Sådan starter du et agilt projekt i ClickUp

Managing Tasks with ClickUp™

I dette indlæg vil vi gå i dybden med hvordan du kan starte et agilt projekt, hvilket er vigtigt, da agil projektledelse er en vigtig tankegang i nutidens verden inden for projektledelse.

Med agil projektledelse arbejder man ikke ud fra konkrete og forudbestemte metoder, men tværtimod med forståelsen for at verdenen ikke er statisk og at man naturligt løbende vil blive klogere gennem et projekt.

For at starte et agilt projekt, hvor der er plads til løbende at blive klogere, er det en god ide, at have god struktur på sit projekt.

Her er ClickUp et godt eksempel på et online software program, som er oplagt til dig, der gerne vil starte et agilt projekt. Her går vi lidt i dybden med hvordan du kan få så meget som muligt ud af ClickUp.

Herunder er der en video på lidt over en halv time, som løber dig igennem ClickUp, og hvordan du starter et projekt i ClickUp

Hvad artiklen indeholder:

  1. Hvad er ClickUp?
  2. Strukturen af ClickUp
  3. Oprettelse af din første opgave
  4. Organisering af dine opgaver
  5. Overblik af dine opgaver
  6. Gem dine layouts
  7. Forbliv opdateret om hvad der skal laves
  8. Tips til bedre samarbejde med ClickUp
  9. Videoer
  10.  Hvorfor bør du bruge ClickUp?

Hvad er ClickUp?

Har du nogensinde været frustreret over, at ting ikke bliver færdiggjort? Eller manglet en app, som kunne samle alt arbejde et sted og øge produktiviteten?

Så er ClickUp oplagt for dig. ClickUp blev nemlig skabt af en gruppe ledere, som sad med præcis de samme problemer, som du sidder med.

Uanset om du er helt ny i produktivitets-app verdenen, en ekspert projektleder eller bare leder efter en måde at effektivisere dit arbejde på, så er ClickUp en oplagt mulighed for dig.

Vil du lære mere om ClickUp eller hurtigt dele ideen bag ClickUp med dine medarbejdere, så kan du bruge denne powerpoint.

Strukturen af ClickUp

ClickUp er bygget op omkring det de kalder arbejdsområder eller på engelsk, Workspaces. Når du for første gang tilmelder dig ClickUp, så skal du derfor enten lave et nyt arbejdsområde eller deltage i et eksisterende arbejdsområde.

Workspaces – Arbejdsområder

Et arbejdsområde er selve organisationen, så f.eks. virksomheder, agenturer, institutioner og små virksomheder. Nogle gange kan det også give mening for store organisationer, at bruger flere forskellige Workspaces inde i appen. Det er dog generelt ikke meningen, da man kan opdele workspaces op i yderligere spaces.

Spaces

Med spaces kan du helt præcist definere et arbejdsområde. For hver space kan du også gøre brug af mange forskellige fleksible features og workflow indstillinger, så det passer helt til det, som den pågældende del af virksomheden arbejder med.

Denne brugerdefinering af det pågældende space gør det også muligt, at lave spaces for helt simple ting, som f.eks. content creation til mere komplekse områder, som ingeniørarbejde. På den måde kan du altså bruge et space til at definere flere forskellige områder under et overordnet workspace.

Lister og mapper

Lister indeholder arbejdsopgaver og overblik over disse, og med mapper kan du organisere alle dine lister. Med mapper kan du også bruge overblikket til at finde frem til flere forskellige arbejdsopgaver på tværs af alle de forskellige lister. Derudover har listerne mange andre features, som er med til at øge produktiviteten. Det kan f.eks. være samtaler, ejere, prioritet, deadlines og informationer omkring det pågældende projekt.

Opgaver

Opgave-delen af appen er der hvor selve arbejdet bliver udført. Her kan der være beskrivelser af jobbet, samtaler og en aktivitetshistorie. Opgaverne minder på en måde lidt om spaces og indeholder også en specifik liste omkring den pågældende opgave. Derudover kan den også indeholde ting som underopgaver, kommentarer og tjeklister.

