Når det kommer til projekter og projektledelse er det altafgørende at organisere projektet på en effektiv, let og overskuelig måde. Dette kan opnås på mange forskellige måder, men et velopsat regneark i Excel er en god måde at gøre det på. Nedenfor kan du selv lave en gratis excel skabelon til netop dette formål, og denne skabelon vil jeg gå igennem trin-for-trin her, så du hurtigt kan lære at bruge denne.
Brug denne gratis Gantt-kort Excel Skabelon
Med denne gratis Excel Gantt skabelon kan du spare en masse tid ved at organisere din projektplan og håndtere det vigtige planlægningsarbejde du har foran dig.
Meningen med denne Excel skabelon er, at du kan bruge den til at simplificere komplekse projekter, og bryde dem ned til en simpel plan der er nem at følge.
Derudover gør skabelonen det også nemt at holde øje med hvor langt dine holdmedlemmer er med forskellige opgaver. Skabelonen er også god til at holde styr på forskellige projekt deadlines, milepæle og totale timer brugt.
Lad os kigge på, hvordan du kan bruge Excel skabelonen til din fordel.
Guiden er lavet på en smart måde der gør det nemt at ændre den så den passer perfekt til dit projekt, uanset om du skal holde øje med projektet ugentligt, månedligt eller på kvartal basis.
Alt du skal gøre er at følge min trin-for-trin guide nedenfor.
Indhold i dette indlæg
- Forbered Excel regnearket til dit Gantt-kort
- Indsæt et stablet søjlediagram
- Formatér Gantt-kortet og dets data
- Ændre farverne af dine opgavekolonner
- Planlæg projekt bedre, hurtigere og nemmer med TeamGantt
Forbered Excel regnearket til dit Gantt-kort
Først skal du lave kolonner med navnene ”Opgavenavn”, ”Startdato”, ”Slutdato” og ”Varighed”, og udfyld disse kolonner med information om dit projekt.
Derefter skal du formatere kolonnerne som følgende:
- Opgavenavn kolonnen = Tekst
- Startdato og Slutdato = Dato
- Varighed kolonne = Tal
TIP: Det er bedst at have Varighed feltet til at udregne varigheden af opgaverne baseret på start- og slutdatoerne. Dette er en simpel formel. I dette tilfælde er det =D2-C2. Hvis du har påbegyndt din skabelon i andre celler i dit regneark, skal du justere så det passer dertil.
Placer musen i det højre hjørne af E2 indtil dit ser et sort + tegn og træk musen ned, så den udfylder de resterende felter i kolonnen E.
Indsæt et stablet søjlediagram
Indsæt diagrammet hvor som helst i regnearket, højre klik og vælg ”Vælg data”.
Klik på plus tegnet under ”Legend entries” sektionen for at tilføje det første datasæt. Navngiv det ”Startdato” og klik derefter på I-værdier feltet. Vælg nu de data i Startdato kolonnen.
Tilføj en til mængde data for ”Varighed” og vælg Varighed kolonnen.
Klik på Vælg datakilde i den Horisontale Akse Felter, og vælg så hele ”Opgave” kolonnen.
Formatér Gantt-kortet og dets data
Den første ting du nok lægger mærke til er, at datoerne på den horisontale akse ikke er dateret. Vores Excel Gantt diagram dækker også meget mere tid end vi har brug for.
Lad os først og fremmest fjerne alt den ekstra tid.
Den første opgave i dette eksempel projekt starter d. 7/25/16, så der er ikke behov for at vise nogen datoer før det. Kopier 7/25/16 ind i en celle og formater denne celle som et tal i stedet for en dato. Excel gemmer datoer som tal, og du vil lægge mærke til at 7/25/16 oversættes til 42576,00.
Fremhæv nu den horisontale akse, højre klik, og vælg formater akse. Under ”Bounds” er der felterne ”Minimum” og “Maximum”. Dette er den første og sidste dato i diagrammet. Hvis vi ændrer minimumsværdien til 42576,00 og trykker enter vil alt ekstratiden fra begyndelsen blive fjernet.
