Driv dine projekter effektivt med dette gratis projektstyringssoftware

For at drive et projekt effektivt kræver det at man har det rigtige værktøj til at skabe struktur og overblik. Her findes der mange forskellige programmer til at skabe netop denne struktur – nogle gratis og andre ikke.

I dette indlæg vil jeg gennemgå projektstyringssoftwaren ”Trello”, som er et gratis program du kan bruge til at drive dine projekter på en super effektiv måde.

Hvad er Trello?

Trello er et redskab som bruges af mange millioner mennesker rundt omkring i verdenen til at organisere og administrere projekter. Trello er baseret på den velkendte ”Kanban” stil af agil projektstyring som skaber et arbejdsflow der bevæger sig fra venstre til højre med muligheden for at flytte opgaver rundt fra f.eks. ”Doing” til ”Done”.

Du kan tænke på Trello som en tavle med gule noter du kan flytte rundt. Vigtigst af alt, er det meget effektivt og nemt at bruge. Med over en million aktive brugere er det svært ikke at tage et kig på Trello, og finde ud af hvorfor det er så populært. Jeg har kigget på det, og det er nemt at forstå hvorfor det er blevet så essentielt et redskab som det er.

Den gode ting ved Trello er at det ikke nødvendigvis skal bruges til projektledelse. Det kan bruges af hvem som helst til næsten hvad som helst – og på flere forskellige enheder. Er du ved at planlægge en rejse, et bryllup, udvikle en app, lave en video eller flytte? Trello kan brugerdefineres, så det passer helt perfekt til lige præcis dine behov.

Et ”Board” kan repræsentere hvad som helst – en indkøbsliste, en ferieplan, osv. For et projekthold vil den ofte repræsentere et workflow med starten til højre og færdig til venstre. På Trello kan du have så mange boards som du vil. Lad os kigge på hvordan du kan bruge et Trello board til at håndtere dit projekt.

Et Trello board er tomt i starten, og kan virke forvirrende, men når først du har tilføjet lister og kort, så giver de meget god mening.

Hvordan du kan bruge Trello

Et typisk board på Trello har 5 lister; Idea, Start, Doing, Pending og Done. Rimeligt simpelt. Under hver liste kan du så oprette kort/opgaver på.

Eksempel på lister i Trello

Det behøver dog ikke at være så simpelt, du kan sagtens tilføje andre lister, nedenfor kan du se et anderledes eksempel.

Et eksempel kunne være et andet board med 5 lister:

  • To-do: Her placerer du alle de opgaver der skal løses. Kortene (Opgaverne) arrangerer du efter prioritet – altså de vigtigste opgaver øverst på listen. Når arbejdet på en opgave går i gang trækker du den over til næste liste (In progress).
  • In progress: Denne list viser de opgaver som holdet arbejder på.
  • QA: QA (Quality assurance) er en liste til at gennemgå det arbejde der er færdiggjort i ”In progress”. Her trækkes arbejde altså over når det er færdigt, så kyndige personer kan gennemgå det og sikre at det er som det skal være. Hvis alt er i orden, trækkes det videre til næste liste. Hvis der er mangler kan opgaven trækkes tilbage til To-do listen.
  • Ready for launch: Her er alle de opgaver så som er blevet godkendt og klar til at blive f.eks. sat i produktion eller blive synliggjort for slutbrugeren. Når det er tid til at lancere denne trækkes den videre til Live.
  • Live: Denne liste kan alternativt også kaldes ”done”, hvis det ikke er noget der fortsat skal overvåges. Ellers er denne liste fyldt med de ting som er færdige og synlige for slutbrugeren.

Når et kort ikke længere er relevant at have på Live-listen kan det arkiveres. Dette betyder ikke at kortet bliver slettet, men blot at det bliver arkiveret og kan hentes tilbage til hver en tid. Du kan arkivere så mange kort som du vil uden at skulle tænke på opbevaringskapacitet. Alternativt kan du også bare lave en ”Done” liste og trække kortene derover.