Oprettelse af din første opgave

Hvad består en opgave af?

Når du går ind og kigger på en opgave, så vil du opdage, at den er delt op i to områder.

  • På venstre side er der alle detaljerne om opgave. Det er bl.a. hvad der skal laves færdig og hvordan det skal laves færdigt.
  • Til højre er der ting som en aktivitetshistorie og kommunikation angående projektet.

Derudover indeholde en opgave bl.a. vigtige karakteristika, såsom:

  • Et opgavenavn
  • En opgavebeskrivelse
  • Hvilke medarbejderes ansvar opgaven er
  • Status på opgaven
  • Underopgaver
  • Tilføjelser
  • Brugerdefineret felter
  • Og mere til, men det vil vi komme i dybden med senere i artiklen.

Gode tips til når du skal lave din første opgave

  • Brug nemme opgave- og aktivitetsbaseret navne, så det er nemt at finde rundt i.
  • F.eks.: I stedet for bare at kalde en opgave for fejlrapport, så kald den for noget mere specifikt, så det er nemt for både kollegaer og dig selv, at finde opgaven.
  • ClickUp er en god og effektiv måde til, at give dine ansatte overblik over hele situationen og samtidigt hjælper ClickUp dine ansatte med at forstå præcist hvad de skal arbejde med, så der ikke opstår forvirring omkring dette. Inde på Appen er det også nemt at sørge for hvem der er ansvarlig for et specifikt job, at sætte deadlines på alle de forskellige opgaver, samt meget mere.
  • Sæt deadlines, prioriteter og datoer på dine opgaver
  • Indeholder muligheden for at gøre brug af videoer og rig tekst for, at forklare hvad opgaven går ud på. Det hjælper også medarbejderen med at få en fuld forståelse for hvornår opgaven skal være færdig.
  • Til opgaven kan du også sætte tidsestimater og prioriteringer, så du kan styre hvilke opgaver dine ansatte er i gang med at løse.
  • Du kan tilføje personer, som seere til dine opgaver.

Organisering af dine opgaver

Når du for første gang opretter et team, så får du muligheden for at lave opgaver fra en brugerdefineret skabelon. Disse skabeloner er lavet af ClickUp’s eksperter og kan blive genbrugt så mange gange, som du vil. Når du laver noget fra en skabelon, så vil dine opgaver kommer med forudindstillet statusser, felter og oversigter.

Alternativt kan du bygge det hele op fra bunden og selv organisere det hele. Her er mere om hvordan du gør det;

Statusser

Statusser er skridt, som opgaver går igennem, som i ClickUp kaldes for workflows. For eksempel kan en opgave gå fra ”To do” til ”In progress” og til sidst til ”Færdig” – hver af disse skridt er en status.

Statusser kan brugerdefineres helt igennem på en liste, men man kan lave standardindstillinger når man laver en mappe eller et space. Det vil sige, at hvis du laver standardindstillinger i et space eller en mappe, så vil disse indstillinger se sådan ud i resten af projektet. Du kan dog altid ændre i dette hvor som helt i projektet, hvis f.eks. en specifik liste ikke skal følge disse standardindstillinger.

Spaces, Mapper og Lister i Clickup kan altså have forskellige statusser for deres individuelle opgaver:

Brugerdefineret felter

Med brugerdefineret felter i ClickUp kan du inddrage stort set hvad som helt i et projekt. Sorter i data, filtrer opgaver eller følg statusser alt efter hvad behovene er for det specifikke workspace.

Grupper

Med gruppering kan du ændre hvordan dine opgave er grupperet i dine lister og oversigter. Det kan være, at du vælger at gruppere efter:

  • Status
  • Medarbejder
  • Prioritet
  • Et tag
  • Deadline
  • Brugerdefineret felter

Sortering

Det er svært at få overblik over opgaverne indtil de er organiseret. Det kan ClickUp gøre for dig med blot et klik. Du kan f.eks. hurtigt få overblik over dine vigtigste opgaver ved at vælge flere forskellige kolonner du vil sortere efter.

