Komplet guide til Notion – Kom igang i dag!

Er du nysgerrig på at lære mere omkring hvad Notion er? Så er du kommet til det helt rigtige sted – det er nemlig lige præcis det jeg vil gå i dybden med i dette indlæg.

Notion er som et sæt af byggeblokke til at skabe ting, som f.eks.:

  • Dokumenter
  • Databaser
  • Offentlige hjemmesider
  • Vidensbaser
  • Projektledelsessystemer
  • Verdens flotteste noter..

Notion er forskelligt fra andre software på flere forskellige måder. Når du har mestret disse basics, så kan du stort set bygge lige præcis hvad du vil.


Mangler du et godt projektstyringsværktøj?

Jeg bruger selv MeisterTask til mine projekter! Jeg er forbløffet over hvor nemt MeisterTask er, og den har den lækreste og mest intuitive brugergrænseflade jeg har set i noget værktøj. MeisterTask har alle de funktioner som jeg har brug for out-of-the-box, uden at jeg skal bøvle med plugins eller power-ups. Der er alt fra Gantt-kort til advancerede automatiserings regler.


Det er vigtigt, at du ikke bliver alt for bekymret over, at du ikke kan det hele lige fra start af. Det går vi igennem sammen nu.

Hvad er en block?

Tænk på Notion som en bundløs kasse af blocks. Byg hvadend du vil, hvordan du vil. Hver side du laver i Notion vil bestå af mange “blocks” på samme måde som et LEGO slot består af mange LEGO brikker.

Alt i Notion er en “block”

Når du skaber din første side i Notion og begynder at skrive, så har du lavet en tekst block. Men Notion sider kan indeholde meget mere end bare tekst.

Forestil dig hver del af indhold du tilføjer til en side – uanset om det tekst, et billede eller en tabel – som en enkelt bygge block. Hver side er en stak af blocks, som er kombineret sådan som du vil have dem.

Her er et eksempel på en side med flere forskellige blocks:

Tip: Tryk på “/” på dit tastatur, eller “+” knappen hvis du er på en mobil, for at se alle de forskellige typer indhold du kan tilføje.

Blocks kan blive transformeret

Enhver block i Notion kan blive forvandlet om til hvilken som helst type block for at bruge, se eller uddybe informationen på en ny måde.

Dette kan du gøre ved at trykke på  ⋮⋮  symbolet til venstre for en block, som kaldes for et “block handle”. I denne menu vælger du “Turn into” og konverterer din block om til noget andet.

Video:

Blocks kan blive rearrangeret

Det samme  ⋮⋮  block handle kan bruges til at drag and drop eksisterende blocks. Det gør det simpelt, at rearrangere, reorder og reforme dine tanker med en bevægelse.

Video:

Et redskab til at bygge dine egne redskaber

Notion er lige så let eller kraftfuldt, som du har behov for det skal være, og blocks gør det muligt for dig at bygge det perfekte redskab – præcis på den måde som du gerne vil have det.

Lav din første side

Hver side du laver i Notion er et nyt canvas, hvor du kan tilføje lige præcis det indhold du vil. Følg disse skridt for at lave din første side.

Tilføj en side

Kør musen over sidemenuen og du vil se flere  +  knapper opstå. Tryk på hvilken som helst af dem.

  • Eller på knappen i bunden af din side:  + New page.
  • Eller brug genvejen cmd/ctrl + N.

En helt ny side vil åbne op med muligheder for at se skabeloner eller vælge hvilken type side du vil bygge.

  • For nu, giv din side en titel og tryk på enter, hvilket vil give din en blank, ny side.

Video:

Begynd at skrive

Begynd på at skrive hvadend du vil skrive. Du vil opdage, at andre features forsvinder, så du kan fokusere udelukkende på dine tanker.

Marker noget af teksten for at åbne en menu med muligheder og redskaber. Herfra kan du tilføje hyperlinks, kommentarer eller gøre din tekst fed, skrå, understreget, osv.

Prøv en “/” command

Denne / command vil hurtigt blive din nye bedste ven i Notion.

