I dette indlæg vil jeg gerne skrive lidt omkring valg af leverandør til dit projekt. Det er ikke alle projekter, som du kan klare uden hjælp udefra. Ofte er man nødt til at have hjælp af bureauer, når man eksempelvis skal have lavet en ny hjemmeside eller lanceret et nyt CRM system.
Disse projekter kan nemlig hurtigt blive meget komplekse. Men det er ikke altid lige nemt at vælge den rette leverandør til projektet, det kan faktisk være en meget langhåret proces.
Der er nemlig mange spørgsmål, du bør spørge dig selv, inden du siger ja til et tilbud fra en leverandør.
Hvad sker der hvis man vælger forkert?
Det at vælge den forkerte leverandør, kan også ende med at koste din virksomhed en hel del. Jeg har desværre tidligere set projekter kuldsejle på grund af, leverandøren ikke kunne håndtere projektets omfang.
Så nedenfor vil du kunne læse omkring de fem faser, du skal igennem for at finde en leverandør, og derefter fem spørgsmål, som du kan stille de mulige leverandører.
Fem faser der hjælper dig med valg af leverandør
Grunden til, at jeg vil starte med at skrive, om dette er meget simpelt. Alt for mange glemmer flere af disse faser.
De vælger bare en leverandør, og går direkte i gang med projektet. Nedenfor vil du kunne læse, hvorfor jeg mener (og har erfaret mig), at dette er en stor fejltagelse.
Fase 1 – Planlægning forud for leverandørvalg
Det første, som du skal gøre, er at kigge på den virksomhed, som du arbejder for, nærmere på jeres interne kultur. Med det mener jeg, hvad plejer i at gøre?
Hvad er jeres IT-afdelings holdning til licenser og hosting? Må en leverandør hoste jeres kommende side, eller administrere jeres App i App-store? Eller skal alle disse klares in-house af jeres egen IT-afdeling?
Hvad er din holdning til outsourcing af opgaver, hvor meget vil du og dine kollegaer stå for i projektet, og hvor meget vil du gerne have, at leverandøren står for?
Hvis du skal have lavet en webshop, hvem skal eksempelvis så stå for at oprette de 4.000 varer, som I har i jeres sortiment? Jer eller leverandøren?
De fleste virksomheder har sådan regler, og der er vigtig, at du har styr på disse inden du går ud og finder en leverandør, da det jo skal være en del af aftalen og kontrakten, når I kommer så langt.
Når du har fået styr på alt dette, så er det på tide at få lavet en Request for Proposal (RFP), hvilket er et dokument, som I bruger til at sætte projektet i udbud.
En RFP skal gerne indeholde følgende dele:
- Introduktion
- Idébeskrivelse
- Kravspecifikation
- Nuværende situation
- Projektets målsætninger
- Projektets omfang
- Projektets målgruppe
- Formål med RFP
- Retningslinjer for RFP
- Projektbeskrivelse
- Projektomfang
- Definition af “Færdig”
- Ressourcer tilgængelig under projektet
- Krav til tilbuddet
- Øvrige informationer
- Krav til leverandøren
- Krav til leverancen
- Krav til træning og oplæring
- Bilag
Det er dette dokument, som du sender til leverandøren, og de skal i dette dokument have alle de informationer, som de skal bruge for at kunne give et tilbud.
Hvor lang skal en RFP være?
Som du kan se ovenfor, er der mange ting, du skal ind på, og har selv været med til at lave sådan udbudsdokumenter, som har været tæt på 100 sider lange.
Men så dybdegående behøver de ikke altid være. Der er ikke noget krav til længden af dokumentet, det vigtigste er bare, at du får dækket det hele. Men som oftest ender de med at være omkring 10-20 sider for mindre projekter (under en million kr.).
Jeg vil ikke gå for meget i dybden med udformningen af en RFP i dette indlæg, for det kan være et helt indlæg i sig selv.
Men når din RFP er færdig, så skal du bare sende den til mulige leverandører, og vente på, at de vender tilbage med et tilbud på projektet.
Fase 2 – Valg af leverandør
Når du har svar på din RFP, er det tid til at gå igennem hvert tilbud og vælge en leverandør.
Det, som du skal kigge efter, er især deres bemanding, er de nok personer til at kunne klare projektet?
Derudover skal du også kigge på deres referencer.
Tag eventuelt at tage kontakt direkte til de virksomheder, som de har arbejdet med tidligere, for at høre om, hvad de har syntes om samarbejdet med leverandøren, om de overholdt det, som de lovede i starten, og hvad de synes om det slutprodukt, som de fik i forbindelse med afslutningen af projektet.
Hvis leverandøren ser fornuftig ud, så kan du gå videre med at kigge på deres tilbud. Her skal du især lægge mærke til om alt, hvad du skrev i din RFP, er inkluderet i tilbuddet.
