et projekt med en kunde eller endda med en projektejer, er det vigtigt at være 100% sikker på, at de forstår alle de detaljer, dit team har diskuteret.
Husk, at dine kunder muligvis ikke er fortrolige med din proces eller dine leverancer, så dette er din chance for at oplyse dem.
Sørg for at oprette et online eller et personligt møde for at gennemgå projektplanen i detaljer. Inden du dykker ned i din projektplan, skal du dele projektets tidslinje med din kunde, så de kan se dit teams proces og fokus den kommende tid. Hvis du vil sende tidslinjen til din kunde på forhånd, er det let at gøre i TeamGantt.
Chancerne er, de vil blive forvirrede af, hvad de ser på, så du skal benytte lejligheden til at gennemgå det linje for linje.
Dette kan lyde omfangsrigt, men det er et vigtigt skridt i at sikre, at de er enige, ikke kun med hensyn til timing, men også om, hvordan du leverer det endelige produkt. Brug den indledende gennemgang af din plan som din chance for at uddanne din kunde i at sætte klare forventninger til projektet.
Følg disse trin til at præsenterer din projektplan
Forklar din projektledelsesproces
Forklar din overordnede projektledelsesproces, og hvordan du som et team nåede frem til tilgangen. Du er velkommen til at forklare, hvordan det har fungeret på tidligere projekter, eller hvorfor du prøver noget nyt. Ligegyldigt hvad, stå bag tilgangen og vær sikker på dens potentiale for projektsucces.
Gennemgå projektleverancerne
Gennemgå leverancerne og alle de detaljer, der hjælper dig som team med at producere dit projekt til tiden. Det er vigtigt at forklare, hvad der skal gøres for at færdiggøre en leverance, og hvorfor det tager den tid, du har afsat. Hvis du forklarer disse detaljer nu, vil dine kunder ikke presse på for urealistiske deadlines. Og hvis din plan viser opgaver, vil din kunde forstå, hvor meget arbejde der udføres.
Mens du gennemgår din plan, kan din kunde have spørgsmål om, hvad en leverance er, og hvad den gør. Dette er fantastisk, fordi det betyder, at de er involveret i processen og ser frem til at se, hvad holdet vil levere!
Hvis du kan, kan du dele nogle lignende dokumenter eller leverancer fra andre projekter og forklare, hvad de har til hensigt at gøre (og ikke gøre), og hvordan de relaterer til andre projektleverancer og beslutninger.
Jo mere du kan uddanne dine kunder tidligt, jo lettere bliver det at vinde dem, når du præsenterer dit arbejde. Når alt kommer til alt er en kunde, der har investeret i og virkelig forstår dit arbejde, ikke kun en kunde – de er en partner.
Sæt forventninger til projektfeedback og godkendelser
I din plan har du sandsynligvis lavet nogle estimater baseret på den tid, dine kunder har brug for at gennemgå dit arbejde som et team og give feedback. Hvis du havde samtaler med dine kunder tidligt i processen, ved du, hvor meget tid de har brug for. Dette er din chance for at pege tilbage på den samtale, så de ved, at tidspunktet for leverbare gennemgangsprocesser er baseret på denne diskussion.
Selvfølgelig, hvis det ikke længere er tilfældet, skal du foretage justeringer. På dette tidspunkt vil du være så realistisk som muligt om, hvordan projektet vil gå. Der er ikke noget værre end at ændre gennemgangsprocessen – eller de involverede mennesker – midt på et projekt. Forklar dette for dine kunder, så de tænker to gange over timing og hvad der er realistisk for dem.
Når kunder ser den tid, de har brug for i forhold til den tid, du tager, samt deadline, vil de højst sandsynligt være motiverede til at arbejde hårdt for at overholde deres datoer og bidrage til at gennemføre store projektmilepæle til tiden.
Glem ikke at påpege afhængigheder
Hvis din kunde går glip af deres deadline, hvad vil det så gøre med projektet? Hvor kan du være fleksibel, og hvad gør dig nervøs? Læg det hele på bordet nu, og dokumenter det i mødedokumenter, så alle er opmærksomme på de potentielle problemer, du ser tidligt.
