Det kan godt være svært, at have styr på alting, specielt når du skal håndtere din projektgruppes deadlines ved siden af dine egne. Heldigvis, så kan Asana gøre det meget nemmere at håndtere dette.
Ligesom mange andre projektledere, så synes jeg det er fantastisk at bruge Asana!
Der er dog naturligvis altid projektgrupper og individer, som ikke har prøvet at bruge Asana før. Hvis du har brug for en hurtig gennemgang af hvordan du kan nyde fordele af alle de forskellige features der er i Asana, så er du kommet til det rigtige sted.
I dette indlæg vil jeg gå i dybden med nogle af de bedste Asana features og hvordan du kan bruge dem.
Hurtig gennemgang af Asana
Opgaver og projekter
Opgaver
Den helt basale enhed for handlinger i Asana er opgaver. Du kan lave opgaver ved at trykke på “Add Task” knappen i hjørnet af hovedpanelet.
Du kan også bruge “Quick Add” og trykke på “+” knappen i den øverste menu.
En anden måde er at trykke på en opgave og trykke på enter.
Når du har lavet en opgave, så kan du bruge panelet til højre for at redigere i opgavedetaljerne.
I topmenuen kan du uddele opgaven til et gruppemedlem, sætte en deadline, tilføje et like, tilføje tags, tilføje underopgaver, vedhæfte en fil eller flere andre handlinger.
Under topmenuen kan du se opgavens titel, tilføje en projektbeskrivelse, og tilføje en række af underopgaver.
I bunden kan du tilføje kommentarer og se opgavens følgere.
Projekter
Projekter består af en serie af opgaver. De er et større mål, hvor en opgave er en handling som nogen i din projektgruppe kan foretage for at opnå dette mål.
Der er to måder du kan lave et projekt på: tryk på “+” knappen i topmenuen og vælge projekt, eller klik på “+” knappen ved siden af “Projects” i sidemenuen.
Du kan derefter tilføje dit projektnavn og beskrivelse, såvel som vælge om projektet skal være privat, offentligt eller uddeles til en specifik projektgruppe.
Når du har udfyldt de nødvendige felter, så trykker du på “Create Project” knappen.
Video: Sådan laver du dit første projekt
Brugerhåndtering
En projektgruppe er en gruppe af folk som arbejder sammen på et eller flere projekter. For at lave en projektgruppe kan du gå ud i menuen til venstre og trykke på “+” knappen. Du kan også trykke på “+” i topmenuen.
Herefter skriver du e-mailadressen på de medlemmer du gerne vil tilføje til projektgruppen.
Du kan inviterer både medlemmer og gæster til at se projekter og opgaver. Medlemmer er dine medarbejdere. Gæster på den anden side, har begrænset adgang. De kan kun se projekter og opgaver, hvis de er offentlige eller delt direkte med dem.
Farvekodning af projekter
Du kan nemt følge med i projekter ved at farvekode dem.
Her trykker du bare på drop-down menuen, vælger “Set Highlight Color” og vælge “Set for Everyone.”
Projektadgang og notifikationsindstillinger
Det er super nemt at tilføje medlemmer til et projekt.
Her trykker du bare på “+” knappen i det øverste højre hjørne af topmenuen.
Herefter skriver du e-mailen på den person du gerne vil invitere i tekstfeltet under “Who has access.”
I bunden kan du vælge “Manage Member Notifications” for at vælge indstillinger for notifikationer af status updates, samtaler og nye opgaver.
Brug “Progress” til at følge med i opgaver
Under feltet “Progress” inde i et projekt kan du følge med i udviklingen af opgaver over tid og få statusopdateringer fra projektejeren. For at finde det sted, hvor du kan se fremskridt, så skal du trykke på “Progress” knappen.
Hvis du er projektejer, så kan du opdatere statussen af dit projekt ved at vælge en farve eller tilføje et narativ. Der er tre farver at vælge imellem; grøn, grul og rød. Grøn indikerer, at dit projekt følger planen. Gul betyder, at et følger planen, men der er nogle risici der skal adresseres. Rød betyder, at projektet er bagud for planen.
Under farven kan du opdatere projektets status. I eksempel nedenunder kan du se, at stussen er: “På grund af et redesign af hjemmesiden vil nogle blogindlæg blive forsinket.”
Du kan også vælge, at få statuspåmindelser hver fredag. Når du er færdig trykker du på “Set Status” knappen.
Du kan bruge projekt fremskridtsgrafen for at se en tidslinje over manglende og færdiggjorte opgaver.
Du kan trykke på møtrik-ikonet for at tilføje eller fjerne sektioner af projektet til/fra fremskridtsgrafen. Dette er meget brugbart at gøre med opgaver, som ikke vil påvirke projektgruppens fremskridt.
Hvis du har for mange opgaver, så kan du organisere dem i sektioner. Sektioner kan bruges til at lave kategorier; workflow scener, prioriteter, osv. For at konvertere en opgave om til en sektion skal du blot tilføje et “:” i slutningen af opgavens navn. Du kan også konvertere sektioner om til opgaver ved at fjerne “:” fra sektionens navn.
En anden mulighed er at tage musen henover “Add Task” knappen og derefter vælge”Add Section” kanppen.
For at vælge en anden sketion skal du blot drag-on-dop genstanden ind i sektionen.
Gør brug af Asana skabeloner for tilføje nye workflows
I stedet for at starte helt fra bunden kan du bruge Asana-skabte skabeloner, for at spare en smule tid.