Alle kort har følgende information og muligheder

Billede af et Trello card
  • En Titel som hjælper holdet med at forstå hvad opgaven er.
  • En Beskrivelse som giver kontekst til enhver der ser boardet. Jeg synes dette er vigtigt, da det sparer tid og energi, som holdmedlemmer ville skulle bruge på at spørge ind til opgaven.
  • Et Mærke som visualisere information på kortet, som giver dig et indikation om hvor projektet er ved bare hurtigt at kigge på et board. Her kan man f.eks. bruge mærker til at vise prioriteten (høj, mellem, lav) og komponenter af udviklingen. Det kan være problemer, data, eller andet.
  • Medlemmer tilføjet til opgaven, som betyder de er ansvarlige for den. Det kan være en ide kun at tilføje et medlem til hver opgave. Det gør det meget tydeligt hvem der har ansvaret for hver opgave. For mange navne kan gøre det uoverskueligt hvem man skal kontakte.
  • Deadline som også er vigtig, og som automatisk vil blive rød hvis den er overskredet. Det kan være stressende da alle på boardet kan se det, men også virke motiverende, specielt når du kan sende den videre inden denne dato er overskredet. Farven ændrer sig fra rød til grøn, hvis den er overskredet og du så får sendt den videre.
  • En Tjekliste som giver en måde at følge dele af en opgave. Hver gang du tjekker en del af tjeklisten udregner Trello hvor stor en procentdel af opgaven der er færdig.
  • Vedhæftninger som gør det nemt at tilføje vigtige filer og information til en opgave.
  • En Kommentartråd som gør det muligt for holdmedlemmer at diskutere en opgave direkte på kortet. Du kan også nævne og sende en notifikation til et holdmedlem ved at ”tagge” dem i kommentartråden. Du kan enten vælge at sende denne notifikation via Trello eller over e-mail. Hvis man er en organisation der helst ikke vil bruge e-mails kan dette også være meget effektivt.
  • Andre brugbare ting du kan gøre med et kort, er at flytte det fra et board til et andet. Er du interesseret i at følge med i udviklingen af en specifik opgave? Så kan du trykke ”Watch” på et kort, og så vil du modtage notifikationer hver gang der sker noget med denne opgave.

Hvorfor jeg godt kan lide at bruge Trello

Udover at det er en simpel måde at repræsentere en projektopgave med så mange detaljer som muligt, er Trello også en effektiv måde at gøre det muligt for holdet at følge, gemme og dele projektinformation uanset hvor i verdenen de befinder sig.

Det er selvfølgelig også en stor værdi at alle disse features er gratis. Derudover tilbyder Trello også én Power-up per board gratis, som gør det muligt at integrere apps som Github, Google drev, Google Kalender, osv, ind i arbejdsflowet. Du kan se de mange forskellige power-ups her.

Jeg har prøvet en masse power-ups igennem årene, og der er rigtig mange gode. Men den bedste er helt sikkert deres TeamGantt power-up. Det er denne power-up som jeg bruger til langt de fleste boards jeg laver i dag. Den kan du læse mere om herunder!

TeamGantt Power-Up for Trello – Gantt-kort direkte i Trello

Trello’s TeamGantt power-up er uden tvivl en af mine favorit power-ups. Den er sparet mig så mange timer som projektleder, ved at projektgruppen selv har opdateret projektplanen helt automatisk, og uden jeg har behøvet at været involveret. Se eventuel videoen nedenfor hvis du vil vide mere om der.

TeamGantt’s Power-up til Trello gør det muligt for dig at se dine Trello kort i en smuk projekttidslinje, vise afhængigheder mellem kort/opgaver og at se arbejdsbyrden i dit team – alt sammen uden at forlade Trello. Læs videre for at lære mere.

Hvis du bruger lister i Trello til at indikere statussen af en opgave kan du nemt synkronisere dette med dit TeamGantt projekts opgaver med deres Trello integrations opdatering.

Til denne guide skal du bruge en bruger ved TeamGantt, TeamGantt er helt gratis at bruge. Så start med at oprette en bruger, så kan du nemmere følge guiden nedenfor.

Så snart at du har lavet en bruger på TeamGantt, så kan du sætte den op til at synkronisere med dit Trello board.

Åben ”Power-up” Indstillingerne

Først skal du åbne Trello boardet som du ønsker at synkronisere med TeamGantt. Gå til Menuen på højre side og vælg Power-ups.

Søg efter TeamGantt og tryk Add.

Bekræft ved at trykke Add igen.

Vælg Get Started with TeamGantt i toppen af højre side på dit board.

Og derefter vælg Authorize Now.

Du har allerede oprettet en bruger på TeamGantt, så nu skal du bare logge ind som den bruger. Det gør du ved at trykke “Sign in here” nederst i den popup. Har du ikke oprettet en bruger endnu, så kan du gøre det via dette link

Authorize denne Power-up ved at vælge Open Authorication Popup, og derefter klik Allow.

