Hvad er Slack? Komplet guide til Slack!

Er du på udkig efter tips til hvordan du kan bruge Slack på effektiv vis i din projektgruppe? I denne guide vil vi gå igennem hvordan du kommer igang med Slack og med nogle produktivitets tips og best practices.

Du undrer dig måske over hvorfor et forretningsredskab er kaldet “Slack”, men navnet er rent faktisk en forkortelse for “Searchable Log of All Conversation & Knowledge”.

• Searchable
• Log of
• All
• Communication and
• Knowledge

Opsætning af Slack

Herunder er der en kort guide til hvordan du får opsat Slack.

Installering af Slack

Her skal du helt simpelt bare lave en konto hos slack.com. Derefter er det meget anbefalet at installere deres skrivebords app (Slack for Mac / Slack for Windows) og mobile app (Slack for iOS / Slack for Android) for den bedste brugeroplevelse.

Inviter dine gruppemedlemmer

Udover at invitere gruppemedlemmer en efter en, så kan du også godkende bestemte e-mail domæner, så dine gruppemedlemmer nemt kan deltage i din Slack projektgruppe, så længe at de skriver sig op med den godkendte e-mail adresse.

Opsætning af dine Slack kanaler

Dine Slack projektgruppe samtaler vil blive grupperet efter kanaler, som du laver. Du kan lave kanaler efter forskellige emner, funktionelle projektgrupper og projekter. På den måde kan du organisere din projektgruppes samtaler på den måde, som bedst passer til din projektgruppe.

Vær strategisk omkring hvilke kanaler du laver

Selvom du kan lave så mange kanaler som du vil på Slack, så anbefaler vi at du tænker det igennem inden du laver en ny kanal, så din Slack projektgruppe kan forblive organiseret og alle ved hvilke Slack kanaler de skal bruge, når de deler information.

Brug navngivning af samtaler for at holde dine Slack kanaler organiseret

For at holde din Slack kanal organiseret, så er det også anbefalet, at du laver regler om hvordan samtaler skal navngives, når nye Slack kanaler laves. For eksempel:

• Brug #virksomhed som det første for alle kanaler, som alle medlemmer bør holde øje med (#virksomhed-nyheder, #virksomhed-konkurrenter)
• Brug #team som det første for alle kanaler der er lavet for hvert interne funktionelle projektgruppe (#team-ingeniører, #team-produkt, #team-marketing)
• Brug team til at gruppere kanaler der er relateret til samme funktionelle projektgruppe (#kundeservice-beskeder)
• Brug #proj som det første til at gruppere projekter til en cross-team gruppe (#proj-affiliate-program, #proj-hjemmeside-redesign)
• Brug #fun som det første til at gruppere kanaler til sociale ting (#fun-sports, #fun-mad, #fun-music)

For at hjælpe dine gruppemedlemmer med at følge din navgivning når du laver kanaler, så kan du lave kanalnavn-guidelines i dine workspace indstillinger, som vil fremgå som en dropdown menu, når en person laver en ny kanal i din Slack projektgruppe.

For at opsætte dine kanalnavne guidelines:

1. Gå til Setting & Administration > Workspace Settings
2. Tryk på Menu > Customize > Channel Prefixes

Brug offentlige kanaler for gennemsigtighed

Jeg anbefaler projektgrupper, at bruge offentlige kanaler som standard i stedet for direkte beskeder. Dette hjælper relevante medlemmer at forblive opdateret på fremskridtene på forskellige Tasks og sikrer, at alle er med.

Ved at bruge offentlige samtaler som standard kan vi også undgå situationer, hvor nogle opgaver rent faktisk er uafhængige, men specifik vigtig baggrundsinformation bliver begravet i den private samtale.

Bange for at dette vil føre til for mange beskeder? Det er derfor du skal være strategisk omkring hvilke Slack kanaler du laver. Med det rigtige kanal setup kan medlemmer blot deltage i de kanaler der giver mening for dem eller mute de kanaler, som de kun skal tjekke en gang imellem.

Forbind Slack med dine nuværende redskaber

Tilføj apps til dit Slack workspace for at forbinde redskaber eller ydelser som din projektgruppe allerede bruger. Ved at forbinde dine eksisterende redskaber med Slack kan du lave dit arbejde uden nogensinde at forlade dit Slack workspace, hvilket hjælper dig med at blive mere produktiv. For at se hvilke apps der er tilgængelige i Slack kan du besøge Slack App Directory.

