Test af 27 projektstyringsværktøjer

Find det bedste projektstyringsværktøj til dine projekter

Introduktion

For omkring et år tid siden satte jeg mig for at optimere alt omkring min projektledelse, da jeg skulle til at starte en del nye projekter. 

Jeg kunne se på det hele, at jeg ikke kunne fortsætte med at drive projekter på den måde, jeg havde gjort indtil da. Jeg var allerede presset på tid og skulle pludselig til at drive flere og meget større projekter på en gang. 

Så det var nærmest umuligt at skulle kunne drive dem effektivt med de værktøjer, som jeg brugte dengang. Derfor smed hele mit framework for projektledelse i skraldespanden og begyndte at lede efter et bedre framework. 

Hvorfor skal man have et projektstyringsværktøj?

Det at have, et projektstyringsværktøj gør det nemt for folk i projektgruppen at se, hvad de skal fokusere deres tid på. Det hjælper også dig som projektleder til at holde øje med projektets fremdrift. Det hjælper dig med at måle din performance imod en baseline. Og det kan hjælpe dig med at lave de nødvendige rapporter og statusser, som ellers kan tage meget tid i projekter.

Jeg undersøgte alle større aktører på nettet og udarbejdede et større Excel‐ark med resultaterne af min analyse. Jeg endte med at kigge på mere end 75 forskellige værktøjer og havde fokus på at finde de værktøjer, som ville hjælpe mig med at drive projekter mere effektivt, og hjalp mig med at levere bedre projekter i sidste ende. 

I dette indlæg kan du derfor læse lidt omkring de værktøjer, som jeg endte med at vælge, og som er dem. jeg bruger til dagligt i dag til mine projekter, og du vil også kunne læse om nogle af de andre værktøjer, som jeg også kiggede på, som også er gode værktøjer.

Jeg kommer til at kåre en vinder inden for tre kategorier 

  • Projektplanlægning: Et projektplan værktøj skal visualisere og kommunikere et projekt. Det skal især bruges til rapportering af projektet fremdrift og konsekvenserne ved ændringer i projektet. 
  • Samarbejdsværktøj: Et samarbejdsværktøj er der, hvor projektgruppen skal arbejde, der skal ikke være en masse funktioner, som de aldrig får brug for, det skal være simpelt for dem at bruge, da de ikke nødvendigvis er vant til at arbejde i sådan værktøjer til dagligt. 
  • Budgethåndtering: Et budgethåndtering værktøj er med til at sikre dig, at projektet bliver leveret inden for budgettets rammer. Disse programmer er ikke så komplekse, men det er vigtigt, at de er lette at dele med andre, er nemme at få sat op og er nemme at opdatere løbende.

Jeg har valgt at kåre en vinder inden for hver af disse kategorier, fordi jeg ikke har fundet et værktøj, som kan klare det hele på en gang, som samtidig er let at bruge. 

Jeg ville ikke have en alt-i-en-løsning, som ikke var brugervenlig, det var vigtigt for mig, at jeg ikke skulle bruge tid på at oplære folk i projektgruppen til at bruge de programmer, som jeg valgte. De skulle med andre ord være så enkle, at jeg bare kunne oprette en bruger til dem, og så kunne de hurtigt selv finde ud af, hvordan de fungerede. 

Og hvorfor have et alt-i-et værktøj, når projektgruppen kun skal have adgang til samarbejdsfunktionerne, der er ikke rigtig nogen ide i, at de skal have alle de andre funktioner også. 

Mit nye projektledelses framework

Efter at have lavet denne større markedsundersøgelse af alle større projektstyringsværktøjer på markedet så fandt jeg frem til, at det følgende framework var det mest ideelle for mig.

Det er super simpelt at sætte op, og det er absolut den mest brugervenlige løsning der findes. I hvert fald for folk i projektgruppen, hvilket også var det vigtigste for mig.

Hvad er det bedste værktøj til projektplanlægning? 

Af alle værktøjer til projektplanlægning som jeg har prøvet eller kigget på, der er det TeamGantt, som har vist sig at være det bedste. TeamGantt vandt, fordi det er brugervenligt, det er visuelt inspirerende at kigge på (som alle projektplaner burde være), og det er hurtigt at komme i gang med. 

TeamGantt

Funktioner
Tilpasninger
Brugervenlighed
Support
Pris

Beskrivelse

TeamGantt er et forfriskende projektplanlægnings værktøj, der bringer projektplanlægning online og gør det ja, jeg vil næsten sige sjovt at planlægge dine projekter. 

5

Jeg har efterhånden forsøgt mig med en del forskellige projekt planlægningsværktøjer. Og af alle dem, som jeg har prøvet, er TeamGantt absolut den bedste løsning, jeg har fundet. 

I mit review af TeamGantt kan du læse omkring nogle af de funktioner, som der gør, at jeg i dag bruger TeamGantt frem for de traditionelle værktøjer på markedet, eksempelvis Microsoft Project.

I TeamGantt kan du administrere dine projekter med træk-og-slip funktionalitet. Det er også enkelt at invitere dine kollegaer, leverandører og kunder til at se og redigere dit Gantt-diagram.

Men faktisk kan du også administrere dine projekter uden overhoved at logge ind i TeamGantt, og jeg har på nogle af mine projekter faktisk slet ikke skulle opdatere projektplanen, fordi projektgruppen klarede det for mig. 

Det er netop dette, der gør, at jeg er begyndt næsten udelukkende at bruge TeamGantt, fordi med Trello integrationen, så er meget af mit arbejde automatiseret, og jeg ved, at projektplanen hele tiden er opdateret se eventuelt videoen, herunder omkring integrationen.

TeamGantt er tilmed gratis, hvis du kun skal have op til tre brugere. Så det er risikofrit at prøve det af på dit næste projekt. Så kan du altid efterfølgende kigge på, om du vil invitere flere af dine kollegaer til også at bruge det.

TeamGantt er især gode til support, og ikke bare support i, hvordan man bruger systemet, men også med hvordan du driver projekter bedst muligt. De har hundredvis af videoer omkring projektledelse på deres youtube kanal, og de er godt lavet. 

