Billede fra TeamGantt

Sådan laver du et Gantt diagram – excel download + TeamGantt

I dette indlæg vil jeg give et eksempel på, hvordan du hurtigt og nemt kan lave et Gantt diagram. Et godt Gantt diagram kan hjælpe med at få dine kollegaer eller kunder til at forstå projektet, uanset hvor kompliceret dit projekt er.

Det er derfor ikke altid lige nemt at lave et godt Gantt diagram, da det kan være svært at finde ud af, præcis hvilke opgaver, som skal defineres direkte i Gantt diagrammet, og hvilke der skal bundles sammen under en overordnet opgave.

Hvad er et Gantt diagram?

Et Gantt diagram er et dokument, som viser hvert skridt, der skal tages for at gennemføre et projekt fra A til Z. Det viser samtidigt projektlederens tilgang til projektet, projektets slutprodukter eller leverancer, samt projektets fremdrift.

Hvorfor skal man lave et Gantt diagram?

Succesfulde projekter har alle en ting til fælles. Nemlig at de har et konkret Gantt diagram fra starten. I nogle tilfælde ændres planen undervejs i projektet, hvilket er okay, hvis det viser sig, at den oprindelige plan ikke var korrekt, eller at der var bedre muligheder end oprindeligt specificeret.

I dette indlæg går jeg i dybden med alt dette, så tag dig gerne tiden til at læse det helt igennem. Jeg har inkluderet både video og en masse billeder i dette indlæg, så det er utrolig nemt at følge med trin-for-trin, og du vil med disse råd have et Gantt diagram klar for dit projekt, hvis du følger med undervejs i indlægget.

Jeg viser i dette indlæg både hvordan du kan gøre dette direkte i Excel, og hvordan du kan bruge et gratis online værktøj til det. Det er min klare anbefaling at du bruger det gratis værktøj, det er langt nemmere at bruge og vedligeholde. Det ser du nok hurtigt hvis du læser videre.

Hvordan laver du et Gantt diagram i Excel?

I dette afsnit vil jeg starte med at vise, hvordan du kan oprette et Gantt diagram direkte i et Excel ark. Det er langt fra den bedste løsning, mange laver det i Excel fordi det er gratis, og de helst ikke vil betale penge for et Gantt diagram, men dere r bedre løsninger end det.

Men nedenfor kan du se en video lavet af Leila Gharani, som gennemgår, hvordan du laver et Gantt diagram fra bunden i Excel. Så tag eventuelt et kig på den, har du ikke lyst til at skulle lave den fra bunden, så kan du også bare download hendes Excel skabelon her

Hvordan laver du et Gantt diagram i TeamGantt?

I dette afsnit vil jeg starte med at vise, hvor nemt det er at oprette et Gantt diagram i et online værktøj.

Nedenfor kan du se en video lavet af TeamGantt, som gennemgår, hvordan du laver et Gantt diagram fra bunden. Så tag eventuelt et kig på den, har du ikke mulighed for dette, så kan du sagtens bare følge min guide nedenfor.

Dette afsnit bliver med andre ord en trin-for-trin guide til, hvordan du opretter et Gantt diagram, og vi starter helt fra begyndelsen og tager alle skridt, det kræver for at lave et fyldestgørende Gantt diagram.

Til denne guide bruger jeg TeamGantt som eksempel, TeamGantt er helt gratis at bruge. Så start med at oprette en bruger, så kan du nemmere følge guiden nedenfor.

Opret et projekt

Når du har oprettet en bruger, så kommer du til denne skærm, hvor du skal udfylde projektets navn, dette kunne eksempelvis være “Ny webshop“. Derefter skal du udfylde, hvornår startdatoen for projektet er, dette er ikke så vigtigt, så bare lade den være ved “Today”

Du kan også vælge, om du vil bruge en af deres skabeloner. De har en masse skabeloner, som man kan vælge imellem, men i dette tilfælde vil vi bare vælge “Blank Project”

Og til sidst kan du vælge, hvilke dage du ønsker, er en del af Gantt diagramet. Som udgangspunkt er lørdag og søndag ikke vist i Gantt diagramet, og medmindre projektgruppen kommer til at arbejde i weekenderne, så vil jeg råde dig til at undlade disse, og lade den være sat til mandag-fredag.

Når du har indtastet det hele, så skal du bare trykke “Create new project

Opret projektets opgaver

Derefter er dit Gantt diagram oprettet, men den er nu lidt tynd lige nu, så nu skal vi have lagt nogle opgaver ind i Gantt diagramet.

Men først, du kan ude til højre se en række videoer, som kan guide dig i dybden med specifikke opgaver, tag eventuelt et kig på dem, inden du går videre. De er rigtig godt lavet.

Klik på First Group (click to rename) for at navngive denne gruppe til “Wireframes & Design“, klik derefter på First Task (click to rename) for at navngive denne opgave “Hold design workshop” og tryk enter på dit keyboard.