Jeg har oplevet nogle leverandører prøve at ignorere dele af projektet i deres tilbud for at virke billigere, så tjek altid, om tilbuddet lyder på alt, hvad du efterspørger.
Du skal også kigge på selve prisen selvfølgelig. Hvilke af tilbuddene har du rent faktisk råd til?
Det er ikke ualmindeligt at invitere de mulige leverandører ind til en række samtaler, normalt tre, der minder meget om ansættelsesprocessen for en ny medarbejder.
Så et møde, hvor du og virksomheden præsenterer jer selv og projektet, og hvor leverandøren har mulighed for at præsentere sig selv og deres tidligere referencer. Dette møde tager man tit, før man beder dem afgive et tilbud.
Derefter skal I have et møde, hvor leverandøren kan komme og få uddybet projektet, så de kan verificere, at deres tilbud fortsat er korrekt, her vil de typisk ikke bare møde op med en sælger, men vil også tage nogle udviklere eller andre fagspecialister med.
Og til sidst vil der være et afrundende møde, hvor både du og leverandøren kan få svar på de sidste spørgsmål. Det er også til dette møde, at man kan begynde at kigge på de forskellige tilbud og snakke om den endelige pris.
Du skal ikke være bange for at forsøge at forhandle pris med en leverandør. Ofte har de faktisk estimeret, ud fra at du vil gøre det, så der er tit plads til, at man kan skære lidt af toppen og derved spare en smule på projektet.
Fase 3 – Send kontrakten og andre dokumenter
Når du har bestemt, hvilken leverandør du vil bruge, er det tid til at sende dem en kontrakt. Alt for mange projekter starter uden en kontrakt, og mange kontrakter er lavet af leverandøren, og ikke kunden. Så det vil sige, den er der for at beskytte dem, og ikke for at beskytte dig.
Det er fint nok, at de har en kontrakt for projektet, men du skal som kunde også gerne have en, sådan at du ved, at du er sikret hvis der skulle ske noget undervejs i projektet.
Jeg har set et projekt, som en af mine kollegaer havde ansvar for, hvor leverandøren pludselig sagde “Vi vil ikke supportere jer længere” og så stod han pludselig, ikke at kunne komme videre i projektet. Så få lavet en kontrakt, inden du starter et større projekt. Det koster ikke meget at få lavet en.
Men inden du sender kontrakten, skal du næsten lige tale med din leverandør, for at sikre dig, at du klart har specificeret dine forventninger.
Med det mener jeg ikke bare i form af kravspecifikationen, altså krav til projektet, men det er også her, at du skal sikre dig, at de øvrige forventninger er afstemt, inden begge parter underskriver kontrakten.
Et eksempel kunne være en forventningsafstemning om, hvad I gør, hvis projektet går over budget? Hvad, hvis det går over tid? Hvad, hvis I undervejs i projektet fortryder at vælge leverandøren, hvad gør I så?
Det kunne også være forventningsafstemning omkring, hvem der gør hvad. Jeg har været med til at lancere en del webshops, og en ting, jeg altid forventningsafstemmer om er “Hvem står for at migrere alle varer, billeder og tekster fra den gamle shop?” For der har jeg oplevet flere forskellige svar.
Nogle siger, at det er kunden (dig), som skal gøre det, andre siger, at de har mulighed for at gøre det for dig. Enten ved hjælp af kode eller en praktikant.
Jeg vil også anbefale jer at sende en Non-disclosure agreement + en IP rettigheders dokument. Desværre er der rigtig mange, som glemmer dette.
Husk: Du kan få hjælp af Legal Desk til at lave en Non-disclosure agreement her
Jeg har set nogle rigtig grimme eksempler, hvor virksomheden ikke fik læst kontrakten, som de lavede med leverandøren ordentligt igennem, og hvor de viste sig, at leverandøren rent juridisk ejede den kode, som virksomheden havde betalt dem for at lave.
Det betyder rent juridisk, at leverandøren til enhver tid kan tage den kode og sige “Vi sælger dette til din konkurrent i stedet, men tak, fordi du gad betale os for at lave det.”
Det er jo en håbløs position at være i, og virksomheden, som havde lavet denne aftale med leverandøren, havde brugt mere end 2 millioner kroner på dette projekt, uden nogen sikkerhed om, at de havde noget af det i morgen, andet end leverandørens gode ord.
Så har I ikke sådan dokumenter, så vil jeg klart råde dig til, at du får dem lavet, for ellers kommer din leverandør, måske med hans standardkontrakt, så vil du med garanti stå dårligere end hvis du havde din egen i stedet.
Fase 4 – Underskrive kontrakten
Hvis leverandøren ikke har nogle indsigelser til din kontrakt, non-disclosure agreement eller IP-rettigheders dokument, så er det på tide at underskrevet det hele.
