Introduktion
Der er ingen tvivl om, at din kalender er fuld af møder, og at du til tider føler, at du ikke laver andet end at sidde i møder hele tiden. Det kan være møder med projektgruppen, styregruppen, leverandøren, og det kan være møder, der slet ikke har noget med dine egne projekter at gøre.
Listen af forskellige møder som man, som projektleder, eller bare medarbejder, bliver indkaldt til eller selv indkalder til, er næsten uendelig lang. Netop fordi svaret på de fleste større tvivlsspørgsmål er “Lad os lige vende det alle sammen i næste uge og blive enige om, hvad vi gør”.
Men for mange møder resulterer også i lavere produktivitet i projektgruppen samtidig med, at for lidt møder resultere i for meget overarbejde, når projektgruppen ikke får feedback på deres arbejde undervejs. Så der er en balancegang, som du som projektleder skal finde: Hvor mange møder, som du er indkaldt til, skal du deltage i? Hvor mange møder skal du selv indkalde folk til?
Hvilke møder skal jeg deltage i?
Kort fortalt så skal du deltage i alle møder, som giver dig værdi. Men det er ikke altid lige nemt at finde ud af, hvilke møder der giver værdi for hverken dig selv eller andre. Men bare rolig, det er netop dette, som vi skal kigge på i dette indlæg.
Hvornår giver et møde værdi?
Der er ikke noget større mysterie bag, hvornår et møde giver værdi, og hvornår det ikke gør, og du kan hurtigt selv mærke, hvilken en af de to, det bliver allerede ved mødets start. Nogle møder er ustruktureret og uden nogen agenda, hvilket ofte leder til, at mødet afsluttes med: “Tak for et godt møde, lad os lige vende dette igen i næste uge, og se, hvad vi kan komme frem til», og du har med andre ord lige brugt en time til halvanden på bare at drikke kaffe uden at tage nogle beslutninger. Det er med andre ord et møde, som i sig selv ikke gav nogen specielt meget værdi.
Grunden til nogle møder ender sådan er meget simpel; det er ikke specielt nemt at indkalde til møder. Det lyder nok forkert i manges øre, da problemet netop er, at man bliver indkaldt til for mange møder. Men hvad der menes, er blot, at du ankommer til så mange “værdiløse” møder alene, fordi personen som indkaldt mødet tog en stor genvej, da de indkaldte for at spare tid, og dette vil nu være på din tids bekostning.
For som jeg skrev ovenfor, giver et møde først værdi, hvis det er struktureret, der er en klar agenda, og man har mulighed for at tage en beslutning i slutningen af mødet, og alt dette kan kun lade sig gøre, hvis ham som indkalder til mødet gør et større stykke forarbejde, inden han indkalder. Det er derfor ikke under mødet, men faktisk før mødet, at man sikrer sig, at mødet bringer værdi til dem, som deltager.
Inden du indkalder til et møde, skal du derfor altid spørge dig selv: “Hvad er målet med dette møde?”. For det kan være alt for nemt bare at sende en møde‐invitation og først tænke på målet med mødet, mens du står ved kaffemaskinen på vej ind til mødet.
Hvad skal du have klar, inden du indkalder til et møde?
Det vigtigste er at du skal kende målet med mødet. Det virker måske lidt fjollet, men det er det i virkeligheden ikke.
Alt for mange indkalder til møder, hvor de slet ikke har skænket det en tanke. Du bør allerede have en liste med mulige beslutninger, som kan tages i slutningen af mødet.
Nogle gange er det en Ja/Nej beslutning, og andre gange kan der være mange forskellige beslutninger, som kan tages. Disse muligheder bør du allerede have noteret ned inden mødet, og endda delt dem med deltagerne inden mødet, som en del af din indkaldelse.
Du kan jo så også kigge på det, når du ved, hvad målet med mødet skulle være, om det overhoved giver mening at have et møde. Jeg tænker relativt ofte efter et møde, at det møde lige så godt kunne have været en velformuleret email med et spørgsmål i enden.
