Hvad er en KPI-rapport (den ultimative guide)

Er du nysgerrig på KPI-rapportering og hvordan det kan hjælpe din virksomhed?

En KPI-rapport hjælper dig med at analysere hvordan din virksomhed performer på virksomhedens primære mål og strategi. Når du har brug for en opdatering på hvordan tingene går, kan din KPI-rapport hjælpe dig med at finde den information du leder efter!

Men hvad består KPI-rapportering så af?

Og endnu vigtigere: hvordan tilpasser du den din virksomhed?

Vi besvarer disse spørgsmål i denne artikel og fortæller om det perfekte redskab til at løse dine behov indenfor KPI-rapportering.

Artiklen indeholder:

  • Hvad er KPI’er?
  • Hvad er en KPI-rapport?
  • Hvad er det rigtige til din KPI-rapport?
  • Hvordan du finder KPI’er: 4 simple skridt
  • Det bedste redskab til KPI-rapportering i 2021

Hvad er KPI’er?

Før vi kan dykke ned i hvad KPI-rapportering er, bør det først forklares hvad KPI’er er.

Det skyldes, at KPI-rapporter undersøger din KPI-performance, og derfor er det naturligvis nødvendigt, at du rent faktisk ved hvad en KPI er.

Så hvad er en KPI?

En key performance indicator (KPI) er en kvantitativ måleenhed som hjælper dig med at analysere din virksomheds performance på strategiske mål og kerneområder.

Der er to vigtige aspekter at notere her:

  • En effektiv KPI skal være kvantitativ dvs. den skal være nemt målbar på for eksempel en skala
  • En effektiv KPI måler kun din virksomheds performance på kerneområder. Hvis du analyserer på ikke-kerne virksomhedsmål er det ikke en ”key indicator”

Hvad er forskellen på en KPI og en virksomheds nøgletal?

Selvom en KPI og virksomhedens nøgletal virker ens er der en stor forskel.

Her fortæller vi hvordan du kan kende forskel på de to termer:

  • Hvis et nøgletal måler din performance på virksomhedens kernemål, er det en key performance indicator
  • Hvis et nøgletal måler din performance på et ikke-kerne-område er det blot et nøgletal

Tænk på KPI’er som en del af nøgletallene, der udelukkende fokuserer på det vigtigste for din forretning.

Hvad er forskellen på virksomhedsmål og KPI’er?

Det kan være nemt at forveksle KPI’er med virksomhedsmål fordi de er relativt tæt forbundet. Det er dog vigtigt at slå fast at de to termer ikke er det samme:

  • Et virksomhedsmål er noget man forsøger at opnå for at nå et bestemt højere mål
  • En KPI er en performance-måleenhed som du bruger til at fastsætte hvordan du performer i forhold til at opnå disse virksomhedsmål

Hvad er en KPI-rapport?

Nu hvor vi har defineret hvad KPI’er er, kan vi gå i dybden med de rapporter du kan benytte til at overvåge KPI’erne løbende.

En KPI-rapport er en fysisk eller digital fil som sammenfatter data på virksomhedens performance med alle de KPI’er du holder øje med. Det er dermed det sted hvor dine KPI-data er samlet for et bedre overblik over din virksomheds performance.

En god KPI-rapport hjælper dig med at:

  • Opdage mønstre og tendenser i dine performance-indikatorer
  • Opdage flaskehalsproblemer og lignende
  • Få adgang til detaljeret nøgletal og performance-data som guideline for beslutningstagen i virksomheden

En KPI-rapport som bygger på de rigtige KPI’er gør driften og optimeringen af din virksomhed meget lettere.

Det bør dog nævnes at en KPI-rapport ikke er det samme som en KPI-skabelon. En KPI-skabelon indeholder blot forslag til anerkendte KPI’er, mens ens KPI-rapport rent faktisk går i dybden med data fra din virksomhed.

Hvad er de forskellige slags KPI-rapporter?

De fleste virksomheders KPI-rapporter er meget detaljeret og kan håndtere alle former for performance-data.

