Forstå de forskellige typer af risiko i projektledelse

Ethvert projekt indeholder risiko, uanset hvor meget du forsøger at undgå det. Men risiko behøver ikke at føre til fejl.

Med lidt fremsynethed og planlægning, kan du få styr på risikoen ved projektet før det kan vende din succes på hovedet.

Lad os tage et kig på de forskellige typer risiko i projekter man skal holde øje med, og gå igennem de simple trin du kan tage for at identificere, overvåge og håndtere risici i dine projekter.

Forskellige typer af projektrisiko

Der er masser af forskellige typer risiko i projektledelse. Så hvordan ved du, hvad du skal kigge efter? Lad os starte med at definere de to største kategorier i projektrisiko: Intern og ekstern.

• Intern risiko eksisterer indenfor din organisation, og er nemmere at afbøde og håndtere for dig og projektgruppen.
• Eksterne risiko sker udenfor din organisation og er typisk udenfor din kontrol som projekthold eller projektleder.

Hvad er de almindelige typer af projektrisiko?

Når først du har fået afviklet et par projekter, så vil du begynde at bemærke, at visse former for projektrisiko dukker hyppigere op end andre.

Her er 3 almindelige typer af risiko du bør holde øje med i et ethvert projekt du leder:

• Omkostningsrisiko er alt der påvirker din evne til at overholde projektets budget, uanset om det er resultatet af et forøget omfang eller meget optimistiske anslag af projektets omkostninger.
• Planlægningsrisiko henviser til enhver faktor der kan bringe projektets deadlines i fare. Disse kan inkludere uforudsete anmodninger om ekstra features i projektet, en kollega der er sygemeldt i længere tid, eller uforudsete forsinkelser i leverancer.
• Performancerisiko påvirker projektets mål og resultater. Dette kan skyldes manglende support fra stakeholders, et overbebyrdet projekthold eller skæve forventninger til projektet.

Andre typer risiko der kan påvirke dine projekter

Selvfølgelig er disse ikke de eneste risici man kan støde på under et projekt. Afhængig af hvilken type projekt du styrer, så skal du muligvis også holde øje med disse risikokategorier:

• Operativ projektrisiko hentyder til alt, der forstyrrer produktionen eller afholder et projekt fra at blive elveret. Disse er problemer der skabes af dit projekthold eller stakeholders, der har tendens til at påvirke projektets budget og tidslinjer.
• Styringsrisiko påvirker lederskab, beslutningstagen eller de rammevilkår der bruges til at drive et projekt eller en forretning.
• Strategisk projektrisiko påvirker din evne til at opnå projektets eller organisationens mål i det korte eller lange løb.
• Markedsrisiko påvirker din evne til at finansiere et projekt, konkurrere på markedet, eller få et godt afkast på en investering.
• Juridisk risiko involverer lovmæssige, kontraktmæssige eller regulatoriske retningslinjer eller konsekvenser som dit projekt eller organisation kan blive udsat for.
• Ekstern risiko inkluderer også større hændelser der er svære at forudsige eller forebygge, såsom naturkatastrofer, globale pandemier, strejker eller kriminalitet.

Overvåg & håndter risiko nemmere end nogensinde før

Find problemerne tidligt og evaluer hurtigt hvordan de påvirker dit projekt med en klar og fleksibel plan, der er nem at lave, dele og overvåge. Byg et pænt gantt-diagram helt gratis på blot 10 minutter!

Opret dit gratis diagram

5 tips til risikohåndtering af dine projekter

Det kan være skræmmende at tale om alle de mulige risici, der kan påvirke dine projekter. Så lad os gå videre til nogle nemme trin du kan tage for at holde risikoen i skak.

Du kan højst sandsynligt ikke fjerne enhver form for projektrisiko. Men disse tips og værktøjer kan hjælpe dig med at identificere og håndtere risiko mere selvsikkert.

Afstem projektets omfang og krav

Når alle har forskellige ideer eller forventninger til hvad der skal leveres, kan det udgøre en risiko for projektets deadline, budget og mål. Det er derfor, at det altid er en god idé at samarbejde med dit projekthold og stakeholders om, at definere omfanget og kravene til projektet.

Det er meget nemmere at forsvare beslutninger og holde omfanget i skak, når du har dokumenteret – og skabt enighed om – projektets leverancer før arbejdet starter.