Hvem skal med til mødet?
Tag nu et kig på målet med mødet, og bedøm, er det alle i projektgruppen, som skal med til mødet, eller kun nogen af dem, og hvem skal ellers med til mødet? Husk som udgangspunkt kun at invitere dem, som det giver mening at invitere alt for ofte, ender man med at invitere folk, som ikke er relevant for mødet, og som måske endda slet ikke skal være med til at tage beslutningen. For dem er det bare spild af tid, og for i andre er de bare “støj” under diskussionerne under mødet.
Hvad skal deltagerne vide for at kunne tage en beslutning?
Du ved, hvad målet med mødet er, og du ved, hvem der er med til mødet. Så langt, så godt. Nu skal du til at reflektere over, hvad du skal stille til rådighed for deltagerne for at kunne tage en beslutning i løbet af mødet. Sørg for at have disse informationer med i mødeindkaldelsen, de skal med andre ord allerede være klar, når du indkalder til mødet.
Det varierer, hvad dette vil være, men handler mødet eksempelvis om at få budget til et projekt, så kunne det være en beskrivelse af projektet, et budget for projektet, de positive effekter, som projektet vil have (mere produktivitet, flere besparelser, nye muligheder osv.), og hvilke konsekvenser det vil have ikke at få godkendt budgettet (at miste kunder, mere stress for medarbejderne osv.). Dette ville være en god dokumentation at have, når man skal sige Ja/Nej til et budget.
Hvornår skal du indkalde folk til?
Dette handler ikke så meget om hvornår på dagen, selv om studier viser, at vi, som oftest har lettest ved at sige ja til ting, lige efter vi har spist, så du kunne jo lægge mødet kl. 13:00 og håbe på det bedste. Men det handler mere om, hvornår skal beslutningen tages? Du kan regne dig frem til dette.
Bare spørg dig selv: Hvor længe vil der gå fra beslutningen er taget, til projektet kan starte, hvor længe vil det tage at udføre projektet, og til sidst, hvornår skal det stå klar?
Kan du svare på alle disse spørgsmål, så kan du regne dig tilbage til den dato, hvor du senest skal have en beslutning, og derfor, senest hvornår du skal indkalde til mødet. Men du skal også huske at give folk en mulighed for at læse din dokumentation igennem inden.
Jeg vil som udgangspunkt sige, at du ikke skal indkalde til et møde inden for en uge fra dags dato, for der er det ikke sikkert, at alle har kunnet kigge på det, og derfor heller ikke er klar til at tage en beslutning. Husk på, du vil helst have, at de allerede har taget beslutningen inden mødet, og at I bruger mødet til alle at blive enige om retningen.
Hvor lang tid skal mødet tage?
Skal det tage 30 min? En time? To timer eller? Igen, mødet skal kun tage den tid, du har brug for, men vil stadig råde dig til at sikre dig, at der er tid nok, da der hurtigt kan gå sniksnak i den, og at der derfor ikke når at blive taget en beslutning, fordi tiden render ud. Jeg vil også råde dig til at skrive en gennemførlig agenda helt ned på minutterne til hvert emne, så du kan stoppe diskussioner, når det er tid til at rykke til den næste del af agendaen.
Hvad skal der være på agendaen?
Som sagt, hav altid en agenda for dine møder. Der er ikke nogen undtagelser. Lav det selv for korte møder, og sikre dig altid at have det i mødeindkaldelsen, så folk ved, hvad de går ind til. Jeg ville ønske, at flere virksomheder havde det som regel, at man bare automatisk skulle afslå møder uden en agenda og dokumentation. Jeg synes, det virker bedst i bullets, og med tiden allokeret til emnet, samt personen, som skal præsentere det i parentes ved siden af emner. Eksempelvis:
- Introduktion (5 min. Mark Guldbrandsen)
- Præsentation af projektet (15 min. Karsten Henriksen)
- Diskussion af vedlagte spørgsmål (20 min. Alle)
- Præsentation af projektplan og budget (10 min. Mark Guldbrandsen)
- Beslutning om investering (10 min. Alle)
Hvordan får du det implementeret, så det giver værdi?