KPI-rapporter kan dog stadig groft inddeles i tre overordnede typer som bruges til forskellige formål:

A. Operationelle rapporter

Operationelle rapporter fokuserer på virksomhedens aktuelle performance på dag-til-dag basis dvs. driften. Dataet i operationelle rapporter bliver overvåget ofte for løbende at evaluere din aktuelle performance på daglige, gentagne aktiviteter og mål.

Eksempel: salg (månedlig, kvartal, halvårlig)

B. Analytiske rapporter

Analytiske rapporter er fokuseret på at give dig dejalteret analytiske indsigter om virksomhedens nøgletals-performances. Ofte bruges de til at grave ned i performance-indikator-tendenser for at analysere om virksomheden er på rette kurs i forhold til dens mål.

Eksempel: YoY (year on year) omsætningsvækst eller per kvartal

C. Strategiske rapporter

Strategiske rapporter benyttes til at give dig en detaljeret oversigt over virksomhedens nuværende ståsted i forhold til at opnå strategiske mål. Beslutningstagere kan benytte disse rapporter til handlingsorienterede indsigter i forhold til at opnå den ønskede fremtidige vækst.

Eksempel: procent af omsætning fra et specifikt produkt eller specifikt marked/område

Dette kan mere præcist fortælle dig, hvilket område din virksomhed kan øge deres markedsføring eller på hvilket produkt.

Hvad er forskellen på en rapport og et KPI dashboard?

Selvom KPI-rapporter og KPI dashboards har meget tilfælles findes der en forskel:

  • KPI dashboards bruges oftest til at visualisere dine KPI-data for at give et hurtigt og konkret overblik over hvordan virksomheden kører netop nu
  • KPI-rapporter bruges oftest til at gå i dybden med dine KPI-data og gå i detaljen med at analysere på virksomhedens aktuelle performance

Det skal nævnes at de fleste moderne KPI-softwares købes med et detaljeret dashboards og flere muligheder for analyser, hvilket gør dem til den perfekte alt-i-en løsning.

Hvad er de rigtige KPI’er for din virksomheds rapport?

Nu har du altså styr på hvad KPI-rapportering er. Men hvad er den rigtige KPI at følge? Hvad er de ”magiske tal” som vil hjælpe dig med at følge med i alt hvad der er vigtigt for din virksomhed?

Sandheden er at det i høj grad afhænger af dig.

Husk på at KPI’er er tal som følger med i din virksomheds performance for at åbne dine virksomhedsmål både kort- og langsigtet. Taget i betragtning af at de fleste virksomheders kernemål er forskellige er det også forskellige KPI’er de skal følge.

Her er en liste med anerkendte KPI’er som de fleste virksomheder benytter:

Gå igennem disse KPI’er for at finde frem til et KPI-eksempel som passer ind i netop din virksomheds kernemål.

Sales KPI

Her er nogle velkendte KPI’er til at undersøge deres omsætnings-performance:

  1. Total omsætning: genereret fra dine produkter/services over en defineret periode
  2. Omkostning ved at få kunden ind: denne salgs-KPI beregner den totale omkostning i forbindelse med at få kunden ind (inkluderer omkostninger forbundet med salgsprocessen og markedsføring)
  3. Omsætningsvækst: denne salgs-KPI måler procenten af vækst i omsætning over en specifik periode
  4. lead-til-kunde conversion-rate: procenten af potentielle leads dine sælgere konverterer til salg

Marketing KPI

De kan følge med i tal som:

  1. Social media KPI’er: KPI-tal der omfatter likes, delinger, kommentarer osv. fra sociale medier
  2. Marketing ROI: en markedsførings-KPI der måler totalt ’return on investment’ genereret fra dine markedsføringskanaler såsom AdWords, SEO, influencer marketing osv.
  3. Bounce rate: procenten af besøgende på hjemmesiden som forlader den igen inden for få sekunder (specielt givende for webshops)
  4. MQL til SGQ-ratio: ratio af markedsførings-kvalificerede leads der skubbes videre i salgskanalen

