Introduktion til Idébeskrivelsen
En god idébeskrivelse vil gøre det muligt for dig at vurdere forskellige idéer op imod hinanden, så du nemmere kan træffe beslutning om, hvilke idéer du skal afsætte ressourcer og tid til at arbejde videre med.
En god idébeskrivelse skal derfor gerne være meget konkret – og med fokus på den potentielle fremtid det nye projekt ville skabe.
En Idébeskrivelse skal derfor ses som et kommunikationsredskab, som du bruger til at inspirere og informere forskellige interessenter i din virksomhed.
Hvorfor skal man lave en idébeskrivelse?
Beslutningstagere kan bruge idébeskrivelsen som beslutningsgrundlag for, hvilke ressourcer der skal afsættes, hvilke interessenter skal involveres, og hvilken prioritet har denne idé sammenholdt de øvrige idéer, som I har. For dine kollegaer kan idébeskrivelsen være et motiverende dokument, som fortæller dem, hvad det er du arbejder på, som kan være med til at gøre, at de afsætter mere tid til at hjælpe dig.
Hvor mange sider er en idébeskrivelse?
En idébeskrivelse er ikke noget langt dokument. Den præcise længde afhænger af projektet, særligt hvor komplekst et projekt er, og hvor nyt det er for forretningen. Men ofte er en idébeskrivelse bare 1-2 sider.
Personer, som er med i projektgruppen, kan også bruge idébeskrivelsen til at forstå projektet med det samme, så de er med på, hvad idéen går ud på, og hvordan projektets leverance vil imødekomme den idé.
Nedenfor kan du se en video af TeamGantt, hvor de går igennem hvordan man laver en idébeskrivelse af et projekt. De har også skrevet et godt indlæg omkring det, det kan du læse her: How to Write a Project Brief & Template
Nedenfor kan du læse mine råd omkring det, som jeg mener en god idébeskrivelse gerne skulle indeholde.
Idénavn og hvem der kom med den
Det er bare formaliteter, men det er altid rart at give en idé et navn, så som “Ny webshop”, samt notere, hvem der har kommet med idéen. Så har alle et fællesnavn for idéen, og senere projektet, så I undgår forvirring, ved at alle kalder det forskellige ting.
Det giver også mulighed for læseren af din idébeskrivelse at tage kontakt til personen, som fik idéen for at få besvaret eventuelle spørgsmål.
En beskrivelse af idéen
Derefter skal du beskrive idéen. Der er flere ting, som er gode at komme ind på, jeg har nedenfor listet et godt udgangspunkt op for, hvad beskrivelsen gerne skulle indeholde.
Det vil være forskelligt fra virksomhed til virksomhed, og projekt til projekt, hvad der giver mening at have med i beskrivelsen. Så du er velkommen til at tilføje/fjerne emner, disse er bare mine forslag til, hvad du kan komme ind på.
Beskrivelse af problemet der løses
Mange gange kommer man på en idé, fordi den løser et problem, som man har. I denne del af idébeskrivelsen skal du derfor beskrive dette problem, du kan eksempelvis spørge dig selv:
- Hvilket problem løser den nye idé?
- Hvor længe har det været et problem?
- Hvem påvirker dette problem?
- Hvis den erstatter noget, hvad er det så, der gør at det eksisterende ikke kan bruges?
Beskrivelse af brugerne
Det er også en god idé at overveje, hvem der bliver påvirket, og hvordan de bliver påvirket af den nye idé. Du kan eksempelvis spørge dig selv:
- Hvem bliver påvirket positivt efter lanceringen af denne idé?
- Hvem bliver påvirket negativt efter lanceringen af denne idé?
- Hvem skal arbejde meget direkte med leverancen, når den er færdig?
Beskrivelse af de positive effekter bag projektet
Til sidst giver det mening at kigge på, hvilke positive effekter denne idé vil have for hele virksomheden som en helhed. Det kunne eksempelvis være:
- Hvordan er produktet bedre end eksisterende løsninger?
- Hvordan adskiller det sig fra konkurrenternes løsninger?
- Vil virksomheden omsætte mere ved lanceringen af denne idé?
- Eller vil virksomheden spare penge ved denne idé?
Beskrivelse af projektet
Nu har du kigget på idéen, og nu er det på tide at kigge lidt på, hvad det vil tage at drive dette, som et projekt. Du skal med andre ord kigge på, hvordan kunne det realiseres.
Du behøver ikke at blive for specifik her, det bliver du senere i dit projekt. Så her skal du kun komme ind på dine generelle overvejelser, og hvordan det potentielt kunne forløbe.
Hvem gør hvad undervejs?
Herunder skal du beskrive lidt om, hvilke personer, som der skal til at kunne lancere projektet. Hvis I laver en ny webshop, så kunne det give mening i hvert fald at have en marketingmedarbejder, en business developer og en lagermedarbejder med i projektet.
Det ville også være en god idé at have en Master Data medarbejder med i projektet også, hvis I tænker at integrere webshoppen med jeres ERP system.
Her skal du kigge på “Beskrivelse af brugerne”, og jeg ville her forslå at kigge særligt på dem, der skal arbejde direkte med leverancen, når den er lanceret.
Det kan også give mening at tage dem, som bliver påvirket positivt af leverancen, men som ikke skal arbejde direkte i systemet.
Jeg vil dog ikke anbefale dig at tage folk, som bliver påvirket negativt af leverancen, og som ikke skal arbejde i systemet, med i projektet.
Hvad skal der til, for at idéen kan føres ud i livet?
Under dette punkt skal du beskrive, det der er der i dag, og hvad der skal ændres for at nå i mål med projektet.