Primære features af Slack som du skal kende til

Slack commands

Slack har mange built-in /-commands, som virker som genveje til specifikke aktioner i Slack. Du skal simpelthen bare trykke på (/) efterfulgt af nogle nøgleord i hvilken som helst Slack kanal eller direkte besked for at forårsage specifikke aktioner i Slack (f.eks. skrive /away for at markere din status som “away” lynhurtigt).

På denne måde kan du navigere Slack og lave ønsket aktioner uden at skulle tage dine fingre væk fra tastaturet for at bruge musen eller din touchpad.

Når du skriver / i hvilken som helst Slack kanal eller direkte besked, så vil en menu automatisk dukke op, som viser listen af de Slack commands du kan bruge. Men selvfølgelig vil det spare dig meget tid, hvis du kan huske de vigtige trigger nøgleord.

Mention dine gruppemedlemmer

Mentions er en direkte måde at tiltrække nogles opmærksomhed til en specifik besked, når du sender en besked i en kanal, som involvere mange medlemmer.

Hvis du nævner en i en kanal, så vil personen modtage en notifikation (hvis denne person er i denne kanal, ellers vil Slack spørge om du vil invitere personen til kanalen) og de vil derefter nemt kunne se beskeden ved at besøge “Mentions & reaction” knappen i sidemenuen.

Udover at nævne gruppemedlemmer en efter en, så giver Slack også metoder, som du kan bruge til at notificere et større publikum:

• @everyone notificerer hver person i den #general kanal. For eksempel kan det være brugbart, når du skal fortælle alle om en ny virksomhedspolitik.
• @channel notificerer alle medlemmer af en kanal. For eksempel er det brugbart, når du skal opdatere alle i projektet omkring specifikke opdateringer.
• @here notificerer kunde aktive medlemmer, som på det tidspunkt er online i kanalen. Det er for eksempel brugbat, når du har et spørgsmål, som du hurtigt vil have svar på af dem der er online.

Søg

Som vi nævnte tidligere, så er navnet Slack et akronym for “Searchable Log of All Conversation & Knowledge”, “Searchable” er en vigtig del af Slack. Ved brug af Slack kan du hurtigt søge efter din projektgruppes samtalehistorie ved at trykke på Command + G på mac eller Ctrl + G på windows for at starte en ny søgning. Derudover kan du bruge command + F eller Ctrl + F i en kanal eller direkte beskeder for at søge i en specifik samtale.

Avanceret søgnings modifikationer

Hvis der er for mange resultater i dine søgetermer, så kan du forfine din søgning ved brug af avanceret søgnings modifikationer, som:

• from: @name til at søge efter info delt af en person
• in: #channel for at søge efter info delt i en specifik kanal
• in: @name for at søge efter info delt i dine beskeder med en specifik person
• to: @yourname for at søge efter direkt beskeder der kun er sendt til dig
• has:link for at sige efter beskeder der inkluderer et link
• has:emoji-code for kun at søge efter beskeder der har fået en specifik emoji reaktion
• before:date; after:date; eller during:month year for at lede efter beskede fra en bestemt tidsperiode

Slack call

Udover tekstbeskeder kan du også lave lyd eller video opkald med dine gruppemedlemmer  via Slack når du har mere komplekse problemer der skal diskuteres. For at starte et opkald skal du blot trykke på telefon-ikonet i toppen af det højre hjørne i direkte beskeder eller trykke på detalje ikonet, derefter på telefon ikonet i en kanal. Alternativt kan du også bruge / kommandoen /call for hurtigt at starte et opkald i en samtale.

Slack App Directory

Slack har et Slack App Directory med mere end 2.000 apps der kan forbinde dit Slack workspace med de redskaber, som din projektgruppe bruger hver dag.

Opsætning af guidelines og projektgruppe regler ved brug af Slack

Lav standard kanaler, som alle nye medlemmer automatisk vil blive tilføjet til

Du kan indstille standard kanaler, så alle nye gruppemedlemmer automatisk vil blive tilføjet, når de detaljer i et workspace. På den måde kan du byde velkommen og pege nye medlemmer til de rigtige kanaler, samt hjælpe nye gruppemedlemmer med at få adgang til vigtig information, som de burde vide med det samme.