Her underviser de dig blandt andet i hvordan du sammensætter en god projektgruppe, hvordan du afholder et kick-off møde og meget mere. Se et eksempel nedenfor. 

Fordele ved TeamGantt:

  • Hurtig træk-og-slip projektplanlægning
  • Intuitiv og let at bruge
  • Opdateringer i realtid
  • Integration til Trello og Slack
  • Billig i forhold til alternativerne i markedet
  • Nok markedets bedste support

Har du fulgt min blog i noget tid, så kommer det ikke, som en overraskelse, at jeg er glad for TeamGantt, jeg har endda skrevet et længere review af TeamGantt, du kan også her se, hvor let det er at oprette en projektplan i TeamGantt. Du vil kunne lave en projektplan på under 5 minutter med TeamGantt.

Hvad er det bedste samarbejdsværktøj?

Af alle samarbejdsværktøjer som jeg har prøvet eller kigget på, der er det Trello og Slack, som har vist sig at være de bedste. Begge værktøjer er simpelthen så nemme at bruge, at det, næsten ingen træning kræver, før man kan bruge dem. Man kan endda integrere disse værktøjer, så man let kan få det bedste fra begge verdener.

Trello

Funktioner
Tilpasninger
Brugervenlighed
Support
Pris

Beskrivelse

Trello er og bliver det mest enkle og brugervenlige Kanban værktøj, der er på markedet. Længere er den ikke, der er ikke nogle projektstyringsværktøjer, som kan konkurrere med Trello, når det kommer til brugervenlighed. 

4.5

Trello er et utrolig brugervenligt værktøj, som er baseret på Kanban kort. Det fungerer simpelthen som et whiteboard og en blok post-it notes. Du kan hurtigt skrive op ophænge post-it notes, og det er utrolig nemt at rykke disse post-it notes rundt på whiteboardet. 

Trello fungerer rigtig godt som en to-do liste for dine hverdagsopgaver, men er også rigtig godt til, når du skal drive projekter.

Du er i stand til at oprette cards til at organisere alt i dit projekt, og delegere opgaver blandt kollegaer, opbygge tilpassede arbejdsgange specifikt til dit projekt, tilføje opgavelister inden på dit card, vedhæfte filer og starte en diskussion direkte på et card. 

Har du fulgt bloggen her noget tid, så ved du, at Trello er et af de værktøjer, som jeg bruger allermest. Det er bare så intuitivt og let at bruge. Jeg har endnu ikke mødt en person, som jeg ikke kunne lære at bruge Trello på under 5 minutter.

En anden grund er også, at det let kan integreres med hundredvis af andre værktøjer igennem deres power-up, hvilket både gør det til det mest enkle værktøj fra standard, og det giver dig en uanede mængde af muligheder med deres power-ups. 

Trello kan for eksempel ikke lave Gantt-diagrammer, men med deres TeamGantt power-up, jamen så kan det pludselig lave Gantt-diagrammer. 

Du kan også lave en Work Breakdown Structure i Trello, eller spille planning poker direkte i Trello, ja, mulighederne er uanede. 

Slack

Funktioner
Tilpasninger
Brugervenlighed
Support
Pris

Beskrivelse

Slack er et fantastisk værktøj, og jeg har brugt det flere gange. Men det er bare ikke alle afdelinger eller projekter, hvor det er nødvendigt. Det er et fantastisk værktøj til, når du skal kommunikere med din afdeling eller din projektgruppe. 

4.5

Slack er verdens førende chat samarbejdsværktøj. Og det er der en god grund til. Slack er nemlig utrolig nemt at bruge, og du kan lære en op i Slack bare ved at have dem til at se en 2 minutters video. Se eventuelt denne: 

Slack kan integreres med en masse forskellige værktøjer, hvilket gør det super simpelt at passe ind i dine nuværende projekter. Det er nemt at integrere det med eksempelvis Trello, Dropbox, Google Sheets, Google Docs og så videre. 

Det er nok mest udbredt blandt udviklere, men det kan absolut bruges i alle sammenhænge. 

Hvad er det bedste budgethåndtering værktøj? 

Af alle værktøjer til budgethåndtering som jeg har prøvet eller kigget på, der er det Google Sheets, som har vist sig at være det bedste værktøj. Google Sheets er simpelthen så let at bruge, at det, næsten ingen træning kræver, før man kan bruge dem. Har du tidligere brugt Excel til dine budgetter, så kan du hurtigt og enkelt skifte til Google Sheets, bare ved, at copy paste det Excel ark ind i Google Sheets. 

Google Sheets

Funktioner
Tilpasninger
Brugervenlighed
Support
Pris

Beskrivelse

Google Sheet er meget hurtigt gået hen og blevet min erstatning for Microsoft Excel, jeg bruger personligt Google Sheets til næsten alt nu. Det er lige så nemt at bruge, og det er nemmere at dele med folk.

4.5

Google Sheets var i lang tid ikke andet end en online version af Microsoft Excel, og kunne kunne ikke meget andet end det. Men Google har på det seneste investeret en del i Google Sheets, for at bringe den op på et helt andet niveau.

Jeg kan i Google Sheets for eksempel lave integrationer til forskellige datakilder og trække dataen ud derfra. Hvilket man også kan I Excel, men det kræver bare meget mere arbejde. Hvor man i Google Sheets ofte bare har en add-on, man kan installere. 

Du kan også få Add-ons som kan klare alle tænkelige opgaver! Vil du lave et dashboard direkte i Google Sheets. Vil du generere en rapport ud fra dine tal, så kan du hurtigt finde en PDF generator der kan hjælpe med dette, og meget mere.

Jeg kan med andre ord bedre lide Google Sheets, fordi det på mange måder minder om Trello, og deres power-ups. Alt kan lade sig gøre, det handler bare om at få ideen og så finde en Add-on som hjælper dig med at udleve denne idé.

Mit projektledelses framework

Så efter at have gennemgået mere end 75 forskellige projektstyringsværktøjer, så fandt jeg frem til, at dette framework var det mest optimale for mig og mine projekter:

teamgantt logo
trello logo

Det ideelle setup for mine projekter er derfor Trello integreret med TeamGantt og Slack, samtidig med, at jeg bruger Google Sheets til budgethåndtering. 

Jeg bruger Trello til at notere alle opgaverne i projektet. Jeg bruger sammen med projektgruppen derefter Trello til at prioritere, planlægge og dokumentere fremdrift i projektet.

Vi bruger så Slack til at have diskussioner omkring projekterne, dette er mere den generelle kommunikation, og ikke så tit opgavespecifikke. De opgavespecifikke diskussioner vil vi typiske have på et givent Trello card.

Og til sidst bruger jeg TeamGantt gennem integrationen til Trello til at vise fremdriften i projekterne. Måden at vi bruger den på er så ved at projektgruppen løbende opdatere en given opgaves fremskridt direkte på opgavens Trello card, eller at vi på et statusmøde gennemgår alle opgaverne som der arbejdes på, og opdatere dem der.

Så jeg logger faktisk aldrig rigtig ind i TeamGantt, jeg opdaterer det hele direkte igennem Trello.

Men kan næsten ikke automatisere mere omkring projekterne end dette. Med dette setup kan folk let diskutere omkring projekterne, oprette opgaver og estimere omfanget, uden at du skal ind at opdatere projektplan eller lignende. 

Andre alternative løsninger

Jira

Funktioner
Tilpasninger
Brugervenlighed
Support
Pris

Beskrivelse

Jira er nok standard projektstyringsværktøjet inden for større IT‐projekter. Jira er sådan set fin nok, men jeg er ikke utrolig stor fan af Jira. Bevares, det er et rigtig fint værktøj, men jeg synes ikke, det er det bedste værktøj på markedet. 

4

JIRA er en populær alt-i-en værktøj, der har til formål at lade udviklingshold tildele opgaver, planlægge sprints, håndtere efterspørgsler, sætte prioriteter for opgaverne og meget mere. 

JIRA er bedre for tekniske teams. Små teams og startups bruger ikke den fulde bredde af tjenestens funktionaliteter. 

Du kan konfigurere dine egne arbejdsgange med indstillinger for hver status og oprette brugerdefinerede felter på opgaver til at gemme alt, hvad du har brug for. 

Det er nemt at oprette Epics, user stories, og tasks i Jira. Det er også nemt at navigere mellem disse niveauer i Jira. 

Jira er lavet større virksomheder og teams, så forvent ikke den samme brugervenlighed som Trello. Men Jira kan have sine fordele, hvis du arbejder i en større virksomhed, og rigtig mange mennesker er involveret i dine projekter. Derfor får Jira også 4 ud af fem stjerner, for det er et godt værktøj netop til dette. 

Men arbejder du for en mindre virksomhed, og er under 50 personer med i dit projekt, så vil jeg sige, at jeg hellere ville bruge Trello til det projekt.

Asana

Funktioner
Tilpasninger
Brugervenlighed
Support
Pris

Beskrivelse

Asana er et fleksibelt, hurtigt og meget moderne værktøj. Deres gratis version er rimelig brugbar, og man kan sagtens drive et projekt bare med det. En god ting er også, at de hele tiden udvikler på løsningen, mange andre laver bare et værktøj, og så stopper de tit udviklingen derefter. Men ved Asana kommer de løbende med nye features. Det leder mig så også direkte videre til ulemperne. 

3.5

Asana har alt for mange features, som 90% af projektledere ikke skal bruge til noget. Og det er ikke ideelt for nybegyndere, eller interessenter i projektet. 

Asana kan lidt af det hele, det er på en eller anden måde, projektlederens lommekniv og har alle tænkelige værktøjer gemt i en lille og kompakt indpakning.

Hvis du leder efter et all-around tool, så fungerer Asana rigtig godt. Asana kan lidt af det hele, men det er også det, jeg ikke kan lide ved Asana. Fordi det har valgt at fokusere på det hele, så er det ikke rigtig blevet godt til noget af det. 

Det er lidt som min analogi med lommekniven. En lommekniv har typisk en sav i sig, men den er ikke særlig god til at save med, den har også en kniv i sig, som typisk ikke er særlig god til at skære noget, og en saks, som sjældent er særlig god at klippe med. Alle disse værktøjer kan bruges, de bliver bare aldrig lige så gode som en sav, kniv eller saks hver for sig. Og det er netop mit problem med Asana. 

Et sted hvor Asana virkelig gør det godt er, når det kommer til integrationer. Dette inkluderer Jira Cloud, Salesforce, Adobe Creative Cloud, Tableau, Slack, Microsoft Office 365, Gmail, CSV Importer, JotForm, EverHour, OneDrive, Zoho Cliq, Box, Mailbird, Instabug, Dropbox, Gitlab, Trello, VElocity, Tick og mange flere pr. deres hjemmeside. Derudover kan brugere forbinde Asana til Zapier, Automate.io og andre for at integrere med hundreder af flere tilgængelige apps.

Podio

Funktioner
Tilpasninger
Brugervenlighed
Support
Pris

Beskrivelse

Podio er meget fleksible og kan tilpasses enhver virksomhed og ethvert projekt. Det kan skaleres til uendeligheder og stadig være rimelig brugervenligt. 

4.2

Podio er lidt ligesom Asana, bare bedre eksekveret. Podio tog titlen som “Best Online Collaboration Tool” i 2016 ved PC Mag. 

Podio minder lidt mere om Basecamp, i og med at det også er målrettet hele afdelingers samarbejde, og ikke bare projekter. 

Podio har mange store kunder, og det er nok også deres målgruppe. Så er du i et mindre team og har medmindre projekter at gøre, så er der helt sikkert nogle bedre værktøjer derude. 

Men Podio er et godt værktøj at have for øje, hvis du er i et større internationalt projekt med, en masse som skal deltage i projekterne. 

Den mangler noget tidsregistrering og ressourceplanlægning. Den gratis version er også rimelig begrænset, synes jeg. 

