Introduktion
Når du har fået afsluttet dit projekt, og overleveret det til dem, som skal bruge det, så er det tid til en evaluering af projektet. Du skal til at finde ud af, hvad der fungerede, og hvad der ikke gjorde. Jeg vil derfor anbefale dig at indkalde deltagerne igennem projektet til et evalueringsmøde.
Du har helt sikkert travlt, og det kan virke umuligt at tvinge endnu et møde ind i din og andres kalendere, især et som for mange virker ligegyldigt. Og det er desværre alt for almindeligt at springe let og elegant over denne del af projektet netop, fordi man mener projektet nu, er afsluttet, og at man hellere bare skal bruge tiden på et andet projekt.
Men jeg vil råde dig til at afsætte 2 timer til dette møde, det kan virke som lang tid, men værdien af mødet kan hjælpe dig på langt sigt og kan hjælpe dig i alle dine andre projekter.
Men det er vigtigt, at du også selv er klar til at høre folks meninger om dit store stykke arbejde. Du skal være klar på, at nogen har en helt anden tilgang til det, end hvordan du har gjort det, og så skal du være klar til at sluge en smule stolthed og sige “Perfekt, tak fordi du deler dine tanker, det vil jeg sikre mig vi gør næste gang”.
Hvorfor skal du have feedback på dine projekter?
Det er vigtigt, at du får feedback fra andre, og kan tilpasse projekt‐processen til, hvordan den virker bedst i den virksomhed, du arbejder i. Et evalueringsmøde er en af de vigtigste møder i hele projektet, da det er her, du lytter og lærer sådan, så du kan forbedre din proces og dig selv i fremtiden.
Ingen projektleder er perfekt, ingen projekter er perfekte, og det skal de heller ikke være, vi lærer alle noget hver dag, og det er også sådan, det skal være. Og hver gang du får en ide til en forbedring, kan det spare dig og dine kollegaer for en masse tid i fremtiden.
Her er et par guidelines for evalueringsmødet:
- Folk må kun komme med konstruktiv kritik, de kan ikke bare sige, at tingene skal være anderledes uden selv også at komme med et bud på, hvordan det ellers skal være.
- Folk må ikke angribe dig eller andre personligt, mødet er omkring evaluering af projektet, og om I skal have den proces i fremtiden også.
- Find ud af om deres feedback gælder hele projektet eller kun nogle bestemte dele af projektet.
- Noter gerne, al feedback på en skærm eller et whiteboard, som alle kan se, så I kan blive enige om formuleringer og idéer, så du undgår misforståelser.
Sådan starter du evalueringsmødet
Som jeg skrev om i mit tidligere indlæg omkring det at holde effektive møder, så er det ikke under mødet, men allerede før mødet, at du skaber værdien. Så brug gerne de råd, når du skal indkalde folk til dette møde.
Men når mødet starter, så sørg gerne for at få folk ind i en diskussion så hurtigt som muligt, folk er tit tilbageholdende med at komme med værdifuld feedback i starten af mødet så forbered gerne en række spørgsmål, som er lette for dem at svare på. Når først de er begyndt at komme med feedback, så kan det nogle gange være svært at få dem til at stoppe igen, når tiden er udløbet.
Der er to metoder, som jeg tit bruger for at få folk til at dele ideer hurtigt, live surveys og brainstorming.
Hvad er Live surveys?
Giv alle deltagerne 10 stykker papir med tallene 1-10 på. Tanken er nu, at du stiller en række spørgsmål, hvor de skal besvare med tallene mellem 1 (Jeg er uenig) til 10 (Jeg er enig).
Spørgsmålene kunne eksempelvis være:
– Projektgruppen var effektiv og arbejdede godt sammen
– Resultatet af projektet levede op til forventningerne
– Brugerne af det leverede produkt er glade for at bruge det
– Og så videre
Spørg derefter imellem hvert spørgsmål en af dem, som har scoret det højt (Jeg er enig), hvad det var, at de kunne lide ved det, samt spørg en af dem, som har scoret lavt (Jeg er uenig), hvad de ikke kunne lede ved det. Og selvfølgelig spørg til sidst alle, hvad de ellers har af kommentarer til det givne punkt. Hvad der var godt, hvad der ikke var så godt, og hvad man kunne gøre anderledes lige til det her punkt.
