Pareto Princippet (også kendt som 80/20 reglen) er et fænomen, som beskriver at ca. 80% af resultater kommer fra 20% af arbejdet. I dette indlæg vil vi kigge nærmere på hvordan du kan bruge dette princip til at prioritere opgaver og forretningsindsatser.
Når du træder ind på kontoret om morgenen, hvad er det første så du gør?
De fleste griber deres foretrukne koffeindrink, tjekker deres mail, og prioriterer deres opgaver for dagen. Men hvilke teknikker kan du bruge til at identificere hvad der skal laves først?
En god teknik er Pareto princippet, også kendt som 80/20 reglen. Denne teknik kan hjælpe dig med at identificere og prioritere de opgaver der har den største effekt, hvilket øger din produktivitet gennem dagen.
Hvad er Pareto Princippet?
Pareto principper beskriver, at for mange resultater kommer ca. 80% af effekten fra 20% af arbejde.
Med andre ord, så har en mindre procentdel af arbejdet en overdimensioneret effekt. Dette koncept er vigtigt at forstå, fordi det kan hjælpe dig med at identificere hvilke initiativer du skal prioritere for at skabe den største effekt.
Hvor kommer Pareto Princippet fra?
Pareto Princippet blev udviklet af den italienske økonom Vilfredo Pareto tilbage i 1896. Pareto observerede at 80% af landet i Italien var ejet af kun 20% af befolkningen. Han oplevede også, at dette var tilfældet med hans planter i hans have. 20% af hans planter stod for 80% af frugterne. Forholdet er matematisk bedst beskrevet som en “power law distribution” mellem to kvantiteter, hvor en ændring i en kvantitet resulterer i en relevant ændring i den anden.
Dette fænomen går også ved nogle andre navne:
- Pareto princippet
- 80/20 reglen (Mest brugt)
- The Law of the vital few
80/20 reglen er en ikke en formel matematisk ligning, men mere et generelt fænomen, som kan observeres i økonomi, forretning, tidsplanlægning og endda sport.
Generelle eksempler af Pareto princippet:
- 20% af en plantegruppe giver 80% af frugten
- 80% af en virksomheds overskud kommer fra 20% af kunderne
- 20% af spillere resulterer i 80% af de point klubben får
Hvordan man bruger 80/20 reglen
Mens 80/20 reglen gælder næste alle industrier, så er Pareto princippet ofte brugt i virksomheder og økonomi. Det skyldes, at 80/20 reglen er hjælpsom til at vurdere hvor du kan fokusere dine indsatser for at maksimere dine resultater.
Pareto princippet beskriver, at 80% af resultater kommer fra 20% af handlinger. Hvis du har en type arbejde, som du kan segmentere ind i mindre dele, så kan Pareto princippet hjælpe dig med at identificere hvilken del af arbejdet der har den største betydning.
Her er nogle eksempler på hvordan man kan bruge redskabet i praksis.
Produktivitet
Du kan bruge 80/20 reglen til at prioritere opgaver som du skal færdiggøre i løbet af dagen.
Ideen er, at ud af hele din opgaveliste vil færdiggørelsen af 20% af disse opgaver resulterer i 80% af de resultater du kan skabe den dag. Så for at skabe så mange resultater som muligt, så skal du identificere hvilke opgaver der vil have den største effekt for din projektgruppe og fokusere på disse i løbet af dagen.
For at gøre dette, skal du lave en liste over de ting, som du skal færdiggøre i løbet af dagen. Derefter identificerer du hvilke af de opgaver der har den største effekt. Involvere nogle af disse opgaver, samarbejde med andre gruppemedlemmer? Er der opgaver på din liste, som blokerer projekter fra at bevæge sig fremad? Disse opgaver er måske nemme at færdiggøre, men de kan have en stor effekt for resten af projektgruppen ved at tillade, at processen fortsætter med at bevæge sig fremad.
Beslutningstagning
Pareto princippet kan hjælpe dig med at tage de bedste beslutninger under problemløsningsprocessen. Når der er mange forskellige årsager til et problem, så kan Pareto princippet hjælpe dig med at prioritere løsninger. Her er nogle skridt til hvordan det virker:
- Identificer de problemer, som din projektgruppe oplever. Disse er de problemer, som du forsøger at finde en løsning på i beslutningsprocessen.
