I dette indlæg vil jeg gerne skrive lidt omkring, hvad du skal tænke på, når du skal lancere et nyt projekt.
Jeg har efterhånden været med til en del projekt‐lanceringer over de seneste år og har selv lært en masse af disse lanceringer.
Det er disse erfaringer, som jeg gerne vil dele med dig i dette indlæg, sådan at du får en god afslutning til dit projekt.
Er der en checkliste for en projektlancering?
Hvert projekt er forskelligt, så det er svært at komme med en konkret checkliste, som du kan bruge generelt, men nedenfor har jeg delt det ind i generelle områder, og beskrevet det så godt og generelt, som jeg kunne.
Sådan at du kan bruge dette indlæg, uanset hvilken type projekt du er ved at lancere. Dog har jeg jo som altid hovedsageligt fokus på digitale projekter, da det er det, som jeg har primære erfaringer med.
Gennemgå projektets idebeskrivelse og målsætninger
Det første, du skal gøre, inden du lancerer dit projekt, er at tjekke om det rent faktisk er færdigt, og at der ikke mangler noget.
Måden, du gør det på, er blot at læse projektets idebeskrivelse og målsætninger igennem igen, og sikre, at projektet lever op til disse.
Nogle mål, såsom øget omsætning, kan du selvfølgelig ikke se før lanceringen, men der skal du overveje, om den løsning potentielt understøtter målet, og se, at projektet faktisk forbedres i forhold til det gamle, så chancen for øget omsætning er realistisk.
Det er klart, at hvis du ikke kan retfærdiggøre, at projektet, du er ved at lancere rent faktisk, understøtter de mål, der er sat for projektet, jamen så er projektet vel ikke færdigt?
Det er klart, at du desværre ikke altid vil komme helt i mål med hele projektet, enten på grund af tidspres eller manglende budget. Så du skal ikke være så bange for det, det er desværre meget normalt.
Men tag alligevel og kig på, hvad du har fået med, og hvad det når at løse, for det er vigtigt at kunne kommunikere dette internt under lanceringen, sådan at dine kollegaer forstår projektet, og hvordan det påvirker dem.
Du kan bruge din interessentanalyse til at se, hvem du skal informere omkring projektet og dens indflydelse på virksomheden.
Klargøring til lancering
I dette afsnit skal vi kigge det, som du skal kigge på lige inden lanceringen af projektet.
Hvad du skal gøre, lige inden lanceringen af et projekt varierer selvfølgelig fra projekt til projekt, så vil holde det overordnet, men med et par eksempler til digitale projekter.
Opsætning
Det første, som du skal kigge på, er hvad der skal til for at kunne lancere. Er dit projekt, et digitalt projekt, så som en ny webshop?
Jamen, så skal du jo have kigget på, om der skulle være nogle URL, der har ændret, hvis du lancerer en ny hjemmeside, og at du derfor skal opsætte nogle redirects.
Dette er et ret vigtigt punkt, så jeg vil råde dig til at få en professionel til at kigge på det.
Men det kunne også være opsætning af subdomæner eller klargøre til ændringer i din DNS. Men alt sådan noget vil jeg råde dig til at snakke med din IT-afdeling eller hosting firma omkring, det kan de hjælpe dig med, det er ikke noget, du selv skal stå for.
Men “Opsætning” fasen er meget forskellig fra projekt til projekt. Hvis dit projekt eksempelvis er et rebranding‐projekt, med nye farver og logo, jamen så handler det jo slet ikke om redirects eller DNS.
Der skal du jo sætte dig ned at tænke på, hvad du der skal have klar inden du kan gå live.
Det ville jo eksempelvis være print af nye visitkort til alle sælgerne, en besked klar til jeres udviklere om, at de skal redesign jeres hjemmeside, at få sendt jeres brochurer til print, så de nu har det nye logo, og så videre.
Så som du kan se, er det meget forskelligt, hvad du skal kigge på.
Migrering af indhold og data
Hvis målet med dit projekt er at udskifte noget andet, eksempelvis en hjemmeside eller webshop, så er det vigtigt, at du får taget stilling til, om du vil migrere den gamle data med over på den nye platform.
Det kunne eksempelvis være oprettede kunder i din webshop, at du får dem oprettet i den nye også, så de kan logge ind at se deres ordre og fakturaer.
Kompleksiteten af sådan en opgave varierer meget. Nogle gange er det lige til, og tager ikke lang tid, andre gange er det en kæmpe opgave.
Det hele kommer an på, hvor en-til-en du har valgt at opbygge de forskellige platforme.
Dette kan du typisk ikke gøre selv, det er noget, du skal snakke med dine udviklere omkring.
Men du skal også tage stilling til hvilke sider på hjemmesiden, som du gerne vil beholde, og hvilke som du ikke længere vil have på den nye hjemmeside.
Dette er også gældende i andre projekter, som ikke er digitale, som i eksemplet ovenfor med rebranding.
Der skal du tage stilling til, at om du vil printe de gamle brochurer med det nye design? I så fald skal du have migreret det gamle indhold ind I de nye designfiler, så de er klar til print, når det bliver nødvendigt.
