Sådan holder du styr på dit projekt! (Projektplan og Budget)

Er dit projekt bagud i forhold til din projektplan? Det sker faktisk oftere, end man skulle tro. Det er sjældent, at jeg oplever et projekt, der ikke på et eller andet tidspunkt midlertidigt er bagud i forhold til projektplanen.

Der er mange grunde til dette, det kunne eksempelvis være, fordi uforudsigelige problemer er opstået undervejs, eller fordi en i projektgruppen er blevet fjernet, da han skal arbejde på et andet projekt, eller at dele af projektet viser sig at være en smule anderledes, end hvad der blev vedtaget i starten af projektet.

Disse ting er alle nogen, som dræber arbejdsmoralen, trækker projektet i langdrag og ender med at få projektet til at gå over budget.

Nedenfor kan du se en video fra TeamGantt, der går i dybden med hvordan man holder projektet på sporet, du kan også tage et kig på deres indlæg “What is scope creep, and how can you avoid it?“

Tilføjelse af ændringer, nye krav og nye features, efter projektet er startet, kan give enhver projektleder en smule stress. Nu har du jo brugt så lang tid på at lave estimater og projektplaner, og nu holder de lige pludselig ikke længere.

Men bare rolig, for det er relativt nemt at få projektet tilbage på sporet så længe, at du har lavet et solidt stykke forarbejde i form af en grundig estimering af projektet og en fyldestgørende projektplan. Fordi så har du relativt let ved at formidle konsekvenserne af at presse mere ind i projektet, eller ved at fjerne ressourcer fra projektet.

Det, du skal gøre, når når nogle vil lave ændringer til projektet er ret simpelt

Du skal nemlig blot fortælle, at dette muligvis vil forsinke projektet, og kan påvirke budgettet i sidste ende. Men at du ikke ved med, hvor meget endnu.

Du skal aldrig føle dig forpligtet til at komme med disse estimater på stående fod, og jeg vil nok råde dig til slet ikke at forsøge, det kan næsten kun skade projektet, hvis du på stående fod estimerer forkert.

Så tag altid bare at sige, “Jeg er lige nødt til at se, hvordan dette påvirker projektet, jeg skal nok sige til, så snart jeg ved det”.

Grunden til, at du skal passe på med at lave estimaterne på stående fod, er, at de ofte kan ende med at være bindende. Jeg har tidligere lavet den fejl, hvor jeg sagde, at det muligvis ville ende med at forsinke projektet med en måned efter, en i projektgruppen blev fjernet fra projektet.

Men projektet endte med at trække længere ud end det, og jeg endte med at høre for, at projektet var forsinket længere end forventet.

Så endelig bare sig, at du lige skal være sikker, inden du siger noget helt officielt.

Versionering og rapportering

Men hvis det ikke kan lade sig gøre at udskyde et nyt krav, så er dit forarbejde stadig langt fra at være spildt arbejde.

For med din estimering og projektplan som støttestok kan du nemlig enkelt og nemt justere den til med endnu et punkt eller ændre datoerne.

Men, husk hele tiden, at du skal have en kopi af den oprindelige estimering og projektplan. Disse bliver vigtige i projektets sidste faser, når du skal til at redegøre for projektets udvikling. Det er derfor vigtigt hele tiden at have udgangspunktet for projektet liggende, samt alle ændringer lavet undervejs.

Nogle gange sker uforudsigelige ting, så som at der er en i projektgruppen, der bliver sygemeldt i længere tid. Hvilket kan kræve større ændringer til projektplanen. Hvis dette sker, er det vigtigt at have den oprindelige version af projektplanen som beskrevet overfor, der er mange måder at gøre det på, men for mig er det typisk ret nemt, da jeg bruger TeamGantt som klare det hele for mig.

4 gode råd, når du laver ændringer til projektplanen

Når du nu har lavet ændringer til projektet, så er du nødt til at dele det med verdenen. Der er mange måder at gøre det på, men, herunder har jeg mine fem råd til, hvordan du kan kommunikere det til resten af virksomheden.

