Når du skal have overblik over dine projekter, er det en fordel at strukturere din tid og opgaver. Det kan du bl.a. gøre ved at lave en tidsplan i Excel.
I dette indlæg vil du få en guide til, hvordan du laver din egen skabelon, som du nemt vil kunne implementere til alle dine fremtidige projekter.
Sådan laver du en tidsplan i Excel
Fordelen ved denne Excel skabelon er, at du kan putte selv de mest komplekse projekter og tidsplaner ind i denne opsætning. En tidsplan i Excel er især velegnet til mindre og mellemstore projekter, da det er et mere simpelt program, end hvad der ellers findes derude.
Du får derved en tidsplan, som er nem at følge, og som du samtidig kan sende ud til dine samarbejdspartnere.
Guiden indeholder
- Opsæt dit Excel ark til tidsplanen
- Indsæt et stablet søjlediagram
- Formatér din tidsplan og dets data
- Ændre farverne af dine opgavekolonner
Opsæt dit Excel ark til din tidsplan
Når du skal opsætte din tidsplan i Excel arket, starter du med at lave 4 kolonner med overskriften ”Opgavenavn”, ”Startdato”, ”Slutdato” og ”Varighed”. Herefter udfylder du informationer om dit projekt.
Når dine kolonner er klar, formateres de bagefter således:
Opgavenavn kolonne = Tekst
Startdato og slutdato = Dato
Varighed kolonne = Tal
Ved opsætningen er det nemmest, hvis du sætter kolonnen med ”Varighed” til at udregne varigheden af opgaverne ud fra start- og slutdatoerne. Her bruger du en simpel formel, som fx kan være =D2-C2, som er de celler, der benyttes i eksemplet oven for. Har du sat dine felter i nogle af de andre celler, er det blot dem, du bruger i stedet for.
For at undgå at udfylde de resterende felter slavisk i kolonne E, kan du blot placere musen i det højre hjørne af E2, indtil du ser et sort plus tegn, hvorefter du trækker ned over de resterende felter. På den måde regner Excel selv varigheden ud.
Indsæt et stablet søjlediagram
Du kan indsætte dit søjlediagram et hvilket som helst sted i dit Excel ark. Herefter højre klikker du og trykker ”Vælg data”.
Nu klikker du på plus tegnet under ”Legend entries” sektionen, hvor du tilføjer det første datasæt. Ændre navnen til ”Startdato”, og klik bagefter på l-værdien i feltet.
Herefter vælger du de data, som er i din startdato kolonne.
Derefter tilføjer du en til mængde data til varighed, og vælg dernæst varighed kolonnen.
Klik nu på ’Vælg Datakilde’ i den horisontale akse felter, og marker hele din opgave kolonne.
Formatér din tidsplan og dets data
Når du kigger på den horisontale akse, kan du se at den ikke er dateret, som den burde. Samtidig er der også meget mere tid, end hvad vi egentlig for brug for. Den ekstra tid skal derfor fjernes for at gøre diagrammet og tidsplanen mere overskuelig.
Sådan fjernes overskydende tid
I eksemplet på en projektopgave oven for, starter projektet d. 7/25/16, hvorfor vi ikke behøver alle de forudgående datoer. Dem fjerner vi.
Kopier dit felt med datoen 7/25/16 ind i en celle og formatér denne celle som et tal i stedet for en dato.
Når du skriver datoer i Excel, bliver de nemlig gemt som tal i stedet for dato format. Nu vil datoen komme til at hedde 42576,00.
Dernæst fremhæver du den horisontale akse, højre klikker og vælger ’formatér akse’. Under overskriften ’Bounds’, finder du felterne ’minimum’ og maximum’, som omfatter start- og slutdato i diagrammet.
Inde under minimusværdien ændrer du tallet til ’42576’, hvorefter alle datoerne før din projektstart vil forsvinde, og du har kun din startdato.
Da det er rarest at have reelle datoer i stedet for tal, skal du ind og ændre det.
Der gøres ved at gå ind under sektionen ’nummer’, hvor du kan ændre formatet til dato. Nu vil du kunne se læselige datoer på den horisontale akse.
Hernæst vil vi gerne have sat opgaverne op i den rigtige rækkefølge. Dette gøres ved at markere den vertikale akse, højre klikke og vælg ’formatér akse’.
Nu vil datofelterne også blive flyttet til toppen af diagrammet, hvor det gør tidsplanen mere overskuelig.
Ændre farverne på dine opgavekolonner
Nu hvor dit diagram er sat op, kan du ændre farverne på kolonnerne. Ved at klikke på en af de blå bare, vælger du dem alle sammen. Herefter går du over og vælger den blå malerspand, klikker på ’fill section’ og vælger ’no fill’.
Nu bliver de blå bare hvide i stedet for, men vælger du den blå malerspand igen, kan du vælge præcis den farve du ønsker.
Dette kan du gøre ved alle bare i dit diagram, så du kan designe din tidsplan, som du gerne vil have, og dermed gøre den overskuelig for dig.
Nu er du færdig med din tidsplan i Excel! Første gang du laver den, kan det godt tage lidt længere tid, men jo flere gange du har lavet et, bliver det nemmere for dig, da du ved præcis hvad du skal gøre. Dog findes der også en nemmere løsning, hvis du ikke helt orker at sidde og bøvle med diagrammer i Excel.
Jeg anbefaler alle projektledere at bruge det værktøj, som hedder TeamGantt.
Læs meget mere om alle fordelene med TeamGantt nedenfor.
Vigtigste fordele ved at bruge TeamGantt:
- Nem og overskuelig tidsplan
- Integreret kalender
- Hold styr på dine arbejdsopgaver i real tid
- Upload vigtige filer vedr. dit projekt
- Følg dine arbejdstimer
- Del hurtigt og nemt dit TeamtGantt ark med dine projektmedlemmer
- Automatisk opdatering ved ændringer
TeamGantt kan altså meget mere end Excel, samtidig med at det er utrolig brugervenligt og overskueligt. Du kan altså sagtens bruge det, selvom du ikke er en haj til IT-programmer.
Sådan opretter du nemt og hurtigt en tidsplan i TeamGantt
- Gå ind på hjemmesiden teamgantt.com/signup og opret din gratis konto
- Klik herefter på ’My Projects’ og derefter klik på ’New Project’, og derefter vælger du ’Create New Project’.
- Navngiv herefter dit projekt, og vælg hvilken skabelon du ønsker at benytte.
- Vælg de dage om ugen, hvor du planlægger at arbejde med dit projekt, hvorefter du klikker på ’Create New Project’.
Nu har du med få klik allerede lavet din tidsplan med TeamGantt, og nu kan du komme i gang med at tilføje dine opgaver.
En smart funktion med TeamGantt er, at du kan vælge at en ny opgave ikke kan påbegyndes før en anden opgave, er færdig. Derved sikrer du at processen foregår i den ønskede rækkefølge, og ingen opgaver bliver overset eller sprunget over.
Med dette indlæg kan du nu komme i gang med at lave tidsplaner til dine kommende projekter, uanset om du vil lave en tidsplan i Excel eller med TeamGantt.