Planlæg kommunikationen
Det næste, som du skal have kigget på er: Hvem skal vide at I har skiftet? Intern kommunikation? Pressemeddelelse? Special landingsside på hjemmesiden ? En email til dit nyhedsbrev?
Det er rigtig vigtigt at have styr på kommunikationen, inden du lancerer projektet, for ellers falder projektet lidt til jorden, hvis ingen ved at det er der.
Intern kommunikation
Start med at kigge på din interessentanalyse og find først ud af hvem internt der skal have besked.
Hvem skal du kommunikere til?
De vigtigste personer at kommunikere til er dem, som er i gruppen “Grå eminencer” og “Ressourcepersoner” da de tit ikke har været direkte med i projektet, og derfor ikke altid er helt klar over hvad og hvordan omkring projektet.
Men disse to grupper er typisk meget interesserede i projektet, fordi det påvirker dem på en eller anden måde.
Du skal derfor sikre dig inden lanceringen, at de er blevet gjort klar over, hvornår projektet bliver lanceret, og at de har fået instrukser i, hvordan de bruger løsningen. Enten gennem guides eller indkaldelse til fysisk træning.
Hvis I har et intranet i din virksomhed, kan du også kigge på at få det lagt derop, på den måde kan du ramme alle i virksomheden, og ikke bare dem, du har identificeret i din interessentanalyse.
Pressemeddelelse
En anden ofte overset metode til at kommunikere omkring projektet er gennem en pressemeddelelse. Mange projektledere tænker ikke over det, da de mener, det ikke ligger hos dem, og fordi de måske mener, at det er urealistisk at få en nyhed op omkring deres projekt.
Men sådan en opgave kan sagtens ligge ved projektlederen, og det kan sagtens lade sig gøre at få en nyhed op omkring det.
Men du skal nok ikke kunne forvente at sende det til Berlingske eller Politikken og få det lagt op der, men prøv at kigge efter små branchespecifikke nyhedskanaler.
Der findes nogle inden for alle industrier, så uanset hvad du laver, så er der garanteret en kanal der, hvor du kan markedsføre projektet.
Min erfaring er, at de tager imod historier med kindkys. Det er tit svært for så små nyhedssider selv at finde historier, så hvis du sender noget til dem, så lægger de det tit op uden nogle bemærkninger.
Kunderne
Det sidste, som du skal kigge på, er hvordan du vil kommunikere til kunderne. Desværre er der rigtig mange, som ikke gør dette, de lancerer bare et projekt, uden at informere kunderne.
Men det er altså rigtig vigtigt, at kunderne får besked om, at de nu skal bruge en anden platform i stedet.
Måden, jeg typisk gør det på er ved at lave en landingsside på hjemmesiden, der informerer kunden omkring alt.
På den side skriver jeg lidt om løsning generelt, for dem om ikke kender til løsningen i forvejen. Derefter skriver jeg om det, som er det samme som i den gamle løsning, så kunder som kender løsningen ved, hvad de kan forvente.
Og derefter går jeg mere i dybden med hver ny feature, som er kommet med i projektet, og viser gerne visuelt alle de nye ting med video eller billeder.
Sådan en side må gerne være lang, det gør slet ingenting. Nogle kunder vil elske at læse omkring de nye features, hvis de mener platformen er vigtig i deres hverdag.
Når landingssiden er færdig, så skal du til at kigge på, hvordan du vil kommunikere til kunderne.
Ofte gør man bare det, at man sender et nyhedsbrev til kunderne, og det synes jeg, bestemt at du skal gøre.
Men det kan også være en god ide at markedsføre landingssiden via remarketing, det vil sige til folk, som tidligere har været inde på siden (den gamle side) og lede dem ind på landingssiden med den nye løsning.
Hvordan kan en lancerings email se ud?
Se eventuelt mailen fra Apple herunder, da de lancerede deres nye App store, det er et rigtig godt eksempel på, hvordan sådan en mail kunne se ud. Den er visuel og giver et rigtig godt indtryk af den nye platform.
Lancering af projektet
Endelig! Nu skal du til at lancere dit projekt. Det har været en lang rejse hertil, men nu skal du endelig trykke på knappen.
Der er to måder, at du kan lancere på; du kan lancere projektet for alle til at starte med, eller du kan lancere i smug, til en lille flok udvalgte kunder.
Jeg bruger tit den sidste, at lancere den nye løsning for en flok udvalgte kunder, som man har et godt forhold til. Hvis du har opsat en beta-side i forbindelse med dine tests, så kan du bare bruge denne side til denne lille lancering.
Grunden til, at det er en god ide, er i alt sin enkelthed at konsekvenserne af eventuelle fejl er mindre, hvis der kun er 100 kunder, frem for 100.000 kunder.
Den anden metode, du kan bruge, er at lancere projektet direkte, det vil sige at fjerne den gamle løsning, og med et lancerer den nye løsning.
