Mange tror at det er den nemme løsning bare at uddelegere sine opgaver. Det lyder let – og andre, der kan gøre det godt, får det til at se let ud – men det at videregive opgaver kræver en masse tillid, kommunikation og koordinering.
Men, hvis du lærer at uddelegere – og du gør det godt – vil både du og projektgruppen opleve at projekterne kommer til at køre meget mere effektivt.
Hvorfor er det vigtigt at uddelegere?
Som projektleder falder man nemlig tit i fælden med at det “bare er en lille opgave, den klare jeg bare lige selv” og når der er tilpas nok af disse, så er det at mange projekter ender med at blive ramt af det.
Som projektleder er det derfor vigtigt at uddelegere, fordi du ikke kan – og ikke bør – gøre alting selv.
Delegering styrker din projektgruppe, opbygger tillid og hjælper med professionel udvikling. Og for projektledere hjælper det dig med at lære, hvordan du identificerer, hvem der er bedst egnet til at løse opgaver eller projekter.
Selvfølgelig kan uddelegering af opgaver lette din arbejdsbyrde, men uddelegering gør meget mere end blot at få ting væk fra din tallerken.
For det første vil de mennesker, der arbejder for dig, være i stand til at udvikle nye færdigheder og få viden, som forbereder dem til at få mere ansvar i fremtiden.
Delegation kan også være et tydeligt tegn på, at du respekterer projektgruppens evner, og at du stoler på deres evner. Medarbejdere, der føler, at der er tillid til deres evner og føler sig respekteret, har en tendens til at have et højere niveau af engagement i deres arbejde, deres organisation og især deres ledere.
Derfor projektledere undlader at uddelegere
Mens fordelene ved at uddelegere er indlysende og rigelige, undlader mange ledere stadig at uddelegere effektivt. Virkeligheden er, at der er adskillige myter og misforståelser om uddelegering, som kan få nogle ledere til at være på vagt over for at aflevere arbejde til andre.
De tror, at uddelegering bare er at overdrage arbejdet til en anden
Projektledere misforstår ofte delegering som blot at ville slippe af med en opgave. Så de gør det ikke, og de ender med at spilde deres tid såvel som virksomhedens tid og ressourcer.
Derudover er det også en god mulighed for dem i projektgruppen at lære noget nyt omkring de opgaver de sidder med.
Delegation er ikke et tegn på svaghed; det er et tegn på en stærk leder.
De tror, de kan gøre det bedre
En undersøgelse viste, at to psykologiske processer gør folk mere tilbageholdende med at uddelegere arbejde:
- den selvforstærkende effekt, som er en leders tendens til at vurdere et arbejdsprodukt højere, jo mere involveret han/hun er i dets produktion
- troen på supervisionseffekten , som er, når folk har en tendens til at tro, at arbejde udført under en supervisors kontrol er bedre end arbejde udført uden så meget supervision
Hold øje med disse skævheder i dit arbejde. De kan være et tegn på, at du skal fokusere på at opbygge mere tillid i din projektgruppe.
De er nervøse for at give slip
At give slip kan være udfordrende, men det er vigtigt at acceptere, at man ikke kan alt selv.
At opgive at være ‘the go-to-ekspert’ kræver enorm selvtillid og perspektiv selv i de sundeste miljøer.
Mind dig selv om, at din projektgruppe ønsker at gøre godt stykke arbejde og have succes, ligesom du gør. Hvis din projektgruppe lykkes, lykkes hele projektet.
Jeg har lært, at folk sjældent vil svigte dig, hvis de forstår, at projektets succes er i deres hænder – og omvendt.
De er bekymrede for at uddelegere vil tage længere tid end blot at udføre arbejdet
En anden almindelig barriere for uddelegering er, at det kan tage længere tid at lære en anden, hvordan man udfører en opgave, end bare at gøre det selv.
