En introduktion til Scrum sprints og sprint planlægning

I dette indlæg skal vi kigge lidt på, hvad Scrum sprints er for en størrelse, og hvordan du planlægger dine sprints. Sprints er nok noget af det mest vigtige at forstå inden for Scrum, hvilket også er derfor, at jeg skriver et helt indlæg bare omkring det. 

For har du ikke styr på dine sprints igennem projektet, så har du ikke styr på projektet overhovedet nemlig. Men lad os starte med at kigge på, hvad scrum og sprints egentlig er, og hvordan du skal bruge dem i dine projekter.

Hvis du ikke har været med i et Scrum projekt før, så kan de nemlig virke lidt underlige, men der er god grund til, at de er som de er. 

Med Scrum, er et produkt bygget i en række iterationer, også kaldet sprints, der nedbryder store, komplekse projekter i mindre dele. Dette medfører til, at projektet er mere håndterbart, og det giver projektgruppen mulighed for at levere kvalitetsarbejde hurtigere og oftere, samt mere fleksibilitet til at tilpasse sig ændringer i projektet.

Mange forbinder scrum sprints med en agil softwareudvikling, det sker endda, at folk ofte mener, at scrum og agile er den samme ting. Det er de dog ikke. Agile er et sæt principper, hvorimod scrum er en ramme for at få tingene gjort. 

De mange ligheder mellem agile værdier og scrum processer fører til en retfærdig tilknytning. Sprints hjælper teams med at følge det agile princip om, at ”levere fungerende software ofte”, såvel som at være agil i ens værdier og ”reagere på ændringer efter en plan”. Scrum værdierne gennemsigtighed, inspektion og tilpasning supplerer at være agil og er centralt for sprints begrebet. 

Sådan planlægges og udføres scrum sprints

For at planlægge din kommende sprint, skal du bruge en sprint planlægningsmøde. Dette er en samarbejdsøvelse, hvor teamet besvarer to grundlæggende spørgsmål: Hvilket arbejde kan der udføres i denne sprint, og hvordan bliver det valgte arbejde udført?

At vælge de korrekte opgaver til et sprint er en samarbejds indsats mellem styregruppen, scrum masteren og projektgruppen. Styregruppen diskuterer det mål, som sprinten skal nå og produktets backlog produkter, der efter afslutningen vil nå sprint målet. 

Projektgruppen opretter derefter en plan for, hvordan de vil opbygge backlog produkter og få dem ”Done” inden sprintens afslutning. De valgte arbejdsemner og planen for, hvordan de udføres, kaldes en sprint backlog. Ved afslutningen af sprint planlægningen er teamet klar til at starte arbejdet med sprint backlog, ved at tage emner fra backlog til ”In-progress” og ”Done”.

Under en sprint tjekker holdet ind under den daglige scrum eller standup om, hvordan arbejdet skrider frem. Målet med dette møde er at se alle de ting, som kan fremme udfordringer eller stoppe arbejdet, hvilket kan påvirke holdet evne til at levere sprint målet.

Efter en sprint demonstrerer holdet, hvad de har afsluttet under sprint anmeldelsen. Dette er dit teams mulighed for at fremvise deres arbejde for interessenter og teamet, før det vil ramme produktionen. 

Afrund din sprint cyklus med mit yndlings møde, sprintets retrospektivt. Dette er projektgruppens mulighed for at identificere forbedringsområder til næste sprint. Med det er du klar til at starte din næste sprint cyklus. Fremad!

Do’s and Don’ts

Det, vi har snakket om nu, er kun det mest grundlæggende, så du vil helt sikkert lære en masse, når du springer ud i det. Men herunder er der nogle do’s and don’ts, som jeg har erfaret mig gennem årene. 

