Trello – Enkelt og nemt samarbejdsværktøj

Indholdsfortegnelse

Jeg bruger Trello til alt, hvad jeg kan slippe af sted med. Både på arbejde og i privaten. Det inkluderer såvel projekter, produktlanceringer og generelle arbejdsopgaver, som ferieplanlægning, bryllupsplanlægning og private to-dos.  

Jeg har brugt Trello i mange år nu efterhånden. Jeg har endnu ikke fundet noget værktøj, som er så simpelt og samtidigt så alsidigt før. Trello’s boards, lists, og cards hjælper dig med at organisere og prioritere projekter på en intuitiv og enkel måde. Det er så intuitivt, at det sjældent kræver meget træning at lære at bruge det.

At komme i gang med et nyt arbejdsværktøj er ikke altid en lille opgave, vi har alle vores præferencer og rutiner, og vi foretrækker altid at arbejde med det, vi kender. Men heldigvis er der ikke så meget at skulle lære, før man kan starte med at få værdi ud af Trello. Herunder kan du se en video fra Trello, og læse om de delelementer som Trello består af, og mine anbefalinger til hvordan du kan bruge dem.

Boards, Lists og Cards

Trello er som sagt et utroligt simpelt værktøj, det består nemlig udelukkende af Boards, Lists og Cards. Nedenfor kan du læse lidt om disse elementer:

Board

De er en opslagsvæg, på billedet ovenfor er det alt det blå. Det fungerer i praksis som rammen for dit projekt, derfor vil du som udgangspunkt oprette et board for hvert projekt, du skal i gang med.

List

De er en liste eller kolonne, som du kan sortere dine opgaver efter, på billedet ovenfor er der alt det grå. Hvilke lister, du bruger afhænger af hvad du skal bruge det til. Til hverdagsopgaver bruger jeg selv 5 lister til at sortere alle mine opgaver efter, “Idea”, “Start”, “Doing”, “Pending” og “Done”. Ideen bag denne opdeling er som følger

  • Idea: Når du får en god ide opretter du opgaven i “Idea”, så kan du på dit næste statusmøde præsentere ideen for dine kollegaer, hvor de andre kan være med til at vurdere, om det vil give værdi for virksomheden. 
  • Start: Hvis din ide bliver godkendt, kan du trykke den over i “Start”, hvor den vil vente, indtil I har ressourcer til at kigge på den. 
  • Doing: Når I har fået noget fra hånden, og “Doing” kolonnen er ved at være tom, så kan man vælge, hvilke kort der fra “Start” skal rykkes til “Doing”, som så bliver de opgaver, man skal kigge på den kommende tid. 
  • Pending: En opgave rykkes til pending, når opgaven er færdig, og skal godkendes af en stakeholder, eller opgaven er stoppet midlertidigt grundet manglende input fra en stakeholder (internt eller eksternt) eller manglende ressourcer (penge, værktøjer, tid). Derefter rykkes den tilbage til “Doing”, hvis du stadig skal arbejde på den, efter du har fået de givne ressourcer.
  • Done: Når en opgave er helt færdig, kan man derefter trække den over i “Done”.

Dette var et simpelt setup for dine hverdagsopgaver. Opsætningen for projekter er lidt mere kompleks, men det vil jeg dække i et kommende indlæg. 

Billede af et Trello cards

Cards

De er en opgave, som du kan oprette i en List, på billedet ovenfor er det de hvide bokse i listen. Cards indeholder en titel og beskrivelse, og man har yderligere mulighed for at tilføje checklists, members og vedhæfte dokumenter.

Eksempler på brugen af Trello

Trello er så let at bruge, at det kun vil tage dig 5-10 minutter at oplære dine kollegaer i at bruge Trello. Der er nemlig kun tre ting at vide dem: Board, Lists og Cards. Der er ikke mere til Trello end dette. Men selv om det er så simpelt, så kan man alligevel bruge Trello næsten uanset hvad man arbejder med. Trello har lavet eksempler på, hvordan man kunne bruge Trello, hvis man eksempelvis arbejder som: 

Disse eksempler viser meget godt, hvor alsidigt Trello er. Og at du næsten uanset din stilling ville kunne bruge Trello til at samle dine ideer, og eksekvere på dem. Jeg bruger personlig primært to setups. Et til mine dag-til-dag opgaver og et til mine projekter. Disse to boards er simple, og nemme at forstå, så jeg skal ikke bruge en masse tid på at forklare det til folk, når jeg skal on-board dem på mine projekter eller opgaver. 