1) Del den opdaterede projektplan med styregruppen

Del den nye projektplan med styregruppen til projektet, og tilføj gerne et notat med “Ny projektplan (Version 1.2): Den oprindelige forventede afslutning af projektet var 01/03/2020, men er grundet [indsæt grund] blevet ændret til 01/07/2020”. Hav gerne dette direkte på projektplanen, og ikke blot på emailen. Det er vigtigt, at folk ikke overser dette notat.

Du kan dele projektplanen via email, eller ved at indkalde styregruppen til en kort gennemgang af ændringerne og konsekvenserne af ændringerne. Jeg har flere gange oplevet, at sådan møder faktisk får folk til at investere det, der skal til (flere penge eller flere mennesker) for at få projektet tilbage til det oprindelige udgangspunkt, da det pludselig blev meget synligt for dem, hvilke konsekvenser det havde.

2) Husk at notere det i den efterkommende statusrapport

Du bør altid med jævne mellemrum sende en status på projektet, så disse er selvfølgelig også et godt tidspunkt at fortælle om eventuelle ændringer til projektplanen. Er du i tvivl om formatet af sådan statusmails så læs eventuelt mit indlæg “Gode råd når du planlægger et projekt“.

3) Diskuter ændringerne og konsekvenserne med projektgruppen

En dato er en dato, og hvis nogen misser deres deadline, bliver hele projektet potentielt forsinket på grund af afhængigheder mellem opgaver. At misse en deadline vil helt sikkert kræve ændringer til projektplanlægningen, uanset om det er en ny allokering af ressourcer, ny dato for næste leverance, eller deadlinen for hele projektet.

Du er nødt til at have en snak med projektgruppen omkring ændringerne til projektplanen, og hvilke konsekvenser det har for dem. Det kan være, de potentielt skal give den en ekstra skalle de næste to uger for at undgå at skyde deadlinen.

Du skal ikke være bange for at have, sådan nogen samtaler, folk reagerer normalt meget pænt på det, de ved godt det ikke er din skyld, at projektet er bagud, selv om det selvfølgelig er irriterende for dem, at de skal lave om på deres prioritering. Men det er vigtigt at have samtalen med dem, da de nok har nogle spørgsmål til ændringerne, eller endda nogle gode ideer til, hvad der ellers kunne gøres for at komme tilbage på sporet.

4) Lav din egen logbog over årsagen til ændringerne

Jeg har kørt projekter for små, mellemstore og store virksomheder. Jeg har hos alle typer virksomheder set projekter køre af sporet, men ofte af vidt forskellige grunde. En ting, jeg hurtigt lærte, var at få lavet en logbog med grunden til, hvorfor deadlines ikke blev mødt. Det er en logbog, jeg noterede i på tværs af alle mine projekter i virksomheden.

Grunden til, at dette er en god ide, er, at du pludselig kan se en nogle mønstre i, hvorfor opgaverne er forsinkede. Dette er et meget vigtigt værktøj, når du skal estimere dine kommende projekter.

Jeg har kørt en del projekter for ROCKWOOL, og de har utroligt dygtige og dedikerede medarbejdere, så det var sjældent det, som endte med at trække projekterne i langdrag, til gengæld var beslutningsprocessen især omkring budget ofte meget langsommeligt, og det var ofte her, at et projekt kunne køre af sporet.

Det så jeg meget hurtigt et mønster af efter at have kørt en 5-6 projekter for dem. Og med det i mente kunne jeg som projektleder starte disse dele af projektet tidligere i forløbet, og jeg kunne indregne en længere deadline for sådan beslutninger i mine efterfølgende estimater.

Dette er bare et eksempel, men det kunne være så meget andet. Ofte er det også ressourcemangel især i de mindre virksomheder, der har mange blæksprutte-medarbejdere, der har ansvar for 15 forskellige ting.

