Det der var sandt mere end 2.000 år siden, er lige så sandt selv i dag. Vi lever i en verden hvor “business as usual” er konstant forandring. Nye initiativer, projekt-baseret arbejde, teknologiske forbedringer, forblive foran konkurrenterne – disse ting gik sammen for at drive kontinuerlige forandring på måden vi arbejder.
Uanset om du overvejer en lille ændring til en eller to processer, eller en system bred ændring til en organisation, så er det normalt at være lidt skræmt af størrelsen på ændringen.
Du ved, at ændringen er nødvendig, men du er ikke helt sikker på hvordan den skal leveres. Hvor starter du? Hvem skal du involvere? Hvordan sikrer du at det blive udført?
Der er mange teorier om hvordan man laver forandring i organisationer. Mange tager udgangspunkt i en change management guru, ved navn John Kotter. Som professor hos Harvard Business School og verdenskendt change management-ekspert har Kotter introduceret hans eight-step change process i hans 1995 bog, “Leading Change.”
I dette indlæg vil jeg gå i dybden med hans otte skridt for forandring.
Step 1: Skab urgency
For at forandring kan ske, så hjælper det hvis hele virksomheden virkelig gerne vil have det. Skab en fornemmelse af urgency omkring behovet for ændringen. Dette kan hjælpe med at starte den indledende motivation.
Det er ikke bare et spørgsmål om at vise folk dårlige salgsstatistikker eller at tale om øget konkurrence. Åben en ærlig og overbevisende dialog omkring hvad der sker ude på markedet og med jeres konkurrenter. Hvis mange personer begynder at tale om de forandringer du foreslår, så kan denne urgency begynde at bygge og vokse helt af sig selv.
Hvad du kan gøre:
- Identificer potentielle trusler og udvikl scenarier, hvor du viser hvad der kan ske i fremtiden.
- Undersøg muligheder som i bør, eller kan, udnytte.
- Start ærlige diskussioner, og giv dynamiske og overbevisende grunde til at få folk i gang med at snakke og tænke.
- Forespørg hjælp fra kunder, interessenter og industri eksperter for at styrke dit argument.
Note:
Kotter anbefaler at for at ændringen kan være succesfuld, så skal 75% af virksomhedens ledelse købe sig ind i ændringen. Med andre ord, så skal du arbejde meget hårdt på Step 1, og bruge betydelig tid og energi på at bygge urgency, før du går videre til de næste steps. Lad være med at panikke og hoppe ind i ændringen for hurtigt, fordi du ikke vil risikere flere short-term tab – hvis du agerer uden grundig forberedelse, så kan det blive en meget rodet process.
Step 2: Skab en forandringsgruppe
Overbevis folk om at forandring er nødvendige. Det kræver ofte stærkt lederskab og tydelig support fra vigtige personer i din organisation. Håndtering af ændringen er ikke nok – du skal og lede den.
Du kan finde effektive change management-ledere i din organisation – de behøver ikke nødvendigvis at følge det traditionelle forretningshieraki. For at lede ændringen skal du samle en forandringsgruppe, af influente folk, hvis magt kommer fra mange forskellige kilder, inklusiv job titel, status, ekspertise og politisk vigtighed.
Når den er formet, så skal denne gruppe arbejde som en forandringsgruppe, der fortsætter med at bygge urgency og momentum omkring behovet for ændringen.
Hvad du kan gøre:
- Identificer de ægte ledere i din organisation, såvel som dine vigtigste interessenter.
- Spørg efter følelsesmæssigt engagement fra disse personer.
- Arbejd med teambuilding i din forandringsgruppe.
- Tjek efter svage områder i din forandringsgruppe, og sikre dig at du har en god blanding af folk fra forskellige afdelinger og forskellige niveauer i din virksomhed.
Step 3: Skab en vision for forandring
Når du først begynder at tænke på forandring, så vil der sikkert opstå en masse gode ideer og løsninger, som har ligget i baggrunden i lang tid. Sammensæt disse koncepter i en overordnet vision, som folk nemt kan forstå og huske.
En klar vision kan hjælpe alle med at forstå hvorfor du beder dem om at gøre noget. Når folk selv kan se hvad det er du bruger på at opnå, så vil de retningslinjer du giver dem typisk give mere mening for dem.
Hvad du kan gøre:
- Definer de værdier der er centrale for ændringen.
- Udvikl en kort beskrivelse (en eller to sætninger) som fanger hvad du ser som fremtiden af din organisation.
- Lav en strategi til at eksekvere denne vision.
- Forsikr at din forandringsgruppe kan beskrive visionen på fem minutter eller mindre.
- Øv dig på din “visionstale” ofte.
Step 4: Kommuniker visionen
Hvad du gør med din vision efter du har lavet den vil bestemme din succes. Dit budskab vil sikkert have stærk konkurrence fra andre dag-til-dag kommunikationer i virksomheden, så du bliver nødt til at kommunikere den hyppigt og kraftfuld, og bygge det ind i alt du laver.
Du skal ikke nøjes med at have specielle møder til at kommunikere din vision. I stedet, så bør du tale om det hvert eneste chance du får. Brug visionen dagligt til at tage beslutninger og løse problemer. Når du holder den frisk i alles hukommelser, så vil de huske den og svare til den.
Det er også vigtigt at “walk the talk”. Hvad du gør er meget mere vigtigt, og troværdigt, end hvad du siger. Demonstrer derfor den type adfærd, som du vil have fra andre.
Hvad du kan gøre:
- Tal hyppigt om visionen for ændringen.