Udfør en risikovurdering

En risikovurdering er et nemt værktøj du kan bruge til at identificere og måle projektrisici, så du kan finde på en proaktiv plan til at omgå det. Sådan virker det:

• Beskriv alle mulige risici dit projekt kan støde på.
• Prioritér hver risiko baseret på alvoren og sandsynligheden.
• Skitser handlinger, der vil hjælpe dig med at håndtere eller omgå hver risiko.

Når først du ved hvilke risici du skal holde øje med og hvordan du vil håndtere dem, kan det gøre livet (og nervøsiteten) lettere for alle der er involveret i projektet.

Dokumenter og overvåg din projektplan

En projektplan er den centrale rettesnor for dit projekt, så der ikke er nogen spørgsmål om hvad der sker hvornår, og hvem der er ansvarlig. Det gør det også nemt at fange problemerne tidligt, og træffe kloge beslutninger om eventuelle ændringer.

Sådan her kan du bruge din projektplan til at få et forspring på risici i TeamGantt:

Identificér opgaver der er sakket bagud eller går over budgettet

Det du ikke ved, kan ramme dig i baghovedet senere når det gælder projektrisici. Derfor er det vigtigt, at overvåge tidslinjer og budgetter i takt med at arbejdet skrider frem, for at sikre, at alt er på sporet. Her er 2 nemme måder at gøre dette i TeamGantt:

• Tjek sundhedsrapporten for dit projekt i TeamGantt. Det inddeler opgaverne i 3 primære statuskategorier – til tiden, bagud eller forfalden – så du kan gribe ind tidligt og forhindre forsinkelser i at tynge hele projektet ned.

• Sammenlign fremskridt med prognoser. Hvis du har TeamGantts “Advanced”-plan med beregninger på timebasis og tidssporing, bør du se en tynd, stiplet linje i midten af hvert opgavefelt. Hvis den stiplede linje er rød, har de indtastede timer på den opgave allerede overskredet budgettet. Hvis den stiplede linje er længere end de indikerede fremskridt, så overhaler de indtastede timer fremskridtene, hvilket udgør en risiko for budgettet og tidslinjen.

‍

Få styr på konflikter med skema og ressourcer

Du er afhængig af en masse mennesker til at gøre dit projekt til en succes. Men hvis du fylder for mange opgaver på dit projekthold, kan det ødelægge produktiviteten. Disse simple trin kan hjælpe dig med at holde folk til ilden uden at de brænder ud.

• Se hvordan opgaverne bliver fyldt på i projekter over tid. Åben alle dine aktive projekter i et enkelt gantt-diagram, og skift herefter til Kalendervisning for at se hvor tingene bliver svære for dit hold. Du kan justere din tidslinje og/eller holdopgaver efter behov for at undgå sammenstød.

• Tjek arbejdsbyrden hver gang du planlægger for at undgå at fylde for mange opgaver på dit hold. Du kan se tilgængelighed i forhold til antal opgaver eller timer der er tildelt på tværs af alle projekter, uden at gå ud af dit gantt-diagram. Se videoen nedenunder for at se hvordan ”team availability” fungerer i TeamGantt.

Sørg for klar og åben kommunikation

God kommunikation afholder forvirring og skæve forventninger fra at sende projektet på vildspor. Det tillader dig også at håndtere risici tidligt så du har mere kontrol over påvirkningen på projektet.

En kommunikationsplan etablerer klare retningslinjer til hvordan og hvornår information bliver delt på dit projekt. Brug den til at sætte klare forventninger til opdateringer på projektet, møder og samarbejdsværktøjer, og få bedre strømlining af kommunikationen med dit projekthold og stakeholders.

Glem ikke at din projektplan også er et kommunikationsværktøj. I TeamGantt kan du samarbejde om arbejdet og uploade dokumenter direkte til din plan, samt få e-mails eller Slack-notifikationer så du ikke overser vigtige opdateringer.

Sørg for vedvarende synlighed med en ugentlig statusrapport

En statusrapport på projektet holder stakeholders opdaterede på fremskridt og gør projektrisiko til et hyppigt samtaleemne. Du kan trods alt ikke løse hvad du ikke anerkender eller taler om.

Når du overvåger risici i din statusrapport, viser du projektets stakeholders, at du holder øje med problemer og I kan arbejde sammen om at finde løsninger. På denne måde, kan du justere din plan efter behov, så risikoen bliver effektivt håndteret.