  • Når du skriver / åbnes en omfattende menu af block typer – alle dine indholdsmuligheder. Eksperimenter med forskellige block typer – du vil opdage dine personlige yndlingskombinationer.
  • Tilføj enhver type af blocks ved at skrive  / og rulle ned til den du gerne vil have eller skrive dens navn. For eksempel,  /h1 laver en stor overskrift og /todo laver en tjekboks.

Video:

Lav en underside

Der er ikke mapper i Notion. Istedet kan du organisere sider inde i sider… inde i sider. Her vil jeg vise hvordan du kan lave en side inde i en anden side, hvilket vi kalder en underside.

Tilføj en underside

Inde på et eksisterende side kan du lave en underside ved hjælp af  /page.

  • Du vil med det samme blive præsenteret med en blank underside. Giv den en titel, tilføj indhold, præcis som du ville med en anden ny side.
  • Nu, når du går tilbage til forældresiden, så vil du se undersiden blive linket til.

Video:

Brug din sidebar og brødkrummer

Du kan også lave en underside direkte fra sidebaren!

  • Åben sidebaren med  ≡ knappen i toppen til venstre for dit workspace.
  • Kør musen over en eksisterende side i sidebaren og tryk på  +  knappen der opstår til højre for sidens navn. Dette vil hurtigt tilføje en underside til denne side.

Video:

Når du har tilføjet din underside vil du opdage, at den nu kan ses i din sidebar, under dens forældreside.

Du kan også se denne struktur i brødkrummerne i toppen til venstre. Dette gør det nemt for dig at se lokationen og hierakiet af enhver side du arbejder på.

Re-arranger din sidestruktur

Der er ikke nogen begrænsning for hvordan du organiserer dit arbejde, og siderne i dit workspace kan nemt blive re-arrangeret.

  • For at gøre en underside til en normal side trykker du bare på den i sidebaren og trækker den væk fra forældresiden.
  • For at gøre en side til en underside gør du blot det modsatte. Tryk på den og træk den henunder dens nye forældreside.

Video:

Hvad er en database?

Databaser er en core feature i Notion, som hjælper dig med at håndtere og organisere dine sider. Lad mig forklare hvad de er og hvordan de kan hjælpe dig med at opgradere dit workspace.

Databaser er samlinger af sider

Tænk på Notion databaser som en notesbog. Hver database virker for et område, som lader dig organisere flere Notion sider i en enkelt struktur. I billedet nedenunder er hver række af tabellen en side inde i databasen “Roadmap.”

Det giver dig et fugleoverblik over en hel samling af sider på en gang. Når du skal gå mere i dybden kan enhver side i databasen åbnes, hvilket viser dens detaljeret indhold.

Video:

Databaser er også sider

Hver database er også en side. Det er brugbart, da det tillader dig at flytte databaser, samt at gøre dem til underdatabaser, ligesom med enhver anden side.

Video:

Databaser har egenskaber

For at hjælpe dig med at organisere alle siderne inde i en database, så kan egenskaber tilføjes for at give kontekst, sætte et mærke på eller ændre hver individuelle item.

Du kan derefter søge, filtere og sortere baseret på disse egenskabsværdier.

Video:

Database views viser indhold på flere forskellige måder

Databaser i Notion er ikke statiske. Dette sæt af sider inde i hver database kan blive vist i mange forskellige former, som i programmet kaldes for views.

Udover tabel view, så kan indholdet af databasen blive vist som en liste, board, kalender, galleri eller tidslinje – hvad end der gør informationen mest brugbar.

Lav en database

Nu vil vi lave en database og bruge den til at vise essentielle database handlinger og features. Du kommer til at lege med database egenskaber, visninger, filtre og andet – lad os starte.

Lav en ny tabel

  • Tilføj en ny side og vælg Table.
  • Det første dokument er der, hvor du skriver navnet på dine database sider. Hver kolonne i Notion tabellen passer til en egenskab, som giver din item kontekst.

Video:

  • Tryk på overskriften af en egenskab og kig på menuen under Property type for at se alle dine valg af egenskaber.