Finansielle KPI’er

Derfor kan det godt svare sig for dem at holde øje med disse finansielle KPI’er:

  1. Overskudsgrad: ratio af profit divideret med total omsætning før eller efter skat (som specificeret)
  2. Frit cash flow: kapital du har tilbage efter udgifter
  3. Gæld-til-egenkapital-ratio: ratio af din virksomheds passiver i forhold til dens egenkapital
  4. Quick ratio: ratio benyttet til at fastsætte en virksomheds likviditet baseret på nuværende aktiver/passiver

HR (human ressource) KPI’er

  1. Omsætning per ansat: total omsætning divideret med totalt antal ansatte
  2. Ansattes turnover rate: procentsats af ansatte som forlader din arbejdsplads i forhold til totalt antal ansatte (oftest målt på årsbasis)
  3. Omkostning per ansættelse: total omkostning ved at ansætte en medarbejder (inkluderer udgifter som ansættelse, træning og oplæring)
  4. Fraværsrate: procentsats af ansatte som er fraværende over en given periode

Nedenfor kan du læse mere om hvordan du finder og måler på din virksomheds KPI´er

Første skridt: definer din virksomheds kernemål

Husk at KPI’er måler din performance ift. at åbne din virksomheds kernemål. Hvis din virksomhed ikke har fastsat nogle mål, vil dine KPI’er ikke have noget specifikt at måle! Derfor er første skridt at klart definere hvad din virksomheds mål er.

Andet skridt: find konkrete delmål i dine mål

Nu hvor du er kommet frem til et mål er det på tide, at finde ud af hvordan det kan opnås. Det er dermed en god ide at specificere mindre konkrete mål som får dig i mål. Det er vigtigt at sikre sig at virksomhedens mindre mål er specifikke, da det vil gøre målingen af KPI’erne langt nemmere.

Tredje skridt: vælg flere KPI’er til at følge med i virksomhedens udvikling

Nu hvor du har sat dine delmål er det på tide at vælge flere forskellige KPI’er til at følge med i udviklingen.

Fjerde skridt: følg dine KPI’er med et rapporteringsværktøj

Nu hvor du har nået dine delmål og kernemål, samt har styr på KPI’erne, mangler der kun én ting: Al din data skal ind i et rapporteringssoftware, så du nemt kan i dine KPI-fremskridt.

Det er dog ekstremt tidskrævende, at skulle indsætte alt denne data manuelt. Heldigvis findes der en nemmere vej – et nemt, skarpt og automatiseret KPI-dashboard som kan ordne alt det kedelige for dig.

Det bedste KPI Dashboard 2021: ClickUp

ClickUp er et af verdens bedste projektledelsesværktøjer. Mange virksomheder vælger ClickUp som foretrukne KPI-dashboard og redskab til strategisk benchmarking!

Tre gode grunde til at benytte ClickUp:

A. mål

ClickUp’s mål indeholder den nemmeste måde at følge med i alle dine KPI’er:

I ClickUp er mål mål-bokse som er inddelt i mindre delmål. Disse delmål er de delmål du opnår for at møde dit kernemål.

Når du opnår disse strategiske delmål, vil deres kernemål udvikle sig og sende real-time opdateringer!

I ClickUp kan du skræddersy delmålene til at opnå dine mål, for eksempel med:

  • Tal: skalaer, omsætning, procentsatser osv.
  • Valuta: en målværdi såsom omsætning og profit  
  • Opgaver: for at følge med i performance baseret på opgave gennemførsler

Sådan vil det fungere i praksis:

  1. Sæt et mål (tiltræk 50 nye kunder om ugen)
  2. Sæt et strategisk delmål som vil hjælpe dig med at opnå det strategiske kernemål (distribuer 1000 flyers)
  3. Vælg de ting du vil måle på som kan måle dine strategiske delmåls fremskridt (Brug den numeriske måleenhed i ClickUp)
  4. Du kan nu følge med i dine fremskridt!