Hvad er Brainstorming?
Du kan også starte mødet foran et whiteboard, hvor du har delt tavlen i to. En kolonne med titlen “Det som virkede” og den anden side med titlen “Det som ikke virkede”. Og så handler det ellers bare om helt ustruktureret bare at skrive alle inputs op så hurtigt, som de kan spytte dem ud.
Bare smid det hele op ufiltreret, også selv om det, måske en genganger, af en andens feedback. I kommer nemlig til at rydde op i al den feedback efterfølgende, hvor I snakker punkterne igennem. Hvis der er komplet stilhed, så bare kast rampelyset på en i rummet, og udspørg folk en efter en, hvad de mener om måden, projektet har været kørt på. Så plejer de at kunne komme med lidt feedback. Når først et par stykker har blevet “tvunget” til at give feedback på denne måde, så plejer diskussionen tit at køre helt af sig selv der efter.
Kig på den indsamlede feedback
Tag nu et kig på den feedback, som du har indsamlet ovenfor. Grupper al feedback i emner, sådan at du får struktureret feedbacken.
Med live survey metoden er det allerede struktureret, så der skal du bare notere alle folks feedback til det punkt, som det relaterede sig til.
Du har nu en liste med feedback på, hvad der virkede godt, og hvad der ikke virkede så godt. Men hvad skal du nu gøre med den information?
Helt simpelt, det positive feedback skal du kigge på og bestemme dig, om du vil fastholde denne proces, som den er, eller om du vil forsøge at optimere den endnu mere. Det er ikke sikkert, det er nødvendigt, men der sker ikke noget ved at reflektere over, om det kan gøres endnu bedre.
Den negative feedback skal du også kigge på. Her skal du kigge på, hvad du kan implementere med det samme, og hvad der ikke er muligt at implementere med det samme.
Tag i din strukturerede liste at skelne imellem dette, det kan være ved at lave to forskellige lister, eller ved hjælp af farvekoder. Kig derefter på alt det, som du kan implementere med det samme, og lav en plan for, hvordan du får det ind i dine nuværende processer. Udarbejd også en plan for, hvad der skal til, for at du kan implementere alt det, som du som udgangspunkt ikke kan implementere den dag i dag.
Alt det, som du implementerer, får du så først feedback på ved afslutning af dit næste projekt, når du igen indkalder folk til et evalueringsmøde omkring projektet, og derfor også omkring dine processer som projektleder.
Skal man altid holde et evalueringsmøde?
Det at evaluere og optimere er et eller andet sted, en uendelig lang proces med forsøg og feedback, efterfulgt af flere forsøg og endnu mere feedback. Og det er nok utænkeligt, at du rammer et punkt, hvor intet kan optimeres, og det er der slet ikke noget galt i, for vi har hele tiden mulighed for at gøre tingene nemmere, hurtigere og bedre.
Fortæl folk omkring resultatet af mødet
Nu skal du sende projektets sidste status mail med resultaterne af mødet. Herunder skal du inkludere din plan for det, du vil implementere allerede i det næste projekt, samt en kort liste af de ting, som du ikke lige nu kan implementere, men som du er ved at kigge på, hvordan du kan implementere i fremtiden. Så simpelthen skrive, at du eksempelvis kigger efter et system, der kan klare problem x, y og z.
Husk altid at takke folk for deres tid, og afslut med at sende en succeshistorie fra projektet, eller fra brugen af det leverede produkt. Det er altid godt at slutte hele projektet på en god historie.
Nogle vælger at indkalde folk til et andet evalueringsmøde, hvor man gennemgår resultatet af det første, men jeg synes tit, de ender med bare at være et kaffemøde. Så jeg plejer personligt bare at kommunikere dette via email. Dermed ikke sagt at et andet møde ikke kunne virke fint i dit projekt eller den virksomhed, du arbejder for. Men jeg sparer personligt det møde væk.
