Sådan starter du et Scrum projekt i Jira

I denne guide giver vi dig trin-for-trin instruktioner til hvordan du kører et scrum-projekt, prioriterer og organiserer din backlog med sprints, køre scrum-møder og mere – alt sammen med Jira Software.

Hvad er scrum?

Scrum er et af de mest populære frameworks til at udvikle produkter eller projekter agilt. Med Scrum er produktet bygget på en serie af tidsbestemte gentagelser kaldet ’sprints’, som giver projektgruppen en håndgribelig måde at færdiggøre opgaver planmæssigt.

Del 1: Opret et scrum-projekt

Så snart du har lavet en konto på Jira Software og kan logge ind, kan du vælge en template fra biblioteket – vælg Scrum.


Mangler du et godt projektstyringsværktøj?

Jeg bruger selv MeisterTask til mine projekter! Jeg er forbløffet over hvor nemt MeisterTask er, og den har den lækreste og mest intuitive brugergrænseflade jeg har set i noget værktøj. MeisterTask har alle de funktioner som jeg har brug for out-of-the-box, uden at jeg skal bøvle med plugins eller power-ups. Der er alt fra Gantt-kort til advancerede automatiserings regler.


Dernæst kan du vælge projekttypen. Hvis din projektgruppe arbejder uafhængigt og ønsker at være herre over egne processer og arbejdsmetoder i et lukket space, så bør du overveje deres teamstyret Scrum template.

Så snart du har oprettet et projekt starter du ud med en tom backlog. Backlog’en er også kendt som product backlog’en og indeholder en igangværende liste over din projektgruppes potentielle arbejdsopgaver for projektet.

Del 2: Opret user stories eller tasks i din backlog

I Jira Software kalder man arbejdsopgaver som user stories for ’tasks’ og bugs for ’issues’. Opret nogle få user stories med den nemme ’create’ i backlog’en. Hvis du ingen user stories har i baghovedet, kan du bare starte ud med sample stories, så du kan komme i gang og lære hvordan processen fungerer.

Hvad er user stories?

User stories beskriver arbejdsopgaver i et ikke-teknisk sprog fra en brugers perspektiv. Som en {type of user} ønsker jeg {goal} så jeg kan {recieve benefit}.

Lad os bruge en hjemmeside til et enkelt eksempel på oprettelse af en user story.

Som en kunde ønsker jeg at kunne oprette en konto, så jeg har mulighed for at se mine tidligere køb.

User stories bliver ofte beskrevet og prioriteret af product owner’en og derefter kan udviklings-projektgruppen fastsætte de nødvendige tasks der skal udføres i det kommende sprint. Udviklings-gruppen er også ansvarlig for at have overblik over den krævede indsats der skal til for at kunne færdiggøre story’en.

Så snart du har oprettet nogle user stories kan du begynde at prioritere dem i din backlog. I Jira Software rangerer eller prioriterer du dine stories ved at drag og drop dem i den rækkefølge de skal arbejdes på.

Disse stories er kun de første i projektet. Du vil løbende skabe nye stories i hele projektets levetid. Det skyldes at agilitet handler om kontinuerlig læring og tilpasning.

Del 3: Opret et sprint

Opret dit sprint i din backlog så du kan begynde at planlægge dit sprint.

Hvad er et sprint?

Når man bruger scrum forudsiger projektgruppen tidshorisonten for at færdiggøre de gældende users stories eller tasks, hvor man fastsætter en bestemt tidshorisont, kendt som et sprint. Generelt er sprints en, to eller fire uger lange. Det er op til projektgruppen at fastsætte længden – vi anbefaler at man starter med to uger. Det er længe nok til at få noget udrettet, men ikke så langt at projektgruppen ikke får regelmæssig feedback. Så snart en sprint-rytme er fastlagt benytter projektgruppen denne rytme fremover. Tidsbestemte sprints styrker holdets vurderings-evner og er med til at forudså projektgruppens fremtidige hastighed i takt med at de arbejder sig igennem backlog’en.

