Det er uheldigt, men sandt at jo længere du kommer videre i din karriere, jo flere møder går du til.
Mens nogle er produktive, er mange uorganiserede, ineffektive og distraherende. Det er også svært at sætte kryds ved dine øvrige arbejdsopgaver, når du hele tiden går fra møde til møde. Løsningen er indlysende: Reducer antallet af møder i din kalender.
Det er dog lettere sagt end gjort. Folk er rigtig glad for møder, og indkalder typisk hellere til et for meget end et for lidt. Nedenfor har jeg listet nogle strategier, der hjælper dig med at holde effektive møder og fjerne de ineffektive. På den måde kan du få mere kontrol over din kalender igen.
Book tid til vigtige opgaver i din kalender
Jeg har faste tider i min kalender hver uge, hvor jeg har booket mig selv til faste opgaver, såsom “Send statusopdatering på projekter” ligger fast hver fredag.
Blokering af tid i din kalender er en fantastisk måde at reducere møder og sikre, at du har tid til dine prioriteter. Måske foretrækker du at besvare e-mails efter frokost, så du booker kl. 13.00 til 14.00 for “Besvarelse af e-mails” — eller du ved af erfaring, at du netop kan fokusere om eftermiddagen, så du booker 15:00 til 16:00 til “Fokus opgaver” og kan gemme de tunge opgaver i løbet af dagen dertil.
Vil du ikke have, at dine kolleger skal vide, hvorfor du ikke er tilgængelig? Så kan du i Outlook og Google Calender sætte møde som privat. Så vil de bare kunne se at de ikke kan booke dig på disse tidspunkter, men vil ikke kunne se hvorfor.
Foreslå en “Ingen møder”-dag
Mange virksomheder dedikerer en dag om ugen eller måneden til rent arbejde – med andre ord, ingen møder tilladt. Det er en fantastisk måde at gøre det på, for så er alle enige om at den dag, der handler det bare om at få eksekveret på alt det man har fået hold møde omkring den forrige uge.
Hvis du har autoritet nok til at starte en almindelig “Ingen møder”-dag, måske bare i din afdeling, er her et par forslag:
- Vær opmærksom på at håndhæve denne regel. Når nogle få medarbejdere bryder reglen og holder et skjult møde, mister hele konceptet sin magt. Før du ved af det, vil alle holde møder på “Ingen møder”-dagen.
- Overvej at gøre dette til en månedlig, snarere end ugentlig, begivenhed. Denne kadence er mere realistisk, og måske et godt sted at starte, så kan man altid sætte det op til flere gange om måneden, eller en gang om ugen senere hen, hvis folk tager positivt imod konceptet.
- Hvis du ikke er lederen i et team , kan du stadig foreslå en dag uden møder. Forklar din leder, hvorfor det er en god idé at reducere møder, og hvordan du planlægger at implementere denne dag. Alternativt, hvis hele afdelingen ikke er med på det, så kan man også gøre det, så det bare er dig der ikke kan bookes den dag, og du booker dig selv hele dagen til nogle opgaver. Det har jeg selv gjort tit når jeg har haft en stor opgave eller en stram deadline.
Lær at afvise møder
Mange antager at de er forpligtet til at gå til hvert møde som de bliver indkaldt til. Men jo hurtigere du lærer at takke nej, jo mere produktiv bliver du i sidste ende.
Det betyder selvfølgelig ikke, at du skal begynde at afvise invitationer til højre og venstre. Men spørg dig selv: “Vil jeg tilføje værdi eller lære noget?” Hvis svaret er nej, så fortæl arrangøren, at du ikke kan deltage.
Alt for tit har jeg siddet til et møde hvor jeg ikke kunne bidrage med noget, og hvor jeg ikke selv fik noget ud af det. Nu er jeg meget mere ærlig up-front, og spørger om det giver mening at jeg er med. Ofte svarer de tilbage at det er okay at jeg ikke tager med til mødet, og så spare jeg lige den time jeg kan bruge på noget andet.
Herunder er nogle eksempler på hvordan sådan en mail kunne se ud.
Hvis mødet er for tidligt til, at du kan deltage:
Hej [arrangørens navn],
Tak fordi du inviterede mig til mødet med [formål]. Baseret på [dagsordenen, fokus], tror jeg ikke [jeg er, mit team] er klar til at blive involveret endnu. Jeg er spændt på at deltage i [diskussion, planlægning], når [nøglebegivenhed finder sted].
Mvh,
[Dit navn]
Hvis du ikke er den rigtige person:
Hej [arrangørens navn],
Spændt på at se et møde i kalenderen til [formål]. Når man ser på [dagsordenen, fokus], er jeg nok ikke den ideelle repræsentant for [din rolle eller dit team]. [Kollega] ville sandsynligvis have mere indsigt at bidrage med. Vil du være åben over for at få [kollega] til at komme i mit sted?
Mvh,
[Dit navn]
Hvis du kun er relevant for én del af mødet:
Hej [arrangørens navn],
Tak for muligheden for at [dele mine tanker på X, lære om Y, diskutere Z]. Jeg har en masse på tallerkenen i øjeblikket, så jeg kommer til at sidde ved døren og smutte ud efter mødet ikke længere er relevant for mig, håber det er okay.
Mvh,
[Dit navn]
Bed om en dagsorden for mødet
Hvis du ofte modtager anmodninger om at deltage i møder uden en agenda eller dagsorden, så er du nok bekendt med hvor ufokuserede sådan samtaler hurtigt kan blive.
Jeg har alt for tit siddet til et møde og tænkt “Dette møde skulle have været en email” men det vidste jeg ikke inden, da der ikke var en dagsorden. Og jeg fandt ud af at den information slet ikke var relevant for mig, for mødes title slet ikke var sigende nok til at jeg vidste det på forhånd.
Derfor er det vigtigt at du beder folk om at lave en mødedagsorden eller agenda til møde. Jeg har tidligere været et sted, hvor mange afslog hvis der ikke var en agenda, for simpelthen at tvinge folk til at lave en agenda.
Du vil på den måde bortfiltrere dem, der gerne vil mødes, men ikke har et reelt formål. Derudover vil de møder du har , være mærkbart mere strukturerede og meningsfulde.
Jeg håber disse råd kunne bruges. Det er et rigtig svært emne at takle, så det vil måske i starten være svært at få styr på det, men med tiden, og lidt øvelse, så vil du helt sikkert få styr på din kalender igen.
