Ultimative guide til Jira – Kom igang med det samme!

I dette indlæg vil du finde en guide til brugere af Jira. Denne Jira guide vil dække features og funktionalitet, som er brugbart for alle der bruger Jira.

Jira er et selv-hostet projektledelses redskab, som er udviklet af Atlassian. Det virker måske lidt kedeligt i starten, hvis man sammenligner med produkter som Trello eller Asana, men det kommer med meget mere power og funktionalitet. Men bare rolig, Jira er rent faktisk et meget intuitivt redskab. Det er noget du hurtigt vil opdage, når du er igennem denne guide for Jira.

Men lad os komme i gang med denne dybdegående guide.


Mangler du et godt projektstyringsværktøj?

Jeg bruger selv MeisterTask til mine projekter! Jeg er forbløffet over hvor nemt MeisterTask er, og den har den lækreste og mest intuitive brugergrænseflade jeg har set i noget værktøj. MeisterTask har alle de funktioner som jeg har brug for out-of-the-box, uden at jeg skal bøvle med plugins eller power-ups. Der er alt fra Gantt-kort til advancerede automatiserings regler.


Kom igang med Jira

Hvad er Jira?

Før vi går helt i dybden med hvordan du kan bruge Jira, så vil vi her give et hurtigt overblik over hvad Jira rent faktisk er.

Jira er en opgave-tracker, som kan udbygges til en bug-tracker, et utroligt kraftfuldt skrivebordstjeneste og/eller et feature-rigt projektledelses redskab til agile projektgrupper. Mere præcist, så har du Jira Core, Jira Software og Jira Service Desk. Hver af disse Jira’s har sine egne evner, som er specialiseret imod forskellige former af brug. I dette indlæg vil vi fokusere på den basale opgave-relateret funktionalitet af alle tre produkter.

Det der dog gør Jira så godt et program er dets fleksibilitet. Det tillader Jira admins at brugerdefinere næsten alt om til at passe perfekt til projektgruppens måde at arbejde.

Jira er ofte brugt af udviklingsgrupper. Men det er også egnet til alle, som skal lede projekter eller processer (uanset om du er i marketing, bogføring eller endda salg).

Specielt Jira Software er specielt geared til det responsive, iterative og kundefokuseret arbejdsmønstre fra den agile metode.

Hvad er et Jira projekt?

Først og fremmest skal din admin naturligvis installere systemet og give dig adgang til din konto.

Herefter, for at komme i gang, så skal din admin oprette et projekt, som dig og/eller din projektgruppe kan arbejde i.

Så hvad er et Jira projekt?

Et projekt er en beholder, som grupperer opgaver sammen. Denne gruppe af opgaver kan dække enten en en-dags opgave eller opgaver, som det vil tage flere måneder for din projektgruppe at blive færdig med.

For at lave et projekt går du til “Projects” og vælger “Create Project” fra menuen.

Du vil herefter skulle vælge hvilke type af projekt du vil lave – for nu vil vi gå i dybden med Scrum Software Development. Herefter giver du projektet et navn og en nøgle (et forkortet term til at repræsentere projektet) og udpeger en projektleder. Det var det. Herefter har du et aktivt projekt og kan begynde på at oprette opgaver.

Hvis ønsket, så kan du brugerdefinere tilladelser på en per-projekt basis eller kan anvende tilladelses-skemaer til flere projekter for at simplificere processen. Men, dette er admin ændringer, så ikke noget de fleste brugere skal tænke over.

Hvad er en opgave i Jira?

Et godt startpunkt med en opgave er det faktum, at de ikke behøver at være problemer (som software fejl eller kundeklager). I stedet, så kan de blive brugt til at spore næsten alt (for eksempel, brug af Jira til at spore CV’er til at ansætte din næste kollega).

Som standard kommer Jira med fire standard typer opgaver (som kan udvides af din administrator):

  • Story – En user story – måsk en feature, som skal laves
  • Task – En opgave der skal færdiggøres
  • Bug: et problem der skal fikses
  • Epic – et stor mængde arbejde, som måske tager lang tid at færdiggøre

Jira Brugerguide til Søgning og Filtrering

Hvordan du kan lave en opgave

En typisk snublesten i Jira er, at mange brugere har svært ved at finde ud af hvordan man opretter opgaver. For at starte, så kan på knappen “Create”. Tryk på denne for at lave en opgave.

Oprettelse af Jira opgaver

For at begynde på at ændre på din opgave, skal du vælge det relevante projekt (at vælge det rigtige projekt vil spare dig for hovedpiner senere, hvis du finder ud af at du vil flytte opgaven), opgavetypen og rapporteringsagenten (hvis det ikke er dig).

Du kan herefter tilføje en kort forkortelse af opgaven og derefter en detaljeret beskrivelse af hvad der er behov for.

