Sådan bruger du SWOT-analysen i dine projekter

Sådan bruger du SWOT-analysen i dine projekter

De fleste kender SWOT-analysen som en analysemodel der bliver benytter af firmaer til at vurdere hvilke tiltag de skal beslutte for deres fremtidsplaner, eller teste en given strategi op mod konkurrenterne. Men SWOT-analysen er også fremragende til at vurdere et projekt i planlægningsfasen.

Man kender ikke den specifikke oprindelse af SWOT-analysen, men det menes at den er resultatet af løbende videreudvikling af SOFT‐modellen, der blev skabt af Albert S. Humphrey i 1960’erne, og formålet med SOFT var lige netop projektvurdering.

Herunder er der en god video fra Project Management Videos som går emnet igennem, prøv at tage et kig på den:

Du kan derfor benytte SWOT-analysen til organisationens egne projekter, men den kan også være enormt vigtig for dig som projektleder. I dette indlæg vil jeg tage dig gennem processen for at lave en SWOT-analyse.

Hvad betyder SWOT?

SWOT står for Strength/Styrker, Weaknesses/Svagheder, Opportunities/Muligheder og Threats/Trusler, hvilket med vil give dig baggrunden for at tage velfunderede beslutninger, når du vurderer risiko og ressourceallokering i projektplanlægningen, eller ved større ændringer eller tilføjelser midt i projektet.

Styrker og svagheder er interne faktorer i dit projekt, der enten kan fremme eller skabe forhindringer for projektet. Muligheder og trusler er eksterne faktorer, der kan understøtte eller skade projektet. Når SWOT‐elementerne er definerede og analyserede vil det give et bedre fundament til at planlægge selve projektet.

Før du laver din SWOT-analyse skal du beslutte hvad formålet er med analysen? Er det en analyse til overordnet projektplanlægning, eller er det en analyse af værktøjer eller teknologi der skal bruges til projektet? 

SWOT-analysen kan nemlig bruges til mange formål. Faktisk, så kan den bruges lige så snart at du skal vurdere om noget er en god, eller en dårlig idé. 

Fordelene ved at lave sin SWOT-analyse

  • Vurder muligheden for projektets succes inden for den satte deadline med indeværende ressourcer.
  • Identificer potentielle risici og optimer ressourcehåndtering i planlægningsfasen af projektet i stedet for at løbe uforvarende ind i en mur.
  • Vælge de rigtige værktøjer, uddannelser, personer og systemer til projektet.
  • Bedre proces planlægning, eks. hvilke delelementer bør prioriteres før andre.
  • Giver muligheden for at tage forholdsregler for at hurtigt kunne tackle udfordringer og uforudsete problemer i stedet for at løbe ind i dem uforvarende undervejs i projektet.

Sådan kommer du i gang med at udfylde dit SWOT skema

Det er vigtigt at du og dit team brainstormer på tænkelige vinkler som kan være vigtige for jeres projekt. For selv om der er mange fællesnævnere i de fleste projekter, så er alle projekter unikke.

Eksempel på SWOT analyse ved nyt Webshop projekt

Styrker og Svagheder

Som kort nævnt er styrker og svagheders kendetegn at de er internt i din organisation. Deres karakteristika er at de enten hjælper eller forhindrer i at nå projektets mål. Og ud over at det konkret hjælper med projektplanlægningen, giver det også takling‐points, der kan hjælpe med at kommunikere projektets formål og motivere teamet.

Hvilke Styrker har projektet internt?

  • Mere automatisering af ordrehåndteringen, og derved sparer vi tid og penge.
  • Vi får implementeret rabat‐funktioner, som ikke er mulige i det nuværende system, hvilket vil øge salget.
  • Vi lavede mange fejl på den første shop, dem har vi lært af, og kan skabe en ny og mere struktureret shop, der gør det lettere for os i den daglige drift.
  • Nyt og moderne design, den gamle shop ligner noget fra 90’erne.
  • Erfarne medarbejdere der kan drive webshop.
  • Sproglag på den nye shop giver muligheden for at gå ind på nye markeder

Hvilke svagheder står projektet overfor internt?

