Ifølge en undersøgelse fra MIT om digital transformation, udtalte 63% af deltagerne, at hastigheden af teknologiændringer i deres organisation er for langsom på grund af ”mangel på hastværk” og dårlig kommunikation i forhold til de strategiske fordele ved nye værktøjer. Det er derfor, at dårlig forandringsledelse kan føre til fejltagelser.
Over de sidste 40 år har undersøgelser vist, at der er en 60-70% fejlrate for ændringsprojekter i organisationer. I denne guide vil vi hjælpe dig med at forstå, hvorfor en solid proces i forandringsledelse er vigtig for netop din projektgruppe.
Vi vil også dække hvilke teknikker og værktøjer indenfor forandringsledelse der virker bedst for din unikke lancering.
Hvad er forandringsledelse?
Forandringsledelse vejleder og støtter ansatte med at implementere en ny arbejdsform. Dette kan inkludere alt fra at skifte til et nyt e-mail system eller kun bruge stående skriveborde for at fremme sundheden på arbejdspladsen.
Hvilke udfordringer kan der være med forandringsledelse?
Forandringsledelse er en udfordring, der ikke kun kræver tålmodighed og vedholdenhed, men også den rette motivation og transparens. Det ultimative mål er ikke kun at implementere et nyt produkt eller kulturel forandring, men også at implementere en mere effektiv måde at tænke på, hvor alle forstår formålet og støtter det nye system.
Hvis en lancering er stor nok, så bliver forandringsledelse ofte delegeret til en tredjepart eller HR. Dette fjerner ofte følelsen af ansvar og tillader ikke lederne at styrke deres evne til at håndtere forandring. Dette skaber også manglende transparens. Faktisk bliver årsagen til forandring ofte uklar når processen skifter hænder.
En projektgruppe i forandringsledelse støtter lederen i at forberede, udføre og evaluere overgangen. Deres ansvarsområder inkluderer:
- Oprettelse af en konsekvensanalyse
- Kommunikation med vigtige stakeholders
- Fjerner barrierer blandt projektgrupper, opgaver og tidslinjer
- Afstemmer mål med handlinger
- Udvikler og leder træningsprogrammer
- Overvågning af engagement
Den bedste måde at arbejde med en projektgruppe i forandringsledelse er først at tildele nøgleroller blandt gruppen. Disse inkluderer:
- Forandringspraktikere der laver integrationsplaner
- Sponsorer til at lede vejen ved brug af teknologi og lede andre.
- Ledere der vil omgå modstand mod forandring
- Projektledere der forbereder, håndterer og udfører planer med projektgrupper
- Ansatte der påvirkes af forandringen, som vil træne, lære mere om og implementere det nye program.
Hvorfor er effektiv forandringsledelse vigtigt?
Forestil dig dette: Du er nødt til at finde en ny løsning til online møder, så du kan samarbejde med dit globale team, der er spredt rundt i forskellige tidszoner. Du finder frem til din søgemaskine og begynde at lave research med dine tre vigtigste prioriteter i baghovedet: Omkostninger, kvalitet og brugervenlighed.
Efter en uge med opkald fra forhandlere og gratis demoer, har du fundet et værktøj der passer til budgettet og møder alle dine behov. Du deltager i træning, evaluerer hvordan konceptet fungerer, og er glad for resultatet. Du tænker: ”Nu skal jeg bare implementere det på tværs af projektgruppen, og så er mit arbejde færdigt!”
Men klap lige hesten! Implementering af et nyt værktøj på tværs af et team er ikke en engangsting. Det kræver en masse arbejde og omhyggelig planlægning. Hvis du tvinger dit team til at bruge et nyt værktøj, vil du blive mødt med omgående modstand og fiasko.
Få lavet en plan for forandringer i projektet
En plan for forandringsledelse er en trin-for-trin metode til at få succes med alle nye tech-implementeringer. Det definerer mål, omfang og projektroller. En plan for forandringsledelse inkluderer også arbejdsgange og kommunikation, ressourcer for teknologi, og opgaver der skal bruges til at færdiggøre hele processen.
