To-do-lister er en fantastisk måde at holde styr på udestående opgaver, men de kan være dårlige for motivationen.
De ender ofte med at være for lange, for korte, for vage, for forvirrende, overengagerede, uhåndterlige, forældede og glemte eller endda for omhyggeligt planlagte.
Det virker ikke som en kompliceret øvelse – at skrive et par ting ned, du gerne vil have løst – men det er det ofte.
Hvis du har fundet ud af, at din simple to-do-liste er alt andet end simpel, så brug en eller flere af disse syv teknikker til at lave en bedre to-do-liste.
Bemærk, hvorfor hver opgave på din liste er vigtig
For mange af os føles to-do-lister som lænker. De tapper vores energi i stedet for at motivere os til at få mere gjort.
Art Markman, professor i psykologi og marketing ved University of Texas i Austin, siger, at dette skyldes, at vores to-do-lister alt for ofte blot er samlinger af kedelige, stressende eller banale opgaver: “Hvis du hver dag konfronterer dig selv med påmindelser om kun de mindst behagelige dele af dit job, vil det sandsynligvis ende med at undergrave din motivation til at komme på arbejde.”
Hvis det lyder som din to-do-liste, foreslår Markman en meget simpel løsning: omformulering af din liste til at være fokuseret omkring dit større formål på arbejdet. Hvis du forbinder opgaverne på din to-do-liste til dit større formål, vil de føles mindre kedelige og banale og mere vigtige og motiverende.
Overvej at tilføje en sætning til hver opgave på din opgaveliste, der forklarer værdien af at fuldføre denne opgave. Hvis du klart kan definere, hvorfor en opgave skal udføres, vil du føle dig mere motiveret til at fuldføre den.
Slet opgaver med lav/ingen værdi og Nice-to-Dos
En anden fordel ved at definere værdien af opgaverne på din to-do liste: det hjælper dig med at finde de opgaver, der sandsynligvis ikke er værd at udføre. Hvis du ikke kan finde ud af, hvilken værdi det vil give at udføre en opgave, bør du nok bare slette den fra din liste.
Et af de mest almindelige problemer med to-do-lister er, at de er overvældende. Når du konstant tilføjer nye opgaver til din liste, efterhånden som de dukker op i dit hoved, ender du ofte med alt for mange opgaver.
Hver dag skal du analysere alle disse elementer for at beslutte, hvad du skal fokusere på næste gang. Og hver dag stresser den voksende størrelse af din liste dig. Du kommer måske aldrig igennem dem alle.
Hvis du sletter opgaver med lav værdi, ingen værdi og gode ting at gøre fra din liste, hjælper det dig med at skabe en bedre to-do liste, fordi det gør din liste mere overskuelig, mindre stressende og mere let at holde overblikket.
Det holder dine mest presserende og vigtige opgaver top-of-mind og hjælper dig med at undgå at blive distraheret af opgaver, der ikke flytter nålen.
Opret en opgaveliste for hver uge eller hver dag
Hvis du har slettet alle dine opgaver med lav værdi og nice-to-have fra din to-do liste og stadig finder det overvældende, kan du overveje at bruge en af følgende prioriterings teknikker til at oprette en individuel to-do liste for hver uge eller dag:
- MITs – Zen to Done anbefaler at starte hver dag med at vælge mellem en og tre opgaver, du vil fokusere på den dag. Dette er dine vigtigste opgaver (MIT – Most Important Tasks), og du bør ikke arbejde på andet, før disse opgaver er afsluttet.
- Ivy Lee-metoden – I slutningen af hver arbejdsdag skal du vælge seks opgaver at fokusere på i morgen, sætte dem i prioriteret rækkefølge fra 1-6, og derefter arbejde på disse opgaver i prioriteret rækkefølge næste dag, indtil alle seks opgaver er færdige.
- 1-3-9 – I begyndelsen af hver arbejdsdag skal du vælge 13 opgaver at fokusere på den dag: en højprioritet opgave, tre mellemprioriterede opgaver og ni lavprioriterede opgaver. Udfør først den højt prioriterede opgave, efterfulgt af de mellemprioriterede opgaver og til sidst de lavt prioriterede opgaver.
Afhængigt af størrelsen på dine opgaver kan du gennemføre disse øvelser i starten af hver dag eller af hver uge. Hvis dine opgaver kun tager et par timer at fuldføre, burde den daglige fungere godt. Hvis du mest har større opgaver som strækker sig over flere dage, så planlæg og prioritér ugentligt.
Opdel store opgaver i mindre opgaver
En af de hurtigste måder at blive overvældet på, når du ser på din to-do liste, er at have en liste fyldt med store opgaver, som vil tage uger at fuldføre.
