Guide til PROJEKTLEDELSE

EN TRIN-FOR-TRIN GUIDE TIL EFFEKTIV PROJEKTLEDELSE
EN SKRIDT-FOR-SKRIDT GUIDE TIL EFFEKTIV PROJEKTLEDELSE

Jeg har lavet denne guide til at hjælpe dig med at drive dine projekter mere succesfuldt. Der er mange bevægende dele i de fleste projekter, og man kan hurtigt overse nogle dele af projektet. Jeg har derfor lavet denne trin-for-trin guide til effektiv projektledelse. 

Du kan med andre ord bruge denne guide til dit næste projekt og dermed sikre dig, at du husker alt. Jeg har tilmed inkluderet links til uddybende beskrivelser af de forskellige dele af projektet. 

Indholdsfortegnelse:

Den succesfulde projektleder

Introduktion til projektledelse

Et projekt starter, allerede før en projektleder hører om det første gang. Det starter nemlig i det, at en ansat eller kunde til virksomheden, som du arbejder for, kommer på en ny ide til et projekt, eller kommer med forbedringer til en eksisterende løsning som I allerede har i virksomheden. Dette kunne eksempelvis være behovet for at kunne købe varerne online, så man ikke skal lægge ordren telefonisk. Det kunne også være muligheden for at kunne tilgå virksomhedens services på telefonen igennem en app, i stedet for at skulle bruge deres PC, og så videre. Ofte cirkulere sådan ideer lidt rundt inden den til sidst lander på dit skrivebord, hvorefter du skal i gang med at kigge på projektet for første gang. 

Lav en idébeskrivelse

Hele fundamentet for et succesfuldt projekt er bygget på, at du har en korrekt forståelse for det underliggende behov bag projektet. Har du ikke den fulde forståelse for behovet, som skal løses af projektet, så har du ikke den nødvendige viden for at kunne levere et projekt, der hjælper dem, der skal bruge det. Så du skal gerne have et møde med personerne, som er kommet på det nye behov for at sikre dig, at du har forstået det korrekt. Et godt råd ville være ikke bare at høre, hvad deres behov er, men også spørge ind til de underliggende ønskede fordele, som det nye behov dækker over. Så med andre ord høre, hvorfor de gerne vil bestille online i stedet for telefonisk? Omkostningsbesparelser, tidsbesparelser, mindre under bestilling af varer, eller er der andre fordele?

Forstå det nye behov
Lav en interessentanalyse

Lav en interessentanalyse

Du skal nu lave en interessentanalyse, så du kan få et overblik over de personer, som der har en interesse i projektet. Analysen har til formål at sikre, at projektlederen og projektgruppen ved, hvem der er fortaler for dette projekt, samt hvem der kan være modstander af projektet. Det er nemlig ikke alle i virksomheden, som nødvendigvis er enige i, at tingene behøver at ændre sig, nogen vil bare gerne have, at alt bliver som ved det gamle. En interessentanalyse skal derfor laves for at sikre, at projektets mål og leverancer er attraktive for de vigtigste interessenter i projektet. Men den er også et vigtigt værktøj for at undgå konflikter undervejs i projektet. 

Fastsæt projektets målsætninger

Du skal nu formulere projektets målsætninger. Disse kan opdeles i formål, mål og succeskriterier. Projektets formål udtrykker, hvorfor I vælger at igangsætte projektet, det er med andre ord behovet som skal afdækkes. Projektets mål fortæller, hvad projektet skal levere i sidste ende, altså projektets synlige slutprodukter. Projektets mål er derfor den væsentligste grund til at igangsætte projektet, og det er disse, du styrer projektet efter. Og slutteligt skal du definere succeskriterier, du skal med andre ord sætte rammerne for, hvornår du kan tillade dig at sige, at projektet har været en succes, og hvornår det har været en fiasko. 

