Sådan får du dit projekt tilbage på sporet igen!

Indholdsfortegnelse

Er dit projekt bagud i forhold til din projektplan? Det sker faktisk oftere, end man skulle tro. Det er sjældent, at jeg oplever et projekt, der ikke på et eller andet tidspunkt midlertidigt er bagud i forhold til projektplanen. Der er mange grunde til dette, det kunne eksempelvis være, fordi uforudsigelige problemer er opstået undervejs, eller fordi en i projektgruppen er blevet fjernet, da han skal arbejde på et andet projekt, eller at dele af projektet viser sig at være en smule anderledes, end hvad der blev vedtaget i starten af projektet.

Disse ting er alle nogen, som dræber arbejdsmoralen, trækker projektet i langdrag og ender med at få projektet til at gå over budget.

Som sagt er det desværre ret normalt, men det betyder ikke, at alle projekter går over budget og er forsinket, for en opmærksom projektleder kan nemlig nå at opdage sådan problemer tidligt og få projektet tilbage på sporet igen, inden nogen skade er sket. Det er med andre ord dit job at overvåge, håndtere og rapportere projektets fremskridt og være klar med en plan for, hvad der skal gøres, hvis projektet afviger.

Du har allerede styr på det

Tilføjelse af ændringer, nye krav og nye features, efter projektet er startet, kan give enhver projektleder en smule stress. Nu har du jo brugt så lang tid på at lave estimater og projektplaner, og nu holder de lige pludselig ikke længere.

Men bare rolig, for det er relativt nemt at få projektet tilbage på sporet så længe, at du har lavet et solidt stykke forarbejde i form af en grundig estimering af projektet og en fyldestgørende projektplan. Fordi så har du relativt let ved at formidle konsekvenserne af at presse mere ind i projektet, eller ved at fjerne ressourcer fra projektet.

Det, du skal gøre, når du bliver præsenteret med disse nyheder, er ret simpelt. Du skal nemlig blot fortælle, at dette muligvis vil forsinke projektet, og kan påvirke budgettet i sidste ende. Men at du ikke ved med, hvor meget endnu. Du skal aldrig føle dig forpligtet til at komme med disse estimater på stående fod, og jeg vil nok råde dig til slet ikke at forsøge, det kan næsten kun skade projektet, hvis du på stående fod estimerer forkert. Så tag altid bare at sige, “Jeg er lige nødt til at se, hvordan dette påvirker projektet, jeg skal nok sige til, så snart jeg ved det”. Grunden til, at du skal passe på med at lave estimaterne på stående fod, er, at de ofte kan ende med at være bindende. Jeg har tidligere lavet den fejl, hvor jeg sagde, at det muligvis ville ende med at forsinke projektet med en måned efter, en i projektgruppen blev fjernet fra projektet. Men projektet endte med at trække længere ud end det, og jeg endte med at høre for, at projektet var forsinket længere end forventet.

Så endelig bare sig, at du lige skal være sikker, inden du siger noget helt officielt.

Men der er andre muligheder end bare at tilpasse projektplanen eller budgettet. Hvis det er nye krav, eller features, så kunne du nemt foreslå, om I ikke skulle holde jer til projektplanen for nu, og tilføjer dem til en liste af opgaver, som I kan kigge på, efter det indledende projekt er færdigt? Det er typisk, sådan at MVP‐tankegangen fungerer, og hvorfor den er så effektiv i større projekter.

Versionering og rapportering

Men hvis det ikke kan lade sig gøre, så er dit forarbejde stadig langt fra at være spildt arbejde. For med din estimering og projektplan som støttestok kan du nemlig enkelt og nemt justere den til med endnu et punkt eller ændre datoerne. Men, husk hele tiden, at du skal have en kopi af den oprindelige estimering og projektplan. Disse bliver vigtige i projektets sidste faser, når du skal til at redegøre for projektets udvikling. Det er derfor vigtigt hele tiden at have udgangspunktet for projektet liggende, samt alle ændringer lavet undervejs.

Nogle gange sker uforudsigelige ting, så som at der er en i projektgruppen, der bliver sygemeldt i længere tid. Hvilket kan kræve større ændringer til projektplanen. Hvis dette sker, er det vigtigt at have den oprindelige version af projektplanen som beskrevet overfor, der er mange måder at gøre det på, men for mig er det typisk ret nemt, da jeg bruger TeamGantt som klare det hele for mig.

4 gode råd, når du laver ændringer til projektplanen

Når du nu har lavet ændringer til projektet, så er du nødt til at dele det med verdenen. Der er mange måder at gøre det på, men, herunder har jeg mine fem råd til, hvordan du kan kommunikere det til resten af virksomheden.

1) Del den opdaterede projektplan med styregruppen

Del den nye projektplan med styregruppen til projektet, og tilføj gerne et notat med “Ny projektplan (Version 1.2): Den oprindelige forventede afslutning af projektet var 01/03/2020, men er grundet [indsæt grund] blevet ændret til 01/07/2020”. Hav gerne dette direkte på projektplanen, og ikke blot på emailen. Det er vigtigt, at folk ikke overser dette notat.