Vælg et eksisterende projekt til at synkronisere med fra Select a project drop-down menuen. Hvis du ikke allerede har oprettet et projekt skal du vælge My First TeamGantt Project. Derefter vælg Continue.

Det var det! Nu kan nu vælge View in TeamGantt i toppen af højre side af dit board for at bruge Power-uppen med dit board.

Eksisterende kort på dit Trello board, som du har lavet før du installeret dette Power-up, vil automatisk synkronisere med dit valgte TeamGantt projekt når den Power-up er aktiveret. Eksisterende opgaver i dit TeamGantt projekt vil dog ikke automatisk synkronisere med dit Trello board. Tag derfor at oprette disse opgaver direkte i Trello, så kommer de over automatisk.

Efter denne Power-up er aktiveret vil alle kort lavet i Trello og opgaver i TeamGantt automatisk synkronisere mellem de to platforme.

Synkroniser lister og fremskridt med TeamGantt

Du kan sætte Trello til at indikere hvor langt du er med opgaverne automatisk, ved at tilskrive en hvis procent sats til en given liste i Trello. Dette er især smart til eksempelvis “Live” eller “Done” listen i Trello, der kan du gøre så opgaven automatisk bliver sat til 100% dine TeamGantt.

For at starte skal du åbne op TeamGantt Power-up indstillingerne ved at trykke på ”View” i Teamgantt og så indstillinger.

Specificer ”List Percent Complete” indstillingerne

I indstillingsvinduet skal du bestemme hvilken list, eller lister, og procenter der skal bruges til at opdatere listen. Du har to indstillinger for hver list – Percent Complete og Automatically Move Card.

  • Percent Complete: TeamGantt vil opdatere opgavens fremskridt i procenter til den valgte mængde når kortet flyttes ind i den liste.
  • Automatically Move Card: Virker omvendt. Hvis du vælger den mulighed for at gøre det muligt for listen vil TeamGantt flytte din opgaves passende Trello kort ind i den liste når den procentvise færdiggørelse er opdateret til at være mere end eller lig med den specificerede værdi. For at dette skal virke skal du også give et tal i Percent Complete.

I dette board er integrationen lavet sådan at der ikke er nogen effekt på To Do, men når mindst 5% af en opgave er opdateret i TeamGantt vil den automatisk blive flyttet til Doing kolonnen. Derudover vil opgavens fremskrift automatisk ændres til 100% hvis du manuelt trækker kortet over i kolonnen Done.

Det er alt det kræver! Jeg håber denne feature fortsat kan hjælpe dig og dit team med at nå jeres deadlines!

Se og interagere med din Gantt-kort tidslinje direkte i Trello

For at se din tidslinje skal du trykke på View in TeamGantt linket i det øverste højre hjørne af Trello. Vælg projekterne som du vil se i Gantt diagrammet og tryk på View in gantt chart. Dette vil åbne dine TeamGantt projekter.

Ethvert Trello kort der er synkroniseret med TeamGantt vil altid blive tilføjet til bunden af din TeamGantt opgaveliste. Og huske på, enhver TeamGantt opgave synkroniseret med Trello vil altså blive tilføjet som det sidste kort i den første kolonne.

For at tilføje en tidslinje bar skal du trække din mus ind i det område med opgavelisten og trykke på intro the chart. Du kan trække slutningen af en tidslinje bar for at sætte startsdato og slutsdato.

Derefter kan du tilføje afhængigheder, uddelegere det med en person eller ressourcer, og opdatere andre med fremskridtene. Alle detaljerne, opgavenavnet, starts- og slutsdato, datoer, procentvise komplethed, osv er automatisk synkroniseret med dit Trello kort.  Du behøver ikke en gang at trylle på gem knappen.

Du kan opdatere dine fremskridt, starts- og slutdata. Du kan også se de tildelte ressourcer og afhængigheder lige fra dit Trello kort.

Nemmere kan det bare ikke blive! Det er simpelthen så let at arbejde i Trello + TeamGantt.

Trello + TeamGantt – synkroniserings muligheder

Den typiske måde at sætte synkroniseringen af det, er ved at synkronisere et Trello board op til et TeamGantt projekt. Det er det som jeg har vist ovenfor.

