I dette indlæg skal vi kigge på de vigtigste ting, du skal være opmærksom på i forbindelse med gevinstrealisering i dine projekter.
Gevinstrealiserings-perioden rækker typisk ud over projektets levetid. Det gør det, fordi mange gange er det først muligt at måle på en bestemt effekt, efter projektet er implementeret og i drift.
Dette betyder, at du ikke kan slippe dit projekt helt, selv om det er afsluttet og i drift. Du skal nemlig løbende holde øje med projektet, og hvordan det klarer sig.
Hvad er gevinstrealisering?
Gevinstrealisering er din virksomheds mål for projektet. Det er med andre ord, hvad vil du gerne opnå med projektet. Realiserings-delen er så med fokus på at måle, og analysere sig frem til, om du er nået i mål efterfølgende. Hvis projektets målsætning var at begrænse arbejdsgange og spare ressourcer, så er det dette som du skal måle på.
Hvordan bruger man gevinstrealisering?
Du har jo allerede skrevet dine mål for projektet, enten i projektets målsætninger eller i din business case. Det, du så skal i alt, sin enkelthed er at følge op på, om du har nået dine mål. Har den nye webshop øget online omsætningen med 10% siden sidste år? Har den nye kundeservice‐platform gjort, at I har mindre travlt i kundeservice?
Hvorfor er gevinstrealisering så vigtigt?
Det er vigtigt, fordi det sikrer, at du undervejs i projektet, ikke bare holder øje med projektet, men også løbende tjekker, om alle beslutninger understøtter projektets mål. For gør de ikke det, og når du ikke dine mål, så er projektet jo i en eller anden grad fejlet.
Hvornår starter og slutter gevinstrealiseringen?
Mange tror, at gevinstrealisering først starter, efter projektet er implementeret, men nej. Jeg vil anbefale dig at begynde at tænke gevinstrealisering allerede i analysefasen af projektet, hvorfor det også er, at jeg anbefaler, at man laver projektets målsætninger i starten af projektet.
Hvad er gevinster?
En helt central ting at komme ind på, når vi snakker gevinstrealisering er selvfølgelig, hvad er gevinster?
Lad os derfor lige dykke lidt ned i dette og kigge på, hvilken størrelse en gevinst egentlig er for noget.
Projektets gevinster hænger ret tæt sammen med dit projekts overordnede formål, nemlig. hvad skal den fremtidige tilstand for virksomheden være, når projektet er idriftsat.
Gevinsterne er derfor en nedbrydning og operationalisering af dine mål for projektet. Mens et mål for projektet kan være 10% øget omsætning, så er gevinsterne en nedbrydning af denne målsætning.
Dette kunne eksempelvis være “En bedre platform”, “En hurtigere proces”, Færre fejl” og så videre.
Men da vi snakker om vores fremtidige tilstand, kan vi ikke undgå også at kigge på investeringer, da det vil kræve noget at komme frem til gevinsterne. Desværre er der ikke mange gevinster, der kommer af sig eller, eller er gratis. De koster alle tid, ressourcer og penge.
Derfor skal man hele tiden opveje gevinsterne med den investering, som de kræver, og de skal gerne kunne betale sig selv hjem igen inden for en overskuelig fremtid.
Gevinster formuleres ofte med tillægsord eksempelvis som:
- Højere (indtjening)
- Lavere (omkostninger)
- Flere (kunder)
- Færre (fejl)
- Bedre (kvalitet)
- Billigere (licenser)
- Hurtigere (svartid på kundehenvendelser)
- … og så videre
En ting, som er utrolig vigtig, er at gevinster altid skal være målbare, hvis man sætter et mål, som ikke er målbart, så kan du ikke følge det, og se om du er kommet i mål med det efterfølgende.
Det er også vigtigt, at du sætter konkrete tal for gevinsten og målet, det er ikke nok bare at skrive, jeg ønsker at øge omsætningen. Du skal ned at komme med et konkret tal for, hvad du vil øge den med.
Anbefaling: Gevinstrealisering – skab mere værdi i dine projekter
Jeg læste denne bog for første gang, for nogle måneder siden, og var imponeret over hvor velskrevet den var. Den gik virkelig i dybden omkring emnet.
Gevinstrealisering er et kæmpe område af projektledelse, da det er med helt fra starten, og til slutningen af projektet. Nogle gange strækker det sig flere år, efter projektet er nedlukket.
Det er derfor utrolig vigtigt, at have styr på det, og det får man virkelig, efter at have læst denne bog.
Gevinstrealisering igennem projektet
Gevinstrealisering er som sagt ikke bare noget, du skal tænke over, når projektet er lanceret. Det er faktisk noget, som du skal have fokus på under hele projektet.
Herunder vil jeg trin-for-trin gå processerne for gevinstrealisering igennem, og forklarer hvordan du bruger det.
Start med problemet
Det første, som du skal gøre, når du arbejder med gevinstrealisering, er at afklare hvilket behov og problemer, som projektet skal løse.