Husk: Du kan få hjælp af Legal Desk til at lave en Non-disclosure agreement her
Det er ikke altid, at leverandøren går med til alle dine krav, så det kan være, du skal gå på kompromis med nogle af tingene, eller at du er nødt til at finde en anden leverandør til projektet, hvis det ikke er noget, du vil gå på kompromis med.
Du skal jo selvfølgelig også læse deres kontrakt igennem og se, om der er noget der, som du ikke selv har lyst til at skrive under på. Det er jo vigtigt at vide, at så snart du har underskrevet, så binder kontrakten. Den er ikke så let at komme ud af igen efter det punkt.
Så brug gerne lidt tid på det, eller hyr en professionel ind til at kigge den igennem. Det er billigt givet ud, i forhold til hvor dyrt det kan være at skrive ud på noget forkert.
Men så snart at alle dokumenter er underskrevet, ja, så er projektet officielt i gang.
5 spørgsmål du bør spørge mulige leverandører
At finde den rigtige leverandør til dit projekt kan have en enorm indflydelse på, om du leverer med succes eller ej. En god leverandør vil samarbejde med dig for at skabe et positivt partnerskab med det fælles mål at få arbejdet udført til tiden og til den krævede specifikation. En ikke så god leverandør vil gøre det sværere at samarbejde, og skaber en spænding i det arbejdsforhold, som du virkelig kunne undvære.
Da valg af leverandør er så vigtigt, er det derfor også vigtigt at stille de rigtige spørgsmål under dine interviews af mulige leverandører.
Du har sandsynligvis flere leverandører at vælge imellem, som alle ser lige godt ud på papir, og som kan hjælpe dig med dit projekt.
Disse 5 spørgsmål alene hjælper ikke dig med at vælge den bedste leverandør til dit projekt, men de vil helt sikkert give dig en god idé, om de vil passe godt til dit projekt og din virksomhed.
Hvad er inkluderet i tilbuddet fra leverandøren?
Selv om du har lavet en kravspecifikation, så sker det desværre stadig ind imellem, at nogle leverandører glemmer at inkludere flere af punkterne i deres tilbud.
Nogle gange glemmer de det bare, og andre virker det tydeligt, at de med vilje undlod det for at virke billigere, eller fordi de ikke har en løsning på det krav.
Så det er vigtigt, at du går tilbuddet igennem med dem og sikrer dig, at alle dine punkter i kravspecifikationen er inkluderet.
En af de ting, jeg tit spotter, at en leverandør har undladt med vilje, er integrationer til andre systemer. Eksempelvis en ERP integration i et webshop‐projekt.
Det begrunder de tit med, at det er uden for deres del af projektet, og at det er ERP-leverandøren, der skal stå for det.
Og det er til dels korrekt, men det er stadig vigtigt, at den er en del af tilbuddet fra deres side, så de ikke senere kan frasige sig arbejdet i deres ende, når integrationen skal laves.
Derudover skal du sikre dig om tilbuddet inkluderer træning i det nye system/platform, og om det inkluderer hosting, eller nogle påkrævede licenser. Hvilket tager os videre til det næste spørgsmål.
Til sidst skal du sikre dig, at der er ressourcer sat af til en hypercare/go-live support, lige efter at projektet er lanceret. Det har jeg desværre også oplevet tidligere, at det ikke er en del af tilbuddet, hvilket ofte resulterer i ekstra omkostninger eller konflikter i slutningen af projektet.
Hvilke andre projektrelaterede omkostninger forventer leverandøren?
Mange gange er der omkostninger i projektet, som ikke har noget med leverandørens arbejde at gøre, altså noget, som ikke har med udviklingstimer at gøre.
Det kunne eksempelvis være en server, som skal bruges til hosting, det kunne også være et SSL certifikat eller andet, som skal bruges til projektet, men som ikke er noget, som leverandøren selv tilbyder.
Du skal derfor bede dem liste alle omkostninger, som ikke er arbejdstimer, det vil sige licenser, software, hardware eller andet lignende. De skal dele disse omkostninger op i to grupper, RC (recurring costs) og NRC (non-recurring costs).
På den måde kan du også sammenligne tilbud. Jeg har set forskellige tilbud på det samme projekt, hvor forskellen på RC omkostningerne fra tilbud til tilbud var forskellige med mere end 250.000 kr. om året.
Så ved at vælge den ene løsning, som kostede lidt mere i udviklingstimer, så kunne vi over årene spare en del penge i løbende omkostninger. Det var simpelthen en licens til et CMS, som gjorde forskellen.
