Hvad laver en projektleder til dagligt?

Hvad består en projektleders job egentlig i? Det vil jeg forsøge at udpensle i denne artikel, hvor jeg vil give dig et indblik i, hvad du kan forvente i jobbet som projektleder.

Som projektleder har du mange forskellige opgaver, og kan være ansat i mange forskellige typer brancher. Mange forskellige brancher kan have brug for en projektleder, som sørger for at have det overordnede overblik over det forestående projekt.

Som projektleder er det vigtigt at være struktureret, kan bevare det fulde overblik, være samarbejdsvillig og arbejde under pres. Som projektleder har du mange bolde i luften, og skal kunne ende med at få projektet i mål med succes. 

Som projektleder er det dig, der sætter dagsordenen for projektet og planlægger, hvordan projektets mål opnås på bedst mulige måde. Det er dig som projektleder, der skal overvåge at projektet forløber, som det skal, og eventuelt igangsætte nye handlinger eller perspektiver. Det er dig, som skal sørge for at følge projektet helt til dørs.

En arbejdsproces på et projekt kan bestå af følgende 5 trin:

  • Initiation: Definere det nye projekt, lave et formål, samt opsætte målene og rammerne omkring det. Her er det vigtigt, at der bliver sat klare og tydelige mål, så der ikke opstår nogen misforståelser undervejs. Herunder bør projektmålene være entydige og målbare, kommunikerbare og accepterbare af klienterne og af projektgruppen, samt realistiske.
    Derudover samler projektlederen et team, som alle besidder forskellige nyttige kompetencer til at udføre opgaverne for projektet.
  • Planning: Lægge en plan for hvordan målene skal opnås. Lav en strategi og handlingsparametre for at projektet bliver en succes. Projektlederen sørger endvidere for at lægge budgetterne. Det er desuden vigtigt at fremlægge idéerne løbende for dine teammedlemmer, så de er med i processen.
  • Executing: Her sørges for at få igangsat de processer, som skal udføres, for at kunne færdiggøre opgaverne i projektet. Der skal indhentes information, og laves analyser og ofte laves der også undersøgelser.
  • Monitoring and controlling: Projektlederen overvåger projektets fremdrift, og om projektplanen og budgetterne overholdes. Projektlederen regulerer i handlingsplanen, hvis det er nødvendigt.
  • Closing: Her færdiggøres de afsluttende opgaver, for at projektet officielt er færdigt. Det kan bl.a. være at skaffe kundegodkendelser, evalueringer af projektet, samt dokumentation.

Kort fortalt er det altså dig som projektleder, der sørger for, at det færdige projekt er succesfuldt og overholder handlingsplanens tidshorisont. Endvidere skal du også sørge for, at projektet forløber som det skal under processen, og de aftalte budgetter ikke overskrides.

Dog er det ikke altid at et projekt udfolder sig, som man havde regnet med fra starten, da man satte målene og lavede sin handlingsplan. Undervejs kan der opstå ændringer og udfordringer, og derfor kan det være at projektet ændrer retning. Her er det blot vigtigt at være skarp på stadig, at have det overordnet mål for øje så kunderne får, hvad de forventer.

Når du står med slutresultatet, er det endvidere vigtigt at evaluere hele processen. Både det der gik godt, og det der gik knap så godt. Ved at vurdere arbejdsprocessen, kan du ud fra den lære, hvad der fungerer, så du kan arbejde endnu mere effektivt fremadrettet. Her er det også vigtigt at få en evaluering af dit team, og få deres synspunkter, som kan give dig et indblik i både deres arbejdsproces og opgaver, men også evaluering af dig som leder.

Et indblik i en projektleders hverdag

Nu vil jeg dykke mere detaljeret ned i, hvordan en projektleders dag egentlig ser ud. En projektleders arbejde består meget i administrative opgaver. Der er ofte mange e-mails, der skal besvares, og anden kommunikation med partnere, klienter, medarbejdere mm. Derfor starter en projektleders dag som regel på kontoret, da det er vigtigt, at du som projektleder holder dig opdateret, og har en god kommunikation med eksterne, såvel som interne relationer i projektet.

Desuden har en projektleder ofte mange møder i løbet af dagen, både fysiske møder og opkald over telefonen. Her bruger projektlederen ofte et skema over sin to do-liste, for at holde styr på dagens og ugens arbejdsopgaver. På den måde har du som projektleder, struktureret din dag og arbejde godt, så du kan arbejde så effektivt og produktivt som muligt. En projektleder har ofte meget travlt, da der er mange ting, der skal ordnes, og derfor er det vigtigt at tiden ikke går til spilde, og de forskellige arbejdsopgaver bliver rangeret efter højeste prioritet.

Som projektleder kan du komme til at deltage i forskellige møder, såsom:

  • Almindelige rutine møder: Som ofte holdes hver morgen. Her mødes projektets medlemmer, hvor de får fulgt op på deres arbejde, og om de overholder tidsplanen. De lægger en strategi for dagen, så de på den måde arbejder mest produktivt.
  • Møder med klienter: Som løbende bliver opdateret om projektets fremdrift. Der bliver drøftet om projektets udfordringer og gode udfald.
  • Møder om eventuelle udfordringer: Og hvordan disse skal løses, for at kunne nå i land med det forestående projekt.

Som nævnt tidligere kan nogle møder også foregå telefonisk, som er mindst lige så vigtige. Her booker projektlederen også tid ind i sin kalender til at varetage disse opkald.