Diskuter dit team og andet projektarbejde
Det handler aldrig kun om arbejdet – det handler om de mennesker, der udfører arbejdet. Lad din kunde vide, at dit team har gennemgået planen, og påpeg emner, du diskuterede som et team, og hvordan du nåede frem til nogle beslutninger.
Der er meget værdi i at vise dine kunder den menneskelige side af din proces og dit team, fordi det ofte er let for dem at tænke på dig som en “butik”, der bare får arbejdet gjort. De kender ikke alle detaljer – og måske vil de ikke. Men hvis du giver dem indsigt i, hvem der gør hvad og andre vigtige ting, dit team arbejder på, hjælper det din kunde med at forholde sig lidt mere til dit team.
Det kan være vanskeligt at tale med kunder om andet arbejde, du laver, men det burde det ikke være. Faktum er, at du er en virksomhed, og du har andre kunder og projekter. Vis dine kunder det faktum, at du er meget omhyggelig med at planlægge din tid og dine projekter på en måde, der fungerer for dig og for dem.
Hvis du er virkelig god til dette, har du planlagt dit projekt omkring andre, og der vil være en lille pude i din timing for at foretage fremtidige skift. Selvom det ikke er tilfældet, er det en god ide at indstille forventningen om, at en 1-dags forsinkelse på din kunders side muligvis ikke svarer til en 1-dags forsinkelse på din side.
Blot at lade din kunde vide, at deres projektplan er udformet omkring andre kundeprojekter – med nøje opmærksomhed på ressourcetildeling- hjælper dem med at forstå vigtigheden af at holde sig til de datoer og proces, du har skitseret.
Bekræft alt med dit team og din kunde
Du har lagt en masse arbejde i at oprette denne plan, så det at tale gennem detaljerne for at sikre, at alle er komfortable med det, skal være ret vigtigt for dig. Hvis dette betyder at give din kunde og dit team lidt ekstra tid til at tænke igennem tingene alene, så være det.
Selvfølgelig vil du aldrig have, at denne proces skal tage så meget tid, at den forsinker noget af projektarbejdet. Du kan oprette planen, mens arbejdet er i gang – men lad det ikke gå ubekræftet for længe. Du vil være sikker på, at du har en aftale, fordi detaljerne i din plan vil diktere så meget – inklusive dine umiddelbare næste trin.
Administrer og opdater din projektplan
Bare fordi du har bekræftet din plan, betyder det ikke, at du er færdig med den! Faktisk finder du ud af, at din plan er et levende dokument. Som et minimum skal du opdatere kolonnen Procent fuldført på dit projekt dagligt eller ugentligt. Det er glædeligt at se dette antal stige!
Plus, chancerne for at du bliver nødt til at foretage justeringer her eller der er ret betydelige. Det er ikke almindeligt, at hvert projekt holder sig til sin plan 100%. Nye idéer påvirker processen, deadlines går over tid, og planerne ændres. Det kan betyde, at din deadline skal skifte, eller måske fungerer din proces ikke længere for projektet. Så længe du er fleksibel og kan tilpasse dig den ændrede karruseldør, kan din projektplan også gøre det.
Det er virkelig let at blive frustreret over en ændring i planerne, men lad det ikke genere dig. Husk, du har et team, der allerede er forpligtet til at komme med en plan, der fungerer, og en kunde, der er uddannet i din proces og leverancer.
Du har gjort et stort arbejde for at få disse mennesker om bord med planen! De investeres nok nu i planen og projektet til at være villige til at hjælpe med at foretage justeringer eller tænke igennem nye måder at arbejde på, hvis det er nødvendigt.
Endelig skal du sørge for at give opdateringer til dit team og dine kunder, når planerne ændrer sig. Opbevar din plan et tilgængeligt sted, men brug statusrapporter til at kommunikere, hvordan tingene går i forhold til planen.
