Når du skal være projektleder for et projekt, så er det et krav, at du laver mange vigtige beslutninger. Projektledere går efter at kontrollere udgifter samtidigt med at de går efter at få så høj en return on investment som muligt, samt andre fordele for forretningen eller organisationen. En cost-benefit analyse (CBA) er lige præcis hvad der er brug for, for at opnå dette.
I et projekt er der altid noget der skal eksekveres og hver opgave har en udgift og forventet fordele. På grund af hvor meget der er på spil, så kan gode projektledere ikke bare tage beslutninger baseret på deres instinkt. De foretrækker, at minimere risici så meget som muligt, og kun agere, når der er mere sikkerhed end usikkerhed.
Men hvordan kan du opnå det i en verden med uendelige variabler og en konstant skiftende økonomi? Svaret: udnyt god data indsamlet med projektledelsessoftware, rapporteringsværktøjer, diagrammer og spreadsheets.
Du kan derefter bruge denne data til at evaluere dine beslutninger med en proces kendt som cost-benefit analysen. Intelligent brug af cost-benefit analysen vil hjælpe dig med at foretage cost-effective beslutninger og maximere det du får ud af projektet for både dit projekt og din organisation.
Før jeg går i dybden med hvordan du laver en cost-benefit analyse, så lad os få helt styr på hvad det er.
Hvad er en Cost-benefit analyse?
En cost-benefit analyse er en proces, som er brugt til at estimere udgifterne og fordelene af beslutninger for at finde det bedste alternativ. En CBA er en fleksibel metode, som ofte er brugt til forretnings-, projekts- og offentlige politik beslutninger. En effektiv CBA evaluerer de følgende udgifter og fordele:
Costs
- Direkte udgifter
- Indirekte udgifter
- Uhåndgribelige udgifter
- Opportunity costs
- Udgifter af potentielle risici
Fordele
- Direkte
- Indirekte
- Totale fordele
- Net fordele
Jeg vil kigge mere på disse udgifter og fordele med mit eksempel på en cost-benefit analyse nedenunder.
Det at holde styr på alle disse tal er nemmere med et projektledelsessoftware. Det er derfor vigtigt at du finder et projektledelsesværktøj, som kan hjælpe dig med dette. Det at holde styr på dine udgifter og fordele er hvad der skaber et succesfuldt projekt.
Cost-benefit analyse i projektledelse
Når det gælder projektledelse, så er en cost-benefit analyse brugt til at evaluere udgifter vs. fordelene i dit projektforslag og business case. Det begynder med en liste, som så mange processer gør.
Det er en liste af hver projektudgift og hvad de forventede fordele vil være efter at projektet på succesfuld vis er blevet eksekveret. Derfra kan du beregne din cost-benefit ratio (CBR), return on investment (ROI), internal rate of return (IRR), net present value (NPV) og projektets payback period (PBP).
Om fordelene er større eller mindre end udgifterne vil bestemme om man bør igangsætte projektet eller ikke. I de fleste tilfælde, hvis udgiften er 50% af fordelene og dets payback periode ikke er mere end et år, så er det en god ide at komme i gang.
Formålet med en Cost-benefit analyse
Formålet med en cost-benefit analyse i projektledelse er at have en systematisk tilgang til at finde frem til plusser og minusser gennem forskellige metoder gennem et projekt, inklusiv transaktioner, opgaver, forretningskrav og investeringer. Cost-benefit analysen giver dig muligheder og viser den bedste metode du kan bruge til at opnå dit mål, mens du holder udgifterne nede så meget som muligt.
Der er to primære formål med en CBA:
- For at vurdere om projekt business casen er fornuftig, retfærdig og profitabel ved at finde frem til om fordelene opvejer udgifterne.
- For at få en baseline til at sammenligne projekter for at vurdere hvilket projekts fordele der er større end dets udgifter.
Hvordan man laver en Cost-benefit analyse
Ifølge The Economist, så har CBA været noget vi har brugt i meget lang tid. Allerede tilbage i 1772 skrev Benjamin Franklin om brugen af CBA. Men konceptet af CBA som vi kender går tilbage til Jules Dupuit, en fransk ingeniør, som beskrev processen i en artikel tilbage i 1848.
Siden da har CBA processen udviklet sig enormt meget. Lad os gå igennem denne tjekliste for at lære hvordan man foretager en cost-benefit analyse.
Hvad er målene med projektet?
Lav en business case for dit projekt og beskriv projektets mål og objektiver.
Hvad er alternativerne?