For at sætte dette op, skal du bekræfte TeamGantt’s power-up på at et Trello board, så vælger du bare TeamGantt projektet som det du gerne vil synkronisere med. Nye kort og opgaver vil automatisk synkronisere fra et Trello board til en enkelt TeamGantt’s diagram. Kortene er synkroniseret med det samme ved de bliver skabt, og så videre.

Alternative konfigurationer

For at se præcis hvad der foregår, i dine projekter kan du manuelt synkronisere et hver kort og opgave til TeamGantt’s projekt.

Dette kan kun opnås med en manuel synkronisering. Fordelene er at det giver dig fuld kontrol over hvornår og hvor kortene er synkroniseret med TeamGantt. Siden kortene ikke automatisk synkronisere ved oprettelsen tillader det at du færdiggør et korts detaljer før du offentliggør det på TeamGantt. Det er tit sådan at man i projektgruppen bruger Trello, men deler ikke Trello boardet med andre. Men man bruger i stedet TeamGantt til at dele fremgangen i projektet.

Her er en manuel løsning rigtig god, for så deler du kun de opgaver som er påbegyndt, og som du vil have andre må se.

For at indstille manuel synkronisering, vælg None som dit projekt når du accepterer min TeamGantt Power-up på dit board. Ellers kan du gøre efter dette direkte fra Menuen > Power-ups > Aktiveret > TeamGantt > Rediger Power-up indstillinger, synkroniser med projektet, og derfor er jeg ude.

Her er nogle forskellige muligheder for alene at synkroniseret Trello og TeamGantt.

Kort fra et Trello board til flere forskellige TeamGantt  projekter.

Kort fra flere forskellige Trello boards til et enkelt TeamGantt projekt

Kort fra flere forskellige Trello boards til flere forskellige TeamGantt projekter

Tekniske noter:

  • Et kort kan kun synkroniseres til TeamGantt som en opgave på et enkelt projekt. Et kort kan ikke repræsentere noget, som f.eks. to forskellige opgaver.
  • Med manuel styring kan disse individuelle opgaver ikke lavet i TeamGantt og synkroniseret med et Trello board. Kun individuelle Trello kort kan skubbes over til TeamGantt.

Datasynkronisering mellem TeamGantt og Trello

Selvom Team-Gantt’s Power-up til Trello er en god måde at visualisere dit Trello board i et Gantt diagram format, synkroniseres ikke alt data mellem to platforme. Her er et overblik over hvad de synkronisere.

Dette kan synkroniseres

  • Opgavenavn
  • % færdig
  • Startdato og slutdato
  • Afhængigheder
  • Ressourcer

Disse har ikke den bedste synkronisering

  • Tjeklister
  • Vedhæftelser
  • Kommentarer
  • Mærke farver (labels)
  • Medlemmer af din ide

Opsummering

Men det var det! Det er min hemmelige ingrediens til effektive projekter. Et let og elegant projektstyringssoftware der ikke kræver meget træning før at folk finder det naturligt. Og selv om det er gratis, så mener jeg stadig at det er et af de bedste setup for små og mellemstore projekter. Hvis du gerne vil læse mere omkring enten Trello eller TeamGantt, så kan du gøre det herunder.

Effektiv projektledelse – Din trin-for-trin guide til at drive succesfulde projekter

Brug for hjælp til dine projekter?

Jeg har efterhånden drevet rigtig mange projekter, og jeg har i denne trin-for-trin guide samlet min viden og erfaringer om, hvad der skal til for at drive et succesfuldt projekt uden at være ved at gå ned med stress

Sammen med bogen kommer der en række skabeloner, herunder kravspecifikation, user stories, budgethåndtering, projekt estimering og andre relevante skabeloner

Måske du også er interesseret i disse indlæg:
Lav en kravspecifikation

Sådan laver du en god kravspecifikation!

Med en god kravspecifikation kan du øge sandsynligheden for, at dit projekt bliver en succes. Ja, det er faktisk en betingelse. Men mange projektansvarlige holder sig stadig tilbage med at skrive dette dokument.  I dette

Læs mere
Effektiv projektledelse – Din trin-for-trin guide til at drive succesfulde projekter
Effektiv projektledelse – Din trin-for-trin guide til at drive succesfulde projekter

Få en gratis bog om effektiv projektledelse​

Få tilsendt en 193 siders ebog: “Effektiv projektledelse – Din trin-for-trin guide til at drive succesfulde projekter” bare ved at tilmelde dig nyhedsbrevet.