Du kan dele projektplanen via email, eller ved at indkalde styregruppen til en kort gennemgang af ændringerne og konsekvenserne af ændringerne. Jeg har flere gange oplevet, at sådan møder faktisk får folk til at investere det, der skal til (flere penge eller flere mennesker) for at få projektet tilbage til det oprindelige udgangspunkt, da det pludselig blev meget synligt for dem, hvilke konsekvenser det havde.

2) Husk at notere det i den efterkommende statusrapport

Du bør altid med jævne mellemrum sende en status på projektet, så disse er selvfølgelig også et godt tidspunkt at fortælle om eventuelle ændringer til projektplanen. Er du i tvivl om formatet af sådan statusmails så læs eventuelt mit indlæg “Gode råd når du planlægger et projekt“.

3) Diskuter ændringerne og konsekvenserne med projektgruppen

En dato er en dato, og hvis nogen misser deres deadline, bliver hele projektet potentielt forsinket på grund af afhængigheder mellem opgaver. At misse en deadline vil helt sikkert kræve ændringer til projektplanlægningen, uanset om det er en ny allokering af ressourcer, ny dato for næste leverance, eller deadlinen for hele projektet.

Du er nødt til at have en snak med projektgruppen omkring ændringerne til projektplanen, og hvilke konsekvenser det har for dem. Det kan være, de potentielt skal give den en ekstra skalle de næste to uger for at undgå at skyde deadlinen.

Du skal ikke være bange for at have, sådan nogen samtaler, folk reagerer normalt meget pænt på det, de ved godt det ikke er din skyld, at projektet er bagud, selv om det selvfølgelig er irriterende for dem, at de skal lave om på deres prioritering. Men det er vigtigt at have samtalen med dem, da de nok har nogle spørgsmål til ændringerne, eller endda nogle gode ideer til, hvad der ellers kunne gøres for at komme tilbage på sporet.

4) Lav din egen logbog over årsagen til ændringerne

Jeg har kørt projekter for små, mellemstore og store virksomheder. Jeg har hos alle typer virksomheder set projekter køre af sporet, men ofte af vidt forskellige grunde. En ting, jeg hurtigt lærte, var at få lavet en logbog med grunden til, hvorfor deadlines ikke blev mødt. Det er en logbog, jeg noterede i på tværs af alle mine projekter i virksomheden.

Grunden til, at dette er en god ide, er, at du pludselig kan se en nogle mønstre i, hvorfor opgaverne er forsinkede. Dette er et meget vigtigt værktøj, når du skal estimere dine kommende projekter. Jeg har kørt en del projekter for ROCKWOOL, og de har utroligt dygtige og dedikerede medarbejdere, så det var sjældent det, som endte med at trække projekterne i langdrag, til gengæld var beslutningsprocessen især omkring budget ofte meget langsommeligt, og det var ofte her, at et projekt kunne køre af sporet. Det så jeg meget hurtigt et mønster af efter at have kørt en 5-6 projekter for dem. Og med det i mente kunne jeg som projektleder starte disse dele af projektet tidligere i forløbet, og jeg kunne indregne en længere deadline for sådan beslutninger i mine efterfølgende estimater.

Dette er bare et eksempel, men det kunne være så meget andet. Ofte er det også ressourcemangel især i de mindre virksomheder, der har mange blæksprutte-medarbejdere, der har ansvar for 15 forskellige ting.

Hvad med eventuelle meromkostninger?

Vi er generelt ikke så glade for at snakke om penge hverken privat eller på arbejdet. Men det er desværre dit job at snakke om penge, når det kommer til dine projekter. Det er faktisk dit job at snakke omkring, alt det folk helst vil undgå helt generelt.

Men hvad gør du helt konkret, hvis budgettet ikke kommer til at holde? Mit råd til dig vil være at gå meget direkte til værks, bare kommunikerer det til styregruppen og bed om flere penge. Husk på, hvis der har været ændringer i projektet, som du ikke har haft indflydelse i, så er det på ingen måde din skyld, at det er gået over budget.

De tre vigtigste ting, når du skal bede om flere penge til et projekt, er: Dokumentation, dokumentation og vigtigst af alt, dokumentation.

Mit konkrete råd er altså at lave en detaljeret redegørelse for, hvad der har ændret sig, lige som du gjorde ovenfor, og forklare, hvad meromkostningen dækker: 

  • Flere mandetimer ved jeres bureau? 
  • En dyrere licens ved det software, I har valgt at bruge, fordi I nu skal bruge en feature, der kun er i deres Premium/Pro licens? 
  • Du har købt hjælp udefra igennem en freelancer, eksempelvis en fotograf eller Photoshop ekspert, hvis jeres interne ressource, der skulle stå for dette, er langtidssygemeldt eller lignende.