Monday

Funktioner
Tilpasninger
Brugervenlighed
Support
Pris

Beskrivelse

Monday, eller DaPulse som det hed før, har jeg brugt en del. Det er et rigtig godt all around tool, som kan hjælpe dig med en masse forskellige ting. 

4.3

Monday er et prisbelønnet værktøj, som er meget populært blandt projektledere. Og det er der egentlig god grund til. Det kan alt det, du gerne vil have et projektstyringsværktøj, skal kunne. 

Mens den kan lave nogle tidslinjer for projektet, så ville jeg nok aldrig bruge det, det er ikke helt optimalt, og man er noget begrænset i forhold til værktøjer som TeamGantt. 

Monday har en masse integrationer til eksempelvis Slack, Jira, Zendesk, Microsoft Teams og mange flere. Men jeg ville gerne have set flere integrationer endnu, måske endda en integration til Zapier, eller en åben API. 

Man er derfor lidt begrænset af, hvad man kan med dette værktøj. 

Det eneste, jeg ikke kan lide ved Monday, er at det lige kræver et klik ekstra sammenlignet med andre værktøjer som Trello, det er helt sikkert let at bruge, men der er stadig mange scenarier, hvor de godt kunne have optimeret det en smule mere. 

Wrike

Funktioner
Tilpasninger
Brugervenlighed
Support
Pris

Beskrivelse

Det er hurtigt og nemt at sætte Wrike op. Det er også ganske intuitivt at bruge. Det er også ret lækkert at bruge rent udseendemæssigt og kan bruges både til projekter og håndtering af hverdagsopgaverne.

3.5

Wrike hjælper dig med at holde overblikket over opgaver, projekter og projektporteføljen – på tværs af flere teams og flere projekter, der kører samtidig. Dette kan du nemlig igennem Wrikes dashboards. 

Wrike er et fint værktøj, det er let at bruge og lige til at gå i gang med. Men jeg vil stadig hellere bruge Trello, primært på grund af deres Power-up, hvilket betyder, at Trello kan skaleres uendeligt, mens Wrike ikke kan. 

De bedste features er desværre også kun tilgængelige i den betalte udgave.

Basecamp

Funktioner
Tilpasninger
Brugervenlighed
Support
Pris

Beskrivelse

Basecamp er et populært projektstyringsværktøj, der bruges i vid udstrækning af mange projektledere. Basecamp tilbyder flere forskellige samarbejdsfunktioner, såsom et diskussionsområde, hvor folk i projektgruppen kan komme med alle deres kommentarer. 

3.8

Derudover der, en god oversigt over alle projekter, som dit team arbejder, og det sender hver dag en status på projektet til din e-mail. 

Jeg har desværre ikke selv prøvet Basecamp endnu, men har hørt meget godt om dem, og det er helt sikkert en mulighed, som jeg vil forsøge mig med i fremtiden. 

Men jeg tøver alligevel ikke med at give dem en god anbefaling. Jeg har selv fået det anbefalet mange gange af folk, jeg kender som bruger det, og jeg kan se fra deres videoer og andre guides på nettet, at de har ramt det spot on. 

De har endda en integration til TeamGantt, så jeg kunne sagtens se, at jeg i fremtiden ville bruge en kombination af Basecamp og TeamGantt til mine projekter. 

Men grunden til, at de kun får 3.5 ud af 5 stjerner, er at det er ret dyrt at bruge, jeg synes 99 USD om måneden er ret mange penge for et projektstyringsværktøj. 

Dog vil jeg sige, at arbejder du som et remote team, så vil jeg helt sikkert råde dig til at kigge på basecamp, for det er netop dette, som det er lavet til. 

Microsoft Excel

Funktioner
Tilpasninger
Brugervenlighed
Support
Pris

Beskrivelse

Microsoft Excel har i mange år været standarden inden for regneark, og det er den nok også stadig den dag i dag, selv om der i dag er meget mere konkurrence i markedet.

3.1

Det kommer måske som en overraskelse, at jeg kun giver Microsoft Excel 3.5 ud af 5 stjerner, men det er, fordi jeg synes, der er et stort minus ved Excel. Nemlig at den ikke er online. 

Jeg ved, der er en Excel Online app også, men synes ikke den er nem at dele med folk, ikke sammenlignet med Google Sheets. 

Men, uanset hvad du vælger, så er det nemt, at lave et budget i både Excel og Google Sheets, du kan endda downloade min Excel budget‐skabelon i mit indlæg: Sådan får du dit projekt tilbage på sporet igen!

ProjectManager.com

Funktioner
Tilpasninger
Brugervenlighed
Support
Pris

Beskrivelse

Projectmanager.com er en blog, jeg har fulgt i lang tid, de laver utrolig gode indlæg. Men det ligner altså, også at de har styr på at lave projektledelsesværktøjer.

3.8

ProjectManager.com er et afrundet og prisbelønnet værktøj, der bruges af nogle store brands som f.eks. NASA, Volvo og Ralph Lauren. Dette er en fantastisk løsning især til styring af flere projekter på én gang.

Projectmanager.com leverer et væld af nyttige projektplanlægnings- og projektstyringsfunktioner. Ved hjælp af dette værktøj kan du oprette projektplaner (Gantt-diagrammer), EPICs, oprette rapporter og administrere timesedler, udgifter og arbejdskapacitet. 

ProjectManager.com integreres let med Google-apps som Drive, Gmail, Kalender osv. Samt Microsoft Office og Microsoft Project. Og 400 andre integrationer kan du bruge Zapier til at oprette forbindelse til yderligere værktøjer.

Deres support er desværre lidt dårligere end forventet, men den er okay.

nTask

Funktioner
Tilpasninger
Brugervenlighed
Support
Pris

Beskrivelse

nTask er relativt ny på markedet, kan se på deres features log, at de løbende lancerer en del features.

2.7

De leger blandt andet med nye funktioner, såsom AI, men det virker mere til at være lanceret for brug til markedsføring frem for faktisk at være værdiskabende. 

Jeg har leget lidt med det og synes ikke rigtig, det lever op til, hvad de andre værktøjer kan. Men det virker, som om de er på rette vej, så jeg vil helt sikkert tage et kig på dem igen om et års tid eller to, der kan det være, de har fundet deres plads i markedet. 