Do:

• Sørg for, at teamet er indstillet, og forstår sprint målet, og hvordan deres succes måles. Dette er nøglen til at holde alle på samme linie og bevæge sig fremad mod en fælles destination.
• Sørg for, at du har et opdateret backlog med dine prioriteter og afhængigheder i orden. Dette kan være en stor udfordring, der kan afspore processen, hvis den ikke administreres ordentligt.
• Brug Sprint planlægningsmøde til at uddybe detaljer om det arbejde, der skal udføres. Tilskynd projektgruppen til at skitsere opgaver til alle opgaver, fejl og user stories, der kommer ind i sprinten.
• Undlad opgaver, hvor du ikke er i stand til at få afhængighederne udført i løbet af sprintet
• Endelig, når en beslutning eller plan er taget, skal du sørge for, at alle kan finde disse oplysninger i dit projektledelses- eller samarbejdsværktøj, som f.eks. Dine Jira-opgaver. På den måde er både beslutningen og begrundelsen let for alle at se senere. 

Mens du arbejder på at være en Scrum all-star med disse “do’s”, skal du også passe på et par røde flag:

Don’t:

• Træk ikke for mange historier ind, der ikke kan udføres i sprinten. Du ønsker ikke at indstille dig selv eller dit team for fiasko.
• Glem ikke kvalitet eller teknisk kunnen. Sørg for at budgettere tid til spørgsmål og afklarende arbejde.
• Lad ikke projektgruppen have en uklarhed om, hvad der er med i sprinten. Komprimere det ned, og fokus ikke så meget på at bevæge så dig hurtigt, at du glemmer at sikre, at alle bevæger sig i samme retning.
• Du må heller ikke påtage dig en stor mængde ukendt eller høj risiko-arbejde. Opdel User stories, der er store eller har stor usikkerhed, og vær ikke bange for at efterlade noget af det arbejde til næste sprint.
• Hvis du hører bekymringer fra teamet, skal du ikke ignorere det. Løs problemet, og kalibrer det igen, når det er nødvendigt.

Hvad er sprint planlægning?

Sprint planlægning er den begivenhed i scrum, der starter sprinten. Formålet med sprint planlægning er at definere, hvad der kan leveres i sprinten, og hvordan dette arbejde vil blive opnået. Sprint planlægning udføres i samarbejde med hele scrum teamet.

Inden du kan går igang, skal du dog lige planlægge sprinten. Du skal beslutte, hvor længe tidsboksen skal være, sprint målet, og hvor du skal starte. Som vi snakkede om ovenfor. 

Sprint planlægningen starter sprinten ved at sætte dagsorden og fokus. Hvis det gøres korrekt, skaber det også et miljø, hvor holdet er motiveret, udfordret og kan få succes. Dårlig sprint planlægning kan afspore holdet ved at stille urealistiske forventninger.

Det som du skal sikre dig, at I kommer omkring på disse planlægningsmøder er: 

• Hvad – Styregruppen eller produktejeren beskriver sprintens mål, og hvilke backlog items, der bidrager til dette mål. Mens scrum teamet beslutter, hvad der kan gøres i den kommende sprint, og hvad de vil gøre under sprinten for at få det til at ske.
• Hvordan – Scrum teamet planlægger det arbejde, der er nødvendigt for at levere sprints mål. I sidste ende er den resulterende sprint plan en forhandling mellem scrum teamet og projektejeren/styregruppen baseret på værdi og indsats.
• Hvem – Du kan ikke foretage sprint planlægning uden projektejeren eller scrum teamet er til stede. Projektejeren definerer målet baseret på den værdi, de søger. Udviklingsteamet skal forstå, hvordan de kan eller ikke kan nå dette mål. Hvis der mangler en af disse, gør det næsten umuligt at planlægge sprinten.
• Inputs – Et godt udgangspunkt for sprint planen er projektets backlog af opgaver, da den indeholder en liste over ‘ting’, der potentielt kan være en del af den aktuelle sprint. Holdet skal også se på det eksisterende arbejde, der er udført i tilvæksten og skal have overblik over hvad kapacitet er til.
• Outputs – Det vigtigste resultat for sprint planlægningsmødet er, at holdet kan beskrive sprintens mål, og hvordan de vil begynde at arbejde hen imod dette mål.