Tip: Vær så specifik som du kan og antag ikke, at personen du sender opgaven til kender til den, da det at give detaljer vil spare dig for tid og misforståelser senere hen.

Du kan også tilføje labels (for at beskrive opgaven) og attachments (som screenshots eller dokumentation).

Du kan også sætte prioriteten af opgaven, som indikerer hvor vigtigt det er. Rangerende fra lavest til højest.

Du kan udvælge en periode hvori arbejdet skal færdiggøres (Sprint); og du kan definere hvem opgaven skal uddeles til, for at sikre, at den ender i de rigtige hænder.

Forbinde opgaver

Du kan forbinde en opgave med en anden med “Linked” opgaver.

At forbinde opgaver giver dig muligheden for at definere forhold mellem dem – for eksempel, at identificere en opgave som at være blokeret af en anden, at være en dublering af en anden eller at være relateret til en anden.

Kloning af opgaver i Jira

Du kan også klone opgave (måske hvis en gammel opgave skal gentages; hvis en opgave skal laves og separat spores i flere projekter; eller hvis der er en gentagende opgave, som skal kigges på igen).

Flytte opgaver i Jira

For at ændre det projekt, som en opgave er vedhæftet til eller opgavetypen, gå til “More” og derefter “Move”.

Når du er der, så vælg det nye projekt som du vil sætte opgaven på.

Du kan også bruge “Move” til at ændre opgavetypen.

Lav underopgaver

I nogle tilfælde vil du måske lave en opgave om til flere mindre opgaver. Disse er kaldt “underopgaver”.

Fra organisationens perspektiv er det fornuftigt at holde separate opgaver separat i stedet for at samle større mængder arbejde i en opgave. Men, hvor der er flere diskrete skridt for at færdiggøre en opgave, så er det måske brugbart at defineret dem (ligesom du ville have flere skridt for at færdiggøre en opskrift).

For at lave en underopgave på en eksisterende opgave, tryk på “More”, og derefter “Create Sub-Task.” Underopgaver kan åbnes, lukkes, klones og slettes.

De kan også blive konverteret til opgaver og opgaver kan konverteres om til underopgaver.

Lav Time Tracking med Jira

Der er flere forskellige måde at lave time tracking på med Jira.

Den første er at vedhæfte estimater af tid brugt på en opgave ved hjælp af Jira’s detaljeret tidstracking værktøjer. Til dette kan du bruge “Original Estimate” feltet på opgaver, såvel som “Time Remaining” og “Time Spent”, alle som bliver tilføjet til brugerens personlige worklog.

Den anden er at lave en “Time Since Issues Report” eller en “Resolution Time Report” fra deres Reports sektion.

Den tredje er at bruge en Jira app til at tracke tid der er brugt på opgaver på en minut-per-minut basis.

Opgave workflows i Jira

Opgaver behøver ikke at forblive åbne for evigt. De mest simple workflows tillader, at du kan flytte opgaver fra “To Do”, til “In Progress”, til “Done”.

Disse stadier kan vælges øverst på skærmen når du ændrer i en opgave.

Det er brugbart, da det kommunikerer statussen på opgaven til din projektgruppe – hvilket giver gennemsigtighed på hvad der er på alles to-do lister. Og hvad de skal i gang med næste gang.

Yderliger statusser kan f.eks. være “Reopened” (opgaver der er sendt tilbage til revision) og “Closed” (opgaver der ikke længere behøver at blive lavet færdige).

Hvad der også er meget vigtigt at noterer er, at din admin kan lave brugerdefineret workflow forhold, så de passer til dine specifikke virksomhedskrav.

Overvåg opgaver i Jira

En reporter og den der har fået tildelt en opgave vil automatisk modtage notifikationer om opgaven.

Men, det kan også være brugbart for andre at modtage opdateringer når der er sket ændringer. Hvis de venter på at den bliver færdig eller arbejder på relateret opgaver for eksempel.

Disse brugere kan være “watchers”.

Denne vigtige feature gør det muligt for dig at blive cc’d på alt information der deles.

Du kan vælge watchers ved at gå til Watchers feltet på en opgave, trykke på feltet og vælge brugeren fra “Add Users” menuen.

Kommenter på opgaver

Alle der ser på en opgave kan også kommentere på den med kommentarfeltet i bunden af siden.

Kommentarer kan føres direkte til specifikke brugere ved at nævne dem – hvilket du gør ved at skrive @ og derefter deres brugernavn. Det vil sende en email til brugeren med et link til opgaven.

Del opgaver

For at dele en opgave, tryk på “Share” knappen i det øverste højre hjørne af skærmen imens du kigger på en opgave. Derefter kan du trykke på brugernavne eller email adresser af individer, som du vil delen opgaven med. Du kan også vedhæfte en note med beskeden.

