Brug RACI-modellen til delegering af roller/ansvar i dit projekt

Brug RACI-modellen til delegering af roller/ansvar i dit projekt

I dette indlæg vil jeg gerne skrive lidt omkring RACI-modellen, og hvordan du kan bruge din til delegering af roller/ansvar i dit næste projekt.

Der er ingen tvivl om, at komplekse projekter kan gøre det super svært for store projektgrupper at holde styr på de forskellige opgaver. Selv hvis du har en gennemtænkt projektplan, og et fantastisk hold bag planen, vil forvirring opstå og projektgruppen vil langsomt blive demotiveret, hvis du ikke har uddelegeret roller og ansvar fuldstændigt klart.

Her er der dog en god model man kan bruge til delegering af roller og ansvar for at undgå netop dette problem. Den er kendt som RACI-modellen og i dette indlæg vil jeg forklare hvad RACI-modellen er, og hvad du kan få ud af at bruge den i dit næste projekt.


Projektplanlægning med TeamGantt

Hvad er en RACI-model?

En RACI-model er en simpel matrix, som du kan bruge til at uddelegere roller og ansvar for hver eneste opgave, milepæl, eller beslutning på et projekt. Ved at gøre det helt klart hvilke roller og hvor ansvaret ligger på hver eneste projektopgave kan du altså eliminere forvirring, og sørge for at alle altid ved præcis hvem der skal gøre hvad.

Hvad står RACI for?

Måske har du undret dig over navnet ”RACI”. RACI er en engelsk forkortelse for Responsible, Accountable, Consulted og Informed. Hvert bogstav i forkortelsen repræsenterer et niveau af opgave ansvar.

Lad os lige kort få defineret de fire forskellige niveauer af ansvar i RACI-modellen.

RACI Definitioner

Responsible

Den person der er skrevet på her, gør selve arbejdet for at gennemføre opgaven. Hver eneste opgave skal have minimum en person på Responsible, men der kan sagtens være mere end en.

Accountable

Personen under Accountable uddelegerer arbejde og er den sidste til at gennemgå opgaven inden den er godkendt og færdig. Ved nogle opgaver kan det sagtens være, at det er en person fra Responsible som også fungerer som Accountable. Det er bare vigtigt, at der kun er en Accountable person til hver opgave.

Consulted

Hver eneste opgave vil altid blive forbedret af at blive gennemgået fra mere end en person. Personerne under Consulted er personer, som står klar til konsultation og løbende vil give inputs om hvordan noget vil påvirke det fremtidige projekt arbejde.

Informed

Disse hold medlemmer skal lige holdes informeret omkring projektet fremgang, men behøver ikke at få hver eneste detalje at vide.

Nu ved du præcis hvad en RACI-model er, ideen bag at bruge den, og hvad de fire forskellige niveauer af ansvar i RACI-modellen er. Der er mange gode grunde til at bruge RACI-modellen, og flere forskellige fordele at hente bare fra denne simple model.

Fordele ved at bruge RACI-modellen

Den primære fordel ved at bruge RACI-modellen er at den hjælper dig med at sætte helt klare forventninger for dig selv og holdet omkring projekt roller og ansvar. Ved at bruge denne simple, men effektive model, undgår du altså at du pludselig har flere forskellige personer der arbejder på den samme opgave, eller som rent faktisk modarbejder hinanden – bare fordi man ikke lige fik defineret roller og ansvar i begyndelsen af projektet.

En RACI-matrix får også automatisk din projektgruppe til at tage mere ansvar for deres arbejde, da det står sort på hvidt hvilket arbejde de skal lave, og hvornår det skal være færdigt. Helt basalt set vil du fjerne unødvendige forvirringer og elementer der sænker processen, men udelukkende fokusere på dit holds evne til at skabe fremgang og succes ud fra de rammer du har sat. Lyder det ikke meget godt?

Et til spørgsmål du muligvis står med er; Hvornår skal man bruge RACI-modellen? Er det virkeligt nødvendigt at bruge den til hvert eneste projekt eller er det kunne nogle bestemte typer projekter man skal bruge modellen til?

Hvornår man skal bruge RACI-modellen?

Der er ingen tvivl om, at man sagtens kan bruge RACI-modellen til stort set alle projekter, hvor det vil fungere super fint. Der er dog nogle projekter, hvor det giver enten mere eller mindre mening at bruge modellen. RACI-modellen er specielt hjælpsom når forskellige opgaver i et projekt kræver flere ressourcer, kører samtidigt, eller afhænger meget af andre opgaver.

Her er et par scenarier hvor RACI-modellen er meget hjælpsom. Hvor beslutningstagen eller godkendelsesprocesser kan stoppe projektets fremgang. Hvor der er konflikter omkring hvem der skal klare opgaverne, og hvem der skal tage beslutningerne. Hvor det føles som om, at projektet arbejder ikke er distribueret ordenligt. Hvor der pludseligt bliver udskiftet holdmedlemmer og du hurtigt skal kunne udfylde rollerne igen med nye holdmedlemmer.

Selvfølgelig er alle projektgrupper og projekter ikke skabt ens, og derfor kan det være svært bare at sige helt generelt om modellen er noget for dig eller ikke. Det kan være du er en af de heldige projektledere der arbejder med et super motiveret hold der helt naturligt kommunikerer meget godt og hele tiden har fuldt styr på deres arbejde. Det kan også være, at det projekt du arbejder på lige p.t., er så lille, at det vil virke fjollet at bruge tid på at udvikle denne matrix til projektet.