Sådan holder du styr på projektbudgettet

I dette afsnit vil jeg introducere dig for processen bag styring af projektbudgettet, og hvordan du sikrer dig, at du holder budgettet. Den første opgave er at sætte et realistisk budget baseret på omkostningsestimaterne for projektet, og den anden er at holde styr på omkostninger undervejs, så de bliver inden for det opstillede budget.

Det at skulle styre et projektbudget kan være både en meget dynamisk og kompleks proces, og formålet med dette indlæg er at give dig en generel forståelse for, hvad der skal til, så du ved, hvad der skal gøres for at kunne holde projektet inden for budgettets rammer.

Få styr på projektbudgettet før projektstart

Når du tænker over det, handler projektledelse i særdeleshed også om omkostningsstyring. Når alt kommer til alt, hvis projektet ikke tilfører mere værdi end udgifterne ved projektet (penge, tid, ressourcer, osv.), så har projektet vel ikke været succesfuldt? At kontrollere omkostningerne og maksimere udbyttet (omsætning eller øget produktivitet) er hele pointen ved at drive projekter i private virksomheder, hvor mere omsætning og højere overskud er virksomhedens primære fokus. 

Med det i mente er det derfor også vigtigt, at du lærer, hvordan du styrer budgettet med hård hånd for, at styregruppen vil kunne se projektet som værende succesfuldt. Vi vil nedenfor gennemgå nogle omkostningskontrol‐metoder, som kan hjælpe dig med at holde budgettet og undgå de såkaldte “uforudsete” udgifter. Har selvfølgelig sat “uforudsete” i gåseøjne da de, som ofte kun er uforudsete på grund af manglende forarbejde eller risikoanalyse. 

En dygtig og erfaren projektleder vil let kunne analysere målene i et kommende projekt og estimere opgaverne, og igennem hele projektet sikre, at målene bliver leveret til den aftalte pris. 

Sådan kontrollere du omkostningerne 

Du er nødt til at være opmærksom under hele projektet ikke bare på projektets fremgang, men især også på projektetbudget.

Alt for tit ser man projektet være foran tidsplanen, fordi man starter ud med et sprint, hvor man henter flere ressourcer ind end nødvendigt for hurtigere at komme i gang.

Men pludselig mister projektet pusten, da budgettet er ved at rende ud, og det går pludselig (alt for sent) op for projektlederen, at han lagde ud med at sprinte, selv om han egentlig var ved at løbe et maraton.

Dog skal det også siges, at bare fordi du har fået en bestemt sum penge godkendt, så behøver du ikke for alt i verdenen at sikre dig, at alle pengene bliver brugt. Jeg har tidligere leveret projekter til over den halve pris af, hvad der var projektbudgetteret med, fordi vi undervejs fandt nogle gode måder at spare penge på.

Det samme vil du nok også opleve i nogen af dine projekter. Og i sådant tilfælde viser det netop dine færdigheder som projektleder, hvis du kan gøre det samtidig med, at du leverer projektet til tiden. 

Projektets omfang og budget bliver derfor udgangspunktet for alle projektlederens beslutninger i løbet af projektet ud fra, hvordan beslutningen påvirker fremgangen i projektet og budgettet.

Og selv projekter med grundig estimering af arbejdsopgaverne og budgettet er dømt til at fejle, hvis du ikke også tager højde for følgende spørgsmål: 

• Er projektets omfang og krav veldokumenteret og gennemarbejdet?
• Er produktivitetsraten realistisk? Det er med andre ord et estimat på, hvor hurtigt folk i projektgruppen kan løse en opgave. Mange faktorer kan påvirke denne. 
• Er ressourcerne allokeret i projektet tilgængeligt ved projektstart, og har de stadig tid til at være så meget med i projektet, som der blev estimeret med under planlægningen af projektet? 
• Hvilke dele af projektet har den største chance for at få projektet til at køre af sporet? Og hvad er chancen for, at det sker? 

Ligesom med så mange andre projektledelses processor, så er omkostningskontrol arbejdet en proces, som er i konstant forandring. Ved hvert projekt, du står for lærer du nye aspekter, som du kan implementere i dine kommende projekter.