Så snart du trykker enter, vil du opdage, at den springer ned under din opgave og gør klar til at oprette en ny opgave. Skriv eksempelvis her: “Find UX specialist til at lave wireframes” og tryk enter, “Udarbejd design guide ud fra CVI” og tryk enter, og til sidst skriv “Lav Photoshop mockup” og tryk enter.

Så har vi styr på den del af projektet. Det næste bliver at få styr på opsætning af systemer & integrationer, så du skal lave en ny gruppe af opgaver, dette gør du ved at klikke på Group of Tasks nedenunder din sidste opgave i gruppen “Wireframes & Design“.

Herunder opretter du så de opgaver, som ligger under denne del af projektet. Det kunne eksempelvis være “Find CMS til projektet“, “Lav overblik over integrationer“, “Lav et High-Level Solution Design” og “Forbered import af varer

Dette gør du bare ved at trykke på Tasks på billedet ovenfor. Og så skulle det gerne se sådan her ud:

Lad os bare starte med dette, og lad os tage et kig på, hvordan du nu begynder at planlægge disse opgaver.

Planlæg opgavernes start- og slutdato

Du kan hurtigt og nemt planlægge opgaverne ved at trykke på opgavernes søjler ude til højre, og derefter trække dem fra side til side. Du kan også trykke på enderne af søjlen, og derved udvide eller indsnævre opfanget af opgaven. Se eventuelt mit eksempel nedenfor.

Hvis du dobbeltklikker på opgavens søjle, så åbnes der vinduet nedenfor. Dette er en oversigt over alle informationerne på denne opgave. Her kan du også sætte start- og slutdatoerne, samt du kan ændre farven på opgaven og tilføje kommentarer til opgaven.

Prøv at ændre farven på alle opgaverne under “Opsætning af systemer & integrationer”, dette vil gøre det meget synligt, at dette er en anden del af projektet. Se eksempelvis nedenfor.

Det bliver meget mere overskueligt med flere forskellige farver, tilføjer du en gruppe mere, så kan du eksempelvis gøre alle de opgaver grønne.

Opret projektets deadlines og milepæle

Jeg har indtil videre snakket om Task og Group of Tasks, men har endnu ikke snakket så meget om Milestones. Så det skal vi kigge lidt på her. Du kan bruge Milestones til mange ting, den primære forskel på en opgave og en milepæl er, at en opgave kan strække sig over flere dage, mens en milepæl kun kan være et specifikt tidspunkt.

Derfor vil du tit bruge milepæle til at afmærke deadline og leverancer. Det kunne eksempelvis være sådant her.

Tilføj afhængigheder mellem opgaverne

Det næste, vi skal gøre, er at tilføje afhængigheder mellem opgaverne. Det er tit, sådan at man ikke kan starte på den næste opgave, uden at opgaven før den er færdig. Det kunne eksempelvis være, at det ikke giver mening at lave wireframes, før der er afholdt en design-workshop, eller at man ikke kan lave en Photoshop mockup af projektet, uden først at have styr på ens design guide.

Så lad os lige tilføje nogle afhængigheder til projektet, og det gøres meget enkelt, ved at fører musen op ved siden af en opgave, så kommer der en lille sort prik, som du så kan klikke på og trække ned på den opgave, som du gerne vil gøre afhængig af denne opgave.

Derefter kommer det til at sådan her ud.

Nu begynder det at ligne noget, nu skal vi sådan set bare i gang med projektet, og det gør vi ved at tilføje vores kollegaer til projektet, og ved at begynde at opdatere Gantt diagramet.

Når du bliver vant til at bruge TeamGantt, så vil det, du har lavet indtil videre tage dig under 5 minutter. TeamGantt er simpelthen så vidunderligt nemt at arbejde med, og det sparer mig så meget tid i min hverdag sammenlignet med et program som Microsoft Project.

Tilføj kollegaer og ressourcer til projektet

Det næste, som vi skal kigge på er nu, hvordan du tilføjer projektgruppen og andre ressourcer til projektet. Samt hvordan du tilknytter dem en opgave.

Start med at invitere dine kollegaer til TeamGantt, det gør du ved at klikke “Invite People” oppe i højre hjørne.

Derefter kommer du ind på denne side.

På denne side kan du invitere dine kollegaer eller tilføje ressourcer til projektet.

En ressource kunne eksempelvis være en ekstern konsulent, som du ikke vil have, har adgang til dette Gantt diagram, men det kunne også være en fysisk ting, som et kamera eller en bil. På den måde kan du sikre dig, at du kan booke kameraet eller bilen på en specifik dato, og så kan andre se, at de ikke kan bruge det den dag.

Så tag at invitere dine kollegaer, som skal være med i projektet, og opret de ressourcer, som skal bruges i projektet.

Derefter kan du let tilføje dem til kolonnen “Assigned” ved siden af hver opgaves navn. Her kan du eksempelvis se, at jeg har inviteret mine kollegaer “UX Konsulent” og “IT-Arkitekt”, og tilføjet dem til deres opgaver.