Når først den er i gang, skal planen for forandringsledelse overvåges tæt. Målet er altid at opnå de anførte mål indenfor tidslinjen og budgetbegrænsningerne. Men en plan for forandringsledelse skal også være fleksibel for at imødekomme problemer der dukker op fra tid til anden. Mange barrierer kan undgås ved at bruge et software til projektledelse for at forudse og fikse problemer før de opstår, tildele opgaver og reagere hurtigt på det forudsete, mens man arbejder mod fremskridt.
Hvordan laver man en plan for forandringsledelse?
Med så mange ansatte der oplever ”ændringsudmattelse” fra det vedvarende cirkus med at implementere den seneste teknologi og justere til kulturelle skift på arbejdet, så er det vigtigt at lære hvad der kan gøres for at forbedre det faktisk processer i forandringsledelse.
I nutidens verden, kræver det mere end blot træningssessioner og præsentationer at skifte til et nyt system. Det er også vigtigt at tale til den menneskelige side ved forandring. Forstå at nogle mennesker vil kæmpe imod, og vær forberedt når det sker.
Evaluer villigheden
Er dit team overhovedet klar til forandring? Er dette det rette tidspunkt? Hold en hurtig session, hvor I diskuterer jeres ideer og lytter til forskellige overvejelser. Når du har en idé om arbejdsbyrden og skemaerne, kan det hjælpe dig med at beslutte den rette tid til at implementere ændringen.
Vær transparent
Sørg for at din projektgruppe lige fra start er klar over årsagerne til du har besluttet dig for at skifte til et nyt arbejdssystem. Opdater dem i takt med, at du evaluerer værktøjerne. Forklar hvad du leder efter, og hvor meget research du lægger i projektet. Dette vil hjælpe dem med at forstå årsagerne til ændringen og forhåbentligt bakke op om den.
Adresser bekymringer
Efter du har annonceret ændringen, så afhold nogle “office hours” eller et privat chatrum, hvor ansatte kan lufte deres forbehold og diskutere deres udfordringer. Dette hjælper dem ikke blot med at føle sig inkluderede i beslutningen, men kan også hjælpe dig med at forstå tingene fra et nyt perspektiv.
Fortsæt med at evaluere
Evalueringen er ikke slut når du har valgt et system eller underskrevet et DocuSign. Check ind hver måned eller hver anden uge med din projektgruppe – det er en god vane der sikrer at tingene glider, og at I får mest muligt ud af jeres nye værktøj. Det er også en god påmindelse om at fortsætte med at bruge det nye værktøj og modtage feedback på processen.
Udfordringer ved at implementere forandringsledelse
Der er flere teorier om, hvorfor forandringsledelse har været en så stor udfordring i så mange år.
Ifølge ”Quiet Leadership”, David Rocks bog om at transformere lederskab på arbejdet, så skyldes manglen på succes i forandringsledelse den måde som folk tænker og reagerer.
Rock skriver: “Når man beordrer folk til at ændre sig og herefter fortæller dem hvordan de skal gøre det, så aktiveres den præfrontale cortex’s forbindelse til amygdala. Jo mere du prøver at overbevise folk om, at du har ret og de tager fejl, jo mere stemmer de imod. Hjernen vil prøve at forsvare sig mod trusler.
En anden teori peger på ledelsen og lederskab som årsagen til dårlig implementering. Lederskabskonsulenten Jerry Manas har skrev en blogserie på 10 indlæg om at mestre organisatoriske forandringer på arbejdspladsen. Ifølge Manas, så vil “implementering af et værktøj eller en proces ikke engagere nogen medmindre det hjælper dem med at udføre deres job nemmere. Og hvis det ikke hjælper folk direkte (og det gør det muligvis ikke), så handler det om at appellere til fællesskabet eller et overhængende behov, og bede om deres hjælp til at adressere det.”
Selvom der er flere processer man kan vælge mellem, så ignorerer mange af dem kompleksiteten ved menneskelig adfærd.
Folk føler sig stabile og sikre når de danner en rutine. Modstand mod forandring opstår ganske enkelt fordi, at forandring ofte repræsenterer det ukendte, et tab af sikkerhed og forstyrrer rutinerne.
