Triple constraint-teori lyder kompliceret, men er faktisk overraskende simpelt.
Lad os begynde med en definition. Ifølge triple constraint-teori i projektledelse, så opererer hvert projekt indenfor rammer sat af omfanget, tiden og prisen. Hvis bare én faktor ændres, vil det påvirke de andre to.
For eksempel, hvis en klient ønsker at tilføje en masse nye funktioner til projektets omfang, så skal de budgettere mere tid og penge til at få det ordnet. Hvis din chef skærer i projektets budget, så skal du begynde at skære ned på kravene til projektet.
Med andre ord, så handler det hele om at afveje faktorerne. Som projektleder, er det dit job at balancere disse begrænsninger og forventningsafstemme, så alle forstår hvad det kræver at opnå succes med projektet.
Se her hvordan en plan kan holde styr på projektets begrænsninger og hjælpe dig med at træffe bedre beslutninger for projektet.
Projektledelsestrekanten
Triple constraint-teori omtales ofte som projektledelsestrekanten. Hver side eller spids på trekanten repræsenterer de tre begrænsninger i projektledelse: Omfang, tid og pris.
Lad os tage et nærmere kig på hver begrænsning.
Triple constraint: Omfang
Et projekts omfang kan hurtig komme bag på de fleste. Før du har set dig om, så har “bare én ting mere” forvandlet sig til et helt anderledes projekt der skal leveres.
Det er derfor, at det er vigtigt at definere – og dokumentere – projektmål og -krav, før arbejdet starter. På denne måde ved alle hvordan det færdige arbejde ser ud, og du har en ”kerne” i projektet som du kan støtte dig til, hvis omfanget begynder at vokse.
Når man konstant skal tilføje flere funktioner, så kan det lægge pres på projektets begrænsninger indenfor tid og budget. Du skal enten forlænge deadline eller tilføje flere folk til arbejdet, hvilket forøger projektets omkostninger. Hvis du overvåger ændringerne i projektets omfang, så kan du afveje tidligt med kunden og lave de nødvendige justeringer før projektet begynder at skride.
Triple constraint: Tid (skema)
I projektledelse ved de fleste mennesker, at hvis du ønsker at få et projekt lavet hurtigt, så vil det koste penge – især hvis du ikke vil lave ændringer til omfanget. Det er fordi, at en kort deadline kræver flere ressourcer til at få arbejdet lavet i tide.
Et detaljeret dokument der beskriver omfanget af projektet, er det perfekte grundlag til at forstå projektets tidsbegrænsninger, for så kan du lave et projektoverslag. Sørg for at inkludere dit team i vurderingen, og se på flere faktorer end bare antallet af timer på opgaven. Tiden du bruger på møder eller hjælpe en stakeholder gennem processen tæller også.
Jo mere nøjagtigt dit overslag er, jo bedre. Det er trods alt dét, du skal bruge til at skemalægge arbejdet og træffe beslutninger undervejs, hvis der skal træffes hårde valg for at møde deadline på projektet.
Triple constraint: Pris (budget)
Et overslag på tid og arbejde er også grundlaget for budgettet til projektet. Her er et par omkostninger der skal overvejes, når du laver et budget for projektet:
- Ressourceomkostninger, baseret på anslåede timer (eller “story points” i Agile)
- Materialer
- Udstyr
Når det gælder budgetbegrænsninger, så husk på, at det er bedst at kommunikere det ud tidligt og ofte. Ingen kan lide at blive overrasket med en stor regning (eller den anspændte samtale der medfølger).
Hvis en uforudset udgift dukker op, så brug tid på at forklare hvordan den vil påvirke resten af projektet, og lade din klient beslutte om det er de ekstra penge værd. Din klient er ikke en projektekspert, og ved måske ikke, hvor meget den spændende, nye feature vil koste i sidste ende.
Få styr på tid, pris og omfang med TeamGantt
TeamGantt er en moderne software til projektledelse, som hjælper dig med at færdiggøre projekter til tiden og overholde budgettet.
Hvordan bruger man triple constraint?
Triple constraint-teori lyder godt. Hvordan bruger du denne teori i praksis?
Det handler om at holde øjet på bolden. Her er et par ideer til hvordan man kan bruge triple constraint-teori til at lede et projekt ved brug af vores yndlingsværktøj som eksempel. 😊
Kommunikér omfanget til dit team
Hold de små detaljer for dig selv, for det hjælper ikke rigtig nogen andre. Når du bruger TeamGantts huskeseddel-funktion til at skitsere omfangskravene til opgaven eller projektet, så sikrer du ikke kun, at dit team har en klar retning.
Det hjælper dem også med at markere, hvis de ser, at omfanget begynder at vokse. Se eksemplet herunder:
Sæt og følg deadlines
Et gantt-diagram gør det nemt at opbygge og følge din tidslinje, så du sikrer at projektet færdiggøres til tiden. Tilføj milepæle til at fremhæve vigtige datoer og leverancer, og brug mållinjer til at sammenligne din planlagte versus faktiske tidslinje i takt med at projektet skrider frem.
Vil du have et hurtigt overblik over forsinkelser i projektet? TeamGantts Project Health Report viser dig hvilke opgaver der sakker bagud, og hvilke der allerede er forfaldne.
Overvåg ressourceomkostninger
Tid er penge i alle projekter. Når du holder øje med, hvordan den brugte tid ligger i forhold til dit anslag, så hjælper det dig med at holde projektomkostninger i skak. TeamGantts timeskøn og værktøjer til tidsregistrering hjælper dig med at sammenligne en opgaves faktiske og anslåede timer, og se hvordan den opbrugte tid påvirker projektets færdiggørelse. På denne måde kan du spotte underskud i budgettet før det bliver et problem.
Vær en ”triple-threat” projektleder
Hvis du ønsker at være en dygtig projektleder, skal du være ekspert i at håndtere omfang, tid og pris. Med TeamGantt, er det nemt at balancere projektets begrænsninger, så alle er tilfredse med resultatet.
Du har alle de funktioner du skal bruge til at sikre, at projekter færdiggøres til tiden og under budgettet, inklusive:
- ”Træk og slip” brugerflade
- Nemt team-samarbejde
- Tilpasset visning
- Tilgængelighed i teamet & håndtering af arbejdsbyrde
- Planlagt tidslinje vs. faktisk tidslinje
- Dedikeret mobilapp
Det bedste er, at det hele er lavet med en simpel og intuitiv brugerflade, som alle kan navigere i.