Fastsæt projektets målsætninger
Lav en kravspecifikation

Lav en kravspecifikation

Så snart du har forstået behovet bag projektet, og har undersøgt dem, som bliver påvirket af projektet, så er det tid til at lave en kravspecifikation. Denne er oftest udarbejdet ud fra det primære behov, der startede hele processen, samt eventuelle yderligere behov, som blev fundet under interessentanalysen. Ofte vil du også tilføje virksomhedsspecifikke krav til kravspecifikationen også, så som overholdelse af CVI (Corporate Visual Identity), IT‐begrænsninger (eksempelvis firewalls) og specifikke programmer, som skal bruges i projektet, så som CMS (Content Management Systems) eller ERP (så som SAP eller Microsoft NAV). Udarbejdelsen af en kravspecifikation kan være en kompleks proces, men det er vigtigt at du tager dig til at lave en udførlig kravspecifikation.

Prioriter projektets krav

Din første opgave sammen med projektgruppen er nu at prioritere alle projektets opgaver. Alle projekter er underlagt 3 rammer, nemlig tid, budget og omfang. Som oftest er minimum to af disse fastsat, og urokkelige fra start, og det er sjældent, at man oplever et projekt med uendelig højt budget, uden en deadline, og hvor omfanget af leverancen er uendelig stort. Alle tre rammer er ofte defineret i starten af projektet, men de kan ikke alle være “urokkelige”, da du som projektleder skal kunne skrue på en af de tre rammer for at kunne justere projektet ind med, hvis der skulle være brug for det. I indlægget nedenfor kan du læse om, hvordan du prioriterer opgaver, sådan at du får de vigtigste med i projektet.

MoSCoW metoden
Lær hvordan du estimerer projekter

Lav en estimering af projektet

Efter at have styr på kravspecifikationen så skal du til at kigge på en estimering af projektet. Du skal med andre ord kigge på, hvad det vil kræve at få lavet projektet, både i tid (personer) og penge (budget). Det er ikke altid nemt at estimere projekter, men du har heldigvis allerede gjort en stor del af arbejdet, hvis du har fulgt guiden indtil nu. Jeg har i mit indlæg nedenfor lavet en skabelon, som du kan bruge til at estimere dine projekter med, den giver dig et godt udgangspunkt at arbejde videre med. 

Lav en projektplan

Du kan nu lave en projektplan for projektet. En god projektplan kan hjælpe andre interesserede i at forstå projektet, uanset hvor kompliceret projektet end er. Det er derfor ikke altid lige nemt at lave en god projektplan, da det kan være svært at finde ud af, præcis hvilke opgaver, som skal defineres direkte i projektplanen, og hvilke der skal bundles sammen under en overordnet opgave. Men læs gerne mit indlæg nedenfor, for at få nogle ideer til hvordan du kan lave din projektplan.
gantt projektplan
Lav en business case

Lav en business case

Ud over en kravspecifikation og projektplan, så skal du også have lavet en forretningsplan for projektet. En forretningsplan er det grundlæggende dokument, som skal frigøre ressourcer (budget og personer) til at hjælpe dig med projektet. Hvor mange ressourcer du kan skaffe til et projekt, afhænger helt af forretningsplanen, og hvor høj en prioritet det vil få i forretningen. Et godt råd er at have fokus på meromsætning eller omkostningsreducering i din forretningsplan. En god forretningsplan har klare estimater på en af disse parametre, da det er disse som ledelsen i de fleste virksomheder har fokus på. 

Præsenter projektet for styregruppen

Du har nu de tre vigtigste dokumenter i projektet: en kravspecifikation, en forretningsplan og en projektplan. Du kan nu med disse tre dokumenter præsentere projektet for ledelsen eller andre sponsorer i håb om, at der kan afsættes budget og interne ressourcer til projektet. Denne præsentation er med andre ord afgørende, for om du kan gå videre med projektet, for uden budget, eller interne ressourcer, er der nok mange projekter som slet ikke vil kunne startes. Men der er intet at bekymre sig om, har du de tre dokumenter klar, så er mange ofte villige til at støtte projektet, da de hurtigt ville kunne se fordelene ved projektet. 