Notifikationer i Jira

Som standard vil du modtage notifikationer omkring ændringer og kommentarer på opgaver som du har rapporteret, som du er blevet tildelt eller du overvåger.

Hvis du modtager for mange email notifikationer, så kan du spørge din admin om at lave et brugerdefineret Jira notifikations skema eller fjerne notifikationer for dig.

Jira genveje

Keyboard genveje kan give en vigtig måde at gøre dit brug af Jira mere effektivt – og du kan endda gennemføre hele projekter uden at bruge en mus. For at lære mere om genveje, så tag et kig på det nedenstående billede.

Jira Brugerguide til Søgning og Filtrering

Find opgaver

Såvel som at se opgaver efter hvilket projekt de er i, kan du også finde dem ved at søge.

I det øverste højre hjørne er der søgefeltet. Det tilladder dig at søge efter opgaver og projekter, såvel som søgeord der er i opgavebeskrivelser og kommentarer.

For at fokusere din søgning kan du vælge mellem at søge efter projekt, opgavetyper, status og tildelte personer. Hvis du f.eks. skriver “my open bugs”, så vil Jira lave en liste over all bugs der er i åben status og tildelt til dig selv.

Brug af filtre

Når du skal håndtere projekter kan der potentielt være store mængder af opgaver der flyder rundt. På grund af dette, så kan det være brugbart at bruge filtre til at isolere de vigtigste opgaver.

Som standard har alle Jira boards filtrene “Only My Issues” og “Recently Updated”.

Men andre brugbare filtre kan inkludere “Created Recently” eller “Reported By Me”.

Fra søgesiden kan du gemme et filter med “Save as” knappen.

For at dele filtre skal du trykke på Find Filters inde på søgesiden. Find det filter du vil og klig derefter på møtrik-knappen og så på edit. Du kan derefter specificere de specifikke grupper eller projekter, som du gerne vil dele dette filter med.

Abonnementer

En god måde at følge med i ændringer på tværs af systemet er ved at abonnere på et filter. Dette vil sende dig resultater af søgningen via mail – and gør det muligt at:

  • Spore åbne og lukket opgaver
  • Åbne opgaver der er tildelt til specifikke individer
  • Fremskidtene i specifikke projekter
  • Og mere til..

For at starte, brug søgeformen.

Derefter gem dit filter.

Når det er gemt, så vil der til højre for filterets navn være ordet “Details”. Følg dette og tryk derefter på New Subscriptions.

Sæt derefter de specifikationer du vil og abonner.

Opret rapporter i Jira

Når du kigger på et projekt, så vil du se et link til rapporter i den venstre sidebar. Dette vil tage dig til en bred vifte af rapporter, som er tilgængelige.

Blandt andre gunktioner, så tilladder disse dig at analysere løsningen af opgaver, deres alder, fremskidtene af Sprints og projektgruppens overordnede workload.

Husk dog på, naturligvis, at rapportering kun er tilgængeligt på et per-projekt basis og ikke som sporing på tværs af hele dit system.

En introduktion til Jira Query Sproget

Jira Query Sproget (JQL) tillader dig at gøre din søgninger super effektive ved at bruge udtryk til at specificere præcist hvad du vil.

For at begynde på en JQL søgning skal du gå til søgesiden og trykke på Advanced.

For eksempel vil du måske bruge udtrykket:

assignee = “joebloggs”

For at specificere et filter, som kun viser opgaver der er tildelt til brugeren joebloggs. Du kan også tilføje flere niveauer af specifikationer, som f.eks. at filtre opgaver inde i et specifikt projekt der er tildelt til brugeren joebloggs.

Brug af JQL til søgning

Nogle af de ting du kan søge efter inkluderer:

Brugere: Assignee, Creator, Reporter og Watcher

Opgave/Projekt detaljer: Attachments, Comment, Created, Description, Duedate, Priority, Projekt, Sprint, Status og Type

Du kan bruge flere termer til at fokusere en søgning – f.eks., Opgaver der er enten tildelt til joebloggs eller i et specificeret projekt kunne blive søgt efter med den følgende søgning:

assignee = “joebloggs” OR project “Using JQL”

Eller for at finde opgaver der ikke er tildelt til joebloggs ved brug af “!=! – der er i et enkelt projekt:

assignee != “joebloggs” AND project = “Using JQL”

Hvis du leder efter en opgave der ikke er tildelt kan du bruge termet NULL, som:

assignee = NULL

Når du søger i en tidsperiode kan du bruge større end, lige med eller mindre end symboler – f.eks.:

duedate >= “2018/01/01”

Når du søger efter kommentarer eller beskrivelser vil symbolet “~” give tekst der inderholder et term, mens “!~” ekskluderer tekst der indeholder et term – f.eks.:

Comment ~ “solutions” AND Description !~ “worries”

Eksportering af data fra Jira

Du kan eksportere information fra Jira søgesiden ved at trykke på Export knappen i toppen til højre på skærmen.