Det er også meget simpelt, at bruge de skabeloner Asana har lavet. Du kører mussen hen på “Templates” knappen. Her vil du finde skabeloner for onboarding, møde agendaer, forretningsmål, og milepæle, såvel som en handlings-planlægning. For at se en skabelon trykker du bare på “Preview” knappen.
Når du har valgt en skabelon, så trykker du på “Use Template” knappen.
Derefter vælger du et projektnavn og specificerer privatindstillingerne. Til dette eksempel har jeg brugt projektet “Content Strategy Meeting” og trykker på “Create Project.”
Du kan redigere opgaverne og sektionerne i skabelonen til at passe til dine mål.
En skabelon kommer med en “Read Me” opgave som har instruktioner på hvordan du kan bruge den.
Navigering af kalendere
Kalendere er en god måde at spore dine mål og to-dos. For at få adgang, vælg “Calendar” i topmenuen. Her kan du se de opgaver du følger og dem der er tildelt til dig på tværs af forskellige projektgrupper og projekter. Noter at kun opgaver der er tilføjet til projekter (ikke dem i min opgavesektion” vil dukke op i hold-kalenderen.
Disse opgaver er farvekodet, så du kan se hvilke der passer til de forskellige projekter.
Hvis du vil flytte en opgaves deadline til en anden dato, så kan du bare drag and drop opgaven til din foretrukne dato.
For at markere en opgave som færdig, tryk på tjek-mærket.
Du kan også se opgaverne af medlemmerne af projekgruppen ved at bruge “Team Calendar”. Holdkalendere er gode til organisering af din projektgruppe og til at give managers adgang til alles daglige eller ugentlige mål. Holdkalenderen kan du finde i den menuen ude til venstre. Du kan trykke på opgaver for at se deres detaljer, tilføje projektbeskrivelser, kommentarer eller vedhæfte filer.
Du kan også dobbeltklikke på en deadline dato i kalenderen for at lave en ny opgave.
Brug af projektgruppe samtaler
Du kan starte en samtale med hele din projektgruppe eller dem der arbejder på et specifikt projekt.
For at starte en samtale, tryk på “Team Conversations” i sidemenuen. Her skriver du et emne, yderligere information i beskrivelsen, @nævner folk som ikke er en del af projektet, men som du gerne vil inkludere i samtalen, og trykker på “Post.”
Du kan også lave en opgave i samtalen ved at trykke på “+” knappen og trykke på “Add New Task.”
Håndtering af brugertilladelser
Opgavetilladelser
Hvis du gerne vil oprette en privat opgave, som kun du kan se, så gør du det i “My Tasks.” Der vil være en besked som siger “This task is private to you.”
Du kan også tilføje projektgruppe medlemmer som følgere, så de kan følge med i opgaven også.
Projekttilladelser
Du kan også lave private projekter. Tryk på “Create a project” og tilpas projektet med de tre forskellige privatlivsindstillinger der er i bunden af vinduet.
Offentligt for projektgruppen gør projektet synligt for alle. “Private to Project” valgmuligheden før, at det kun er projektmedlemmer der kan se projektet, og “Private Only to Me” valgmuligheden gør, at kun du kan se det.
Projektgruppetilladelser
Ligeledes kan du også lave private projektgrupper. Tryk på “+” ikonet i topmenuen og vælg “Teams.”
I bunden af vinduet kan du finde tre valgmuligheder: membership request, hidden, og public to organization. I “Membership by Request” valgmuligheden kan alle i organisationen finde og søge efter projektgruppen. Men de skal spørge om adgang. “Hidden” valgmuligheden gør, at der ikke er nogen der kan finde projektgruppen medmindre de er inviteret. Sidst er der “Public to Organization,” som gør, at alle kan finde projektgruppen og se offentlige projekter uden at spørge om adgang.
Du kan ændre projektgruppeindstillinger når som helst ved at trykke på møtrik-ikonet og vælge “Edit Team Settings.”
Brug af workspaces
Et workspace er en gruppe af folk, som samarbejder på projekter og opgaver. De kræver ikke at medlemmerne har den samme virksomheds-email domæne. Hvis du tilmelder dig Asana gennem en personlig email adresse, som f.eks. G-mail, så vil du automatisk blive placeret i et workspace.
Workspaces har to typer af medlemmer; workspace medlemmer og medlemmer med begrænset adgang. Workspace medlemmer har fuld adgang til alle projekter, opgaver og samtaler. De kan også ændre navn på workspaces, opgradere eller nedgradere til en premium plan, være den der betaler, invitere eller fjerne folk, og konvertere folk til at være medlemmer eller medlemmer med begrænset adgang.
Som kontrast, så kan medlemmer med begrænset adgang ikke se eller redigere projektinformation, medmindre det er delt med dem.
For at ændre på om en person er medlem eller medlem med begrænset adgang, så kører du bare musen henover deres navn i workspace indstillingerne.
Oprettelse af et workspace
Det er super nemt at lave et workspace.
Du trykker bare på dit profilbillede og deres “My Profile Settings.” Herefter trykker du på “Account” knappen og så på “Create a New Workspace.”
Men det var det. Jeg håber du kunne bruge guiden. Håber du kan se hvorfor det er at vi anbefaler folk at bruge Asana. Det er et rigtig godt all-around værktøj som virkelig hjælper projektledere med en højere produktivitet og styring af deres projekter.