Bare fremlæg denne redegørelse, og sig, at vi er nødt til at have tilføjet “X” til budgettet, da vi nu gerne vil have “Y”, eller fordi “Z” ikke længere kan hjælpe os.

Hvis styregruppen fortsat ønsker at have projektet leveret til tiden, og med de eventuelle ændringer, som der er blevet vedtaget, så er der ikke så meget at rafle om. Det er meget forskelligt, hvordan stemningen er til sådan nogle møder, men de skal afholdes, uanset hvad.

Hvad gør man, hvis styregruppen siger “Nej”?

Hvis styregruppen vælger ikke at acceptere den ekstra udgift, der nu er i projektet, jamen så er der et par ting, du kan gøre som projektleder. Der er sjældent nogen supergod løsning, men du kan for det meste stadig komme i mål med projektet, så længe du går på kompromis med nogle dele af projektet.

Kan du eksempelvis fjerne noget fra projektet?

Lav en liste over dine prioriterede opgaver, og antaget, at du har brugt MoSCoW metoden, begynd da at fjerne alle “Would have” features, indtil projektplanen er tilbage på budget og/eller deadline. Er det ikke tilstrækkeligt med at fjerne “Would have” opgaverne, begynder du bare at fjerne “Could have” opgaverne og så videre. Det skulle helst ikke være sådant, at du når helt op til at fjerne “Must have” features, da hele projektets værdi måske tabes ved at fjerne dem.

Kunne du eksempelvis sætte kvaliteten ned på projektet?

Lad os sige, at du er i gang med at lancere en ny webshop for virksomheden, du arbejder for, og at en af dine krav til projektet er, at der skal tages professionelle produktbilleder med modeller, og som skal redigeres af en professionel freelancer i Photoshop.

I denne opgave kan der eksempelvis spares tre steder, du kan spare den professionelle fotograf, den professionelle model og den professionelle freelancer. Det vil uden tvivl gå ud over kvaliteten, men du kunne jo eventuelt finde en billigere fotograf, eller nogle amatør‐modeller og overveje at droppe redigeringen af billederne efterfølgende.

Det er bare et eksempel, men det kunne også være at reducere timerne lagt på design af webshoppen, eller den brugerundersøgelse, som I ville lave efter lanceringen. Det vil igen gå ud over kvaliteten, men hvis alternativet er, at projektet slet ikke kommer i mål, så er det desværre, en realitet, man må leve med.

Kunne du rykke flere opgaver in-house?

Mange gange prøver man at outsource opgaver til bureauer eller freelancere for at spare på virksomhedens interne ressourcer. I sær i mindre/mellemstore virksomheder prøver man ikke at forstyrre medarbejderne for meget med projekter.

Så derfor giver man tit bureauet eller en freelancer opgaver som at flytte produkter fra den gamle webshop til en ny eller lave nye produkttekster. Men hvis budgettet ikke længere er til, at projektet kan fuldføres, så kan du jo forsøge at hente disse opgaver tilbage til virksomheden og få en af dine kollegaer til at hjælpe dig med dem.

Få bureauet til at tage nogen af omkostningerne

Nogle bureauer vælger også at tage nogen af omkostningerne for at sikre sig et godt samarbejde i fremtiden. Det gør de typisk, kun hvis de kan se et langt samarbejde med en masse andre projekter eller videreudvikling af det projekt i arbejder på i fremtiden.

Du kan ikke forvente, at de vil gøre dette, men du kan vælge at høre dem af. Husk at gøre det fortroligt. Det er vigtigt, at du ikke siger til styregruppen, at du vil høre dem af, og det er vigtigt, at du ikke spørger dem til et statusmøde, mens projektgruppen er til stede. Tag direkte fat på din kontakt ved bureauet, og hør ham/hende af under fire øjne.

Siger du, at dette er en mulighed til styregruppen eller projektgruppen, så er der mindre chance for, at de accepterer de øvrige muligheder. Og medmindre bureauet er direkte skyld i den ekstra omkostning, så er de jo ikke forpligtet til at give dig denne rabat. Så det kan stille dig i en dårlig position, hvis du melder dette ud, som en mulighed, inden du er sikker på, at det er det.

Konklusion 

Dette er mine råd til dig, hvis du kan se dit projekt på vej til at køre af sporet. Der er som sagt mange måder at håndtere det på. Men dette er det, som har virket for mig personligt. Alle virksomheder er ikke ens, og de skal måske tilpasses lige præcis din situation. Har du spørgsmål til dette, så skriv endelige, en kommentar nedenfor. 

Du må også rigtig gerne skrive en kommentar nedenfor, hvis du har nogle gode idéer til, hvordan man kan få et projekt tilbage på sporet igen, hvis det er begyndt at afvige fra projektplanen. 

Mark Guldbrandsen

Mark Guldbrandsen

Erfaren projektleder med speciale i digitale projekter. Rig på erfaring med udvikling og udrulning af hjemmesider, webshops, CRM systemer og meget andet.

Skriv en kommentar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *

Værktøjer som jeg arbejder med til dagligt: