Vi ved allesammen at deadlines er altafgørende for et projekts succes. Uden en deadline er der ikke nogen form for pres, retning eller motivation til at få noget gjort færdigt. Det at planlægge forfaldsdatoer til opgaver og afleveringer er derfor en meget vigtig del af projektledelse.
Desværre lider mange projekter af forsinkelser, overgået deadlines og mangel på at følge op. Og når et projekt bliver forsinket eller fejler, kan du betyde mange tusinde kroner ned i toilettet og mange timer der er blevet brugt på ingenting.
Hvis du hele tiden misser dine deadlines eller altid skynder dig til det sidste øjeblik, så bør du tage nogle nødvendige skridt for at lave vigtige ændringer i dit system.
Den største årsag til at du misser deadlines
Før vi går i dybden med hvordan, så lad os tage et øjeblik til at diskutere hvorfor deadlines bliver overskredet til at starte med. Det er vigtigt at forstå den drivende kraft bag en forsinkelse, for at kunne proaktivt gøre noget ved det.
Det er sikkert ikke nogen overraskelse at overspringshandlinger spiller en stor rolle i deadline-ledelse. Men hvorfor laver vi så overspringshandlinger? Studier viser, at vi har en tendens til at undgå at gøre noget, hvis det frembringer negative følelser, som angst, manglende selvtillid, eller kedsomhed.
Når det så er sagt, så er det første skridt til at overholde dine deadlines, at behandle dem som altafgørende og den højeste prioritet. Hvis overspringshandlinger begynder at sive ind, så tænk på den positive effekt du vil have på projektet, hvis du ikke laver en overspringshandling. Tænk på alle der er ansvarlige for projektet, tiden og kræfterne dig og dit hold har brugt på projektet, og alle de omkostninger involveret, hvis du ikke kan holde deadline.
Dette ”Mindset” vil hjælpe dig med at forblive fokuseret og fast besluttet på at arbejde hårdt imod at nå alle deadlines i dit projekt.
Hvordan du kan nå dine projekt deadlines
Lad os prøve at blive lidt mere taktiske og kigge på hvordan man kan forbedre personligt ansvar.
Hvordan sikrer du at du kan nå dine egne projekt deadline hver gang? Her er der 6 skridt som du kan implementere i din nuværende arbejdsgang.
Lav en liste over alle dine projektopgaver og afleveringer.
Skriv dem som handlingsskridt, i stedet for vage og generiske fraser. Hvis en opgave der er tildelt til dig involvere få mindre dele, så lav en tjekliste så du kan håndtere din tid og følge fremskridt mere tydeligt.
Sæt en fornuftig deadline baseret på kompleksiteten af arbejdet der skal gøres
Du vil ikke lave fejlen med at sætte en deadline, som du ikke kan nå. Analyser kompleksiteten af arbejdet, og estimer en realistisk mængde tid krævet for at færdiggøre det. En ”work-breakdown” struktur kan hjælpe dig med at forstå arbejdsområdet så du kan estimere tid og indsats mere præcist.
Tilføj en lille smule ekstra tid til hver deadline.
Det er en meget god ide lige at tilføje en lille smule ekstra tid til din deadlines. Du skal selvfølgelig ikke tilføje for meget tid, men med små mængder af ekstra tid, er det meget nemmere at nå ens deadlines, selv hvis tingene går helt skævt.
Arbejd med en ansvarlighedspartner
At ramme en deadline er meget nemmere når nogen holder dig ansvarlig. Uanset om det er din projektleder, en klient, eller en interessent, disse mennesker vil holde dig ansvarlig og motivere dig til at møde dine deadlines efter planen.
Fokuser på bare en opgave af gangen
Det kan godt være at multi-tasking virker som om det er effektivt, men at tænke på så mange forskellige ting på samme tid kan medføre at du føler dig træt og uorganiseret.
Fokuser din tid, anstrengelse og opmærksomhed på kun en opgave. Når du har færdiggjort den, tjek den af på din liste og dette vil motivere dig til at gå i gang med den næste opgave.
Sæt påmindelser til hver deadline
Noget så simpelt som en påmindelse kan hjælpe meget. I TeamGantt kan du blandt andet vælge at modtage opgavenotifikationer via e-mail eller gennem en af deres integrationer, som f.eks. Slack.
Tips til at håndtere flere forskellige projekt deadlines i TeamGantt
Hvis du leder et projekt, så har du mere end dine egne deadlines at håndtere. Her er der et par gode metoder du kan bruge til at have fuldt styr på dine deadlines i TeamGantt. Jeg bruger selv TeamGantt til mine projekter, især fordi at TeamGantt er helt gratis!
Brug milepæle til at planlægge og følg vigtige deadlines
Milepæle gør det nemmere at sikre at dit projekt forsætter i det rigtige spor. I TeamGantt dukker milepæle op som gule diamanter på dit Gantt-kort, så de er nemme at få øje på i din plan.
Tænk på milepæle som visuelle vejskilte du skal køre forbi, hvis du vil nå din deadline til tiden. Du kan bruge milepæle til at fremhæve vigtige møder, beslutninger eller afleveringer.
Følg med i projektets sundhedsrapport for at komme foran forsinkelser
Vil du gerne være et skridt foran opgaveforsinkelser? Sæt lidt tid til side for at gennemgå din projektsundhedsrapport hver morgen.
Denne simple men kraftfulde rapport giver dig øjeblikkelig indsigt i projektets status ved at nedbryde opgaver der følger planerne, sent på den og forsinket. På den måde ved du præcis, hvilke opgaver du skal tjekke op på og kan adressere problemer før de bliver store og kaster resten af dit projekt af sporet.
Sammenlign time vs. opgave fremskridt for at holde styr på deadlines
Hvis du er på TeamGantt’s Advanced plan med timevis estimater og tidssporing, så kan du se hvordan det faktuelle arbejde sporer sin tid i forhold til dine estimater. Det gør det lettere at holde et øje på opgaver der tager længere tid end forventet.
Bare kig efter den tynde linje der kan ses i midten af hver taskbar og læg mærke dens farve og længde.
Her er de ting du skal være opmærksom på:
- Linjen er rød: Denne opgave er over-budget. Flere timer er blevet brugt end der originalt blev estimeret for opgaven.
- Linjen er længere end fremskridt indikeret for en opgave: Denne opgave, eller gruppe, står overfor en risiko for overskridelse, fordi de går gennem budgetterede timer hurtigere end faktiske fremskridt, der gøres.
Spørg efter en fremskridtsopdatering på opgaver
Brug for at vide hvor langt nogen er med en opgave der snart har sin forfaldsdato? TeamGantt gør det nemt at gøre et hurtigt statustjek og minder holdmedlemmer om at opdatere deres fremskridt.
Du skal blot trykke på ”Request a progress update” i det øverste højre hjørne af opgavens diskussionsside.
Personen der er tilskrevet opgaven vil modtage en e-mail som spørger dem om at opdatere deres fremskridt med et link der tager dem direkte til opgaven.
Sådan skal du håndtere deadlines der bliver overskredet
Der er ting, som er udover din kontrol og kan gøre det umuligt for dig og dit hold at nå projektets deadlines. Når dette sker, er det bedste enhver professionel kan gøre at acceptere fejlen og lære fra denne erfaring.
Kommuniker problemet til dine interessenter, og tilbyde løsninger for at gøre det godt igen, for den mistede tid. At komme til bordet med en plan for at bevæge os fremad er en god tro, der viser ledere og interessenter, at du oprigtigt går op i projektets succes.
TeamGantt hjælper mig med at holde øje med projektet, og sikrer mig at projektet er on-track. Hvis du ikke allerede bruger TeamGantt, så vil jeg råde dig til at give det et forsøg, det er jo heldigvis gratis at bruge. Opret en bruger på TeamGantt her.