Du kan også nedenfor se endnu en video fra Trello, hvor de gennemgår deres templates, og hvordan du kan bruge dem:

Advanced: Email-to-board settings

Denne feature kræver lidt opsætning, men kan give rigtig meget værdi, hvis du sidder i en stilling som supporter. Kunne være en god ide for en kundeserviceafdeling, eller en webmaster-funktion. Det Email-to-board gør, er at man kan sende en mail til eksempelvis webmaster@domæne.dk og så opretter Trello automatisk et Card i en given liste, udfyldt med navn på card, beskrivelse og eventuelle vedhæftninger.

Trello har lavet en guide til, hvordan du kan implementere Email-to-board i din organisation.

Advanced: Power-Ups – Yderligere produktivitet

Ud over Trello´s enkelhed, så er deres primære styrke også i deres såkaldte “Power-Ups”, som i virkeligheden bare er integrationer med andre systemer. Trello har nemlig en direkte integration med +100 andre produktivitetsværktøjer, dette gør, at man kan dele informationer mellem systemer. Man kan eksempelvis lave Planning Poker direkte i Trello, integrerer det med Slack, så man kan kommunikere direkte vedrørende Cards, Sync deadlines direkte ind i din kalender eller lave burn down charts direkte i Trello.

Trello bliver med disse integrationer hurtigt forvandlet fra et simpelt indekskort system til en produktiv maskine, der bliver en essentiel kommunikationskanal internt i forretningen. Du kan her se en liste over alle deres Power-Ups.

Personligt bruger jeg primært disse Power-Ups: 

Trello’s TeamGantt power-up er uden tvivl en af mine favorit power-ups. Den er sparet mig så mange timer som projektleder, ved at projektgruppen selv har opdateret projektplanen helt automatisk, og uden jeg har behøvet at været involveret. Se eventuel videoen nedenfor hvis du vil vide mere om der.

Konklusion 

I mine øjne er Trello et must. Trello er hovedsageligt gratis. De har nogle features, der kræver, at man tilkøber et månedligt abonnement. Men jeg har endnu ikke har brug for det, så jeg har altid bare brug den gratis version af Trello. 

Det er min klare anbefaling, at man begynder at bruge Trello fremadrettet. Jeg har efterhånden prøvet en del alternativer, og jeg bliver alligevel ved med at falde tilbage på Trello. Et andet råd er at hvis du kan lide Trello, så vil du helt sikkert også synes godt om TeamGantt. Så tag et kig på det værktøj også.

Mark Guldbrandsen

Mark Guldbrandsen

Erfaren projektleder med speciale i digitale projekter. Rig på erfaring med udvikling og udrulning af hjemmesider, webshops, CRM systemer og meget andet.

Værktøjer som jeg arbejder med til dagligt:

AGIL PROJEKTLEDELSE

EN TRIN-FOR-TRIN GUIDE TIL EFFEKTIV PROJEKTLEDELSE

EN SKRIDT-FOR-SKRIDT GUIDE TIL EFFEKTIV PROJEKTLEDELSE

Jeg har lavet denne guide til at hjælpe dig med at drive dine projekter mere succesfuldt. Der er mange bevægende dele i de fleste projekter, og man kan hurtigt overse nogle dele af projektet. Jeg har derfor lavet denne trin-for-trin guide til effektiv projektledelse. 

Du kan med andre ord bruge denne guide til dit næste projekt og dermed sikre dig, at du husker alt. Jeg har tilmed inkluderet links til uddybende beskrivelser af de forskellige dele af projektet. 

Grunden til, at jeg lavede guiden var, at jeg gerne ville lave, en mere håndgribelig guide til projektledelse. En som var knap så teoretisk som SCRUM eller Prince2. Så du vil nok finde denne guide lettere at implementere i praksis, end de mere traditionelle projektledelses metoder.