I sidste ende er det altså op til dig at vurdere om dit projekt og hold har brug for RACI-modellen eller om det virker ligegyldigt. Er du i tvivl kan man dog argumentere for, at det er bedre at være på den sikre side og få den lavet.

Nu ved du alt det vigstige der er at vide omkring RACI-modellen. Du ved hvad ideen bag denne model er, du ved hvad de forskellige punkter under RACI-modellen står for og betyder, du ved hvad de forskellige fordele ved modellen er, og kan nu også vurdere om du skal bruge modellen til dit fremtidige projekt.

Der mangler dog en ting. Hvordan laver man rent faktisk en RACI-model? Det er heldigvis ikke specielt svært, men faktisk enormt enkelt og kan gøres lynhurtigt – du skal dog selvfølgelig tænke dig godt om hvem du skriver på i de forskellige felter. Det at modellen er super simpel gør den både nem for dig som leder at bruge, og nem for dine holdmedlemmer at læse.


Projektplanlægning med TeamGantt

Hvordan man laver en RACI-Model?

Du kan lave en RACI-model der er speciallavet til netop dit projekt meget hurtigt i et regneark. Det kan f.eks. være Microsofts Excel eller Google Sheets. Google Sheets kan være smart at bruge, da det så er super nemt at dele med sin projektgruppe. Alternativt kan man bare sende arket med mail efter det er lavet. Du kan hente min skabelon at bruge for at komme hurtigt igang.

Du skal bare følge disse tre simple skridt for, at lave din RACI-model:

  1. Skriv alle projekt roller eller holdmedlemmers navne langs den øverste række i regnearket.
  2. Ned langs venstre kolonne skriver du alle de forskellige opgaver, milepæle og beslutninger der er i projektet.
  3. Du kan herefter tilskrive en værdi R, A, C eller I ud fra en opgave og under et specifikt navn. På denne måde kan hvert holdmedlem hurtigt finde sit navn, og så under navnet så de forskellige steder man skal gøre noget, og hvilket niveau af ansvar man har.

Tips til at optimere din RACI-Model

Her har jeg samlet en kort liste af gode tips, som du kan følge for at optimere din RACI-model:

  • Fokuser udelukkende på projektopgaver, milepæle og beslutninger i RACI-modellen. Undgå at inddrage administrative ting som møder eller statusreporter.
  • Sørg for at justere opgaverne i RACI-modellen så de følger din projektplan for at undgå forvirring omkring detaljer og deadlines.
  • Hold RACI definitioner tæt på – måske endda i regnearket hvor du lavet modellen. På den måde kan du og holdmedlemmer altid hurtigt tjekke op på, hvad det nu lige er de forskellige bogstaver står for.
  • Dobbelttjek altid at du har uddelegeret opgaverne til de rigtige personer.
  • Du kan tilføje noter til de forskellige opgaver og uddelegeringer, så alle er fuldt ud indforstået omkring roller og ansvar.

 RACI-Model regler

Når du har lavet din RACI-model kan du hurtigt gennemgå disse simple regler, og tjekke om den følger dem. Dette er bare en lille liste over regler, som RACI-modellen helst skal følge for at fungere så optimalt som muligt.

  • Hver opgave har mindst en Responsible person.
  • Der er kun en Accountable person tilskrevet til hver opgave for, at sikre hurtige og klare beslutninger.
  • Ingen holdmedlemmer er overbelastet med for mange Responsible opgaver.
  • Hvert holdmedlem har en rolle på hver eneste opgave. (Det er ikke unormalt, at nogle personer er under Informed på næsten alle opgaver)
  • Hvis du har en hel masse Consulted og Informed roller i din model er det vigtigt, at du har en hurtig og effektiv måde at holde de forskellige personer informeret på. Det kan f.eks. være så simpelt som at sørge for, at alle altid har adgang til din projektplan, så de kan følge med i fremgangen henad vejen.

Dette var mit indlæg om den simple, men meget effektive RACI-model. Jeg håber, at du kan se værdien i denne model og har mod på at prøve den af i det næste projekt du skal lede.

Mark Guldbrandsen
Mark Guldbrandsen
Certificeret projektleder med speciale i digitale projekter. Jeg deler her på bloggen mine erfaringer med projektledelse.

Del dette indlæg:

Del på facebook
Facebook
Del på twitter
Twitter
Del på linkedin
LinkedIn
Effektiv projektledelse – Din trin-for-trin guide til at drive succesfulde projekter

Brug for hjælp til dine projekter?

Få en smagsprøve på min bog “Effektiv Projektledelse – Din trin-for-trin guide til at drive succesfulde projekter“. Jeg sender dig gerne de første to kapitler, hvis du tilmelder dig mit nyhedsbrev.

Måske du også er interesseret i disse indlæg:
gantt projektplan

Sådan laver du en god projektplan

Introduktion I dette indlæg vil jeg give et eksempel på, hvordan du kan lave en optimal projektplan. En god projektplan kan hjælpe med at få dine kollegaer eller kunder til at forstå projektet, uanset hvor

Læs mere
Lær hvordan du estimerer projekter

Lær hvordan du estimerer dine projekter

Introduktion Det at skulle estimere et projekt kan uanset størrelse være en langhåret proces, derfor har jeg skrevet dette indlæg for at hjælpe dig med denne proces.  Men inden du begynder at estimere projektet, så

Læs mere