Før du kan vide om projektet er rigtigt, så skal du sammenligne det med lignende tidligere projekter for at se hvilket der er den bedste vej fremad. Du kan hurtigt tjekke deres succes parametre, som f.eks. deres return on investment, internal rate of return, payback period og benefit-cost ratio.
Hvem er interessenterne?
Beskriv alle interessenter i projektet. Det er dem, som bliver påvirket af udgifterne og fordelene. Beskriv hvem af dem der er beslutningstagere. Du kan se min guide til hvordan du laver en interessentanalyse her.
Hvordan vil du måle costs and benefits?
Du skal beslutte hvilke parametre du vil bruge til at måle alle fordele og udgifter. Nogle af dem vil være af monetær værdi, mens andre skal bruge andre måleenheder. Såsom arbejdsglæde, mindre spildtid, højere sundhed på arbejdspladsen og så videre. Derudover skal du finde ud af hvordan du vil rapportere på disse parametre.
Denne proces kan blive betydeligt forbedret med et godt projektledelsessoftware.
Hvad er resultatet af disse costs and benefits?
Kig på hvad udgifterne og fordelene ved projektet er, tilskriv dem en monetær værdi og del dem ud over en relevant tidsperiode. Det er vigtigt at forstå, at CBA estimerer den monetære værdi af nutidige og fremtidige udgifter og fordele.
Hvad er den nuværende valuta?
Som beskrevet i skridtet ovenover, så kan du ikke sammenligne nutidig monetære værdier af udgifter og fordele med fremtidige rater. Det er derfor du skal beregne tidsværdien af penge, diskonteringsraten og nutidsværdien af pengestrømmene.
Men i nogle tilfælde kan man ikke måle fordelene af projekt med en monetær værdi. Hvis du står i sådan en situation, så bør du lave en cost-effectiveness analyse.
Hvad er den gældende discount rate?
Diskonteringsraten er brugt til at beregne nutidsværdien af fremtidige pengestrømme der kommer ind eller går ud af dit projekt.
Hvad er Net Present Value af projektet?
Nutidsværdien af et projekt er en måleenhed af profit, som er beregnet ved at fratrække nutidsværdien af udgående pengestrømme fra nutidsværdien af indgående pengestrømme over en periode af tid.
Hvad er en sensitivitetsanalyse?
En sensitivitetsanalyse er en sandsynlighedsmetode, som er brugt i ledelse og forretning for at vurdere hvordan usikkerhed påvirker dine beslutninger, udgifter og overskud.
I en projektledelses CBA er sensitivitetsanalysen brugt til at vurdere benefit-cost ratioen af sandsynlige scenarier. Du kan bruge Excel eller mere specialiseret software til at foretage en sensitivitetsanalyse.
Hvad gør du når din CBA er færdig?
Det sidste skridt efter at have samlet alt denne data er at tage den beslutning, som din CBA anbefaler, hvilket er det projekt med den højeste benefit-cost ratio.
Cost-Benefit Analyse Eksempel
Lad os prøve at bruge teorien i praksis. Til vores cost-benefit analyse eksempel vil vi foretage en vurdering af et projekt, som involverer levering af et produkt som det primære mål.
Costs
- Direkte udgifter: Disse er alle de udgifter der er direkte relateret til produktionen af produktet. Som f.eks. materialer, udstyr, arbejdstimer, osv.
- Indirekte udgifter: Andre udgifter, som ikke er direkte relateret til produktet, som f.eks. husleje, strøm, eller transportudgifter.
- Uhåndgribelige udgifter: Alle andre udgifter, som ikke kan blive kvantificeret, som f.eks. et skadet brand omdømme, hvis markedet ikke respondere positivt til produktet.
- Opportunity costs: Tabet af muligheder der opstår, når en beslutning er taget fremfor en anden. For eksempel kunne du have valgt at producere et produkt, som kunne have været mere profitabelt end det du valgte at lave.
- Udgifter af potentielle risici: Ethvert projekt er udsat til flere forskellige risici. Du bør altid overveje, at du muligvis kommer til at have uforudsete udgifter på et tidspunkt.
Fordele
- Direkte: De målbare fordele i monetær værdi, som du får fra projektet. I dette tilfælde, omsætningen, salg og overskuddet som du kan få fra produktet.
- Indirekte: Fordele som du kan se, men ikke nødvendigvis måle. Det kan f.eks. være en øget brand kendskabsgrad.
Nu hvor du har alle udgifter og fordele af dit projekt, så er det tid til at tilskrive dem en monetær værdi. I dette tilfælde kan vi kun gøre det med vores direkte og indirekte udgifter og vores direkte fordele. Men, du bør tilskrive andre måleenheder ligesom KPI’s (key performance indicators) til dem som ikke kan blive målt med et pengebeløb.