Præsenter projektet for styregruppen
Sådan laver du en god kravsspecifikation

Forstå den agile tankegang

Nu skal du forstå lidt om grundtankerne bag den agile tankegangen. Herunder det agile manifest og dets fire værdier, samt de 12 agile principper bag det manifest. Du vil kunne bruge dette indlæg til at tjekke, om du virkelig arbejder agilt, og om dine projekter lever op til alle principperne. 

Introduktion til Kanban

Vi skal nu kigge på den metode som du kommer til at bruge under dit projekt. Jeg anbefaler altid folk at bruge Kanban hvis de ikke allerede er en certificerede projektleder. Kanban er en af de letteste metoder du kan drive projekter efter. 

Kanban - En introduktion til Kanban
Find en leverandør til projektet

Find en leverandør til projektet

Det er ikke alle projekter, som du kan klare uden hjælp udefra. Ofte er man nødt til at have hjælp af bureauer, når man eksempelvis skal have lavet en ny hjemmeside eller lanceret et nyt CRM system. Disse projekter kan nemlig hurtigt blive meget komplekse. Men det er ikke altid lige nemt at vælge den rette leverandør til projektet, det kan faktisk være en langhåret proces. Der er nemlig mange spørgsmål, du bør spørge dig selv, inden du siger ja til et tilbud fra en leverandør. Det at vælge den forkerte leverandør, kan også ende med at koste din virksomhed en hel del. Jeg har desværre tit set projekter kuldsejle på grund af leverandøren ikke kunne håndtere projektets omfang. 

Etablering af projektgruppen

Du skal nu også finde ud af, hvem der skal være med i projektet, og hvad deres rolle skal være. Dette kan virke som en meget enkel opgave, især hvis du arbejder i en mindre virksomhed, hvor der ikke er så mange, der kan deltage i projektet. Men i større projekter kan det hurtigt blive en kompleks opgave at få sammensat en projektgruppe, der vil komme til at arbejde effektivt sammen, og så delegeret opgaverne imellem dem. 

Etablering af projektgruppen
Gode råd når du planlægger et projekt

Klargør til projektstart

Du skal nu til at klargøre de sidste ting, inden projektet starter. En ting, jeg fandt ud af hen ad vejen var, at den hurtigste vej til succes inden for projektledelse er en grundig forberedelse. Jeg tænkte i starten kun på at komme i gang så hurtigt som muligt, og på at få projektet i luften så hurtigt som muligt. Men der er meget sparet ved at gøre et ordentligt forarbejde, det sparer dig en masse tid senere i projektet. Tag eventuelt et kig på mit indlæg nedenfor, der kan du læse om nogle af de ting, som jeg anbefaler, at du kigger på.

Indkald til workshop- og statusmøder

Det er nu tid til, at du får indkaldt til de møder, som skal holdes i forbindelse med projektet. Du kan med det samme indkalde til de workshops, som skal afholdes for at kunne starte projektet. Det kunne eventuelt en prioriterings workshop, hvor alle opgaver gennemgås og prioriteres af projektgruppen. Du kan også indkalde til de forskellige statusmøder, som du planlagde under “Klargør til projektstart”. I mit indlæg nedenfor kan du læse mine råd til, hvordan du sikrer, at du får det meste ud af disse møder.

Indkald til workshop- og statusmøder
Sådan får du dit projekt tilbage på sporet igen!

Hold styr på projektplanen

Er dit projekt pludselig bagud i forhold til din projektplan? Det sker faktisk oftere, end man skulle tro. Det er sjældent, at jeg oplever et projekt, der ikke på et eller andet tidspunkt midlertidigt er bagud i forhold til projektplanen. Der er mange grunde til dette, det kunne eksempelvis være, fordi uforudsigelige problemer er opstået undervejs, eller fordi en i projektgruppen er blevet fjernet, da han skal arbejde på et andet projekt, eller at dele af projektet viser sig at være en smule anderledes, end hvad der blev vedtaget i starten af projektet. I mit indlæg nedenfor skriver jeg lidt om, hvordan du kan holde styr på projektet, så du kan holde projektets deadlines.