Efter møderne, skal projektlederen sørge for at få eventuelle ændringer og nye idéer ført ind i en handlingsplan, så projektet kommer til at gå i den rigtige retning. Det er projektlederen, som er tovholderen, og sørger for at projektet forløber, som det skal.

Projektlederen holder derfor løbende et nøje øje med projektets fremgang, og checker ind med team medlemmerne. Projektlederen slutter derfor også altid dagen af med en opsamling, både sit eget arbejde, men også med projektgruppens arbejde. Dagens arbejde bliver vurderet, og det man ikke nåede, bliver flyttet.

På den måde holder projektlederen en god struktur i arbejdet, hvilket er en god start for at opnå et succesfuldt resultat på sit projekt.

Løbende vurdering og evaluering

Foruden de daglige gøremål, sørger projektlederen løbende hver måned at vurdere projektet. Det gør han blandt andet ved at:

  • Lave en status rapport
  • Danne overblik over opgaverne
  • Sørger for at have alt dokumentation i orden

Desuden vurderer og optimerer projektlederen også løbende projektets arbejdsprocesser. Der bliver set på, om noget kan gøres anderledes, så der hele tiden arbejdes så effektivt som muligt. Målet er hele tiden at stå færdig med et succesfuldt projekt, og det sker oftest, hvis der arbejdes så produktivt og effektivt som muligt. Projektets udfald vil altid falde tilbage på projektlederen, og derfor bør du altid sørge for at have et godt overblik over arbejdsprocessen, men også sørge for at dine teammedlemmer på projektet, har det godt.

Team spirit er essentielt

Som projektleder skal du ikke kun være struktureret og løsningsorienteret, men også skabe god stemning og motivation blandt dine medarbejdere. Du har ikke noget projekt uden dine projektmedlemmer. Det er derfor vigtigt, at de føler sig hørt og betydningsfuld for opgaven. En munter arbejdsplads er utrolig vigtig, for at projektet lykkes på bedst muligt vis.

En god projektleder er dedikeret både til det igangværende projekt, men også sine medarbejdere. Når dine medarbejdere har tillid til dig, vil de også selv arbejde hårdere, for at ende ud med det bedste resultat. Ofte har de udvalgte teammedlemmer ikke arbejdet sammen før, da de er håndplukket fra forskellige afdelinger. Derfor er det vigtigt, at du sørger for at lægge en strategi for, hvordan alle kan arbejde på bedst muligt vis på deres egen måde, men samtidig lægge en fælles tone og fremgangsmåde for projektet. Et godt samarbejde er alfa og omega for et succesfuldt projekt.

Gode arbejdsrammer

For at skabe gode forhold til din projektgruppe, er det vigtigt, at du sørger for, at de har gode og attraktive rammer.  Gode rammer kan blandt andet opnås ved at gruppen har nogle gode lokaler med god plads, eller det kan være løbende opdateringer omkring projektet, så dine teammedlemmer føler sig inkluderet.

Hvor kan man blive ansat som projektleder?

Projektledere bliver, som nævnt tidligere, brugt i mange forskellige typer brancher. De kan blive ansat både i private og offentlige virksomheder eller organisationer. Du kan også arbejde freelance som projektleder, hvor du bliver hyret fra opgave til opgave.

En projektleder bliver ansat til de jobs, hvor små som store projekter skal igangsættes og gennemføres. Det kan være alt fra festivaler, gennemføre undersøgelser, en forskningsopgave eller tv-produktion.

En projektleder bliver ofte hyret til at igangsætte nye tiltag eller kampagner for en virksomhed, eller for at forbedre og optimere en virksomhed, både på det produktive og økonomiske plan.

Som projektleder har man typisk specialiseret sig i et fagområde, og dygtiggjort sig inden for sit område. Et fagområde kan være:

  • Byggeindustrien
  • El og energiselskaber
  • IT virksomheder
  • Salg og markedsføring
  • Arkitektfirmaer
  • Ingeniør virksomheder

Kunne jobbet som projektleder lyde som noget for dig?

Projektledelse er en overbygning på en videregående uddannelse, hvor du bl.a. kan tage en diplomuddannelse. Du kan også tage kurser i projektledelse, som en ekstra kompetence eller så du kan fremvise et skriftligt bevis på dine færdigheder. Du kan bl.a. se de forskellige udbydere af uddannelsen her. Her kan du se hvilken indgang, der giver mest mening for dig.

Effektiv projektledelse – Din trin-for-trin guide til at drive succesfulde projekter

Brug for hjælp til dine projekter?

Jeg har efterhånden drevet rigtig mange projekter, og jeg har i denne trin-for-trin guide samlet min viden og erfaringer om, hvad der skal til for at drive et succesfuldt projekt uden at være ved at gå ned med stress

Sammen med bogen kommer der en række skabeloner, herunder kravspecifikation, user stories, budgethåndtering, projekt estimering og andre relevante skabeloner

Måske du også er interesseret i disse indlæg:
Effektiv projektledelse – Din trin-for-trin guide til at drive succesfulde projekter
Effektiv projektledelse – Din trin-for-trin guide til at drive succesfulde projekter

Få en gratis bog om effektiv projektledelse​

Få tilsendt en 193 siders ebog: “Effektiv projektledelse – Din trin-for-trin guide til at drive succesfulde projekter” bare ved at tilmelde dig nyhedsbrevet.