Omkostningskontrol

Omkostningskontrol forsøger derfor at besvare følgende spørgsmål:

1. Er projektet på rette spor i forhold til projektbudgettet og projektets fremgang?
2. Ser det ud til, at projektbudgettet vil fortsætte med at være på sporet, eller kan du se noget i horisonten, som kunne påvirke det? 
3. Hvis du ser noget ude i horisonten, hvad kan du så gøre for at styre udenom, eller begrænse dets effekt på projektet og budgettet? 

For at kunne besvare disse spørgsmål skal du have følgende: 

1. Opdateret projektbudget for projektet i sin helhed.
2. Opdateret projektbudget granuleret ned til hver opgave, så du der kan se, om du er forud eller bagud på budgettet undervejs i projektet.
3. Opdateret projektbudget fordelt på uger/måneder, så du kan se ikke bare på om opgaverne holder budgettet, men også kan se din “burn rate” altså med andre ord, hvor hurtigt du bruger pengene, og hvornår du så løber tør for pengene. Denne er vigtig i forhold til mit eksempel med sprinteren, der løb et maraton. 

Med disse tre værktøjer kan du hurtigt give styregruppen en detaljeret rapport på budgettet ved at rapportere på de planlagte og de aktuelle omkostninger. Og med disse tre værktøjer bliver det let at besvare et hvert spørgsmål, de måtte have. Du kan lave et enkelt Excel-ark, som har alle disse tal i et enkelt og brugervenligt overblik.

Se mit eksempel nedenfor, start med at indtaste budgettet for hver opgave, og ret startdatoen for projektet. Derefter skal du bare skrive omkostningerne ind på den givne opgave i den måned, hvor den forekom.

Hvad med eventuelle meromkostninger?

Vi er generelt ikke så glade for at snakke om penge hverken privat eller på arbejdet. Men det er desværre dit job at snakke om penge, når det kommer til dine projekter. Det er faktisk dit job at snakke omkring, alt det folk helst vil undgå helt generelt.

De tre vigtigste ting, når du skal bede om flere penge til et projekt, er: Dokumentation, dokumentation og vigtigst af alt, dokumentation.

Mit konkrete råd er altså at lave en detaljeret redegørelse for, hvad der har ændret sig, lige som du gjorde ovenfor, og forklare, hvad meromkostningen dækker: 

• Flere mandetimer ved jeres bureau? 
• En dyrere licens ved det software, I har valgt at bruge, fordi I nu skal bruge en feature, der kun er i deres Premium/Pro licens? 
• Du har købt hjælp udefra igennem en freelancer, eksempelvis en fotograf eller Photoshop ekspert, hvis jeres interne ressource, der skulle stå for dette, er langtidssygemeldt eller lignende.

Bare fremlæg denne redegørelse, og sig, at vi er nødt til at have tilføjet “X” til budgettet, da vi nu gerne vil have “Y”, eller fordi “Z” ikke længere kan hjælpe os.

Hvis styregruppen fortsat ønsker at have projektet leveret til tiden, og med de eventuelle ændringer, som der er blevet vedtaget, så er der ikke så meget at rafle om. Det er meget forskelligt, hvordan stemningen er til sådan nogle møder, men de skal afholdes, uanset hvad.

Hvad gør man, hvis styregruppen siger “Nej”?

Hvis styregruppen vælger ikke at acceptere den ekstra udgift, der nu er i projektet, jamen så er der et par ting, du kan gøre som projektleder. Der er sjældent nogen supergod løsning, men du kan for det meste stadig komme i mål med projektet, så længe du går på kompromis med nogle dele af projektet.

Kan du eksempelvis fjerne noget fra projektet?

Lav en liste over dine prioriterede opgaver, og antaget, at du har brugt MoSCoW metoden, begynd da at fjerne alle “Would have” features, indtil projektplanen er tilbage på budget og/eller deadline. Er det ikke tilstrækkeligt med at fjerne “Would have” opgaverne, begynder du bare at fjerne “Could have” opgaverne og så videre. Det skulle helst ikke være sådant, at du når helt op til at fjerne “Must have” features, da hele projektets værdi måske tabes ved at fjerne dem.