Del 4: Afhold et sprint-planlægningsmøde

Ved begyndelsen af et sprint bør du holde et sprint-planlægningsmøde med resten af din projektgruppe. Mødet er en slags ceremoni der gør succes mulig for projektgruppen. På mødet diskuterer projektgruppen sprint-målene og stories i den rangerede product backlog. Udviklingsholdet opretter detaljerede tasks og estimerer tiden til høj-prioritets stories. Udviklingsholdet forpligter sig derved til at gennemføre et vist antal stories i det gældende sprint. Disse stories og planen for udførelse bliver så kendt som projektets ’sprint backlog’.

Tilføj story point-estimater til dine stories ved at tilføje et tal i Story point estimate-feltet. Du kan også tilføje flere detaljer til stories eller klikke create subtask-ikonet for at fordele arbejdsopgaverne i story’en yderligere.

Når du er klar, kan du trække de stories der blev aftalt på planlægningsmødet, over i det sprint du netop har oprettet. Dette er derved din sprint backlog.

Hvad er sprint-planlægningsmødet?

Deltagere: udviklingsholdet, scrum master, product owner

Varighed: som regel to timer om ugen f.eks. kan et to-ugers sprint starte med et fire-timers planlægningsmøde. Mødet kan slutte når formålet med mødet er blevet nået.

Formål: planlæg arbejdsopgaverne i sprintet. Projektgruppen fastsætter sprint-målet og sprint backlog’en.

Hvad er et sprint-mål?

Når man starter et sprint, skal product owner’en ofte fastlægge sprint-målet. Dette skaber et tema for det arbejde der skal udføres i sprintet. Et sprint-mål giver også noget fleksibilitet i det antal stories som bliver gennemført i et sprint. Et sprint kan betragtes som fuldført, hvis sprint-målet nås.

Hvad er agil forudsigelse?

Traditionelle software-projektgrupper giver estimater i et tidsformat: dage, uger, måneder. Mange agile projektgrupper benytter derimod story points. Story points vurderer den relative arbejdsindsats, ofte i et Fibonacci-serien format: 0, 0.5, 1, 2, 3,5, 8, 13, 20, 40, 100.

Estimater hjælper dig med at vurdere hvor meget arbejde du skal tilføje til dit næste sprint baseret på projektgruppens størrelse. Efter nogle få sprints vil din projektgruppe blive bedre til at forstå hvor mange opgaver de kan nå i hvert sprint, som vil hjælpe på at undgå overestimering af arbejdet.

Del 5: start sprintet i Jira

Navngiv sprintet – nogle projektgrupper navngiver sprintet baseret på deres sprint-mål. Hvis der er en sammenhæng mellem eventuelle opgaver i sprintet, kan du navngive dem derefter. Alternativt kan du bare navngive det efter hvad du vil.

Tilføj en varighed på sprintet samt start- og slutdato. Start- og slutdatoerne skal passe med din projektgruppes kalender. F.eks. starter nogle projektgrupper sprints om mandagen og slutter en fredag morgen ugen efter. Andre projektgrupper beslutter at starte og slutte deres sprints midt i ugen. Det er op til dig! Hvis du er usikker omkring hvor lang dine sprints skal være anbefaler jeg at prøve to uger.

Tilføj dette sprint-mål som aftalt på sprint-planlægningsmødet.

Så snart du starter dit sprint bliver du ledt til ’Active sprints’-siden i dit projekt.

Det er her dit team vil arbejde på opgaver fra to-do-listen og derfra flytte dem over i ’in-progress’ og sidenhen ’done’!

Hvis du benytter den projektgruppestyret scrum template vil dette blive kaldt et ’Board’.

Del 6: Hold daglige gennemgangsmøder

Når sprintet er i gang, bør din projektgruppe mødes dagligt, typisk om morgenen, for at gennemgå hvad hver især arbejder på netop nu. Formålet med dette er at hjælpe hvis nogen oplever problemer med arbejdet på deres sprint tasks.

Hvad er et daily standup?

Deltagere: udviklingshholdet

Hvornår: en gang om dagen, helst om morgenen

Varighed: ikke mere end et kvarter. Lad være med at booke et konferencerum, afhold mødet stående, så er du sikret en kort gennemgang!

Formål: den daglige gennemgang har til formål at informere alle i gruppen om hvad der sker på tværs af projektgruppen og planlægge dagens opgaver. Det er ikke et fuldt statusmøde. Tonen bør være nede på jorden og sjov, men informativ. Hvert gruppemedlem bør besvare:

  • Hvad færdiggjorde jeg i går?
  • Hvad vil jeg arbejde på i dag?
  • Er der opstået nogen forhindringer?

Der ligger en implicit ansvarlighed ved at berette om hvad du har lavet dagen forinden foran dine kolleger. Ingen har lyst til at være den kollega, der konstant laver det samme, men ingen vegne kommer.

Pro-tip: nogle projektgrupper benytter timers til at holde alle på sporet af opgaven. Andre kaster en bold rundt mellem gruppemedlemmerne for at sikre at alle holder fokus. Mange delegeret projektgrupper benytter videokald eller gruppechats for at afhjælpe distancen. Din projektgruppe er unik – dine gennemgangsmøder bør også være det!

Du kan bruge de aktive sprints i dit scrum board under de daglige gennemgangsmøder. På den måde kan hver kollega se tasks der bliver arbejdet på.

Del 7: Se Burndown Chart’en

Det er en god ide at tjekke Burndown Chart’en under et sprint. I Jira Software viser Burndown Chart’en det faktiske samt estimerede arbejde der skal udføres i et sprint. Burndown Chart’en bliver automatisk opdateret af Jira i takt med at du gennemfører arbejdsopgaver. For at se denne chart klik på ’Reports’ i sidebaren og vælg Burndown Chart fra menuen.

Hvad er et Burndown chart og hvordan læser jeg det?

Benyt burndown chart’et til at følge med i det totale manglende arbejde et sprint, samt til at estimere sandsynligheden for at opnå sprint-målet. Ved at følge med i det resterende arbejde gennem sprintet kan projektgruppen holde øje med fremskridtene og ændre dem hvis nødvendigt.

 Destruktive mønstre at holde øje med:

  • Projektgruppen bliver færdig tidligt sprint efter sprint fordi de ikke er engageret i at ligge det nødvendige stykke arbejde.
  • Projektgruppen misser deres estimater sprint efter sprint fordi de har pådraget sig en for stor arbejdsmængde.
  • Burndown-linjen laver stejle drops i stedet for en mere jævn burndown fordi arbejdet ikke er blevet delt ud i mindre stykker.
  • Product owner’en tilføjer eller ændrer i opgaver midt i sprintet.

Del 8: Tjek sprint-rapporten

På et hvilket som helst tidspunkt under eller efter sprintet kan du se sprint-rapporten for at følge med i sprintet.

Hvad er en sprint-rapport?

Sprint-rapporten inkluderer Burndown Chart’en og lister det gennemførte arbejde, ikke-udført arbejde, samt alt arbejde tilføjet efter sprintets begyndelse.

Del 9: Afhold et sprint-demomøde

Under sprint-demomødet gennemgår projektgruppen hvad der er blevet opnået igennem sprintet. Hvert sprint giver som regel en arbejdsdel af produktet kaldet en ’increment’ (forøgelse).

Det er et møde med en masse feedback på hele projektet og inkluderer ligeledes en brainstorm-session for at fastsætte hvad næste skridt er.

Deltagere (primære): udviklingshold, scrum master, product owner

Kan tilføjes: andre interessenter

Hvornår: typisk på den sidste dag af sprintet

Varighed: typisk to timer for et to-ugers sprint

Formål: inspicere forøgelsen til produktet og sammen opdatere product backlog’en.

Spørgsmål der kan stilles:

  • Har projektgruppen overholdt sprint-tidshorisonten?
  • Blev der tilføjet eller slettet arbejde midt i sprintet?
  • Var der nogle opgaver som ikke blev færdiggjort i sprintet?
  • Hvis ja, hvorfor?

Del 10: Afhold et sprint-møde hvor du kigger tilbage

Efter et færdiggjort sprint kan det godt svare sig at have projektgruppen kigge tilbage retrospektivt på hvad der kunne gøres anderledes.

Hvad er et retrospektivt sprint-møde?

Deltagere: udviklingshold, scrum master, product owner.

Hvornår: ved slutningen af et sprint.

Varighed: oftest halvanden time for en to-ugers sprint.

Formål: projektgruppen inspicerer sig selv, inklusiv deres processer, redskaber og sammenspil. Eventuelle forbedringer bliver tilføjet til det næste sprints backlog.

Et retrospektivt møde er ikke bare en håndfuld klager uden handling. Du kan bruge mødet til at undersøge hvad der fungerer på teamet og kan derved fokusere på de områder. Du finder også ud af hvad der ikke virker, hvilket du kan bruge tiden på at finde kreative løsninger til og udvikle en handlingsplan. Kontinuerlig forbedring er det som driver udviklingen i en agil projektgruppe – her spiller retrospektive møder er en stor rolle.

Spørgsmål du kan stille på mødet:

  • Hvad gjorde vi godt i dette sprint?
  • Hvad kunne vi have gjort bedre?
  • Hvad gør vi bedre næste gang?

Pro-tip: selv hvis ting går godt på hele projektgruppen skal man stadig afholde mødet og kigge tilbage. Retrospektive møder giver dig en kontinuerlig ledetråd ift. om projektgruppen er på rette kurs.

Del 11: Færdiggør sprintet i Jira

I slutningen af sprintet skal du færdiggøre det.

Hvis sprintet har ufærdige issues, kan du:

  • Flytte opgaver til backlog’en.
  • Flytte opgaver til et fremtidigt sprint.
  • Flytte opgaver til et ny sprint, som Jira sætter op for dig.

Del 12: Gentag fra del 2

Ved det her punkt har du fået den grundlæggende viden til at skabe din backlog med user stories, organisere dine user stories i forskellige sprints, starte dine sprints, samt afholde dine forskellige scrum-møder. Du kan så afgøre om redskaberne fungerer for din projektgruppe og om du skal rykke videre med nogle mere avancerede emner.



Brug for hjælp til andet?

Mark Guldbrandsen
Mark Guldbrandsen
Certificeret projektleder med speciale i digitale projekter. Jeg deler her på bloggen mine erfaringer med projektledelse.

Del dette indlæg:

Facebook
Twitter
LinkedIn
Reddit
Gratis bog om effektiv projektledelse

Få tilsendt denne 193 siders ebog: “Effektiv projektledelse – Din trin-for-trin guide til at drive succesfulde projekter” bare ved at tilmelde dig nyhedsbrevet. 

Du vil ikke blive spammet med e-mails, og du kan afmelde dig nyhedsbrevet igen når som helst.

Vind et kursus i Agil Projektledelse til en værdi af 6.000 kr.

Skriv dig op til nyhedsbrevet nedenfor og vær med i lodtrækningen om et kursus i Agil Projektledelse til en værdi af 6.000 kr.

Scrum-metoden er den mest populære agile projektledelsesmetode i verdenen! I dette kursus lærer du alt hvad du skal vide for at kunne arbejde effektivt med Scrum i din organisation. Du får også muligheden for at blive certificeret i agil projektledelse.

leon-Oalh2MojUuk-unsplash

Kursus i agil projektledelse - Scrum kursus

Står du og mangler en effektiv metode til at lede dine projekter ud fra? Så er det nu at du skal slå til! Du kan nemlig få et kursus i agil projektledelse for bare 2500,- På kurset lærer du alt hvad du skal vide for at drive effektive og succesfulde projekter ud fra den agile tankegang 😁