  • Mulighed for at data eller funktioner vi i dag tager for givet, ikke er tilgængelige i det nye system, så det falder mellem stolene.
  • Indlæringskurve for brug af det nye system vil skabe flaskehalse på lager eller i ordrehåndteringen i en periode.
  • Vi skal lave projektet sideløbende med at vi har den daglige drift af den nuværende shop.

Muligheder og Trusler

Da muligheder og trusler er eksterne, er der som regel lidt man kan gøre for at ændre dem direkte. Det er derfor vigtigt at kende dem godt og være opmærksom på eventuelle ændringer, så man kan navigere efter mulighederne og uden om truslerne.

Eksterne muligheder

  • Bedre integration og samarbejde med leverandører og fragtfirmaer.
  • Shoppen bliver efter Googles standarder hvilket bør øge vores organiske trafik.
  • Nye markeder i Europa med sproglag.

Eksterne trusler

  • Komplicerede GPDR og Cookieregler som er svære at overholde, og som hele tiden ændre sig.
  • Konkurrenterne er foran både på den teknologiske og markedsføringsfronten.
  • Amazon kommer til Danmark hvilket sandsynligvis vil flytte markedsandele til dem.

Hvordan bruger du en SWOT-analyse?

Efter du har udfyldt SWOT‐modellen skal du tage dine overvejelser omkring hvordan du vil:

  1. Bruge dine styrker
  2. Optimerer dine svagheder
  3. Gøre nytte af dine muligheder
  4. Tager dine forholdsregler mod eventuelle trusler

Eksempel med styrken: Erfarne medarbejdere, sørg for at få deres input til funktioner i den nye shop, det der kan lette alles arbejde, kan være med til at firmaet sparer tid og penge.

Eksempel med svagheden: Drift af nuværende shop kan stjæle tid fra projektet, mens den nye laves. De medarbejdere der både har dagligt drift og samtidigt har opgaver med den nye shop, skal måske have skabt noget ”frirum” hvor de er fredede for daglig drift og kan fokusere på den nye shop.

Eksempel på mulighed: Bedre integration med leverandører og fragtfirma. HEr kan du allerede under projektet begynde at lave en liste med alle mulighederne for at skabe bedre aftaler eller bedre relation, ud fra vinklen hvad der er godt for os, er godt for jer.

Eksempel på truslen: De komplicerede GPDR og Cookieregler, kan gøre at I skal finde et konsulentbureau til at gennemgå det, eller send en medarbejder på kursus og få ham/hende udlært til at blive en Data Protection Officer (DPO).

Opsummering

Selv om SWOT-analyse‐modellen er simpel og ligetil, er den alligevel et meget effektivt værktøj, der hjælper med at formulere din projektplan. Den belyser også dine mål, og giver fundament for at tage gode beslutninger, uanset om det er dit første projekt, eller om du har års erfaring. Man bør aldrig undervurdere fordelen ved at lave et grundigt forarbejde og en detaljeret planlægning.

SWOT-analysen er et af de nyttige værktøjer, der kan assistere i at bringe kvaliteten af projektforløbet og slutresultatet til højeste niveau. Det forbedrer output med optimeret ressourcefordeling og giver dig mulighed for at søsætte den bedste taktik. Alt dette ved at definere dine udfordringer og evaluere dine styrker, svagheder, muligheder og trusler.

Cover_Mockup_Transparent

Brug for hjælp til dine projekter?

Få en smagsprøve på min bog “Effektiv Projektledelse – Din trin-for-trin guide til at drive succesfulde projekter“. Jeg sender dig gerne de første to kapitler, hvis du tilmelder dig mit nyhedsbrev.

Måske du også er interesseret i disse indlæg:
Lav en interessentanalyse

Interessentanalyse: En trin-for-trin guide

Introduktion En interessentanalyse er, som ordet indikerer en analyse af projektets interessenter – dvs. enhver person, som har interesse i projektet. Det er vigtigt at lave en interessentanalyse i starten af projektet. Men det kan

Læs mere

Trello – Enkelt og nemt samarbejdsværktøj

Introduktion til Trello Jeg bruger Trello til alt, hvad jeg kan slippe af sted med. Både på arbejde og i privaten. Det inkluderer såvel projekter, produktlanceringer og generelle arbejdsopgaver, som ferieplanlægning, bryllupsplanlægning og private to-dos.  

Læs mere