Når man ser på det fra en videnskabelig vinkel, så er der en mangel på forståelse omkring hvad der reelt motiverer folk til forandring. Flere processer i forandringsledelse kommer fra et koncept, der er udviklet af den berømte adfærdsekspert i 1950’erne, B.F. Skinner. Hans model argumenterede for, at god adfærd burde belønnes, og dårlig adfærd bør korrigeres. Hans budskab om “årsag og virkning” er baseret på ideen om, at bevidstheden er irrelevant for at forstå menneskelig adfærd, og den bedste måde at forstå adfærd på, er ved at se på en handling og dens konsekvenser (aka ”Operant Conditioning”).
Selvom denne form for incitament virker til at skelne mellem rigtigt og forkert, og møde salgsmålene i kvartalet, så har det vist sig ikke at have en positiv langtidsholdbar effekt på ændringer. Hvis man benytter Skinners model med “Operant Conditioning” i det lange løb, kan det hæmme vores indre motivation, samt fortrænge vores idealer og sociale incitamenter. Problemet med eksterne belønninger er, at de kan undertrykke indre motivationer og værdier – og dermed have en negativ effekt på adfærd og præstationer.
Tips til at implementere effektive rammevilkår for forandringsledelse
- Vælg KPI’er der giver mening med din forslåede forandring, uanset om det er et nyt produkt, særligt slutmål eller en måde at gøre tingene på.
- Sørg for at have et dokumenteret ”hvorfor” bakket op med data der tiltaler stakeholders’ egne mål og interesser.
- Lav et målbart resultat for hver større opgave eller fase indenfor planen for forandringsledelse.
- Husk at gentræning kan være nødvendigt på et senere tidspunkt.
- Skriv dine forventninger ned og sammenlign dem med de reelle resultater, og brug så denne information til at forbedre din næste proces med forandringsledelse.
- Strømlin kommunikation ved at holde det centraliseret indenfor din platform til projektledelse.
- Planlæg hyppig check-ins med stakeholders og dig selv på afgørende tidspunkter, så du sørger for, at processen stadig går i den rigtige retning.
- Sørg for at have en backup-plan (eller to) til implementeringen klar, bare for en sikkerheds skyld.
- Evaluer de folk, der er ansvarlige for at udføre ændringen efter processen er afsluttet, og bed dem der har tendens til at gennemføre, om at tage en lederrolle i de kommende uger eller måneder.
- Forbind dine mål med specifikke resultater, der påvirker den daglige drift når det er muligt, så ansatte bedre kan forstå præcis hvorfor denne forandring opstår.
Derfor er Wrike dit værktøj til forandringsledelse
Wrike er ideelt til forberedelse af forandringsledelse, alle typer af teknikker i forandringsledelse, og implementering på tværs af projektgrupper. Da Wrike giver fuld synlighed til værktøjerne og teknikkerne i forandringsledelse, vil det være nemt for stakeholders at forblive opdaterede, og for de ansatte at overholde tidslinjer. Projektledelsesværktøjet har visuelle præsentationer af workflow, mål og opgaver, som gør det nemmere at forstå fremskridtene ved et enkelt øjekast. Når du centraliserer alle de vigtigste komponenter i forandringsprocessen til ét sted, hjælper det også projektgrupperne med at forblive oplyste hele vejen igennem.
Wrike anbefaler også kommunikationsværktøjer såsom @mentions, der tillader samarbejdspartnere at guide hinanden ind i samtaler. Deltagerne kan nemt se tidligere diskussioner, kigge på ressourcerne der er linket til, og hoppe direkte ind uden at misse noget.
Fortsæt med selvtillid
Som du allerede har lært, så er rejsen mod forandring sjældent helt lineær.
Der vil være bump vejen og masser af tvivl omkring forandringen. Hvis du også overvejer det menneskelige aspekt ved metoder og teknikker i forandringsledelse, så forstår du at det sjældent bliver modtaget med begejstring, så du er bedre klædt på til at håndtere opgaven.
Husk på, at forandring er konstant i alle organisationer. Med den rette plan, kan du lancere en succesfuld transformation, der vil transformere og forbedre din forretning og projektgruppe.