For at sætte det korrekte datoer skal du gå ned til nummer sektionen, og ændre kategorien fra Nummer til dato. Nu vil den horisontale akse vise os læselige datoer.
Fremhæv den vertikale akse, højre klik, og vælg formater akse for at sætte opgaverne i den rigtige rækkefølge. Tjek kategorierne i ”Reverse order” tjekboksen. Dette flytter også dato aksen til toppen af diagrammet hvor det er lidt mere brugbart for os.
Klik på en af de blå bare for at vælge dem alle sammen. Gå derefter over til den blå malespand, udvid ”Fill section”, og vælg ”No fill” for at fjerne alle de blå barer der er foran vores startdatoer.
Ændre farverne af dine opgavekolonner
Klik på en bar to gange. Ikke dobbelt klik. Klik en gang for at fremhæve alle barerne i den farve, og klik igen for at fremhæve en bar. Gå over til malespanden, og vælg den farve fra de forskellige muligheder der er, som du vil bruge. Gentag dette over resten af barerne i dit nye Gantt diagram for at ændre deres farver.
Sådan! Du har nu lavet dit helt eget Gantt diagram i Excel. Det tog måske lidt længere tid end du havde regnet med, specielt hvis du skal gøre det hver gang du skal lave et nyt projekt. Her er TeamGantt en oplagt løsning, som jeg virkelig kan anbefale til alle projektledere. Med TeamGantt kan du lynhurtigt planlægge projekter på en effektiv og overskuelig måde.
Planlæg projekt bedre, hurtigere og nemmere med TeamGantt
Med Gant diagrammer kan du på en simpel, overskuelig og super nem måde håndtere og opdatere projekter, og det er præcis hvad TeamGantt er designet til.
Gantt-diagram sammenligning: Excel vs. TeamGantt
Glem alt om at skulle holde styr på en masse forskellige Excel arks til hvert projekt og at spilde tid på at sørge for, at alle er klar til præsentationer. TeamGantt giver dig en nem og hurtig måde at gøre alt dette på.
Her er et hurtigt overblik over fordelene ved at bruge TeamGantt i forhold til Excel:
Hvordan du kan lave et Gantt-diagram med TeamGantt
For at skabe et gantt-diagram med TeamGantt skal du blot følge disse simple trin:
- Gå til teamgantt.com/signup for at oprette din gratis konto.
- Når du er logget ind, trykker du på My Projects i sidebaren og klikker på + New Project, og derefter Create New Project.
- Giv dit projekt et navn, vælg den skabelon der passer bedst til dig. Vælg de dage om ugen som du skal have mulighed for at planlægge arbejdet i dit projekt, og tryk på Create New Project.
Dit projekt er nu lavet, og du kan begynde at tilføje opgaver!
Når du har tilføjet dine opgaver til opgavelisten, skal du blot trække dem derhen hvor de skal være, alt efter datoer og varighed.
Hvis du har opgaver der ikke kan begyndes inden en anden opgave er færdiggjort, kan du gøre således at en opgave afhænger af at en anden opgave er færdig. På den måde kan du være sikker på, at opgaverne er gjort i den rigtige rækkefølge.
Det var alt hvad der skulle til. Du har nu lavet dit første projekt hos TeamGantt – forhåbentligt det første ud af mange.
Dette setup giver altså dig mulighed for at planlægge dit projekt på en super effektiv og let forståelig måde. Det er super nemt, at dele dette Team gantt regneark med dine holdmedlemmer, og dermed giver dem en forståelse af de forskellige deadlines, start- og slutdatoer, samt hvor mange dage de hver især har til hver opgave.
Dette Gantt diagram er simpelt og supernemt at håndtere, og så er det også lavet specifikt til, hvis der løbende skulle komme ændringer. Det er nemlig lavet sådan, at det hele automatisk opdaterer sig, hvis du ændrer nogle datoer eller andet.
Jeg håber, at dette indlæg har givet dig en dybdegående forklaring af fordelene ved at bruge Team Gantt til planlægning af projekter.
Du kan prøve TeamGantt fuldstændig gratis.