Bonus: denne feature er perfekt til teams der arbejder adskilt eller hjemmefra, da de nemt kan følge med i deres mål-fremskridt uden at skulle sidde sammen.

B. Dashboards

Hvis du søger den perfekte måde at visualisere dine KPI’er på er ClickUp’s Dashboards den optimale løsning. Du kan benytte det til at få visuelle overviews af dine KPI’er af høj kvalitet på få sekunder!

Hver KPI-rapporterings-dashboard indeholder et antal Custom Widgets, hvor hver af dem følger et udvalgt nøgletal på netop den måde du ønsker.

Her er en liste med alle de widgets du kan få adgang til med din KPI-software:

  • Line chart
  • Bar chart
  • Pie chart
  • Battery chart
  • Beregning (så du kan beregne KPI data som summer og gennemsnit)

Det er lige godt hvilken indikator du vil følge.

Det kunne være marketings-KPI’er eller finansielle KPI’er – ClickUp kan ordne alt, uanset hvad for noget data man smider ind i det!

Derudover er hver af Dashboard’s licenser fuldstændig tilpasselige til den enkelte, hvilket gør det nemt at dele med kunder eller andre partnere.

C. Team performance-rapportering og analyser

Her uddybes hvordan ClickUp’s KPI-rapporterings-dashboard kan hjælpe din virksomhed med performance-måling:

  • Gennemført: benyt antal af gennemførte opgaver som et grundmål for performance
  • Under udarbejdelse: benyt antal opgaver der arbejdes på som en indikator for ydeevne
  • Tid fulgt: benyt tiden brugt på arbejde som en indikator af effektivitet
  • Workspace points: tilknyt point til forskellige arbejdsopgaver for at overvåge performance management-processer

Men vent! ClickUp er ikke bare en KPI-software.

ClickUp er en alt-i-en projektledelses-løsning med en masse gode features såsom:

  • Project management automation: automatiser gentagende processer for at spare tid
  • Pulse: tjek op på hvad dit teams nuværende fokus er
  • Agile project management reports: følg med i dine Agile og Scrum projects, hvor du kan se burndowns, burnups, velocity charts og kumulative flow-diagrammer
  • Custom statuses: skab individualiserede projektstatusser for projekter
  • Ugentlige scorecards: performance-rapportering om dit teams ugentlige aktiviteter
  • Prioriteter: så du altid går til den vigtigste opgave først
  • Custom Access Rights: del dine opgaver med nøglepersoner uden at bekymre dig om privatlivspolitik

Konklusion

Brug af KPI’er er en af de nemmeste måder at danne sig overblik når det handler om at opnå sine mål. Men husk, det at udvælge KPI’erne er bare en del af processen.

Du har brug for en måde hvorpå du kan følge med i deres udvikling! Til dette findes der ikke en bedre løsning end ClickUp’s advanced business reporting tool!

Det har alt hvad du har brug for til at følge med i din KPI’ers udvikling og måle dit team’s performance.

Effektiv projektledelse – Din trin-for-trin guide til at drive succesfulde projekter

Brug for hjælp til dine projekter?

Jeg har efterhånden drevet rigtig mange projekter, og jeg har i denne trin-for-trin guide samlet min viden og erfaringer om, hvad der skal til for at drive et succesfuldt projekt uden at være ved at gå ned med stress

Sammen med bogen kommer der en række skabeloner, herunder kravspecifikation, user stories, budgethåndtering, projekt estimering og andre relevante skabeloner

Måske du også er interesseret i disse indlæg:
Effektiv projektledelse – Din trin-for-trin guide til at drive succesfulde projekter
Effektiv projektledelse – Din trin-for-trin guide til at drive succesfulde projekter

Få en gratis bog om effektiv projektledelse​

Få tilsendt en 193 siders ebog: “Effektiv projektledelse – Din trin-for-trin guide til at drive succesfulde projekter” bare ved at tilmelde dig nyhedsbrevet.