Og selvom det måske er sandt første gang, du uddelegerer opgaven, falder den tid, du skal afsætte til den pågældende opgave, over tid, fordi du slet ikke behøver at være involveret i den.
Forestil dig, at det vil tage dig otte timer at lede nogen gennem en opgave, du skal udføre hver uge. Typisk tager det dig en time at fuldføre opgaven.
Når der er gået otte uger, efter du har trænet en anden til at udføre opgaven for dig, har du fået den tid tilbage, du brugte på træning, og har nu en ekstra time hver uge.
Med den ekstra time kan du fokusere på vigtigere arbejde, såsom strategi, coaching eller udvikling – de ting, ledere skal gøre.
Sådan afgør du, hvornår uddelegering er passende
En anden almindelig barriere for uddelegering er, at ledere ikke er sikre på, hvilke opgaver de skal og ikke bør uddelegere.
I enhver projektleders arbejdsbyrde – især nye projektledere – er der sandsynligvis opgaver, du bør udføre, og opgaver, som du bør uddelegere.
Du skal tage et kig på dine opgaver ved at bruge nedenstående regler for at finde ud af, hvilke af dine opgaver der skal delegeres:
- Små: Små opgaver er små ting, der kun tager en lille mængde tid at fuldføre, men som hober sig op over tid. Disse kan være ting, en assistent kunne gøre: planlægning af møder, booking af flyrejser til forretningsrejser eller sletning af spam/marketing-e-mails fra din indbakke.
- Kedelige: Kedelige opgaver er tankeløse opgaver, såsom at kopiere og indsætte informationer i et Excel ark. Kedelige opgaver kræver typisk ikke mange specielle færdigheder og kan nemt uddelegeres.
- Tidskrævende: Tidskrævende opgaver er der typisk mulighed for at dele arbejdet op i mindre bidder og uddelegere dele af arbejdet til andre. Hvis du udfører en opgave regelmæssigt, der tager meget tid, skal du kigge efter muligheder for at aflevere dele af denne opgave til andre.
- Nemme: Har du nemme opgaver på din tallerken, som du nemt kunne lære en anden at udføre? Hvis en opgave helt kan læres – hvis den ikke kræver ekspertise, som kun du kan levere – er den en værdifuld kandidat til uddelegering.
- Dårlig til: Måske har du ingen design evner, så det tager dig seks gange så lang tid at lave noget grafisk til projektet, som det ville gøre for en professionel designer. Det er bedre at uddelegere denne opgave til en person, der er bedre rustet til at udføre arbejdet hurtigt og godt.
- Tidsfølsomt: Måske ville det være bedre, hvis du klarede alle de opgaver, der hører til et tidsfølsomt projekt, men hvis du ikke har tid til at fuldføre det, gør det hele på egen hånd, er det tid til at finde måder at uddelegere dele på af denne opgave til andre medlemmer af dit team.
Derudover skal du muligvis overveje at uddelegere opgaver, du elsker at udføre, men som ikke længere er en del af dit job.
Sådan uddelegeres opgaver effektivt
Herunder er der et par tips til at hjælpe dig med at uddelegere effektivt, så din projektgruppe deler arbejdsbyrden og gør fremskridt, der kommer alle til gode.
Vælg den rigtige person til jobbet
En del af at være en god projektleder er at forstå dine kollegers styrker, svagheder og præferencer. Hvis du har brug for at uddelegere en opgave, der kommer til at kræve en masse samarbejde at fuldføre, skal du ikke uddelegere den til en person, der meget stærkt foretrækker at arbejde alene. Deleger det til en person, der foretrækker at samarbejde.
Ovenfor skrev jeg lidt om hvilke opgaver der var gode at uddelegere, så du har muligvis allerede en liste over opgaver, du ønsker at uddelegere.
Overvej at sætte dig ned med dit team, gennemgå listen og lade folk selv vælge de opgaver, de er mest interesserede i at overtage.
