Det er ved at være tid til at acceptere, at det er nødvendigt at ansætte en projektleder. Du ved det, og måske ved dine holdmedlemmer det endda også. Andre ser dog bare ikke behovet for at ansætte en person der er dedikeret til den rolle.
Det kan være frustrerende at være den eneste fortaler for at sætte en til at have rollen som projektleder i din organisation. I dette indlæg vil jeg hjælpe dig med at forklare hvorfor en projektleder er en god investering.
Måske er du en designer eller udvikler som er endt med at skulle lede projekter og har det derfor svært med både at holde styr på projekterne og samtidigt levere fantastisk arbejde til tiden.
Eller måske har du opdaget en kærlighed for projektledelse og vil gerne skifte over til at være projektleder på fuld tid. Det kan endda være at du er en virksomhedsejer som er blevet vant til at gøre det hele, men har opdaget at det er tæt på umuligt at holde styr på det hele i takt med at dit hold og din forretning vokser.
Uanset hvad din situation er, ligger jeg alt ud på bordet her for at hjælpe dig med at forstå – og forklare – værdien af en god projektleder og hvornår det er nødvendigt at ansætte en fuldtids projektleder.
Forståelse for forretningsværdien af projektledelse
Lad os starte med de basale grunde til at projektledelse er gavnligt for din forretning.
Naturligvis er omkostningen en stor sten på vejen, når man er fortaler for at sætte en projektleder på holdet. Men det er vigtigt at tænke over den større værdi en projektleder bringer til organisationen og, at veje de langvarige fordele op imod denne omkostning.
Projektledere tager hånd om så mange uhåndgribelige opgaver, hvis værdi en masse mennesker ikke helt forstår. Når du skal foreslå at ansætte en projektleder, så fremstil det på en måde ledere forstår. Positioner dit argument på en måde der passer fordelene af projektledelse til din leders/organisations værdier.
Projektledelse er godt for vigtige projektmål som eksempelvis:
- Ramme mål og deadlines
- Overholde budgettet
- Forbedre projektets overskud
- Beskytte holdes moral
- Opnå kunde troværdighed
- Holde altafgørende kommunikation flydende
Det at hyre en projektleder vil naturligvis betyde at der skal bruges flere penge på lønninger og fordele. Men succesfulde forretninger kører på succesfulde projekter. Det at have en dedikeret person på holdet til at skubbe projektet fremad er uden tvivl det værd på lang sigt.
Projektledelse fortjener en dedikeret rolle
Projektledelse bliver tit bare smidt oveni en eksisterende ansattes opgaver. Det kan også være at det fungerer fint i et stykke tid, men det er ikke en holdbar løsning. Specielt hvis personen der styrer projektet på siden, ikke var klar på at skulle gøre dette, da han eller hun blev ansat.
Her er 3 grunde til at en dedikeret projektleder er det værd
Højere motivation og moral
Sandheden er, at nogle personer ikke kan lide projektledere, og slet ikke vil være en. Det at sætte klare forventninger omkring forskellige roller er altafgørende, fordi det fører til en bedre moral og motivation. At sætte pris på personer for deres ekspertise og give dem plads til at blomstre i deres styrker gør dem ikke bare til en bedre ansat, men også bedre til det de skal gøre.
Bedre brug af ressourcer
Det er også vigtigt at tage prisen af opdelt opmærksomhed ind i eftertragtningen. Tænk på en designer eller udvikler som også skal fungere som en projektleder, og overvej om du virkelig bruger denne ressource så godt som overhovedet muligt.
Hvis de hele tiden skal skifte frem og tilbage mellem opgaver hver dag, er der god sandsynlighed for at de ikke vil fungere lige så effektivt eller godt i begge roller. At sætte en ekspert til at være projektleder fører til bedre og mere fokuseret resultater for dit hold og projekter.
Ensrettet strategi og vision
Mange mennesker ser projektledere som personer der skal håndtere administrative opgaver. Men en god projektleder er en strategisk ressource der forsikrer at projektmål følger overordnet forretningsmål. Når projektledelse bliver fordelt udover flere ansatte i firmaet, vil det store billede blive tabt i processen.
Tegn på at det er tid til at ansætte en projektleder
Uanset hvor du arbejder, hvis du arbejder med projekter der har deadlines og budgetter, har du brug for nogen til at håndtere dem. Selvfølgelig forstår jeg godt, at tilføjelsen af en ny ansat på lønsedlen er en stor beslutning.
Så hvordan ved du at du har nået det punkt? Disse tegn er en god indikator på at det er tid til at ansætte en projektleder:
- Projekter bliver ved med at overskride budgettet
- Dit hold misser deadlines fordi projekter aldrig bliver estimeret korrekt.