Brug tråde til at gemme beskeder, så samtalerne er nemme at følge med i

Lær og mind gruppermedlemmer om at bruge svartråde i strede for hele tiden at starte en my besked til for at gruppere relevante samtaler i den samme tråd. Hvis du ikke grupperer diskussioner i tråde, så vil der ofte være andre emner, som tilfældigt kommer ind i samtalen, hvilken kan gøre det svært at finde ud af hvilke svar der tilhører hvilke diskussioner. Så gør det til en vane, at bruge svartråde hver gang det er muligt.

Brug @channel til at formindske forstyrrelser på en klar måde

Forvirret omkring hvornår du skal bruge @channel og @here på Slack? Forskellen er, at når du bruger @channel, så vil Slack notificere hver gruppemedlem i kanalen, mens når du bruger @here, så vil Slack kun notificere de gruppemedlemmer, som er online på det gældende tidspunkt.

For at reducere støj for dine gruppemedlemmer, så forsøg på at undgå at bruge @channel for at minimere distraktioner for medlemmerne, medmindre du deler vigtige nyheder eller presserende ting, som kræver alles opmærksomhed.

Brug status og profiler til at kommunikere tilgængelighed

For større projektgrupper kan det være svært at huske på hvem der er på ferie og arbejdstimerne for gruppemedlemmer, som er baseret i forskellige tidszoner. Her er det derfor altid en god ide, når du er på fere, at sætte din status til det, så din gruppemedlemmer ved at du måske ikke er tilgængelig til at svare på deres beskeder. Din Slack profil er også et godt sted at kommunikere information, som tidszone og normale arbejdstider.

Tøv ikke med at hoppe ind i opkald – 5-minutter reglen

Mens instant chat er perfekt til hurtige opdateringer, så er lyd eller videoopkald typisk bedre til at diskutere komplekse problemer. Og glem ikke, at Slack har en indbygget funktion, så du nemt kan ringe til dine gruppemedlemmer i stedet for kun at være afhængig af tekstbeskeder.

Som en gylden regel, så tag en telefonsamtale, hvis du skriver i mere end 5 minutter på Slack omkring et problem. På et videoopkald kan du bruge funktioner som skærmdeling, hvilket gør det meget nemmere at løse komplekse problemer.

Men, da videoopkald ikke har en søgbar historie, som Slack beskeder, så er det ofte en god ide, at skrive et kort resume af opkaldet, så alle andre også kan forblive opdateret. Med dette resume bliver det meget nemmere for dig, at gå tilbage til problemstillinger gennem søgninger i fremtiden.

Produktivitets tip til Slack

Grupper kanaler ved sektionen af dine sidemenu

Hvis du bruger den gratis version, så ved du måske ikke, at du rent faktisk kan lave sektioner til at gruppere kanaler på din sidebar, da denne feature kun er tilgængelig for betalende brugere.

For at lave en custom sektion:

1. Kør musen over en af de standard sektioner, som f.eks. “Starred” > truk på ikonet der består af tre prikker
2. Vælg Create sidebar section

Pin vigtige Slack kanaler i din egen personlige sidemenu

Du kan give vigtige kanaler en stjerne, så de fremstår i “Starred” sektionen i toppen af listen over kanaler.

Lav brugerdefineret notifikationer til kanaler

For at reducere støj og distraktioner kan du mute kanaler, som du kun skal tjekke op på en gang imellem eller mute kanaler, som har mange opdateringer fra bots.

Hvis du har mutet en kanal, så vil den ikke fremstå med fed skrift når der er ulæst aktivitet og du vil ikke modtage notifikationer for nogen som helst form for aktivitet i kanalen, inklusiv @mentions Og mutet kanaler vil fremstå i grå skrift i bunen af din kanalliste.

Tiføj noget sjov til din Slack projektgruppe

Custom emojis

For at tilføje mere sjov til din Slack projektgruppe kan du lave Custom emojis ud af hvilken som helst billede du kan finde.

For at gøre dette på din PC/Mac:

1. Tryk på den smilende smiley i tekstboksen og tryk på “Add Emoji”

2. Gå til Custom Emoji, upload billedet og giv det et navn, så dine gruppemedlemmer nemt kan bruge denne emoji ved at skrive :emoji name:

Create Slack Channels til sociale eller sjove formål

Udover bare at lave arbejdsrelateret kanaler er det også en god ide, at lave nogle blot til informationer eller sociale kanaler, som hjælper dine gruppemedlemmer med at bonde.

For eksempel: Lav nogle kanaler baseret på hobbies, så gruppemedlemmer kan planlægge nogle off-work aktiviteter sammen (#fun-mad, #fun-sport, #fun-musik)