At lade folk vælge de opgaver, de får uddelegeret, er en anden måde at skabe tillid til og inspirere til engagement blandt dit team.
Forklar, hvorfor du uddelegerer
Hvis du uddelegerer en opgave til nogen ud af det blå, hjælper det virkelig, når du giver kontekst for, hvorfor du giver dem det ansvar.
Når du vælger folk at uddelegere til, så fortæl dem, hvorfor du specifikt valgte dem, og hvordan du håber at se dette hjælpe dem med at vokse. Hjælp dem med at se hver uddelegeret opgave som en mulighed for at påtage sig flere ansvar eller udvikle nye færdigheder.
Giv de rigtige instruktioner
Enhver god delegator giver grundlæggende og vigtig information uden mikrostyring. Fortæl medarbejderne dine mål eller de milepæle, du håber at nå, og lad dem tackle problemet på deres egen måde. Led ikke efter perfektion eller mikrostyring; en anden kan udføre en opgave anderledes, end du ville. Så længe du får det resultat, du leder efter, er det okay.
Sørg for ressourcer og uddannelse
Du skal sikre dig, at den person, der har til opgave at udføre et job eller et projekt, har de værktøjer og ressourcer, de skal bruge for at få succes.
En god tommelfingerregel for træning er ‘Jeg gør, vi gør, du gør’ (dvs. se mig gøre dette, så lad os gøre det sammen, nu prøver du).
Sørg for, at når du uddelegerer en opgave, har personen de værktøjer og færdigheder, de har brug for til at fuldføre opgaven – eller giv dem en måde at arbejde på disse færdigheder.
For eksempel, hvis du beder nogen om at bruge et specifikt værktøj, de aldrig har brugt før til at udføre en opgave, skal du sørge for, at der er en plan for, at de først bliver fortrolige med værktøjet.
Uddelegere ansvar
Du har sandsynligvis været i en situation, hvor du har fået til opgave at udføre noget, men ikke har følt dig fuldt ud bemyndiget til at træffe beslutninger. Det betyder, at arbejdet går i stå, man ender med at bede om hjælp, og opgaven tager længere tid fra både medarbejderen og lederen.
Ledere, der undlader at uddelegere ansvar ud over specifikke opgaver, finder til sidst at rapportere til deres underordnede og udføre noget af arbejdet, snarere end omvendt.
Det handler om at skabe et miljø og en kultur, hvor folk føler, at de er i stand til at træffe beslutninger, stille spørgsmål og tage de nødvendige skridt til at fuldføre arbejdet.
Tjek arbejdet og giv feedback
Der er ikke noget værre end en leder, der uddelegerer noget til en medarbejder og så giver medarbejderen skylden, når noget går galt. Vær ikke den leder.
Tjek det arbejde, du har uddelegeret til dine medarbejdere, når det er færdigt, sørg for, at de gjorde det korrekt, og giv dem den nødvendige feedback for at forbedre, når de håndterer opgaven fremadrettet.
Husk at sige tak
Når nogen fuldfører en opgave eller et projekt, du har uddelegeret, skal du vise ægte påskønnelse og påpege specifikke ting, de gjorde rigtigt eller godt.
Når du noterer dig disse detaljer, giver du folk en køreplan for, hvad de skal fortsætte med at gøre for at få succes.
Dette er det enkleste trin, men et af de sværeste for mange mennesker at lære, det vil inspirere til loyalitet, give reel tilfredsstillelse for det udførte arbejde.
Fordelene ved at lære at uddelegere
Hvis du uddelegerer godt, kan du øge tilliden og engagementet hos dine medarbejdere, forbedre produktiviteten og sikre dig, at de rigtige personer udfører de opgaver, der passer dem bedst.
Så vær ikke bange for at give stafetten videre. Det kræver måske lidt øvelse at blive god til det, men hvis du arbejder på det, vil I alle nå længere.