- Identificer årsagerne til disse problemer. Ved hjælp af et redskab som “5 Whys process”, find alle de årsager til problemerne du forsøger på at løse.
- Kategorisér dine problemer i mindre grupper. Hvis nogle af årsagerne til problemerne du forsøger på at læse kan falde i lignende kategorier, så brug dette som en mulighed til at gruppere dem. Det kan hjælpe dig med at beslutte om en løsning kan løse flere forskellige problemer.
- Tildel en værdi til hver af disse problemer baseret på effekten på forretningen. Denne værdi kan være så simpel som et tal mellem 1-10, eller en monetær værdi der indikerer hvor vigtig problemerne er.
- Udvikl en plan for at fokusere på top 20% af problemerne der påvirker virksomheden. Ideen er at en løsning kan opklare flere forskellige problemer. Baseret på de værdier du tildeler hvert problem, udregn hvilke der er i top 20%. Når du har identificeret det primære problem, udvikl en plan for at skabe en løsning, som kan resultere i 80% af resultaterne ved hjælp af problemløsningsstrategier.
Eksempel på hvordan du kan bruge 80/20 reglen til beslutningstagning:
Forestil dig at du arbejder i en e-commerce virksomhed. Du tager et kig på 100 af dine nyligste kundeservice klager, og opdager, at størstedelen at disse klager kommer fra det faktum, at dine kunder modtager beskadiget produkter. Din projektgruppe udregner mængder af refunderinger der er givet for beskadiget produkter og opdager, at ca. 80% af refunderinger skyldes beskadiget produkter. Din virksomhed vil gerne undgå at skulle betale flere refunderinger for beskadiget produkter, så du gør dette problem til en stor prioritet at få løst.
Din projektgruppe beslutter at opdatere emballagen for at beskytte produkterne under shipping, hvilket løser problemet med kunder der klager over beskadiget produkter.
Kvalitetskontrol
Pareto analysen og Pareto modellen er nøgleværktøjer, som bruges i Six Sigma kvalitetskontrol metoden.
Med Six Sigma metoden kan du med hjælpe af Parto modellen visualisere dine data for at identificere hvordan du kan prioritere handlinger. Six Sigma’s primære mål er at minimere mængden af variation i processen med målet om at øge mængden af produktion. Pareto modeller er hyppige i Six Sigma metoden, fordi du hurtigt kan identificere hvad den største del af variationer er i en proces.
Fordele ved at bruge Pareto Princippet
Den største fordel ved at bruge Pareto princippet er, at du kan skabe de største resultater med så lidt arbejde som muligt. Det vil få din projektgruppe til at arbejde mere effektiv og forblive fokuseret på specifikke initiativer.
Denne 80/20 regel kan hjælpe dine tal med at øges over tid, simpelthen bare ved at prioritere initiativer i den rigtige rækkefølge.
Andre fordele ved at bruge Pareto princippet:
- Klare prioriteter for dig og din projektgruppe
- Øget daglig produktivitet
- Evnen til at opdele dit arbejde i håndterbare segmenter
- Mere fokuseret strategi
Ulemper ved at bruge 80/20 reglen
Der er en hyppig misforståelse af Pareto princippet, som er, at med 20% af indsatsen kan du opnå 80% af resultaterne. Det er ikke nødvendigvis resultatet. De 20% og 80% referer ikke til mængden af arbejde du laver, men årsagerne og konsekvenserne du arbejder på. Målet er ikke at minimere mængden af arbejde, men at fokusere din indsats på en specifik portion af arbejde for at skabe en større effekt. Du skal stadig placere 100% af din indsats på de 20% af fokus for at opnå 80% af resultaterne.
En anden ulempe ved 80/20 reglen er, at nogle gange kan gruppemedlemmer bliver for fokuseret og glemme andre opgaver. Hvis du kun fokuserer på de vigtige opgaver og glemme de mindre vigtigere opgaver, som e-mail og andre små ting, så kan ting blive tabt. Udfordringen er at finde den rigtige balance mellem at bruge 80/20 reglen, og at komme igennem resten af dine opgaver – selv hvis de ikke resulterer i 80% af resultaterne. For at undgå dette kan du bruge teknikker som timeboxing eller GTD (Getting Things Done) metoden.