Tilføj data til din tabel

  • For dette eksempel vil vi lave en opgave database.
  • Tilføj nogle opgaver du arbejder på i  Name kolonnen.
  • Tilføj herefter nogle værdier til  Tags kolonnen ved brug af multi-select egenskab. Det kan f.eks. være  P1, P2 og P3 for at indikere prioriteten af opgaven.
  • Tilføj en ny egenskab ved hjælp af  + knappen til højre for  Tags overskriften.
  • Ændre dens navn til Due Date og under Property type, kan du så vælge Date ude i menuen. Så kan du se en nedtæller af dage indtil deadline.

Åben en række som en side

Hver item i Notions database er som en helt side i sig selv. Du kan tilføje enhver form for type af indhold du gerne vil inde i din database, inklusiv i andre databaser.

  • I dette opgave database eksempel, så vil det lade dig holde alle dine noter og indhold, som er relateret til en opgave, overskueligt samlet inde i den opgave.
  • For at åbne en række som en side, så kører du musen over en celle i  Name  kolonnen og trykker på  ⤢ OPEN.

Video:

  • Du kan tilføje eller redigere alle egenskaber. Og du kan tilføje yderligere indhold ind i kroppen af siden, som f.eks. detaljer for opgaven:

Lav nye database visninger

Du kan lave forskellige visninger af den samme data. Du kan sætte det ind i et board, en kalender, en liste, et galleri, eller en tidslinje – alt efter hvad du har behov for. Sådan her laver du f.eks. et board:

  • Tryk  + Add a view i toppen til venstre af din tabel.
  • Give dit nye overblik et navn og vælg  Board  fra dropdown menuen.
  • Dette viser rækker fra din tabel på kort på et board, som er grupperet efter deres tag. Trykker du på et kort åbnes det stadig som en side. Det er fuldstændig det samme indhold, bare vist på en anderledes måde.

Video:

Tip: Forskellige visninger er gode til forskellige ting, og du kan have så mange som du skal bruge.

  • Gallerier er god til hvis du har mange billeder i din database.
  • Lister er hjælpsomme til en minimalistisk opbevaring af dokumentation.
  • Kalender viser dine sider alt efter en tildelt dato.
  • Tidslinjer er brugbare til at visualisere datoer og længder.

Filtrer og sorter dit data

Filtrer efter egenskaber for at fokusere på specifikke dele af din database.

  • Tryk på  Filter i toppen af din tabel, og derefter  + Add a filter.
  • Vælg den egenskab, som du vil filtrere efter og de kriterier der skal mødes.
  • Den midterste dropdown vil give dig forskellige muligheder alt efter egenskaben.
  • I dette eksempel vælger jeg  Tags som egenskab, og siger den skal indeholde  P1.

Video:

Du kan også tilføje sorteringer for at reorder din database alt efter egenskabværdier. Sorteringer er hjælpsomme til hurtigt at rangere dine data efter ting som prioritet, dato, tags, osv.

  • Tryk på  Sort i toppen af din tabel, og derefter   + Add a sort
  • Vælg den egenskab du vil sortere din databse efter. F.eks. vælg  Due Date og derefter Ascending. Dette rangerer opgaver fra tættest til længeste due date.

Video:

Du vil opleve dine databaser ændre sig i real-time baseret på dit filter og sorteringskriterier. Du kan tilføje så mange filtre og sorteringer som du vil, og hver visning har sine egne filtre og sorteringer.

Start med en skabelon

For at hjælpe dig med at håndtere en bred vifte af udfordringer med Notion, så har vi lavet mere end 50 skabeloner, som du kan tilpasse og brugerdefinere som dine egne – inklusiv fem “starter skabeloner”, som allerede er i dit workspace. Her er hvordan du bruger dem.

Skabeloner for begyndere

Når du først tilmelder dig Notion, så vil du se en samling af fem skabeloner i din sidebar. Disse er udvalgt til dig baseret på hvad du har fortalt Notion, da du oprettede din profil. Du kan vælge at tilføje dem til dit workspace, så du kan redigere dem lige som du vil, eller fjerne dem.

  • For at fjerne alle skabeloner på en gang, tryk på Clear templates.
  • For at slette en skabelon, tryk på  ••• til højre for sidenavnet og derefter på  Delete.

Find og brug in-app skabeloner

Du kan få adgang til hele Notions samling af in-app skabeloner når som helst.