Der er mange måder at gøre dette på, men den bedste mulighed er i mine øjne at lave en idébeskrivelse. Den giver dig nemlig et rigtig godt overblik over, hvad både du og andre mener, skal være med i projektet, for at det er en succes.
Der skal gerne være enighed omkring behovet eller problemet, så det er ikke bare noget, som du selv kan finde på. Det skal gerne være en generel holdning, at der er et problem eller behov, som skal løses.
Angiv målet for projektet
Det næste, som du skal kigge på, er at få identificeret projektets endelige mål.
Det gør du ved at kigge på den nuværende situation, og ved at kigge på, hvordan det helst gerne skal være i fremtiden.
Jeg har skrevet et indlæg omkring dette, der omhandler, hvordan du fastsætter projektets målsætninger, prøv at tage et kig på dette.
Det er meget vigtigt, at du får lavet disse i starten af projektet. Det er disse mål, som skal hjælpe dig med at tage beslutninger under projektet, som guider dig enten mod højre eller venstre, hver gang du skal foretage et valg.
Alt for mange sætter først disse mål i slutningen af projektet, men der er de enten alt for urealistiske, og ellers bliver det en selvopfyldende profeti, i og med projektets målsætninger bliver sat til den faktiske gevinst ved projektet.
Identificer mulige gevinster
Derefter skal du i gang med at identificere mulige gevinster, forandringer og leverancer som projektet skal kunne levere for at komme i mål med projektets mål.
Udgangspunktet for at finde disse gevinster, forandringer og leverancer er i alt sin enkelthed de mål, som du lige har sat op i projektets målsætninger.
Dette lyder måske meget nemt, men det er faktisk ret vanskeligt, for det er både de positive og negative gevinster i projektet, som skal identificeres og skrives ind i en rapport til projektets beslutningstagere.
Det, som du skal gøre i denne fase, er med andre ord at få formuleret en business‐case for projektet, hvor du inkluderer de mulige gevinster, som du har fundet.
Men det er faktisk ikke sikkert, du skal inkludere alle dem, som du finder, for du skal også lige vurdere dem. Alle gevinster er ikke lige, nogle er nemmere at realisere end andre, og nogle giver meget mere afkast end andre.
Så inden du bare kaster alle gevinster ind i din business case, så skal du lige vurdere, hvordan eller om de kan måles, og dernæst, hvor meget I vil få ud af den mulige gevinst i forhold til det, at det vil koste i tid, ressourcer og penge. Er det værd at have med som mål i projektet?
Det er meget vigtigt, at du er i dialog med alle, som kommer til at være influeret af projektet, især som skal arbejde direkte med udkommet af projektet.
Da det gerne skulle være deres problemer, som bliver løst, eller det som minimum ikke skulle gøre det svære for dem at passe deres arbejde.
Realiserer og evaluerer gevinsterne af projektet
Som ofte realiseres udbyttet af gevinsten, først når projektet er færdigt, og idriftsat. Det er også ofte, at der skal gå flere måneder eller år, før man kan evaluere gevinsterne ved det nye projekt.
Dette er især tilfældet ved projekter, der har fokus på øget omsætning. Der skal man tit vente 1-3 år før man kan se nogle effekter.
Men alt det hårde arbejde er allerede overstået, når du kommer ind i denne fase, så her skal du bare få systematiseret måden som du evaluere gevinsterne på.
Det er selvfølgelig forskelligt fra gevinst til gevinst. Men er det eksempelvis øget omsætning, så kan du jo følge omsætningen ved at hente tal fra jeres økonomiafdeling jævnligt og sammenligne med, før I havde lanceret projektet.
Det kunne også være en gevinst med fokus på effektivisering, der kunne du eksempelvis måle på, hvor mange opkald kundeservice kunne nå om dagen før og efter implementeringen af projektet.
Så det er meget forskelligt, hvordan du evaluerer gevinsterne. Men du skal selvfølgelig måle dem op imod dine målsætninger for projektet, det er ultimativt dem, som beskriver, om det har været en succes eller ej.
Opsummering
Som du har kunnet læse, er gevinstrealisering noget, som du arbejder med undervejs i hele projektet. Det er derfor utrolig vigtigt, at du har styr på det.
Alt for mange kommer først til at tænke over det til sidst i projektet, “Nå ja vi skal huske at måle effekten af projektet”, men det skal gerne være modsat.
Man skal gerne starte hele projektet med at diskutere, hvad effekten af projektet skal være, hvad er vores ambitioner med dette store stykke arbejde.
Jeg har med vilje ikke dykket for langt ned i emnet i dette indlæg, da det er et utrolig stort emne, men har bare holdt det på et overordnet niveau.
Men hvis du vil læse mere omkring gevinstrealisering, vil jeg klart anbefale dig at læse bogen Gevinstrealisering af Per Svejvig, Jesper Johannes Krøyer Lind & Rasmus Rytter, det er en utrolig god bog omkring emnet, der går meget mere i dybden med emnet.