Lige nu virker det, som om de ikke rigtig, ved hvem de er, og derfor heller ikke ved hvilke features de skal fokusere på. Det er som om de har lavet lidt af det hele, men det virker ikke, som om noget af det er sådan helt gennemarbejdet. 

Deres opgave & projektstyring er meget simpel, og projektoversigten virker ikke optimalt.

Deres risikostyring ved brug af risikomatrix til at identificere og vurdere potentielle risici og deres hyppighed af forekomst er en god ide, men virker heller ikke optimalt.

Deres ugentlige timesedler med er heller ikke helt gennemtænkte. 

Men som sagt, de er på rette vej, de skal nok bare lige have lov til at komme lidt længere med deres platform, før de er klar til at vælte sådan nogle som Trello af pinden. 

Microsoft Project

Funktioner
Tilpasninger
Brugervenlighed
Support
Pris

Beskrivelse

Microsoft planlægningssoftware bruges af mange større virksomheder og har længe været the-go-to løsning for projektplanlægning. Og engang var det nok også det bedste værktøj på markedet, sådan er det bare ikke længere. 

1.5

Men på trods af at det er et ældre værktøj (eller måske på grund af det), så foretrækker mange projektledere og mellemstore virksomheder i dag Microsoft Project alternativer, fordi Microsoft Project projektfiler normalt er meget store og ikke altid kan deles let online.

Dog har Microsoft nu lavet en online løsning, der skulle løse dette. Hvilket giver dig mulighed for at tilgå projektplanen online, uanset hvor du er, og du kan nemmere dele projekterne med dine kolleger, kunder eller leverandører. 

Men desværre give bare navnet Microsoft Project giver mig en uro i kroppen, der bedst kan beskrives af Jim Carrey i Dum Dummere… 

Jeg har desværre tidligere været tvunget til at bruge Microsoft Project, og det har ikke været en god oplevelse. Jeg synes det, er et tungt værktøj, som ikke er særlig handy at bruge, man kunne lige så godt bare have lavet et Gantt kort direkte i Excel i stedet. Hvilket jeg nu heller ikke vil anbefale nogle (selvom der desværre er mange, som gør det) 

At lære at bruge Microsoft Project planlægningssoftware (Microsoft Project Online) kan vise sig at være vanskeligt for nogle, fordi det er et kæmpe program, som kræver erfaring for at mestre. 

Microsoft Project Online integreres nemt med andre Microsoft Office-produkter – men det fungerer kun på Windows-platforme. Der er ikke integrationer til Slack, Trello, eller nogle andre værktøjer du måske bruger. 

Det er et typisk Microsoft værktøj, der ikke er lavet med fokus på brugervenlighed, og hvor de ikke rigtig har hørt efter, hvad kunderne egentlig står og mangler. 

Det er alt for gammeldags, og kræver alt for mange ressourcer for en projektleder bare at opdatere projektplanen til, at jeg ønsker nogensinde at arbejde i det. 

Jeg er måske lidt hård ved Microsoft her, men de fortjener det desværre. Der er ikke meget godt at sige om Microsoft Projects.

FunctionFox

Funktioner
Tilpasninger
Brugervenlighed
Support
Pris

Beskrivelse

FunktionFox er bygget af kreative fagfolk til den kreative branche, og har brugervenlige værktøjer til at hjælpe dig med at oprette detaljerede projektplaner, holde øje med dine projekters fremskridt gennem interaktive gantt-diagrammer og kalendere. 

3.3

FunctionFox hjælper dig også med at styre dine ressourcer med opgavehåndtering og huskelister, samt det hjælper dig med at kommunikere og samarbejde med projektgruppen.

Deres brugergrænseflade er ret intuitiv, og det giver dig mulighed for at allokere arbejde til din projektgruppe, det virker også nemt at markere vigtige datoer inden for et projekt ved hjælp af milepæle og planlægge projektmøder direkte i programmet. 

FunctionFox gør det også nemt at holde øje med dit teams kapacitet gennem to-do lister og tilgængelighedsværktøjet. Du kan også let overvåge projektets tidsplaner ved hjælp af deres interaktive gantt-diagrammer og projektkalender. 

FunctionFox virker rigtig brugervenligt, og kan meget af det samme som TeamGantt. Jeg synes dog der er en stor forskel i visualiseringen af projektet, og mulighederne for at eksportere projektplanerne. Der er TeamGantt nok lidt mere visuelt og brugervenligt. 

Jeg har ikke selv prøvet FunctionFox, men det er måske noget jeg vil kigge på i fremtiden, men synes TeamGantt er lige lidt mere lækkert, og de har en noget bedre support. De står altid klar til at hjælpe, hvor jeg synes FunctionFox mangler en del på kundeservice fronten. Det virker som om man er lidt mere overladt til sig selv.

Jeg synes også de er lidt dyre, den første bruger koster dobbelt så meget som TeamGantt tager, hvilket er et meget stort minus, det synes jeg er lidt mange penge at give, og kan ikke se præcis hvad det er ved FunctionFox der skulle være dobbelt så godt. 

Det eneste tidspunkt hvor jeg ville anbefale dig at kigge på FunctionFox frem for TeamGantt er hvis du er en lille 1-5 mands designvirksomhed, der kunne det godt give mening at vælge FunctionFox frem for TeamGantt, ellers synes jeg du får det samme, hvis ikke mere, ved TeamGantt for den halve pris.

Så fint værktøj til designere, knap så godt til projektledere.

GanttPRO

Funktioner
Tilpasninger
Brugervenlighed
Support
Pris

Beskrivelse

GanttPRO har lavet et ret avanceret projektstyringsværktøj til små til mellemstore virksomheder, men som også kan bruges af enkeltpersoner. 

3.5

Værktøjet har fokus på Gantt-diagrammer, der giver dig mulighed for at planlægge og spore projekternes fremdrift. Du kan i GanttPRO oprette opgaver, tildele dem til projektgruppen, spore fremskridt, indstille opgaveafhængigheder og oprette milepæle

Og du kan nemt eksportere projektdata i PDF-, PNG-, XLSX- og XML-formater samt dele dit projekt med tredjepart.

