Introduktion
Der er mange grunde til at projektplanlægning er et must. En grund er blandt andet at, det at være projektleder er et spændende job, men det er samtidig krævende og hæsblæsende.
Jeg har efterhånden været projektleder på en del projekter, så jeg kender jobbets muligheder og udfordringer på egen krop. Selvom projektledelse i dag føles naturligt for mig, så har jeg ikke altid syntes, det var lige nemt.
I starten af min karriere kæmpede jeg også med at få projekterne til at forløbe korrekt. Min erfaring inden for projektledelse var dengang relativ lille, og der manglede jeg vigtige kompetencer i min værktøjskasse. Med tiden fik jeg styr på værktøjskassen og skabt et stærkere fundament for succesrige projekter.
En ting, jeg fandt ud af hen ad vejen, var at den hurtigste vej til succes inden for projektledelse er en grundig forberedelse. Jeg tænkte i starten kun på at komme i gang så hurtigt som muligt, og på at få projektet i luften så hurtigt som muligt. Men i dette indlæg får du mine gode råd til dig, som skal til at starte et projekt med de råd, jeg har lært på den hårde måde, og som jeg ville ønske, jeg havde gjort fra starten.
Lav en risikoanalyse i din projektplanlægning
Inden du lancerer dit projekt, er det vigtigt at lave en risikoanalyse. Det en risikoanalyse i bund og grund hjælper dig med, er at forudse potentielle problemer. Hvor og hvad er de oplagte risici forbundet med lanceringen af projektet, og hvordan kan vi håndtere dem, hvis de opstår. På den måde har du allerede en ide om, hvordan du skal takle problemet, allerede inden det opstår.
For at du kan forudse potentielle problemer, så er du nødt til at snakke med dine interessenter, både dem, som er interne og dem, som er eksterne interessenter. Kun på den måde kan du få afdækket de fleste risici. Vi tror alle, at vi sagtens kan klare det selv, og at vi ikke vil forstyrre andre interessenter. Men i virkeligheden er det udelukkende interessenterne, som kan forudse projektets risici, da det er dem, som kender branchen eller funktionen, som projektet befinder sig i. Mange gange ser man sig som projektleder også blindt på risici, da man jo selvfølgelig har styr på det hele, og ingenting vil slippe forbi ens næse.
En potentiel liste af risici for en lancering af en webshop kunne være:
- Kunderne ved ikke, hvordan de bruger den nye webshop
- Webmasteren får ikke oprettet produkterne
- Vores organiske trafik fra Google falder markant
Efter du har lavet en liste med potentielle risici, så kan du derefter begynde at lave en plan for, hvordan du vil forhindre de problemer i at opstå.
Eksempelvis ved at:
- Inviter vigtige kunder forbi til en gennemgang af den nye webshop (Vigtigt for B2B virksomheder) og lav nogle informative indlæg på hjemmesiden omkring alt det nye, der er sket, så I på den måde hjælper de øvrige kunder.
- Lav et træningsforløb med alle, som skal bruge det nye CMS-system.
- Få et SEO bureau til at hjælpe jer med lanceringen af den nye platform. Der er ofte et kortvarigt fald i organiske besøgende fra Google, når man lancerer en ny hjemmeside eller webshop, men man kan undgå meget af det ved at sikre sig en korrekt lancering rent SEO-mæssigt.
Sørg for at du har de rette værktøjer til projektet
En stor del af det at være projektleder er at kunne afrapportere på fremskridtet af projektet, men for at kunne det skal du selvfølgelig have styr på, hvordan projektet egentlig kører. Er projektet bagud i forhold til tidsplanen? Er vi i risiko for at gå over budget på projektet?
Det vil være næsten umuligt for dig at kunne svare på disse spørgsmål uden at have hjælp fra nogle værktøjer. Værktøjerne gør det ikke bare nemmere, det gør det også bedre, da du skal bruge mindre arbejde på at finde tallene, og statussen, og på den måde kan arbejde mere på projektet. De værktøjer, som jeg primært bruger, er TeamGantt til opgavehåndtering og præsentation af fremskridtet og Excel til budget‐håndtering.
Brug hellere lidt ekstra tid i starten af projektet på at sikre dig, at alle værktøjer er sat korrekt op, og at alle i projektgruppen forstår at bruge værktøjerne.
Få styr på kommunikationen fra starten
Herunder kan du se en video fra TeamGantt, der går i dybden med hvordan du bygger en kommunikationsplan for dit projekt. Du kan også læse deres indlæg Creating a Project Management Communication Plan der går de også i dybden med dette.
En anden ting, der kan hjælpe dig meget i projektet, er at få lavet en kommunikationsplan klar inden projektets start. Ledelsen forventer at blive holdt informeret om projektet undervejs, hvordan går projektet og er der nogle ting, som står i vejen for projektet.
Herunder kan du se hvordan en potentiel plan kunne se ud: Send en kort status hver uge + en detaljeret status hver måned.
Eksempel på en kort ugentlig status‐mail:
Status Uge 47 – Webshop‐projektet
Status: Projektet forløber som forventet, og tidsplanen holder.
Risici: En i projektgruppen skal på ferie næste uge, så der kan det være, vi kommer en smule bag tidsplanen.
Eksempel på en detaljeret månedlig status‐mail:
Status Juli 2019 – Webshop‐projektet
Status: Projektet forløber som forventet, og tidsplanen holder.
Risici: En i projektgruppen skal på ferie næste uge, så der kan det være, vi kommer en smule bag tidsplanen.
Anmodninger:
Det ville være godt, hvis *navn* kunne dedikere lidt mere tid til projektet i næste uge for at kompensere for den manglende resourse.
Denne måned:
– *Navn1*: Skal redigere produktbilleder billeder
– *Navn2*: Skal skrive produkttekster
Næste måned:
– *Navn1*: Skal redigere produktbilleder billeder
– *Navn2*: Skal skrive produkttekster
Dette hjælper dig ofte også med at du ikke længere ad-hoc skal give status på projektet til forskellige folk hele tiden. Jeg har oplevet, at jeg efter at have implementeret faste statusser som disse, at færre folk kommer at “forstyrre” mig, når de allerede har fået en status på projektet et par dage tidligere.
Det kan også give god mening at have et månedligt eller kvartalsvist statusmøde med ledelsen, da det giver dem mulighed for at kommentere på projektet, og giver dem en tryghed i dit arbejde.
En ting, der er vigtigt i disse status‐mails, er at fortælle, hvis der er noget, der kan være med til at sænke projektet. Det kunne eksempelvis være en ressource, som begynder at være optaget med andre opgaver, og ikke kan levere det. de skal til tiden. Eller det kan være en anmodning om flere ressourcer, enten mandskab eller penge.