- Projekter afleveres til tiden, men møder ikke mål eller planlagte resultater.
- Der er ikke nogen klar og strømlinet proces.
- Dit hold har for mange opgaver og er stresset.
- Klienter eller/og interessenter er frustreret med niveauet af indsigt de får i projekterne.
- Ingen laver eller opdaterer planer, så der er ingen klarhed over hvornår, et projekt er færdigt.
- Der er meget miskommunikation og/eller forvirring om hvem der laver hvad.
Hvilken type projektleder skal du ansætte?
Når du har besluttet dig for at lave en projektleder rolle, skal du beslutte dig om det skal en fuldtidsansat eller kontrakt position.
Bare tænkt ekstra over at selv de mest erfarne projektledere skal bruge tid til at blive klar. Vær forberedt på at bruge noget tid på at sætte en nye projektleder op, så de kan komme til at kende til din organisations processer og hvordan dit hold arbejder bedst.
Her er nogle ting du skal tænke over når du beslutter dig for hvilken type projektleder der passer bedst til dit hold og projekter.
Ansætte en kontrakt projektleder
At ansætte en projektleder skal ikke være en alt-eller-intet oplevelse. Hvis du ikke er klar til at binde dig til en fuldtidsansat kan du give det et forsøg ved at finde en projektleder på en deltids eller kontraktuel basis. Det vil gøre det muligt for dig at se, hvordan en dedikeret projektleder passer ind i den organisation og skubber projekter fremad.
Scenarier hvor ansættelsen af en kontrakt projektleder giver mening:
- Du har kun et par projekter og har brug for hjælp til at håndtere intense planlægninger.
- Du har erfaret nogle få forsinkelser og indset at du er nødt til at gøre brug af nogle projektledelsesegenskaber.
- Du vil lære mere om projektledelse for at se hvordan det er man formulere og formalisere processer for virksomheden.
- Du har etableret et hold af projektleder og virksomheden vokser fortsat, men du er ikke sikker på at du er klar til at bringe en ombord på fuldtid.
En vigtig note: En deltids projektleder vil ikke passe godt ind, hvis de kun skal styre en del af dit projekt (medmindre de er en integreret del af de eksisterende projektgrupper). Dit mål bør være at give en holistisk projektledelses erfaring over hele projektet.
Ansætte en fuldtidsprojektleder
Den anden måde er ved at ansætte en fuldtidsprojektleder. Ansættelse af en fuldtidsprojektleder afhænger af mængden af arbejde der skal håndteres, specielt hvis dit hold jonglerer med mange stramme deadlines.
Denne mulighed giver mening hvis du har identificeret problemer og gerne vil bruge en ekspert til at hjælpe dig med at gøre projektleveringen bedre. Uanset om det betyder et bedre overskud, strømlining af processer, forbedret moral, eller det hele.
Ligesom med enhver anden ansættelse, husk på, at det er en investering. Ingen projektleder vil løse dine problemer lige med det samme. Tag dig tiden til at definere rollen helt præcist og forbered en plan til at få personen ombord, så du kan sætte hele dit hold på for samarbejde og succes.
Uanset hvilken type projektleder du ansætter, skal du være sikker på at de er en aktiv del af det samlede projekthold. Det betyder at de skal bidrage positivt til projektet og kommunikere med holdet og klienter på en fast basis, omkring hvad der er lavet og hvad det næste skridt er.
Hvad gør en god projektleder?
Lad os være ærlige: Når projekter kører godt, er der ikke nogen der tænker over hvad der foregår bag scenen for at holde projektet kørende til tiden.
Så lad os kigge lidt mere på de daglige detaljer en god projektleder har styr på. Det vil hjælpe dig med at holde en åben dialog om opgaverne eller funktionerne en projektleder typisk foretager, så alle er på samme side af forventningerne.
Projektlederrollen ser forskellig ud på tværs af industrier, virksomheder og endda bare kontorer, men du kan generelt set koge en projektleders funktioner ned til disse basale pointer:
- Afholdelse af intern og ekstern kommunikation
- Håndtering af budgetter og omfang
- Planlægning af projekter og vedligeholde processer
- Vurdering af risikoer og formidle problemer
Nogle mennesker vil måske tilføje flere opgaver til denne liste. Måske skal deres projektledere også estimere projekter og lave personaleplaner. Det er fint – rollen vil variere. Men så længe du har kommunikeret hvad du synes en projektleder gør, og alle er enige om hvordan rollen skal defineret i din organisation, er du klar til at ansætte en.