Dette tillader dig at eksportere filtreret information som en CSV eller en XML fil; som et RSS feed; eller i et printbart format.

Husk dog på, at det ofte er unødvendigt at eksportere information, og at filtre bare kan blive delt hvis nødvendigt eller informationen kan kigges på en delt monitor – hvilket tillader tilføjelser at blive dynamisk filtreret og redigeret, i stedet for at blive kigget på i et statisk format.

Manualen til Jira Dashboards

Hvad er et Jira Dashboard?

Dit dashboard er hvad du ser, når du ligger ind i Jira.

Som standard vil Jira vise opgaver der er tildelt til dig og en aktivitetsstrøm. Men, der er mange andre ting der kan være meget brugbare at tilføje til dit dashboard.

For at lave et specialiseret, brugerdefineret dashboard skal du trykke på “Dashboards” og så “Manage Dashboards.” På denne side trykker du på “Create new dashboard.”

Hvordan du kan brugerdefinere dit Jira Dashboard

For at brugerdefinere dit dashboard skal du gå til dit dashboard og trykke på “Add Gadget.”

Gadgets du kan vælge at tilføje til dit dashboard inkluderer “Filter Results”, Issue Statistics”, “Issue In Progress”, “Projects” og “Watched Issues.”

Brugen af disse gadgets kan give dig et hurtigt overblik over aktivitet og fremskridt på platformen.

Hvordan du deler dit dashboard

Når du laver et dashboard, så kan du dele det fra “Create Dashboard” skærmen. Hvis du allerede har lavet et, så kan du dele det ved at gå til dette Dashboards side, trykke på “…” knappen og trykke på “Share Dashboard.”

Dashboards kan deles mellem gruppen, projekter eller for hvilken som helst bruger der er logget ind.

Udbyg Jira med Apps

Jira tilbyder en meget dynamisk værktøjskasse lige med det samme.

Men alle projektgrupper rundt omkring i verdenen har specifikke krav, som det ikke vil give mening at tilføje til Jira lige med det samme.

Det er her hvor Atlassian Marketplace kommer ind i billedet.

Atlassian Marketplace tilllader dig at bruge tusindvis af Jira Add-ons, som kan udvide dine muligheder uendeligt meget.

Mange af disse apps gør at Jira kan blive brugt som forretningens CRM, f.eks. Andre, som Table Grid Editor, gør det muligt for dig at indsætte Excel tabeller direkte ind i opgaver. Der er også Exalate, en app som synkronisere opgaver på tværs af flere Jiras. Og mange, mange flere.

App kan være enormt værdifulde og viser hvor fleksibelt et program Jira kan være.

Konklusion

Med en bred vifte af features og funktionalitet, som kan skræddersyes direkte til dine specifikke krav er Jira er ekstremt stærkt redskab.

Og det er faktisk meget mere intuitivt end det måske lige virker som udgangspunkt.

Selvom det måske generelt er set på som en projektledelses værktøj, så kan det bruges til at spore næsten hvad som helst du vil, fra klienter til CV’s til markedsføringsopgaver.

Det er også en platform, som belønner ekspertise, viden omkring genveje, apps og JQL, som betydeligt kan forbedre din oplevelse med produktet.



Brug for hjælp til andet?

Mark Guldbrandsen
Mark Guldbrandsen
Certificeret projektleder med speciale i digitale projekter. Jeg deler her på bloggen mine erfaringer med projektledelse.

Del dette indlæg:

Facebook
Twitter
LinkedIn
Reddit
Gratis bog om effektiv projektledelse

Få tilsendt denne 193 siders ebog: “Effektiv projektledelse – Din trin-for-trin guide til at drive succesfulde projekter” bare ved at tilmelde dig nyhedsbrevet. 

Du vil ikke blive spammet med e-mails, og du kan afmelde dig nyhedsbrevet igen når som helst.

Vind et kursus i Agil Projektledelse til en værdi af 6.000 kr.

Skriv dig op til nyhedsbrevet nedenfor og vær med i lodtrækningen om et kursus i Agil Projektledelse til en værdi af 6.000 kr.

Scrum-metoden er den mest populære agile projektledelsesmetode i verdenen! I dette kursus lærer du alt hvad du skal vide for at kunne arbejde effektivt med Scrum i din organisation. Du får også muligheden for at blive certificeret i agil projektledelse.

leon-Oalh2MojUuk-unsplash

Kursus i agil projektledelse - Scrum kursus

Står du og mangler en effektiv metode til at lede dine projekter ud fra? Så er det nu at du skal slå til! Du kan nemlig få et kursus i agil projektledelse for bare 2500,- På kurset lærer du alt hvad du skal vide for at drive effektive og succesfulde projekter ud fra den agile tankegang 😁