Her er mine gode råd til projektprioritering

Har du nogensinde følt, at du har haft en million opgaver hængende, og de skulle alle sammen løses lige nu og her?

For projektledere, virker dette til at være en konstant tilstand på arbejdet. Problemet er selvfølgelig, at du kan kun fokusere på en opgave eller et projekt af gangen. Derfor er projektprioritering en enorm vigtig færdighed for projektledere.

Men projektprioritering er på ingen måde nemt, det er faktisk utrolig svært at holde overblikket over opgaverne og sikre sig at man fokusere på dem som der giver mest mulig værdi for pengene/tiden. Inden for Scrum hedder dette Value Based Prioritisation.

I dette indlæg skal vi derfor kigge lidt på, hvordan man prioriterer projekter hurtigt og effektivt, så man netop sikrer at tiden tiden og pengene bliver brugt bedst muligt.

Det vil også hjælpe dig til at bruge mindre tid på at organisere projekt prioriteter og mere tid på at udføre det reelle arbejde der skal laves. Vi vil også komme ind på nogle tips til strømlining af processen for projektprioritering ved at bruge en intuitiv værktøj til det.

Projektprioritering hjælper projektledere og deres projektgruppe med at vide præcist hvad man skal fokusere på fra en dag til den næste, hvilket forøger effektiviteten og produktiviteten.

Når effektiviteten og produktiviteten øges, så vil succesraten for projekter helt naturligt også blive forbedret. Faktisk antyder forskning, at organisationer, der aktivt prioriterer projekter, leverer 40% mere værdi end firmaer, der ikke bruger projektprioritering.

Her er et par årsager til, hvorfor projektprioritering er så vigtigt:

• Strategisk afretning: Processer for projektprioritering hjælper med at sikre, at alle projekter er strategisk afrettede. Naturligvis vil projekter, der ikke er strategisk afrettede, blive fjernet helt fra køen, hvilket kan spare ressourcer for din organisation.
• Højere ROI: Projekter, der er afrettet med strategiske mål, vil også levere mere værdi for pengene i form af højere ”afkast” på investeringerne.
• Fordeling af ressourcer: Endelig, så kan projektprioritering hjælpe med at sikre, at ressourcer ikke bliver spredt for meget ud mellem flere projekter med lav værdi.

Almindelige udfordringer ved projektprioritering

En af de mest almindelige udfordringer i forbindelse med projektprioritering er antallet af åbne projekter indenfor en organisationer til enhver given tid. Når man står overfor en liste med 100 eller flere opgaver, der skal gennemgås og prioriteres, kan det føles som en uoverskuelig opgave for enhver projektleder eller afdelingsleder.

Men på den anden side, er det kun ved at evaluere hvert projekt efter dine prioriteringskriterier, at du reelt kan bestemme dets værdi og hvorvidt det skal fortsætte eller stoppes helt.

En anden almindelig udfordring er, at håndtere andre interne kriterier for at bestemme projektets prioritet. Visse organisationer delegerer projektprioriteringen til individuelle afdelinger. Problemet med denne tilgang er, at det ofte fører til en usammenhængende portefølje fyldt med projekter der kan eller ikke kan afstemmes med organisationens overordnede strategi, selv hvis det var fordelagtigt for den specifikke afdeling. Det er derfor, at det er enormt vigtigt at lave et sæt kriterier for projektprioritering på tværs af virksomheden.

Her er mine bedste tips til projektprioritering:

• Bestem dine kriterier for prioritering: Naturligvis skal enhver organisation og virksomhed finde deres egne kriterier til projektprioritering, afhængig af deres værdier og strategiske mål. Men her er et par ideer:
  • Projektets anslåede ROI
  • Mængden af påkrævede ressourcer for projektet
  • Antallet af strategiske mål som projektet opfylder
  • De finansielle risici involverede

• Få indsamlet projektdata: Når du har fået kriterierne for projektprioritering på plads, er det på tide at starte indsamlingen af dine projektdata, så de kan blive rangeret. For at få en bedre forståelse for indvirkningerne på individuelle projekter, skal du muligvis mødes med afdelingsledere, din forretningsanalytiker, PMO og andre direktører eller ledere. At have et centralt sted til lagring af alle de data, du indsamler, hjælper selvfølgelig ikke kun med at holde orden i takt med at du prioriterer, det vil også gøre det nemmere at dele oplysninger og søge input fra projektledere eller afdelingsledere. Med Airfocus behøver du ikke bekymre dig om at holde øje med dokumenter og regneark, der er gemt flere steder.

• Fjern unødvendige eller ikke-strategiske projekter: Under processen med indsamling af projektdata, vil du muligvis afdække en håndfuld projekter, der er klart ikke-strategiske eller unødvendige. Du vil spare tid og frustration under ”project scoring” hvis du fjerner disse projekter fra køen på dette tidspunkt.

• Brug “project scoring” til at prioritere de projekter, der er sluppet gennem nåleøjet: Det er endelig tid til at rangere de projekter, der er sluppet gennem nåleøjet. Når alle projekter er blevet gennemgået og målt baseret på din organisations prioriteringskriterier, så handler det ganske enkelt om, at rangere dem fra højeste prioritet til laveste prioritet.

Sådan optimere du projektprioriterings processen

Projektprioritering er langt sværere når projektgrupper og afdelinger arbejder i siloer. Uden adgang til klart definerede projektkriterier og strategiske mål, ender afdelingsledere ofte med at designe projekter, der kun tjener deres umiddelbare behov.

Det er præcis her, hvor Airfocus hjælper organisationer med at strømline processen med projektprioritering. Her kan du nemlig hurtigt og nemt lave en oversigt over virksomhedens projekter, og på tværs af afdelinger arbejde sammen om at prioritere projekterne.

Med Airfocus, kan alle dine afdelingsledere og projektledere se alle projekter, på en flot visuel effort/value chart, se nedenfor. Dette sikrer den mest effektive allokering af ressourcer.

Derudover hjælper Airfocus med at facilitere hurtig kommunikation mellem projektledere og afdelingsledere til projektkoordinering, statusopdateringer, samt gør det nemt for folk at oprette anmodninger om ændringer til eksisterende projekter, eller om oprettelse af nye projekter.

Airfocus har endda en smart funktion der hedder Priority Poker, hvor man kan invitere sine kollegaer og øvrige stakeholders til at være med til at estimere opgaverne.

Dette er utrolig nyttigt når man skal sikre at estimaterne er korrekte, samtidig sikre du at relevante stakeholders er med til at prioritere hvilke projekter som der skal udvikles først, og hvilke der kan vente. Se et eksempel på dette nedenfor:

Hvis du er klar til en nemmere måde at prioritere projekter på, så kom i gang med Airfocus i dag med en gratis prøveperiode i to uger.