Det kunne eksempelvis være, hvilken teknologi skal der bruges? Hvilke krav skal der være for den teknologi? Hvad kan det nye, som det gamle ikke kan?
Det kunne også være en ekstern ressource, så som en fotograf til at tage produktbilleder til den nye webshop.
Og det var det det er alt, hvad du skal have i din Idébeskrivelse. Du er velkommen til at tilføje mere, men disse punkter, burde du kunne tilføje til alle projekter.
Fokusgruppeinterview
Det næste spørgsmål er jo så hvor får jeg disse informationer fra? Mit råd vil være, at du laver et fokusgruppeinterview.
Det at høre dine kollegaers meninger omkring projektet kan give dig en masse information omkring disse punkter i idébeskrivelsen.
Det gode ved et fokusgruppeinterview er, at det giver en mulighed for at snakke tingene igennem, og høre flere personers feedback på idéen.
Fokusgruppen har ikke til formål at nå til enighed om eller præsentere løsninger på de spørgsmål, der diskuteres, men at få forskellige synspunkter på sagen frem. Fokusgruppeinterview er velegnede til eksplorative undersøgelser på et nyt område, eftersom den livlige, kollektive ordveksling kan bringe flere spontane ekspressive og emotionelle synspunkter frem, end når man bruger individuelle, ofte mere kognitive interview
Citat: Kvale, S og Brinkmann, S. (2009): Interview. København: Hanz Reitzels Forlag
Vælger du kun at interviewe personen, som er kommet med idéen, så risikerer du, at projektet møder modstand senere, fordi du ikke fik feedback fra folk, som kunne se et potentielt problem med idéen.
Så et fokusgruppeinterview kan sikre dig, at alle er hørt, og det kan være med til at gøre idéen endnu bedre ved at få andres synspunkt på idéen.
Gode råd til forberedelse af fokusgruppeinterview
Charlotte Albrechtsen har skrevet et rigtig godt indlæg omkring netop dette, som jeg vil råde dig til at læse “Trin-for-trin-guide: Sådan forbereder du en fokusgruppe”
Ellers er der herunder mine råd til dig, når du skal forberede dig til et fokusgruppeinterview.
Hvor mange skal I være i et fokusgruppeinterview?
Jeg vil råde dig til minimum at være 5, inklusiv dig selv, til sådan et møde, og maksimum 10. Inviterer du mere end 10 personer til et fokusgruppeinterview, vil du nok opleve, at diskussionerne kan lange og uproduktive.
Det er også vigtigt, at du vælger de rette personer at invitere. Du skal helst gerne invitere folk fra forskellige afdelinger. Skal du lave en ny webshop, så overvej gerne at invitere en sælger, en lagermedarbejder, en master‐data medarbejder, en marketingmedarbejder, en produktchef og så videre.
Det er vigtigt, at du får flere synsvinkler på projektet. En lagermedarbejder kunne eksempelvis komme med input til, hvad den nye webshop gerne skulle kunne, efter der er lagt en ordre. Og en marketingmedarbejder kan komme med input til, hvad den skal kunne inden en besøgende ligger en ordre.
Sådan holder du et fokusgruppeinterview
Et fokusgruppeinterview skal helt ikke være for struktureret, men det skal til gengæld være afgrænset. Med det menes der, at folk skal kunne tale frit omkring idéen i både øst og vest, men skal holde sig inden for idéens område.
Du vil nok opleve til sådan et møde, at folk pludselig snakker om noget helt andet, som ikke har noget med denne idé at gøre. Og der skal du gribe ind at sige, at I skal tilbage til at snakke om den nye idé.
Men det må ikke være for struktureret, så du skal meget hurtigt have mødet over i en åben diskussion, da det er her, at folk kan udtrykke deres idéer og supplere hinanden. Det er også her, at du ville kunne høre om det kun, er en person eller afdelingen, som har brug for denne idé, eller om der er mange, som kan se behovet for idéen.
Der skal være mulighed for en del åben diskussion, så mødet må gerne være 2-3 timer. Det er vigtigt, at der er tid nok, da det typisk er sidst i mødet, at alle de velformulerede idéer kommer til projektet.
Du skal heller ikke være bange for, at idéer kan blive urealistiske i forhold til budget og deadlines. For nu skal du bare have, den ideelle løsning skitseret, og så kan du efterfølgende, når du skal kigge på budget og deadlines, kigge på hvad der giver mening at tage med i projektet.
Eksempel på en agenda for mødet
- Kort præsentation af deltagerne, hvis ikke allerede kender hinanden.
- En kort præsentation af idéen (det er en god idé og så at sende en beskrivelse af idéen med ud i mødeindkaldelsen).
- Åben ustruktureret og afgrænset diskussion
- Hurtig afrunding for at sikre, at alle er enige i det, som du har noteret.
Opsummering
En Idébeskrivelse er desværre endnu et af de der dokumenter, som projektlederen tit springer over. Og det er en skam.
Det er et rigtig godt værktøj at have som projektleder, og som et sandt multi-tool, så kan det bruges i rigtig mange forskellige situationer.
Mange tror desværre, at en idébeskrivelse kun kan bruges i starten af projektet, og at så snart, at du har lavet projektets målsætninger eller kravspecifikationen, så er idébeskrivelsen ikke længere relevant.
Men sådan er det ikke, idébeskrivelsen kan bruges igennem hele projektet, hver gang en person spørger ind til, hvorfor vi startede projektet, så kan den bruges, og hver gang spørger “Hvad går dette projekt ud på?” der kan du sende dem idébeskrivelsen.
