Introduktion
Mange projekter ender tit med at blive set som en fiasko, ikke fordi der var noget galt med idéen, eller eksekveringen af projektet, men derimod, fordi målsætningerne for projektet var uklare.
Det dokument som vi skal kigge på i dette indlæg skal derfor ses som projektets kompas.
Hver gang, der er tvivl om, hvilken retning man skal gå undervejs i projektet, så skal man finde dette dokument frem for at bruge det som din retningslinje.
Hvorfor skal man sætte projektets målsætninger?
Dette dokument vil blandt andet hjælpe dig med at stille de rigtige spørgsmål til, når du skal indsamle informationer undervejs i projektet. Det vil også hjælpe dig til at prioritere projektets krav og opgaver baseret på, hvordan de understøtter projektets formål og mål. Samt have klare KPI’er at drive og måle projektet ud fra efter det er overleveret.
Du skal derfor nu formulere projektets målsætninger. Disse kan opdeles i formål og mål.
Projektets formål udtrykker, hvorfor I vælger at igangsætte projektet, det er med andre ord behovet, som skal afdækkes.
Projektets mål fortæller, hvad projektet skal levere i sidste ende, altså projektets synlige slutprodukter. Projektets mål er derfor den væsentligste grund til at igangsætte projektet, og det er disse, du styrer projektet efter.
Projektets formål
Dette har du nok allerede besvaret, hvis du har fulgt mine råd om at lave en idébeskrivelse.
Men kort fortalt skal du beskrive problemet, som løses ved at lave projektet, samt de positive effekter bag lanceringen af projektet. Du skal også kort beskrive, hvem der bliver påvirket af projektet, både i virksomheden, du arbejder for, samt kunder og andre eksterne interessenter.
Du skal lidt se formålet som svaret på “Hvorfor har du startet dette projekt?”
Selv om du allerede har skrevet om det i idébeskrivelsen, så er det vigtigt at få det noteret i dette dokument også.
Eksempel på et godt formål kunne være:
Vi hører tit fra kunder, at vores hjemmeside er besværlig at bruge, og det tager lang tid at hente indholdet. Vores Webmaster oplever også tit problemer med platformen, som koster mange arbejdstimer bare for at vedligeholde det gamle CMS.
Vi skal derfor lave en ny hjemmeside, baseret på et nyere og mere moderne CMS, der skal gøre livet nemmere for vores kunder og Webmaster. Projektets fokus vil derfor være på brugervenlighed i både front-end og back-end af hjemmesiden, samt hastigheden af hjemmesiden.
Vi er sikre på, at dette projekt også vil have andre positivt afledte effekter, såsom højere rangeringer i Google og højere konverteringsrate på webshoppen. Men det primære formål med projektet er brugertilfredshed, både internt og eksternt.
Eksempel på et dårligt formål kunne være:
Vi skal have en ny hjemmeside, fordi den vi har nu, er for gammel.
Projektets mål
Alle projekter har brug for at have mål at sigte efter undervejs i projektet. Det første skridt for at sætte mål for projektet er at forstå formålet, hvilket du ovenfor fik styr på.
Dernæst skal du opdele formålet ned i mindre dele. Du skal bryde formålet ned til 3-5 SMART mål. Et SMART mål er kendetegnet ved at være:
- Specifikt: Vær så præcis omkring det, du ønsker at opnå med dette mål.
- Målbart: Kan du måle på eller se, hvornår målet er nået?
- Attraktivt: Hvad får du ud af at nå målet?
- Realistisk: Kan du nå i mål med det?
- Tidsbestemt: Hvornår skal du være i mål med det?
Hvad er fordelen ved et SMART mål?
SMART-modellen hjælper dig til at sætte mål, der er nemme at vurdere projektets succes ud fra. De er samtidig også med til at sætte en klar retningslinje for projektet.
Altomledelse.dk har lavet en god guide til, hvordan du kan bruge SMART-modellen i praksis.
Eksempel på et godt mål kunne være:
- Generere 25% flere leads på hjemmesiden i år, sammenlignet med sidste år.
- Øge online salg med 12% næste år, sammenlignet med i år.
- Stigning på 20% flere besøgende ind i butikkerne i Roskilde og Århus, hvor projektet kører. Sammenlignet med Odense og København, hvor projektet ikke implementeres i første fase.
Eksempel på et dårligt mål kunne være:
- Vi vil være kundernes fortrukne leverandør
- Vi ønsker kunderne ser os som [indsæt generisk brand‐terminologi]
Hvordan skal du bruge dokumentet?
Men ja, det helt store spørgsmål er jo så, hvad skal du så bruge dette dokument til. Du skal i hvert fald ikke gøre det som størstedelen af dem, som laver dette dokument gør, nemlig at gemme det på et Sharepoint drev eller lignende, tjekke det af deres to-do liste og glemme alt om det. Projektets målsætninger skal gerne fylde en halv, til en hel, A4-side. Som du kan se ovenfor, så er det ikke fordi, der skal skrives så meget tekst.
Hvor tit skal du bruge dokumentet?
Projektets målsætninger er et utrolig vigtigt dokument, som du skal bruge under hele projektet. Det skal ses som dit kompas, som hjælper dig hver gang, der opstår uklarheder i projektet, eller når der er mere end en vej at gå ned af. I sådant tilfælde er det nemlig projektet målsætninger, som bestemmer, hvilken vej du skal gå.
Alle beslutninger, der tages igennem projektet, skal gerne understøtte projektets formål, og minimum et af de underliggende mål. Gør den ikke det, så er det ikke sikkert, det er den rette beslutning, der er faktisk en stor sandsynlighed for, at det er den forkerte beslutning.
De projekter jeg har været med i, som har gået galt undervejs i projektet, har tit været på grund af, at man undervejs i projektet glemte, hvorfor man overhovedet startede projektet i sin tid (med andre ord projektets formål).
Der har man undervejs stirret sig blindt på det at drive projektet, og helt glemt det ønskede udkom.
Så jeg vil råde dig til at have dette dokument tæt ved hånden. Jeg har faktisk haft god succes ved at læse projektets målsætninger højt før hvert styregruppemøde. Så alle blev mindet om det, inden de skulle til at tage beslutninger omkring projektet.