- Adresser folks bekymringer og angst, åbent og ærligt.
- Brug din vision til alle aspekter af operationen – fra træning til performance reviews. Bind alt tilbage til visionen.
- “Lead by example”
Step 5: Fjern forhindringer
Hvis du følger disse steps og når til dette punkt i ændringsprocessen, så har du talt om din vision og bygget “buy-ins” fra alle niveauer af din organisation. Forhåbentligt, så ser dine ansatte frem til at have travlt med at opnå de fordele, som du har fremhævet.
Men er der nogen, som er imod ændringen? Og er der processer og strukturer, som kommer i vejen?
Få lavet strukturen for forandringer og tjek kontinuerligt efter barriere for ændringen. Det at fjerne forhindringer kan gøre det nemmere for dine folk at eksekvere din vision, og kan hjælpe med at rykke ændringen fremad.
Hvad du kan gøre:
- Identificer, eller ansæt, forandringsledere hvis primære rolle er at levere forandring i organisationen.
- Kig på din organisationelle struktur, jobbeskrivelser, og performance og kompensationssystemer for at være sikker på, at de stemmer overens med din vision.
- Anerkendt og beløn folk for at få forandring til at ske.
- Identificer dem som er imod ændringen, og hjælp dem med at forstå hvorfor det er nødvendigt.
- Vær hurtigt til at fjerne barrierer.
Step 6: Skab Short-term sejre
Intet motiverer mere end succes. Giv din virksomhed en smag af sejr tidligt i processen. Indenfor en kort tidsramme (det kan være en måned eller et år, alt efter typen af ændring) vil du have nogle hurtige sejre, som dine ansatte kan se. Uden disse kan kritik og negative tanker ellers hurtigt skade din process.
Lav short-term mål – ikke bare et long-term mål. Du vil have, at hvert mindre mål er opnåeligt med kun en lille risiko for fejl. Din forandringsgruppe skal arbejde meget hurtigt for at finde på disse mål, men med hvert win som du finder på hvad kan yderligere motivere dine ansatte.
Hvad du kan gøre:
- Led efter stensikre projekter, som du kan implementere uden hjælp fra stære kritikere af ændringen.
- Lad være med at vælge de mål, som er dyre. Du skal kunne retfærdiggøre investeringen i hvert produkt.
- Lav en grundig analyse med potentielle pros and cons of you target. Hvis du ikke har succes med det tidlige mål, så kan det skade hele virksomhedens forandringsprojekt.
- Beløn dem, som opnår de nye mål.
Step 7: Byg videre på forandring
Kotter argumenterer for at mange forandrings projekter fejler fordi man har deklareret sejr for tidligt. Hurtige sejre er kun begyndelsen på det der skal ske for at opnå long-term forandring.
Lancering af et nyt produkt gennem et nyt system er super. Men hvis du kan lancere 10 produkter, så betyder det, at det nye system virker. For at nå til den 10’ende succes, så skal du fortsat holde øje med nye forbedringer.
Hver succes giver en mulighed for at bygge videre på det der gik godt, samt muligheden for at identificere hvad du kan forbedre.
Hvad du kan gøre:
- Efter hver sejr, analyser på hvad der gik godt og hvad der skal forbedres.
- Sæt mål for at fortsætte med at bygge på det momentum du har skabt.
- Lær omkring Kaizen, ideen med kontinuerlig forbedring.
- Hold ideer friske ved at bringe nyt ændringsagenter og ledere ind i din ændringskoalition.
Step 8: Anker forandringer i virksomhedens kultur
Sidst men ikke mindst, for at sørge for at forandringen forbliver, så bør den blive en del af hjertet af din organisation. Forretningskulturen bestemmer ofte hvad der bliver gjort, så værdierne bag din vision skal kunne ses i dag-til-dag arbejde.
Lav kontinuerlige indsatser for at forsikre, at ændringen kan ses i hvert aspekt af din organisation. Det vil hjælpe med at give ændringen en solid plads i organisationens kultur.
Det er også vigtigt, at din virksomheds ledere fortsætter med at støtte ændringen. Det inkluderer eksisterende ansatte og nye ledere, som bliver ansat. Hvis du mister supporten af disse personer, så ender du muligvis der hvor du startede.
Hvad du kan gøre:
- Tal omkring fremskridt hver chance du får. Fortæl succeshistorier om ændringen og gentag andre historier du hører.
- Inkluder ændringen idealer og værdier, når du ansætter og træner nye.
- Anerkend offentligt vigtig medlemmer af din originale ændrings-koalition, og vær sikker på at resten af de ansatte – nye og gamle – husker hvad de har gjort.
- Skab planer for at erstatte vigtige forandringsledere når de skifter job eller går på pension. Det vil hjælpe med at sikre, at deres forandringsprojekter ikke er glemt eller mistet.
Key Points
Du skal arbejde hårdt for at ændre en organisation succesfuldt. Når du planlægger forsigtigt og bygger et ordentligt fundament, så er det meget nemmere at implementere forandring og du vil øge sandsynligheden for succes. Hvis du er for utålmodig, og du forventer for mange resultater for hurtigt, så er sandsynligheden for at din plan fejler meget større.
Skab en fornemmelse af urgency, ansæt stærke ændringsledere, opbyg en vision og kommuniker den effektivt, fjern forhindringer, skab hurtige sejre, og byg videre på dit momentum. Hvis du gør disse ting, så kan du hjælpe til med at gøre ændringen en del af den organisationelle kultur. Herefter kan du deklarere en ægte sejr.
