En scope statement er et værktøj, som projektledere bruger til at definere målene og leverancerne for et projekt. Den skitserer også de nødvendige ressourcer og tidsrammen for projektets afslutning. En velskrevet omfangsbeskrivelse kan hjælpe med at holde et projekt på sporet ved at give klar vejledning til alle involverede parter
Det første skridt i udarbejdelsen af en omfangsbeskrivelse er at identificere projektets primære mål. Når dette er blevet fastlagt, kan der opstilles specifikke mål og leverancer. De ressourcer, der er nødvendige for projektet, bør også identificeres sammen med en anslået tidsplan for færdiggørelsen
Det er vigtigt at bemærke, at omfangsbeskrivelsen ikke er ufravigelig; efterhånden som projektet skrider frem, kan det blive nødvendigt at revidere beskrivelsen for at holde projektet i gang. I sidste ende er formålet med omfangsbeskrivelsen at sikre, at alle parter, der er involveret i projektet, er klar over dets mål og målsætninger og er enige om, hvad der skal gøres for at nå dem
Hvordan laver man et Scope Statement?
En veludformet omfangsbeskrivelsen skal være kortfattet og uden jargon. Den skal klart angive projektets mål, leverancer og tidslinje. De ressourcer, der er nødvendige for projektet, bør også angives. I sidste ende er målet at sikre, at alle parter, der er involveret i projektet, er klar over dets mål og målsætninger og er enige om, hvad der skal gøres for at nå dem.
De følgende tips vil hjælpe dig med at udarbejde en klar og effektiv erklæring om omfanget af projektet:
Hold det kort og præcist
Omfangserklæringen skal være kortfattet og uden jargon. Den skal klart angive projektets mål, leverancer, tidsplan og de nødvendige ressourcer.
Få input fra alle interessenter
Før du færdiggør omfangsbeskrivelsen, skal du få input fra alle relevante interessenter. Dette vil sikre, at alle er på samme side, og at der opnås accept for projektet.
Gør det realistisk
Omfangsbeskrivelsen skal være realistisk. Den bør ikke skabe urealistiske forventninger for projektgruppen eller interessenterne.
Gennemgå og revider efter behov
Efterhånden som projektet skrider fremad, kan det være nødvendigt at revidere omfangsbeskrivelsen for at holde projektet på rette spor. Sørg for at gennemgå erklæringen regelmæssigt og foretage ændringer efter behov.
Hvad indeholder et Scope Statement dokument?
Et Scope Statement dokument skal gerne indholde følgende:
- Projektets forretningsmæssige mål
- Projektets mål
- Arbejdet der skal udføres i projektet
- Projektets leverancer
- De vigtigste milepæle i projektet
- Forhindringer og begrænsninger
- Forsætninger og antagelser i projektet