Hvis du lancerer en hjemmeside, vil du typisk se følgende poster:
- Opsætning af server og hosting
- Domænenavne
- SSL certifikater
- Betalingsløsninger til webshops
- CDN netværk
- Licenser til CMS eller andre systemer
Hvordan driver de deres projekter?
Det næste, som du skal kigge på, er hvordan de driver deres projekter, og hvad er deres forslag for dette projekt.
Skal det drives agilt? Eller skal det drives som et traditionelt projekt?
Det, du skal kigge på, er hvordan ønsker du, og dine kollegaer, at projektet bliver drevet og lanceret? Vil I have noget i luften hurtigt? Teste og udvikle løsningen løbende?
Eller ønsker I, at projektet først lanceres, når det er helt færdigt?
Prøv at tage et kig på mit indlæg om introduktion til projektledelse der kan du læse mere om dette.
Jeg driver personligt altid mine projekter agilt, det mener jeg personligt er den bedste måde at drive digitale projekter på. Men I sidste ende er det op til dig og dine kollegaer hvordan I ønsker at drive projekterne på.
Hvilken erfaring har de med din branche?
Det næste, som du skal spørge dem om, er om hvorvidt de tidligere har arbejdet med projekter inden for din branche.
Lad os sige, at du har et valg mellem to leverandører. En har fremragende branchekendskab, men begrænset erfaring med den teknologi eller løsning, du gerne vil bruge. Den anden har dybt kendskab til løsningen og har brugt denne teknologi til en masse tidligere projekter, men har aldrig nogensinde arbejdet i din branche.
Jeg har stået over for denne beslutning før, og til sidst besluttede vi, at vi kunne arbejde sammen om teknologien, men det var kompliceret at forklare vores branche. En leverandør med brancheerfaring var en nødvendighed for dette projekt.
Det er måske ikke den rigtige beslutning for dit projekt, men det er værd at overveje, om det er lettere at lære nogle af nuancerne i, hvordan din branche fungerer, eller hvis du har brug for at finde nogen, der allerede har erfaring i branchen.
Begge muligheder er gyldige og har fordele og ulemper, der er specifikke for din situation.
For eksempel da jeg arbejdede sammen med ROCKWOOL, var det meget forskelligt, hvad vi lagde vægt på.
Ved mere simple projekter valgte vi tit bare kompetente udviklere, som kom med et godt tilbud, men ved mere komplekse projekter, med meget komplekse beregninger, valgte vi tit ikke den billigste løsning, hvis leverandøren havde meget erfaring inden for den branche.
Det gjorde vi typisk, fordi de havde en masse erfaring med disse komplekse beregninger, og det ville spare os, en masse tid og penge, at vi ikke skulle lære en programmør, hvad en u-værdi eller en r-værdi var, og hvordan man beregner dem.
Kan de vise nogle relevante referencer på lignende projekter?
Før du underskriver kontrakten, er det en god ide at få feedback fra tidligere eller nuværende kunder. Leverandøren skal gerne være glad for at dele disse oplysninger med dig.
Hvis du vil besøge nogle af referencerne, der tidligere har brugt denne leverandørs produkter eller tjenester, så spørg bare.
Det er ofte meget mere nyttigt end at læse en case study på deres hjemmeside (selvom det også har sin plads – de kan give dig et hurtigt overblik over, om denne leverandør kan imødekomme dine behov).
Vær klar over, hvad du gerne vil snakke om, og hvor meget af deres tid du forventer at have behov for.
Det vil hjælpe dem med at forberede sig, og du får på den måde mere ud af samtalen. Skriv det gerne til dem i forvejen med en lille agenda eller en række spørgsmål.
Disse spørgsmål skal gerne omfatte, hvad de havde svært ved i deres projekt, og hvad de ville gøre anderledes, hvis de skulle gøre det igen.
Udnyt tiden sammen med dem til at spørge om deres erfaringer med leverandøren, så du ikke begår de samme fejl.
Opsummering
At tage beslutningen, om en leverandør er vigtig, da det kan være starten på et langvarigt samarbejde, så gør dit forarbejde, og vælg med omhu!
Som du har kunne læse i dette indlæg, så er der meget, man skal tænke over før man skal vælge en leverandør. Og der er meget, man skal have styr på, selv efter leverandøren er valgt.
Det vigtigste, som du skal tage med fra dette indlæg, er i mine øjne at få styr på kontrakt, non-disclosure og IP-rettigheder. Alt for få husker at tænke over disse ting, men det er disse ting, som beskytter dig, hvis der skulle gå noget galt undervejs i projektet.
Min fornemmelse er, at de fleste ikke husker det, da det virker for teknisk. Men jeg vil råde dig til at få styr på det inden et større projekt. Du kan eventuelt række ud til professionelle for at få hjælp til det.
Husk: Du kan få hjælp af Legal Desk til at lave en Non-disclosure agreement her