Forberedelse for sprint planlægningsmødet

At køre et stort sprint planlægningsmøde kræver en del disciplin. Projektejeren skal være forberedt på at kombinere læringen fra den forrige sprints, feedback fra interessenter og deres vision for projektet, så de sætter scenen for sprinten. 

Af hensyn til gennemsigtighed bør projektets backlog af opgaver være opdateret og raffineret for at give klarhed. Backlog refinement er en valgfri begivenhed i scrum, fordi nogle backlogs ikke har brug for det. For de fleste hold er det dog bedre at få holdet til at gennemgå og forfine projektets backlog af opgaver inden sprint planlægningsmødet.

Hvis du har en to-ugers sprint, skal du køre et backlog refinement mødet midt i sprinten. Det er fantastisk for holdet at træde tilbage fra sprinten og se på, hvad der er næste opgave, der skal kigges på. Det hjælper ikke kun med at forberede sig på sprint planlægning, men kan også give et andet perspektiv for det aktuelle arbejde.

Fastsættelse af en tidsfrist for sprint planlægning

Sprint planlægning bør begrænses til højst to timer for hver uge af sprinten. Så for eksempel ville sprint planlægningsmødet for en to-ugers sprint ikke være længere end to timer. Dette kaldes “timeboxing” eller indstilling af en maksimal tid for holdet til at udføre en opgave, i dette tilfælde planlægning af sprinten. Hvis alle opgaver er færdige, inden timeboxen er færdig, er sprinten afsluttet. En timebox er den maksimalt tilladte tid; der er ingen minimum tid tilladt.

Fokuserer på resultaterne ikke på arbejdet

Under sprint planlægning er det let at sidde ‘fast’ i arbejdet med fokus på, hvilken opgave der skal komme først, hvem der skal gøre det, og hvor lang tid det tager. For komplekst arbejde kan niveauet af information, du kender i starten, være lavt, og meget af det er baseret på antagelser. 

Sprints mål beskriver formålet med de næste 2 ugers arbejde, men backlogen kan også skrives med et resultat i tankerne. User stories er en fantastisk måde at beskrive arbejdet ud fra kundens synspunkt. User stories kigger på problemer og forbedringer fra kundens perspektiv, frem for dit eget eller din virksomheds. Læs mere om User Stories her

Estimeringer af opgaver

Sprint planlægning kræver et vist niveau af estimering. Holdet skal definere, hvad der kan eller ikke kan gøres i sprinten: en estimeret indsats i forhold til kapacitet. 

Estimering af projekter kan være en meget kompleks proces. Jeg har her skrevet et indlæg hvor jeg går mere i dybden med det.

Teknikker som t-shirt størrelser tilføjer værdi til processen ved at give holdet en anden måde at se på problemet på. Det er en meget simpel metode til at estimere opgaver på, du beder bare projektgruppen om at sige, hvilken t-shirt størrelse opgaven har. Er det en “S” opgave, altså en lille opgave, eller er det en “XXL” opgave, altså en stor opgave. 

Opsummering 

En god sprint plan motiverer alle ved at definere et resultat og en klar plan for succes. Men pas på med ikke at planlægge for meget ind i sprintet. I stedet for at opbygge den mest komplette, “hvert minut af sprinten tages der højde for”, skal du i stedet fokusere på målet og opbygge et sprint, hvor der er luft til uforudsete forsinkelser. 

Det lyder måske som en ret enkel og let proces at planlægge et sprint, men det er det bestemt ikke. Der er mange ting, som kan gå galt. Men det gode er, at du lærer en masse med tiden. Så skynd dig ud og lave en masse fejl, så lærer du hurtigt, hvordan det bedst virker for dig, dit team og virksomheden.