Jeg kan faktisk godt lide GanttPRO, og har brugt det tidligere, det er et solidt værktøj som jeg sagtens kan stå ved at anbefale. Det eneste jeg synes er negativt ved GanttPRO er at jeg synes det kan lidt for meget, der er lidt for mange features, og mange af dem er fine, men de burde ikke være der, de burde være i samarbejdsværktøjet i stedet. 

Og det bliver derfor lidt dobbeltkonfekt, og det vil derfor også som projektleder give dig noget dobbeltarbejde. Hvilket jeg ikke er super stor fan af. 

De mangler også nogle flere integrationer, lige nu har de en integration til Jira, så bruger du Jira, så kan du kommer ud over meget af dette dobbeltarbejde, men bruger du ikke Jira, så vil jeg nok ikke anbefale dig dette værktøj. 

Havde de flere integrationer, så ville GanttPRO nok godt kunne konkurrere med TeamGantt, men uden dem, så er det desværre ikke en holdbar løsning. Jeg ønsker ikke at skulle opdatere en projektplan manuelt, når jeg kunne automatisere opgaven. 

Easy Project

Funktioner
Tilpasninger
Brugervenlighed
Support
Pris

Beskrivelse

Easy Project virker til at være et professionelt projektstyringsværktøj. Jeg har ikke selv brugt det, men kender flere som har, og som siger, at de synes det er et godt værktøj at arbejde med til hverdag. 

3.7

Deres support virker ret kompetent, og de har både en stor vidensbank man kan søge i, en masse videoer på Youtube som man kan bruge og god mulighed for at sende spørgsmål ind på email, de svarer typisk ret hurtigt på disse spørgsmål. 

Det vigtigste er jo selvfølgelig deres Gantt-diagrammer. Og jeg synes det ser fint ud. Det er ikke lige så overskueligt og lækkert som TeamGantt, men det er rigtig fint. 

Jeg kan rigtig godt lide at se at de har en Work Breakdown Structure (WBS) funktion som en del af løsningen, det er en af de ting som jeg ville ønske flere projektledere tog sig tiden til at gøre som en del af deres projekt. Prøv at se videoen nedenfor, der kan du se hvordan det fungere. 

Men jeg synes ikke det er et must i et projektstyringsværktøj, det er ikke super svært at lave en Work Breakdown Structure, så man kunne lige så godt bare lave den i Lucidchart, Teamgantt eller Excel i stedet. Så det er en fin nice-to-have funktion, men på ingen måde en need-to-have.  

Der er ikke noget i vejen for at bruge Easy Project, jeg kender flere som er fint tilfredse med det, men jeg synes personligt ikke det er den helt optimale løsning. Men det er nok bare mig der er lidt kræsen når det kommer til mine værktøjer. 

Det primære som holder mig fra at bruge det er at det helt sikkert vil kræve oplæring at bruge programmet, og jeg starter hele tiden projekter med nye mennesker, så hvis jeg skal oplære folk hver gang, så skal jeg bruge en masse ressourcer på det. Og det vil jeg gerne sparer væk. 

Så jeg vil bare gerne have noget der er så let at bruge, at selv en 5-årig kan bruge det, uden at jeg føler at jeg går glip af nogle funktioner. 

Men igen, fint værktøj, der er ikke noget konkret galt med det, de har gjort et fint stykke arbejde, jeg er bare kræsen. 

Pagico

Funktioner
Tilpasninger
Brugervenlighed
Support
Pris

Beskrivelse

I modsætning til de andre løsninger i dette indlæg, så er Pagico ikke en Cloud/Web-baseret løsning, det er nemlig en App. Den virker både til Mac, Windows, Ubunto, Android og IOS. Så de er godt dækket ind. Men jeg synes det er spøjst at se dette, og det bekymre mig lidt.

3.3

Det at lave en App frem for en web-baseret løsning er super, mange gang føles det lidt bedre at arbejde i, fordi programmet køre lokalt på computeren og udviklerne har lidt flere muligheder i forhold til udvikling af platformen sammenlignet med en web-baseret løsning. 

Det der bekymre mig er at jeg gang på gang har set sådan apps blive fjernet fra en eller flere platforme fordi den ikke lige solgte så godt på den platform, og fordi vedligeholdelsen af den platform var for høj. 

Hvor med en web-baseret løsning, så har du én platform, som skal opdateret, og som alle kan bruges. 

Jeg tør derfor ikke rigtig at bruge denne løsning, hvilket er en skam, for det virker egentlig som en fin løsning. Men så igen, den virker ikke bedre end hverken TeamGantt eller Easy Project, så det er også lige meget. 

Deres support er også bare en Zendesk FAQ side, og man kan ikke rigtig kontakte dem direkte. Så det bliver et nej tak herfra. 

Favro

Funktioner
Tilpasninger
Brugervenlighed
Support
Pris

Summary

Jeg har testet Favro, fordi jeg lidt så den som en premium udgave af Trello. Men jeg var lidt skuffet, Favro er et fint værktøj, og jeg kan sagtens se at det kan være et fint værktøj for nogle tools, men det er ikke helt optimalt.

2.6

Synes der er gjort nogle fine overvejelser med værktøjet, men synes ikke eksekveringen nødvendigvis var perfekt. 

Favro er nok bedst egnet til udviklere og marketingfolk, der har brug for at planlægge og udvikle deres ideer. Vel og mærke hvis de ønsker at arbejde agilt. 

Favro mangler nogle flere integrationer før jeg vil begynde at overveje det, jeg syns jeg følte mig lidt låst af værktøjet. Primært fordi jeg kører så mange forskellige projekter, hvor mange af projekterne er lidt unikke eller har en lille krølle som man skal kunne håndtere. 