Det skal du, uanset hvad gøre på et eller andet tidspunkt, for du skal jo have lukket det gamle ned på et tidspunkt. Det er ikke holdbart at have to systemer.
Men det er samtidig rart at have det gamle program sideløbende med det nye.
Go-live dagen
Der er rigtig mange ting, du som projektleder skal tænke over, når du går i luften med et nyt projekt, især på lanceringsdagen eller Go-live dagen.
Den dag er der rigtig meget, som du skal holde styr på. Jeg har til mange lanceringer haft en to-do liste på over 50 ting på go-live dagen.
Mange af dem var bare at gå ind at trykke på en knap eller ændre end værdi, netop fordi at jeg havde lavet meget forarbejde inden.
Men på selve dagen, hvor projektet går i luften, er der rigtig meget, du skal holde styr på, se nogle eksempler herunder.
Herunder er der et eksempel på, hvad du skal tænke over, når du går i luften med en webshop eksempelvis:
- Tjek at alt indhold fra den gamle løsning er kommet med over
- Tjek at alle produkter er kommet med over og vises korrekt
- Sæt Google Analytics og andre tracking tjenester op
- Sæt Pingdom eller andre monitoreringsværktøjer op
- Få sat dine 301 redirects op på alle URLs som ændre sig
- Ret din DNS til at den peger på den nye server
- Send en besked til dine kunder og kollegaer
- … og meget mere
Dette var bare nogle eksempler fra en webshop, men hvis du arbejder med et CRM‐system eller lignende, så er det nogle helt andre ting.
Et godt råd ville være at sætte dig både med styregruppen og projektgruppen for at snakke igennem, hvad vi skal nå inden go-live og lave en to-do liste. Vil sige, det skal du helst gøre senest en måned før lanceringen.
Jeg bruger altid Trello til at skabe dette overblik, læs mere om Trello her
På den måde får du hørt alle, og du får noteret det ned i et format, som er let at arbejde videre med hen mod lanceringen.
Men forvent en meget travl dag, og også de kommende dage efter lanceringen kommer, også til at være meget travle.
For, uanset hvor meget du har testet, så vil kunderne støde ind i problemer, og det er brandærgerligt, men det er desværre sådan det tit går. Kunder/Brugere er blodhunde når det kommer til fejl, og det er en god ting, for jo hurtigere de finder det, jo bedre.
Nedlukning af projektet
Det sidste, som du skal gøre er simpelthen at lukke projektet ned.
Det er nemlig dit ansvar at sikre dig, at projektet lukkes ned korrekt. Der er en del ting, du skal tænke over her, men her er en liste over nogle af dem:
- Du skal sikre dig, at de ressourcer, som har været med i projektet, bliver informeret om at projektet er slut.
- Du skal også huske at informere lederne til de ressourcer, du har haft med i projektet, at du ikke længere skal bruge dem, og at de igen er fuldt tilgængelige igen.
- Derudover skal du opdatere alle projektets dokumenter, herunder eksempelvis din projektplan/Gantt-diagram, og sende dem til projektets styregruppe.
- Under nedlukningen skal du også overlevere alle guide og træningsmaterialer til dem, som skal bruge platformen. Du skal også sikre dig, at de føler sig klædt på til at bruge den nye løsning.
For hvis de ikke gør det, så vil du desværre møde modstand, efter projektet er lanceret, så gør dette til en af dine prioriteter efter lanceringen eller ideelt lige før lanceringen.
Opsummering
I dette indlæg har vi kigget lidt på alt det, som du skal tænke på, når du skal lancere et projekt. Som du har kunnet se, er der mange ting og opgaver, som du skal have styr på inden du går i luften med dit projekt.
Det er også utrolig vigtigt, at du har styr på alle disse ting, inden du går i luften med projektet, da alt dit hårde arbejde vil falde til jorden, hvis projektet ender med at fejle ved lanceringen.
Så tag dig god tid til at komme disse ting igennem, og sikre dig at du med et smil kan poppe champagnen på lanceringsdagen.
Her er en liste over det, som du skal nå inden lanceringen af projektet:
- Projektets målsætninger: Husk at sikre dig, at du rent faktisk kommer i mål med det, som projektet startede med at ville løse, ved at gå projektets målsætninger igennem.
- Klargøring til lanceringen: Husk at få styr på alle de små ting i god tid inden lanceringen. Skal du have migreret noget data eller brugere fra en gammel løsning?
- Planlæg kommunikationen: Du skal have forberedt noget kommunikation til kunder og interne, inden du går i luften med projektet.
- Lancering af projektet: Du skal have en klar plan for lanceringen af projektet, og vide præcis hvad du skal gøre den dag i går i luften med projektet.
- Nedlukning af projektet: Til sidst skal du være klar til at overlevere projektet til dem, som skal bruge der, og der skal du kunne træne dem og give dem instrukser i, hvordan de bruger platformen.
… og det var det. Så er alt dit hårde arbejde endeligt synligt for folk. Nu mangler du kun at få feedback på projektet og dit arbejde, samt få sat noget måling op på gevinstrealisering på dit projekt.