Lad os sige, at en af dine opgaver er “planlæg 2023 content marketing plan.” Det er en kæmpe opgave, der består af mange mindre opgaver som:
- Lav en søgeordsanalyse
- Lav en konkurrent analyse
- Gennemgå eksisterende indhold
- Gennemgå backloggen med indhold der skal skrives
- Indhente ideer fra kundeservice og salg
- Bede kunder om ideer
- Vurdere alle ideer
Det er hurtigt ugers arbejde, du har kombineret til en enkelt to-do opgave.
I stedet for at have masser af meget store opgaver på dine lister, så brug lidt tid på at dele de store opgaver ned i de mindste færdige komponenter.
Dette vil ikke kun gøre det nemmere at planlægge dine dage og uger, men det vil også give dig den tilfredsstillelse at se flere afsluttede punkter på din liste, hvilket burde være med til at motivere dig til at fortsætte med at arbejde dig igennem din liste.
Skriv en “Hvad jeg nok skal gøre”-liste
Mark Forster, forfatteren til mange produktivitets bøger, udførte engang et produktivitetseksperiment, hvor han skrev sin to-do liste for dagen og derefter lagde den væk i en skuffe. Forster håbede at det at skrive listen ville være nok til at få ham til at huske, hvad der stod på den og få det hele gjort.
Desværre, da slutningen af dagen rullede rundt, trak Forster listen ud af skuffen og indså, at han ikke havde udført en eneste opgave på listen!
Da han tænkte på, hvorfor eksperimentet mislykkedes, kom Forster med en anden tilgang: Dagen efter skrev han en liste over, hvad han troede, han rent faktisk ville gøre. Dette var mere en forudsigelse på hvad han mente han kunne nå end den slags håbefulde to-do lister de fleste af os laver til vores daglige opgavelister.
Igen lagde Forster listen i skuffen. Men denne gang lykkedes det ham at fuldføre hver opgave på listen – og det hele uden at se på det en gang!
Tricket til denne tilgang, siger Forster, er at lave listen som svar på spørgsmålet: “Hvad tror jeg egentlig, at jeg vil gøre i dag?”
At stille det spørgsmål ændrer, hvordan du griber det an at oprette en to-do liste for dagen. I stedet for at planlægge baseret på, hvad du håber at opnå, planlægger du baseret på, hvad du tror, du rent faktisk vil opnå, hvilket hjælper dig med at skabe en bedre, mere realistisk plan.
Ved at bruge denne tilgang fandt Forster ud af, at han ikke kun fik mere gjort i løbet af dagen, men han formåede endda at komme igennem nogle opgaver, han havde udskudt i lang tid.
Hvis du oplever, at din virkelighed sjældent matcher den plan, du laver på forhånd, så prøv at lave din opgaveliste som svar på Forsters spørgsmål og se, hvilken forskel det gør for din produktivitet.
Gør din opgaveliste offentlig
Selvom det måske ikke er praktisk for hver opgaveliste, er en anden måde at skrive en bedre to-do liste på at gøre din liste offentlig, så alle kan se den.
Dette er noget softwareudvikler Joe Reddington gjorde i 2016 og sagde “det har været den mest effektive ændring i min produktivitet i mindst to, muligvis fem år.”
Hvorfor havde en offentlig opgaveliste så stor en effekt på Reddingtons produktivitet? Det hele handlede om, hvordan han skrev sin to-do-liste.
Så snart han offentliggjorde listen og indså, at andre kunne læse den, så Reddington ting, han havde overset, da listen var privat. Han havde inkluderet duplikerede opgaver, opgaver var skrevet som spørgsmål snarere end udsagn, han kunne handle på, og havde mange dårligt beskrevne opgaver på sin liste.
Reddington gennemgik sin liste og omskrev mange af sine opgaver, samt slettede dubletter.
Processen med at omskrive opgaver, så de gav mening for andre mennesker, sagde Reddington, fik ham til at tænke grundigt over dem og definere dem bedre: ”Når du skriver en opgave, som en anden kan læse, fortæller du dem, hvad der rent faktisk skal ske, men når du skriver det til dig selv, efterlader du dig selv en kryptisk note.”
Selvom du ikke ønsker at gøre hele din to-do liste offentlig, kan du kopiere fordelene ved Reddingtons eksperiment ved at forestille dig, at en anden vil læse din opgaveliste.
At skrive dine opgaver, som om de vil blive læst af en anden, vil tvinge dig til at formulere og definere dem mere klart, hvilket gør det nemmere og hurtigere at handle på dem senere.
Men det var de 6 måder du kan få mere ud af din to-do liste på.