Hold styr på budgettet

Du skal også holde styr på omkostninger undervejs, så de bliver inden for det opstillede budget. Det at skulle styre et projektbudget kan være både en meget dynamisk og kompleks proces, og formålet med indlægget nedenfor er at give dig en generel forståelse for, hvad der skal til, så du ved, hvad der skal gøres for at kunne holde projektet inden for budgettets rammer. 

Hold styr på projektbudgettet
Få lavet en brugertest

Få lavet en brugertest

Inden du lancerer projektet, skal du lige teste, om det hele er, som det skal være, der er flere måder at gøre dette på. Du kan eksempelvis lave en bruger observationstest, hvor du henter brugere ind til en samtale, hvor du præsenterer dem for det nye projekt, og efterfølgende lader dem afprøve løsningen, mens du observerer dem og ligger mærke til, hvordan de bruger den, og hvilke frustrationer de eventuelt har over for den nye løsning. Du kan også vælge at lave en lukket beta-lancering, hvor du giver nogle kunder adgang til den nye løsning og får dem til at give lidt feedback på løsningen, inden du lancerer det for alle.

Lancering af projektet

Endelig er den store dag kommet, hvor der skal trykkes på knappen, og projektet skal vises til resten af verdenen. Men det er ikke altid bare at trykke på knappen og se projektet tage fart. Faktisk er der en lang række ting, du skal have styr på, inden du kan trykke på knappen, det er alt sammen nogle som er forskellige fra projekt til projekt. Har du eksempelvis fået sat sporing på det nye projekt, så du kan se effekten af det? Har du sikret dig, at du gemmer en kopi af den gamle løsning, så I har den som backup hvis noget skulle gå galt? Men der er mange andre ting du også skal have styr på. 

Lancering af projektet
Få feedback på projektet

Få feedback på projektet

Når du har fået afsluttet dit projekt, og leveret til dem, som skal bruge det, så er det tid til en evaluering af projektet. Du skal til at finde ud af, hvad der fungerede, og hvad der ikke gjorde. Jeg vil derfor anbefale dig at indkalde deltagerne igennem projektet til et evalueringsmøde. Da det er vigtigt, at du får feedback fra andre, og kan tilpasse projekt‐processen til, hvordan den virker bedst i den virksomhed, du arbejder i. 

Projektevaluering/Gevinstrealisering

Det sidste du skal gøre er at følge op på projektets målsætninger. Nåede dit projekt at øge virksomhedens omsætning med 10% inden for 3 år efter lanceringen af projektet? Reducerede projektet virksomhedens variable omkostninger 3% et halvt år efter? Her lærer du om hvordan du måler alt dette, og hvordan du kan rapportere dette til styregruppen. 

Det var det, nu er du klar til næste projekt!

GUIDE TIL PROJEKTLEDELSE
EN TRIN-FOR-TRIN GUIDE TIL EFFEKTIV PROJEKTLEDELSE

Vil du have adgang til denne guide til projektledelse? 

Tilmeld dig nyhedsbrevet for at få adgang til min komplette guide til projektledelse, hvor du lærer omkring alt fra, hvordan du laver en projektplan til, hvordan du lancerer og får feedback på dine projekter. 

Ved at udfylde formen acceptere du at du vil gerne modtage nyheder (via email) fra BlivProjektleder. Du bekræfter at have læst og accepteret indholdet af vores persondatapolitik. Du har altid retten til at frasige dig vores brug af din persondata til markedsføring ved at kontakte mig. Du kan altid afmelde dig nyhedsbrevet via linket i bunden af e-mailen.