Alternativt kan du vælge mellem at sortere manuelt eller hurtigt sortere en hel kolonne.

Filtrering

Hvis mængden af opgaver er meget stor, så er det bedre at bruge ClickUp’s avanceret filtreringsmuligheder, som hjælper dig med hurtigt at finde frem til den information du skal bruge. Med denne løsning kan du bruge filtre til udelukkende at se opgaver der passer til specifikke kriterier.

Overblik af dine opgaver

De forskellige muligheder der er til at danne overblik er med til at gøre ClickUp til et fantastisk redskab at bruge. Du kan visualisere opgaverne i en liste, på en tavle, i en kalender, i et Gantt kort eller efter person i en Box oversigt. Disse er alle sammen kaldet for Task Views og gør det meget nemmere for dig at være projektleder.

List View

Listeoversigter er en påkrævet oversigt til ethvert space, og enhver mappe og liste i ClickUp. Det er også den mest fleksible oversigt i forhold til gruppering, sortering og filtrering.

  • Grupper din opgaver efter status, medarbejder, prioritet, tag eller deadline og vælge rækkefølgen af disse grupper.
  • Vis alle underopgaver under deres hovedopgaver, for dem selv, eller hold dem skjult. Det gør det super nemt at få overblik over disse underopgaver.
  • Tilføj beregninger til dine kolonner. Har du f.eks. en kolonne med tidsestimater? Med ClickUp kan du hurtigt få overblik over summen, gennemsnittet eller hvor meget tidsestimaterne varierer.
  • Du kan nemt og hurtigt drag-and-drop kolonner for at ændre layout.
  • Eksporter alle dine opgaver eller bare dem du har filteret frem. Du kan også helt selv vælge hvilket format du vil eksportere til.

Customizable Board View

  • Grupper dine opgavekolonner efter status, medarbejder, prioritet, tag eller deadline og vælge rækkefølgen af disse grupper.
  • Vis alle underopgaver under deres hovedopgave, for dem selv, eller hold dem skjult.
  • Vis brugerdefineret felter på opgaver.

Box View

  • Dan et hurtigt overblik over hvem der har for meget arbejde og hvem der skal have flere opgaver.
  • Håndter arbejdsbyrder og distribuer opgaver med drag-and-drop.

Calendar View

  • Visualiser dine opgaver i en traditionel kalender
  • Synkroniser opgaver til Google Calendars
  • Nemt at hurtigt at skifte rundt mellem specifikke datoer
  • Perfekt til at planlægge en konference i fremtiden

Gantt View

  • Visualiser opgaver og afhængigheder i en tidslinje
  • Gantt View er bygget op omkring den placering du tilføjer oversigten i hierarkiet
  • Dette er perfekt til hvis du f.eks. vil se et Gantt kort for en specifik mappe eller liste

Gem dine Layouts

Når du laver ændringer til et overblik kan du vælge at gemme alle disse ændringer, så alle andre også kan se dem. Det betyder, at alle andre dermed kan se præcis det som du også ser.

Du kan også gøre dette til en standardindstilling for alle oversigter du laver.

Du vil blive bedt om at gemme layout-ændringer når du gør ting som f.eks.:

  1. Sortering
  2. Kolonner
  3. Medarbejdere
  4. Filtre
  5. Grupperinger
  6. Sammenfletter grupper

Forbliv opdateret om hvad der skal laves

Notifikationer

Notifikationer er organiseret efter workspace. Det vil sige, at alle notifikationer du får fra et workspace er grupperet sammen på din notifikationsside.

Hvordan ved jeg om jeg har en ny notifikation?

Når du har en ny notifikation vil der opstå en lilla cirkel over din notifikationsklokke:

Hvordan fjerner jeg notifikationer?

For at fjerne en notifikation skal du trykke på klokke-ikonet til højre for en notifikation. Det er vigtigt at tjekke op på in-app notifikationer på daglig basis for at forblive opdateret, samt at sørge for at alle ved, at du er med på hvad der foregår.

Du kan også trykke på ”Clear all” for at flytte alle notifikationer over på ”Cleared” siden, hvor du kan se alle notifikationer du tidligere har fjernet.