Microsoft Planner

Funktioner
Tilpasninger
Brugervenlighed
Support
Pris

Beskrivelse

Microsoft Planner er kanban-appen, der følger med nogle Office 365 Business-konti, og selvom den ikke har mange forskellige features, så giver den projektledere mulighed for at se status på alles opgaver, dele filer, diskutere sager og sørge for arbejde bliver gjort til tiden.

3

Jeg har ærlig talt ikke brugt tid på at prøve det, mest af alt fordi jeg har traumer efter at have brugt Microsoft Project, men det ser faktisk okay ud, det virker som om det er ret brugervenligt. 

Det er et eller andet sted bare en klon af Trello, som så bare er en smule mindre brugervenlig, har nærmest inden integrationer og med klassisk Microsoft arrogance så snart du har problemer med at bruge deres software. 

Så jeg vil sige, til meget små projekter, eller måske hverdags opgaver, så kunne det måske godt gå, men så igen, hvorfor ikke bare bruge Trello?

Backlog

Funktioner
Tilpasninger
Brugervenlighed
Support
Pris

Beskrivelse

Backlog er ikke et værktøj jeg selv har arbejdet med, og tror det er lidt nichepræget. Arbejder du for et software virksomhed, så kan det sikkert sagtens give mening at have, men i det tilfælde, hvorfor ikke bare bruge Jira?

3.4

Men det virker meget brugervenligt, og nok også mere brugervenligt end Jira. Men ja, som projektleder ville jeg nok ikke bruge den til mine projekter, medmindre jeg var en SCRUM-master for en softwarevirksomhed. 

Smartsheet

Funktioner
Tilpasninger
Brugervenlighed
Support
Pris

Beskrivelse

Smartsheet er et regnearks-lignende projektstyringsværktøj. Det har vundet et par priser for brugervenlighed, og det fortjener de som sådan også. 

3.6

Det er et godt projektstyringsværktøj, hvis du har det godt med at arbejde i Excel, men ønsker en pause fra komplicerede formler – Smartsheet hjælper dig med at lave alle beregninger for dig på tværs af flere ark. 

Smartsheet har nyttige funktioner, såsom automatisering af workflow og visualisering af opgaver i Gantt, kalender og kortvisninger. 

Projektgruppen får besked om kritiske ændringer i realtid, og værktøjet giver delte visninger, ændringshistorik, logfiler, automatiserede advarsler, påmindelser og statusrapporter for at holde alle på linje og informeret. 

Funktionen “kritisk sti” fremhæver alle de opgaver, der direkte har indflydelse på projektets gennemførelsesdato for at holde øje med vigtige milepæle. 

Smartsheet integreres let med Microsoft- og Google-apps, såvel som Jira, og værktøjer som Salesforce, ServiceNow, Slack, Box og Tableau. Integrationerne kan udvides gennem et REST API og webhooks.

Jeg ville gerne have set, et større udvalg af integrationer out of the box, men deres dokumentation for deres REST API viser, at det er ret nemt at lave ens egne integrationer.

Paymo

Funktioner
Tilpasninger
Brugervenlighed
Support
Pris

Beskrivelse

Paymo er et fuldt udstyret projektstyringsværktøj, der er målrettet mod små til mellemstore virksomheder, det virker meget simpelt at bruge og har en den brugervenlige features.

2.8

Men jeg synes ikke, det er lige så brugervenligt som mange andre værktøjer på denne liste, og ville nok hellere bruge en af dem i stedet. 

Men en stor fordel ved Paymo er deres integrationsmuligheder. 

Med deres Zapier-integration kan du forbinde Paymo med mere end 500 apps, herunder Google Apps, QuickBooks Online, Slack eller Xero. De har også deres egen API, så du kan lave din egen integration, hvis du føler dig lidt nørdet.

Deres support virker desværre også til at være ikke eksisterende, hvilket er vigtigt for mig som projektleder, at jeg kan få den hjælp, jeg har brug for.

Clickup

Funktioner
Tilpasninger
Brugervenlighed
Support
Pris

Beskrivelse

Clickup var ny for mig, jeg havde aldrig hørt om det, før jeg begyndte denne analyse. Og jeg må sige, jeg er lidt imponeret, jeg synes, det virker lovende, og det er helt sikkert på min to-do liste at få testet det grundigt.

4

Men hvis du arbejder primært med agile projekter, så skal du helt sikkert tage et kig på dette værktøj. 

Deres Gantt-diagrammer er dog ikke fantastiske, så vil nok ikke selv bruge det, før de har en TeamGantt integration. Generelt har de ikke så mange integrationer og heller ikke en fantastisk support, så derfor får de en lidt lavere anbefaling, primært på grund af dette. 

LiquidPlanner

Funktioner
Tilpasninger
Brugervenlighed
Support
Pris

Beskrivelse

LiquidPlanner er helt sikkert et godt værktøj, og har nogle features, som jeg ikke har set i andre værktøjer. Værktøjet virker intuitivt, og er helt sikkert interessant at prøve. 

3.4

Jeg har aldrig selv brugt det, af flere grunde. Mens deres features er state-of-the-art, så virker deres arbejdsproces lidt gammeldags. Hele deres mappestruktur virker meget rigid og udmattende at opdatere. 

Jeg stoler nok heller ikke på deres AI, som planlægger projektet for mig, der vil jeg som projektleder nok gerne have lidt mere kontrol.

Det er nok også primært lavet til større virksomheder, som er gået all-in på den agile tankegang. Jeg kan stadig godt lide, at blandt lidt traditionel projektledelse sammen med den agile projektledelse. 

Der er en gratis, 14-dages prøveperiode hos LiquidPlanner, så man kan teste det, jeg har ikke selv gjort det, og jeg tror, det skal gøres på et rigtigt projekt, inden deres AI får nok data til at estimere noget. 

Du skal nok kun kigge på LiquidPlanner, hvis hele organisationen er villig til at ændre den måde, de driver og rapporterer på projekter, og hvis du er i en større virksomhed. De skriver ikke prisen på hjemmesiden, og man skal i stedet bede om en pris, så jeg tror heller ikke du skal regne med, at det er den billigste løsning på markedet. 