  • De er et tryk væk i din sidebar, over  Import og Trash.
  • Du har også muligheden for at vælge Templates når du laver en ny side.
  • Begge af disse vil åbne skabelonsvælgeren med deres fulde samling af skabeloner, som er kategoriseret efter type af arbejde.
  • I dette vindue kan du kigge alle de forskellige skabeloner igennem og se hvordan de virker før du vælger at bruge dem. Tryk på Use this template for at tilføje en til dit workspace.
  • Instruktioner er inkluderet i hvert skabelon på to måder:
    • I databaser er de i toppen og kan blive skjult ved at køre musen over toppen af siden og trykke på Hide description.
    • For sider er instruktionerne spredt udover alle boksene, som du bare kan slette ligesom du ville ved enhver anden block.

Duplikering af offentligt-lavet skabeloner

Udover in-app skabeloner, så kan du duplikere en offentligt side ind i dit eget workspace som en skabelon.

The Notion Template Gallery inkluderer utroligt mange skabeloner, som er bygget til mange forskellige formål af Notion brugere rundt omkring i verdenen, som du kan bruge som startpunkt eller til inspiration. Når du har duplikeret en offentligt skabelon ind i dit eget workspace, så kan du tilpasse den så den passer perfekt til dit workflow.

Del dit arbejde

Du kan dele enhver Notion side du har lavet med udvalgte folk, hele din projektgruppe, eller hele internettet. Det er op til dig. Her er et hurtigt overblik over hvordan du deler det.

Del med en person

Du kan invitere folk indefra dit workspace eller folk, som ikke er i dit workspace, til at dele en Notion side med dig.

  • Start med din side under  Private i din sidemenu.
  • På siden, tryk på  Share i toppen til højre.
  • Tryk på  Add people knappen.
  • Skriv personens e-mailadresse, vælg hvilket niveau af adgang personen skal have, og tryk på  Invite.

Video:

  • Hvis personen ikke er i dit workspace, så vil de deltage i siden som en gæst.
  • Hvis personen allerede er medlem af dit workspace, så vil du se deres profilbillede dukke op i inviter-menuen, og siden vil dukke op under  Shared i din sidebar, som du kan se ovenover.

Del med din projektgruppe

Hvis du har mange folk der arbejder med dig i Notion, så kan du hurtigt dele siden med dem alle sammen. Der er flere forskellige måder at gøre dette på:

  • Lav en side under  Workspace i din sidebar. Alle i dit workspace vil automatisk have adgang til det.
  • Træk en privat side ind i dit  Workspace i din sidebar. Det deler automatisk siden med alle.
  • Tænd for  Workspace Access på siden. Tryk på  Share i toppen til højre for at gøre dette. Du kan også tildele alle i dit workspace et bestemt niveau af adgang fra dropdown menuen. Du kan f.eks. vælge, at alle Can Read istedet for at alle kan redigere.

Video:

  • Del en sides URL. Hver side i Notion har sin egen unikke URL, som du kan bruge til at dele den på Slack eller hvor som helst. Gå til  Share i toppen til højre og tryk på  Copy Page Link. Kun folk som har adgang til siden kan se den.

Del med internettet

Notion er en hurtigt, simpel måde at lave og redigere en hjemmeside. Udgiv din portfolie, CV eller hvad som helst du gerne vil dele på internettet.

  • Tryk på  Share i toppen til højre på siden.
  • Tænd for  Share to the web. Med det samme er din side offentligt med et unikt URL.
  • Alle undersider vil også blive offentlige og virke som links.
  • Tryk på  Copy link for at dele din side med hvem som helst, uanset om de bruger Notion eller ikke.

Samarbejd med andre

Notion har mange features, som er designet til at forbedre og øge velocity af kommunikation med din projektgruppe – uanset om i alle arbejder på den samme sider eller arbejder i forskellige tidszoner.

Arbejd sammen i real-time

Du kan redigere den samme side på samme tid, som uendeligt mange andre personer.

  • Deres profilbillede vil vise hvad de kigger på eller arbejder på, på siden.
  • Redigeringer eller kommentarer, som andre har lavet, vil dukke op for dig med det samme.