Når du har estimeret pengeværdien af dine udgifter og fordele ved brug af data fra tidligere projekter, så skal du sammenligne dem for at se om udgifterne er større end fordelene.
Men, for at lave en mere pålidelig CBA har du brug for en sensitivitetsanalyse til at evaluere forskellige scenarier og hvordan de påvirker din cost-benefit ratio. For eksempel, prøv med forskellige efterspørgselsniveauer på din lineære programmeringsligning.
Det er vigtigt, at du husker på, at alt efter tidslængden på dit projekt, så har du muligvis pengestrømme der kommer ind og går ud på forskellige tidspunkter. Af denne grund er det nødvendigt at overveje tidsværdien af penge, diskonteringsraten, samt nutidsværdien når du sammenligner cost-benefit pengestrømme.
Det er altid nemmere at holde styr på alle udgifterne og fordelene med projektledelsessoftware.
Hvor præcis er Cost-Benefit analysen?
Hvor præcis er CBA? Det korte svar er lige så præcist som den data du bruger i processen. Jo mere præcise dine estimater er, jo mere præcise er dine resultater.
Nogle upræcisheder skyldes det følgende:
- Er for afhængig af data der er indsamlet fra tidligere projekter, specielt når disse projekter er anderledes i funktion, størrelse, osv., end det du arbejder på.
- Brug af subjektive målinger når du laver din vurdering.
- Ukorrekt brug af heuristik (problemløsning ved brug af en praktisk metode, som ikke er garanteret) for at finde frem til udgiften af uhåndgribelige udgifter.
- Begræftelsesbias eller kun at bruge data, som støtter op omkring det du gerne vil.
Er der begrænsninger til Cost-Benefit analysen?
Cost benefit analyser er bedst egnet til mindre og mellemstore som virksomheder, som ikke sikke tager for lang tid at færdiggøre. I disse tilfælde kan analysen hjælpe beslutningstagere og skabe en god benefit-cost ratio af deres projekt.
Men, under et stort projekt, som tager lang tid, kan det blive problematisk i forhold til din CBA. Der er flere eksterne faktorer, som f.eks. inflation, renter, osv., som alle har en effekt på hvor præcis analysen er. I det tilfælde, vil faktorer som nutidsværdien, tidsværdien af pengene, diskonteringsraten og andre måleenheder gør det kompliceret for de fleste projektledere.
Der er andre metoder som komplimenterer CBA’en i forhold til at vurdere større projekter, såsom NPV og IRR. Overordnet set, så er brugen af CBA dog altafgørende for at vurdere om man bør starte et projekt.
Skabeloner til at hjælpe dig med din Cost-Benefit analyse
I takt med at du arbejder med at beregne cost-benefit analysen af dit projekt kan du få hjælp af flere forskellige gratis projektledelses skabeloner. Du kan finde flere forskellige gratis skabeloner online, som hjælper dig med hver fase af projekt livscyklussen. For en cost-benefit analyse er det specielt en god ide med disse tre:
RACI Matrix
Et af skridtene for at eksekvere en cost-benefit analyse inkluderer at identificere interessenterne af projektet. Du skal lave en liste af interessenterne, og med en gratis RACI matrix skabelon kan du nemt gøre dette. RACI er et akronym for responsible, accountable, consulted og informed. Ved at udfylde sådan en skabelon vil du organisere din projektgruppe og interessenter, samt sørge for at alle er på samme side.
Projekt Budget
Du kan ikke lave en cost-benefit analyse uden at beskrive alle dine udgifter først. Her er det en god ide med en projekt budgetskabelon. Den hjælper dig med at have styr på alle udgifterne der er relateret til dit projekt fra lønningsudgifter, konsulentudgifter, prisen på materialer, software licenser til rejseudgifter. Derudover skal der i skabelonen også være plads til andre udgifter, som telefonudgifter, husleje, udstyr til kontoret og endda forsikring. Et gennemført budget gør det muligt at lave en præcis udgiftsanalyse.
Projekt Risiko
Nu har du dine interessenter identificeret og dit budget beskrevet, mens der er altid alt det ukendte du også skal have styr på. Du kan ikke bare tage chancen – du skal håndtere risici ved projektet. Her er det en god ide med et projekt risiko register. Brug dette til at beskrive alle risici der er forbundet med projektet. Her laver du beskrivelserne af risiciene, hvor stort et impact de har, niveauet af risikoen og hvem der er ansvarlig for det. Ved at vedligeholde et godt risiko register kan du kontrollere variablerne i projektet og skabe en bedre og mere præcis cost-benefit analyse.