Hvilke notifikationer modtager jeg?

I ClickUp kan du helt selv styre hvilke aktioner der skal føre til en notifikation, samt hvilke typer notifikationer der skal dukke op på e-mail, mobilen, appen og på internettet. ClickUp er den eneste app der giver dig så meget kontrol over hvordan notifikationer skal virke for dig og dit projekt.

Indbakke

Indbakken er dit centrale sted at arbejde. Det er dit kontrolcenter over alt arbejde du førhen har lavet, det du er i gang med og det der skal laves i fremtiden.

Det er også her du kan lave påmindelser, som er private for dig selv, samt uddelegere påmindelser. Det primære mål med indbakken er altså at skabe et sted, som gør at du eller dine medarbejdere aldrig glemmer en opgave igen.

Med en masse opgaver er det nemt, at glemme sine opgaver og det problem løser indbakken.

Profiler

  1. Hvad folk er i gang med
  2. Hvad folk bør lave derefter
  3. Hvad folk lige har lavet
  4. Hvilke opgaver folk har, som endnu ikke er planlagt

Det helt store formål med profilerne (i samarbejde med indbakken) er at løse det største problem i projektledelse – at folk glemmer ting.

Med Profiler får du et fuldt overblik over alle personers ansvar, så du hurtigt og nemt kan lave påmindelser, ændringer eller have styr på hvad deres næste opgave er.

Når du laver en påmindelse kan du også gennem vinduet holde øje med, at disse opgaver rent faktisk bliver lavet.

Tips til bedre samarbejde med ClickUp

Vi vil alle sammen gerne have et bedre samarbejde. Her er hvordan ClickUp kan hjælpe dig:

  • Du kan tilføje ”watchers” til dine opgave. Det er personer, som så kan følge med i en opgave gennem deres profil, samt modtage notifikationer om hvordan det går med denne opgave.
  • Kommenter på opgave – Med ClickUp kan du kommentere på opgaver, vedhæfte filer, links, tagge personer og meget mere.
  • Indeholdte din kommentar en ny opgave? Så kan du også i samme vindue uddelegere denne opgave.
  • Du kan også oprette et hold af personer for at uddelegere til flere personer på en gang.
  • Link du til andre opgaver i en opgaves beskrivelser, så opdager ClickUp det med det samme og gemmer disse links et praktisk sted i hver af opgaverne. På den måde er det nemt for dem der er i gang med opgaverne at se de andre relateret opgaver.
  • Ændre opgave statusser – Når en fase af en opgave er færdig eller startet, så kan du ændre statussen på opgaven så den repræsenterer hvor langt i er med opgaven. Efterlad en kommentar for at gøre det klart hvad du har opnået og hvis der er nogen, som skulle have brug for mere information om resultatet eller det færdige arbejde.

Videoer

Arbejd nemmere hjemmefra med ClickUp

Bliv komfortabel med ClickUp

ClickUp for nybegyndere

AgileWorkflows

Hvorfor bør du bruge ClickUp?

ClickUp’s primære fokus er at fjerne frustationer, ineffektivitet og afbrydelser, som ofte opleves på grund af outdated projektledelsesløsninger.

ClickUp har optimeret alle processer, så mange ting der plejede at være meget komplekse kan løses med et tryk med musen. Derudover har man samlet alt hvad der skal bruges til at lede et projekt et enkelt sted, så du er fri for at skulle bruge mange forskellige platforme.

Når det gælder projektledelse er der dog sjældent en one-fits-all løsning og derefter er der utallige brugerdefinerbare muligheder i ClickUp, så du kan få det til at passe til lige præcis dit projekt.

Uanset om en simpel to-do liste er hvad du foretrækker eller du skal håndtere et kompleks projektledelses workflow, så er ClickUp en god mulighed. I stedet for at bruge mange forskellige platforme kan du gøre det hele gennem et enkelt sted – ClickUp.

Hvad får projektledere ud af at bruge ClickUp?