Video:

  • Tryk på  🕘 ikonet der ligner et ur i toppen af siden for at se hvem der har lavet hvilke ændringer og hvornår.
    • Indhold tilføjet er markeret i blåt.
    • Det der er blevet fjernet er gråt og overstreget.
    • Du kan også se hvor personer har efterladt kommentarer.

Start en samtale

Der er mange måder at kommunikere med dine projektmedlemmer inde i Notion – så du forhåbentligt kan skære ned på møder og statustjek.

Nævn et projektgruppemedlem

Vil du gerne have en persons opmærksomhed på en side?

  • Nævn dem ved at skrive @ efterfulgt af deres navn, hvor som helst på siden.
  • Du vil se en pop-up menu som søger efter personen i real time. Tryk på  enter.
  • De vil blive notificeret om at du har nævnt dem med et link, som fører dem direkte hen til det.

Efterlad en kommentar

Kommentarer gør det muligt for dig at vedhæfte tanker, spørgsmål eller holdninger til en specifik del af en side.

  • For at efterlade en kommentar på en side, tryk på  Comment lige under dens titel.
  • For at efterlade en kommentar på tekst, så markerer du det, og trykker på  Comment i den menu der dukker op.
  • For at efterlade en kommentar på et billede, noget der er vedhæftet, eller en anden type block, så trykker du på  ••• som dukker op i det øverste højre hjørne eller  ⋮⋮ ikonet der opstår til højre, når du kører musen over.
  • Vælg  Comment fra den menu der dukker op.
  • Du kan også @-nævne dine kollegaer i dine kommentarer for at få deres opmærksomhed.

Video:

Gå aldrig glip af noget

Notion er bygget til asynkront kommunikation. Du vil blive notificeret, hvis der er nogen, som har behov for dig eller hvis en side du følger er blevet ændret.

  • Tryk på  All Updates i toppen af din venstre sidebar. Det er her du kan se alle notifikationer der er for dig.
  • Hvis du er blevet nævnt, så vil du se et rødt flag med antallet af gange du er blevet nævnt, som venter på dig ved siden af  All Updates. Når du trykker på dem for at se dem, så forsvinder dette igen.
  • Tryk på  Following for at se løbende liste over ændringer der er blevet lavet på sider, som du følger – f.eks. sider du har oprettet, redigeret eller vælger at følge.
  • Tryk på  Inbox for at se en workspace-bred liste af gange du er blevet nævnt. Du kan se hvor, hvornår og hvem der har nævnt dig.
  • Tryk på hvilken som helst af disse updates for at gå direkte til kommentaren, der hvor du er blevet nævnt, eller det der er blevet redigeret.


Brug for hjælp til andet?

Mark Guldbrandsen
Mark Guldbrandsen
Certificeret projektleder med speciale i digitale projekter. Jeg deler her på bloggen mine erfaringer med projektledelse.

Del dette indlæg:

Facebook
Twitter
LinkedIn
Reddit
Gratis bog om effektiv projektledelse

Få tilsendt denne 193 siders ebog: “Effektiv projektledelse – Din trin-for-trin guide til at drive succesfulde projekter” bare ved at tilmelde dig nyhedsbrevet. 

Du vil ikke blive spammet med e-mails, og du kan afmelde dig nyhedsbrevet igen når som helst.

Vind et kursus i Agil Projektledelse til en værdi af 6.000 kr.

Skriv dig op til nyhedsbrevet nedenfor og vær med i lodtrækningen om et kursus i Agil Projektledelse til en værdi af 6.000 kr.

Scrum-metoden er den mest populære agile projektledelsesmetode i verdenen! I dette kursus lærer du alt hvad du skal vide for at kunne arbejde effektivt med Scrum i din organisation. Du får også muligheden for at blive certificeret i agil projektledelse.

leon-Oalh2MojUuk-unsplash

Kursus i agil projektledelse - Scrum kursus

Står du og mangler en effektiv metode til at lede dine projekter ud fra? Så er det nu at du skal slå til! Du kan nemlig få et kursus i agil projektledelse for bare 2500,- På kurset lærer du alt hvad du skal vide for at drive effektive og succesfulde projekter ud fra den agile tankegang 😁