Workfront

Funktioner
Tilpasninger
Brugervenlighed
Support
Pris

Beskrivelse

Jeg har leget lidt med Workfront, og er en smule skuffet. Jeg synes ikke der var meget positivt ved Workfront, som andre værktøjer ikke kunne klarer bedre. 

2.8

Det var, som om at det var en dårligere version af Jira. Så overvejer du Workfront, så kig hellere bare på Jira + Confluence. 

Det, jeg dog godt kan lide, er at man kan lave sine egne dashboard for projektets fremdrift, det var noget, jeg gerne ville kunne gøre mere af i de forskellige samarbejdsværktøjer. 

Men igen, er sikker på, at der er en power-up til lige netop dette i Trello, jeg har bare ikke brugt den endnu. 

Så der er ikke rigtig nogen grund til at vælge Workfront, hvis du spørger mig.

Disse ting kiggede jeg efter da jeg valgte

Når man skal vælge det rette værktøj, så er der flere ting, at man skal tænke over. Det er vigtigt at tænke på størrelsen af virksomheden eller projekterne, som du er en del af, hvor mange features du egentlig har brug for, og hvor mange der egentlig bare vil være en distraktion i 99% af tilfældene. Samt hvilke features, som man slet ikke kan leve uden. 

Meget af projektledelse er også at gøre den samme opgave igen og igen. Så det er også vigtig at kigge på hvilke værktøjer, som er med til at fikse netop de problemer ved at automatisere mange af processerne. 

  • Funktioner: Øverst på listen var, hvilke funktioner projektstyringsværktøjet havde. Jeg startede med at lave en liste over alle de funktioner, jeg gerne ville have. Her tænkte jeg især over, hvad folk i projektgruppen skal have til at kunne passe deres arbejde, hvad der ville være rart at have, og hvad jeg var nødt til at have. Lidt ligesom en MoSCoW analyse.
  • Pris: Hvad er jeg villig til at betale for det? Mange produkter koster mere for ekstra brugere, så jeg bliver nødt til at overveje, hvor mange mennesker der skal være med i projekterne. 
  • Support: Uanset hvor godt dit team er med at begynde at bruge nye værktøjer, så bliver du nødt til at benytte dig af værktøjets supportafdeling på et tidspunkt. Så jeg kigger altid på, hvor let det er at få adgang til support til produktet, og hvor hurtigt svarer de. Men support kan også være i form af online communities. Trello har for eksempel ikke meget direkte support, via telefon eller chat, men de har rigtig mange guides på nettet, og et kæmpe community af mennesker som bruger Trello, og som aktivt hjælper hinanden med problemer.
  • Hastighed: Ingen kan lide at vente på, at deres tidsplan gemmes. Uanset hvilket produkt jeg skal bruge, så tester jeg altid hastigheden med så mange data, som jeg kan for at simulere virkelige projekter så tæt på som muligt. Jeg vil ikke have et værktøj som arbejder langsommere end mig selv, for, så er det bare en byrde at bruge. 
  • Anmeldelser: Når jeg skal vælge et nyt værktøj, så kigger jeg altid på andres anmeldelser også, jeg vil nødig kun bruge deres egen hjemmeside som kilde, så jeg går tit på YouTube, og ser om jeg kan finde nogle review videoer, hvor de virkelig går i dybden med værktøjet, og hvor de viser både fordele og ulemper. 
  • Tilpasning: Ikke alle værktøjer passer fuldt ud på mine behov med hensyn til funktionalitet. Men nogle giver mig muligheden for at tilføje integrationer eller skjule ubrugte funktioner. Det er et rimelig vigtigt punkt for mig, da jeg driver mange projekter af forskellige arter, og til nogle projekter har jeg brug for en ting, og til andre har jeg brug for noget andet. Så et værktøj som kan tilpasses og skaleres, er vigtigt i mine øjne. 

Jeg håber, dette indlæg hjalp dig med at vælge det rigtige setup for dig selv. Det ovenfor var i hvert fald det, som jeg fandt ud af, var det som passede til mig og mine projekter.

Mark Guldbrandsen
Mark Guldbrandsen
Erfaren projektleder med speciale i digitale projekter. Rig på erfaring med udvikling og udrulning af hjemmesider, webshops, CRM systemer og meget andet.

Indholdsfortegnelse

GUIDE TIL PROJEKTLEDELSE
EN TRIN-FOR-TRIN GUIDE TIL EFFEKTIV PROJEKTLEDELSE

Jeg har lavet denne guide til at hjælpe alle mine læsere med at drive deres projekter mere effektivt. Mange af mine læsere har ikke en formel projektlederuddannelse og har ikke tiden eller muligheden for at tage en. Derfor har jeg lavet denne trin-for-trin guide til effektiv projektledelse, som du kan følge undervejs i dit projekt. 

Måske du også er interesseret i disse indlæg:
Den succesfulde projektleder

Den succesfulde projektleder

Introduktion I dette indlæg vil jeg kort gennemgå de kriterier, som vil gøre dig til en succesfuld projektleder. Det er selvfølgelig svært at definere det perfekt, alle organisationer definerer succesen af en projektleder forskelligt, men

Læs mere
Disse værktøjer bruger jeg til mine projekter:

Projektledelse i sig selv er kompliceret nok. Så hvorfor døje med komplicerede værktøjer også? Nedenfor kan du se de værktøjer, som jeg bruger til dagligt, samt mit review af dem.

teamgantt logo
Review:
5/5

Det kan være en langhåret proces at holde Microsoft Projects opdateret. Men det er det ikke med TeamGantt, de har lagt al deres fokus på brugervenligheden.

Review: Læs her
Pris: Gratis

trello logo
Review:
4.5/5

Jeg bruger Trello til alt, hvad jeg kan slippe af sted med. Både på arbejde og i privaten. Det inkluderer såvel projekter, som generelle arbejdsopgaver.

Review: Læs her
Pris: Gratis

Lucidchart logo
Review:
4/5

Lucidchart er et visuelt arbejdsværktøj, som jeg bruger til at lave diagrammer, Work Breakdown Structures, Flowcharts og andre projekt visualiseringer.

Review: Læs her
Pris: Gratis