Når først du har gjort alt forarbejdet og udsendt indkaldelsen til deltagerne, så er det tid til at få styr på selve mødet. Det er nu, at du skal sikre dig, at mødet lever op til de forventninger, som du har sat ovenfor.
Få styr på, hvem der gør hvad under mødet
Der er nogle faste opgaver eller roller, som skal afdækkes, inden du går ind til mødet. Det er roller, som er med til at sikre, at mødet forløber som forventet.
Herunder skal du finde ud af, hvem der er ansvarlig for at starte møde korrekt allerede inden første punkt på agendaen, kender alle hinanden eller skal der bruges tid på en kort præsentation af folk i rummet. Har alle modtaget de dokumenter, de skal bruge under mødet? Er alle kommet, eller er der nogen, der er forsinket? Det vil typisk være dig, som indkaldte mødet, som vil stå for denne del.
Du skal også finde en til at kunne facilitere eventuelle diskussioner og hjælpe folk nærmere mod en beslutning efter diskussionen. Dog skal det siges her, at den, som skal facilitere diskussionerne, helst ikke også skal have input til beslutningen, han skal gerne være hel neutral, da han ellers meget hurtigt kan begynde at vride folks argumenter til at tilpasse hans ønskede beslutning.
Du skal også finde en til at tage noter under mødet. Alt for mange sparer denne del væk, men det må du endelig ikke. Sørg for, at alle beslutninger, nye opgaver, og ændringer til projektet bliver noteret, og at alle noterne fra mødet bliver delt med alle deltagere efter mødet. Hvis du mangler en skabelon, for det så bare søge efter “meeting minutes template”, så finder du hurtigt nogle gode at starte ud fra.
Til sidst skal du også finde en til at holde øje med tiden i forhold til din agenda for mødet. Personen skal med andre ord sige til så snart, at vi skal videre til næste punkt. Mange gange sidder man fast i lidt ligegyldig diskussion tidligt i mødet, og hvor ingen ligesom siger “Vi skal videre nu til xxx, lad os samle dette spørgsmål op til sidst i diskussionen”. Hav derfor netop en til at sikre, at de rammer for succes, som du har opsat, bliver håndhævet.
Det er de roller, som der skal uddelegeres inden hvert møde. En person kan sagtens sidde med mere end en rolle, faktisk sidder du som projektleder tit med alle rollerne beskrevet ovenfor. Men har du mulighed for det, så giver det rigtig god mening at dele dem med andre, så du selv har overskud til at bidrage til mødet.
Smid telefoner og bærbare ud af vinduet
I den her digitale verden, vi lever i, er det meget normalt, at de første som folk gør, når de går ind til et møde, er at de finder telefonen frem, eller klapper deres bærbar op for at tjekke emails. Jeg gør det desværre også selv en gang i mellem, når jeg er inviteret til andres møder, det er bare så svært at lade være, når man altid er bagud på emails. Men det er på ingen måde godt for et møde, at folk kigger ind i en skærm, og kun høre efter med et halvt øre.
Jeg vil derfor anbefale dig at bede folk lukke deres bærbar sammen, og lægge deres mobiltelefoner i lommen, inden du starter mødet. Det er meget forskelligt, hvordan folk reagerer. Nogen siger “Selvfølgelig, det beklager jeg», og andre bliver nærmere fornærmet ved spørgsmålet. Men du vil opleve, at folk der ikke glor ind i en skærm engagere sig mere i diskussionen og er mere villig til at tage en beslutning.
Men dette var mine råd til, hvordan du kan gøre dine møder mere effektive og sikre dig, at de giver dig selv og andre mere værdi. Netop så vi kan undgå, at folk tænker “Dette møde burde have været en email”. Skriv meget gerne nedenfor, hvis du har andre gode ideer til, hvordan man kan gøre møder endnu mere effektive og skabe endnu mere værdi for deltagerne.