Kunne du eksempelvis sætte kvaliteten ned på projektet?

Lad os sige, at du er i gang med at lancere en ny webshop for virksomheden, du arbejder for, og at en af dine krav til projektet er, at der skal tages professionelle produktbilleder med modeller, og som skal redigeres af en professionel freelancer i Photoshop.

I denne opgave kan der eksempelvis spares tre steder, du kan spare den professionelle fotograf, den professionelle model og den professionelle freelancer. Det vil uden tvivl gå ud over kvaliteten, men du kunne jo eventuelt finde en billigere fotograf, eller nogle amatør‐modeller og overveje at droppe redigeringen af billederne efterfølgende.

Det er bare et eksempel, men det kunne også være at reducere timerne lagt på design af webshoppen, eller den brugerundersøgelse, som I ville lave efter lanceringen. Det vil igen gå ud over kvaliteten, men hvis alternativet er, at projektet slet ikke kommer i mål, så er det desværre, en realitet, man må leve med.

Kunne du rykke flere opgaver in-house?

Mange gange prøver man at outsource opgaver til bureauer eller freelancere for at spare på virksomhedens interne ressourcer. I sær i mindre/mellemstore virksomheder prøver man ikke at forstyrre medarbejderne for meget med projekter.

Så derfor giver man tit bureauet eller en freelancer opgaver som at flytte produkter fra den gamle webshop til en ny eller lave nye produkttekster. Men hvis budgettet ikke længere er til, at projektet kan fuldføres, så kan du jo forsøge at hente disse opgaver tilbage til virksomheden og få en af dine kollegaer til at hjælpe dig med dem.

Få bureauet til at tage nogen af omkostningerne

Nogle bureauer vælger også at tage nogen af omkostningerne for at sikre sig et godt samarbejde i fremtiden. Det gør de typisk, kun hvis de kan se et langt samarbejde med en masse andre projekter eller videreudvikling af det projekt i arbejder på i fremtiden.

Du kan ikke forvente, at de vil gøre dette, men du kan vælge at høre dem af. Husk at gøre det fortroligt. Det er vigtigt, at du ikke siger til styregruppen, at du vil høre dem af, og det er vigtigt, at du ikke spørger dem til et statusmøde, mens projektgruppen er til stede. Tag direkte fat på din kontakt ved bureauet, og hør ham/hende af under fire øjne.

Siger du, at dette er en mulighed til styregruppen eller projektgruppen, så er der mindre chance for, at de accepterer de øvrige muligheder. Og medmindre bureauet er direkte skyld i den ekstra omkostning, så er de jo ikke forpligtet til at give dig denne rabat. Så det kan stille dig i en dårlig position, hvis du melder dette ud, som en mulighed, inden du er sikker på, at det er det.

Opsummering

Dette er mine råd til dig, hvis du kan se dit projekt på vej til at køre af sporet. Der er som sagt mange måder at håndtere det på. Men dette er det, som har virket for mig personligt. Alle situationer er ikke ens, og de skal måske tilpasses lige præcis din situation.

Men sørg grundlæggende for at have en god kommunikation til de forskellige interessenter i projektet hvis der sker ændringer. Og husk at versionere dine projektplaner fra starten, og gem en kopi af alle versionerne, på den måde kan du nemt gå tilbage og og se hvor det gik galt. Du er fri for dette hvis du bruger TeamGantt da de har en baseline feature, som gør dette for dig.

Hold også godt øje med budgettet, det er vigtigt at du ikke kaster om dig med pengene i starten, og ender med at løbe tør for budget senere i projektet. Tag derfor løbende at opdatere budget-arket så du sikre dig at det hele forløber som det skal.

Mangler du mere inspiration, så tag eventuelt et kig på disse sider:

• The Advantages of Gantt Charts in Project Management – TeamGantt
• A Comprehensive Guide to Managing Scope Creep – Medium
• Top five causes of scope creep … and what to do about them – PMI.org