Opdater opgaverne løbende i projektet

Vi er nu ved sidste trin, og dette er lige så let som de andre trin. Som du kan se på billedet ovenfor, så er der ved siden af kolonnen “Assigned” en kolonne, der hedder “Progress” og i denne står der typisk “0%” hvis du ikke allerede har udfyldt den.

Efter som projektet skrider frem, så kan du her gå ind og opdatere projektets fremgang ved at skrive ind, hvor langt i er kommet, med hver opgave. Se eventuelt eksempel nedenfor, fra det projekt, vi har oprettet sammen.

Her kan du se, at vi er blevet helt færdige med “Wireframes & Design”, og at vi er 41% færdige med “Opsætning af systemer og integrationer”. Dette betyder også, at vi er 70% færdige med hele projektet, hvilket vises helt oppe i toppen.

Det var det! Så let er det altså at lave en Gantt diagram i TeamGantt. Jeg håber, at du kan se hvorfor det er at jeg altid bruger TeamGantt til mine projekter. Der findes ikke et projektstyringsværktøj på markedet som er mere simpelt at bruge end dette.

Hvad indeholder et Gantt diagram?

Et Gantt diagram indeholder typisk følgende: De forskellige faser i projektet, opgaverne og milepælene i projektet, start- og slutdatoerne for alle opgaver og projektet som helhed, afhængigheder mellem opgaver og milepæle i projektet og hvilke ressourcer eller personer som er en del af projektet.

Hvad skal man ikke have i et Gantt diagram?

Jeg har set mange dårlige Gantt diagrammer tidligere og har også selv lavet nogle, som var dårlige. Et Gantt diagram mister nemlig hurtigt sin værdi, hvis den indeholder alle små opgaver, og hvor opgavernes længde måske kun er 1-2 dage, og hvor listen af opgaver bliver næsten uendeligt lang i større projekter.

Samtidig kan et Gantt diagram også hurtigt miste sin værdi ved kun at have de overordnet faser i projektet, hvor der eksempelvis kun er Opstart, Udvikling og Lancering som punkter, og hvor den måles i antal uger eller måneder i stedet for dage. Sådan planer er enten for specifikke eller for overfladiske til at give nogen noget værdi.

Hvilke fordele er der ved at have et Gantt diagram?

Et Gantt diagram hjælpe dig som projektleder med at kommunikere omkring projektet. Den er med til at visualisere hele projektet, samt vise hvilke opgaver, som er forbundet. Den sikre derfor, at alle har samme opfattelse af projektet, men det kan også være med til at identificere flaskehalse ude i horisonten.

Mangler du mere inspiration, så tag eventuelt et kig på disse sider:

GUIDE TIL PROJEKTLEDELSE
EN TRIN-FOR-TRIN GUIDE TIL EFFEKTIV PROJEKTLEDELSE

Jeg har lavet denne guide til at hjælpe alle mine læsere med at drive deres projekter mere effektivt. Mange af mine læsere har ikke en formel projektlederuddannelse og har ikke tiden eller muligheden for at tage en. Derfor har jeg lavet denne trin-for-trin guide til effektiv projektledelse, som du kan følge undervejs i dit projekt. 

Måske du også er interesseret i disse indlæg:
gantt projektplan

Sådan laver du en god projektplan

Introduktion I dette indlæg vil jeg give et eksempel på, hvordan du kan lave en optimal projektplan. En god projektplan kan hjælpe med at få dine kollegaer eller kunder til at forstå projektet, uanset hvor

Læs mere
Lav en kravspecifikation

Sådan laver du en god kravspecifikation!

Introduktion Med en god kravspecifikation kan du øge sandsynligheden for, at dit projekt bliver en succes. Ja, det er faktisk en betingelse. Men mange projektansvarlige holder sig stadig tilbage med at skrive dette dokument.  I

Læs mere
Disse værktøjer bruger jeg til mine projekter:

Projektledelse i sig selv er kompliceret nok. Så hvorfor døje med komplicerede værktøjer også? Nedenfor kan du se de værktøjer, som jeg bruger til dagligt, samt mit review af dem.

teamgantt logo
Review:
5/5

Det kan være en langhåret proces at holde Microsoft Projects opdateret. Men det er det ikke med TeamGantt, de har lagt al deres fokus på brugervenligheden.

Review: Læs her
Pris: Gratis

trello logo
Review:
4.5/5

Jeg bruger Trello til alt, hvad jeg kan slippe af sted med. Både på arbejde og i privaten. Det inkluderer såvel projekter, som generelle arbejdsopgaver.

Review: Læs her
Pris: Gratis

Lucidchart logo
Review:
4/5

Lucidchart er et visuelt arbejdsværktøj, som jeg bruger til at lave diagrammer, Work Breakdown Structures, Flowcharts og andre projekt visualiseringer.

Review: Læs her
Pris: Gratis