En projektleder har enormt meget at holde styr på. Han eller hun skal have fuld kontrol over ting som at uddelegere opgaver, have styr på tidslinjer, overvåge medarbejdere og meget, meget mere. Ofte ender en projektleder derfor med at have mange forskellige programmer til at håndtere dette, men det kan være svært at danne et overblik, når man hele tiden skal skifte mellem program. Det er derfor jeg stærkt vil anbefale ClickUp, da man her har samlet det hele i et enkelt program.

Specielt til Agile projekter er ClickUp en god løsning. De løsninger der har eksisteret til agile projekter indtil videre har enten været meget komplekse eller meget begrænsende. Her er nogle af de gode features ClickUp indeholder, som gør det til den perfekte platform for agile projekter:

Scrum / Kanban Board

Med ClickUp Scrum Boards er alt hvad du skal gøre at drag-and-drop opgaver til den relevante kolonne på tavlen. De fleste Scrum tavle-kolonner grupperer blot opgaver efter statussen på opgaven. (‘In Progress, Done’).

Med ClickUp kan du dog brugerdefinere dine kolonner og arrangere dine opgaver efter status, medarbejder, prioritet, tags og deadlines.

Bruger du Kanban er det heller ikke noget problem. Tilføj en Work In Progress grænse, så dit hold ikke bliver stresset med deres arbejdsbyrde grundet for mange opgaver.

work in progress limits clickup

Sprints

Du kan nedbryde ethvert agilt projekt ned til flere forskellige sprints. Her vælger du bare start og slut datoen for din første sprint, vælger antallet af sprints og så laver ClickUp automatisk alle de sprint lister du har brug for.

clickup sprints gif

Sprint Points

Med ClickUp kan du også tilføje points til hver sprint opgave for at estimere hvor lang tid en opgave vil tage. Points indikerer kompleksiteten af en opgave.

F.eks. vil det sige, at en opgave med et point er meget nemt at lave, mens en med tre points er væsentligt mere krævende.

Agile Dashboards

Med det agile dashboard i ClickUp har du dit helt eget kontrolcenter, hvor du kan følge med i alle de forskellige dele af det agile projekt. 

Du kan helt selv brugerdefinere dit dashboard efter hvad du har behov for at følge med i. Der er utallige mange forskellige widgets du kan gøre brug af.

Konklusion

Jeg håber at du I dette indlæg har kunne se hvorfor det er at jeg anbefaler folk at bruge ClickUp.

Det er uden tvivl det bedste projektledelsesværktøj på markedet lige nu når det kommer til samarbejde i projektgruppen. Det har alle features du kunne ønske at have i en samlet pakke.

Men det vigtigste er at man kan komme igang helt gratis, og teste det af. Noget af det som jeg ikke bryder mig om ved de andre projektledelsesværktøjer er at man ikke får mulighed for at teste det af inden man køber det. Men det kan du her!

Effektiv projektledelse – Din trin-for-trin guide til at drive succesfulde projekter

Brug for hjælp til dine projekter?

Jeg har efterhånden drevet rigtig mange projekter, og jeg har i denne trin-for-trin guide samlet min viden og erfaringer om, hvad der skal til for at drive et succesfuldt projekt uden at være ved at gå ned med stress

Sammen med bogen kommer der en række skabeloner, herunder kravspecifikation, user stories, budgethåndtering, projekt estimering og andre relevante skabeloner

Måske du også er interesseret i disse indlæg:
Lær hvordan du estimerer projekter

Lær hvordan du estimerer dine projekter

Introduktion Det at skulle estimere et projekt kan uanset størrelse være en langhåret proces, derfor har jeg skrevet dette indlæg for at hjælpe dig med denne proces.  Men inden du begynder at estimere projektet, så

Læs mere
Effektiv projektledelse – Din trin-for-trin guide til at drive succesfulde projekter
Effektiv projektledelse – Din trin-for-trin guide til at drive succesfulde projekter

Få en gratis bog om effektiv projektledelse​

Få tilsendt en 193 siders ebog: “Effektiv projektledelse – Din trin-for-trin guide til at drive succesfulde projekter” bare ved at tilmelde dig nyhedsbrevet.